Τήρηση βιβλίων (Bookkeeping) έναντι Λογιστικής (Accounting): Ποια είναι η πραγματική διαφορά;

Η τήρηση βιβλίων (bookkeeping) αφορά την καταγραφή των γεγονότων, ενώ η λογιστική (accounting) αφορά τον προσδιορισμό της σημασίας τους. Ο τήρησης βιβλίων (bookkeeper) διασφαλίζει ότι κάθε τιμολόγιο, πληρωμή και διαδικασία μισθοδοσίας μετατρέπεται σε μια σωστή, χρονολογημένη και ισoσκελισμένη εγγραφή στο γενικό καθολικό. Ο λογιστής (accountant) μετατρέπει αυτό το καθολικό σε οικονομικές καταστάσεις, φορολογικές δηλώσεις και αποφάσεις, αναλαμβάνοντας παράλληλα την ευθύνη για τις κρίσεις που απαιτούνται στην πορεία: πώς να υπολογιστούν οι αποσβέσεις, πότε να αναγνωριστούν τα έσοδα, τι προβλέψεις πρέπει να σχηματιστούν. Οι δύο αυτοί ρόλοι συμπίπτουν σε ένα μόνο άτομο στις μικρές εταιρείες και σε ολόκληρα τμήματα στις μεγάλες, ωστόσο ο καταμερισμός εργασίας είναι υπαρκτός και εξηγεί σε μεγάλο βαθμό τον τρόπο με τον οποίο οργανώνεται το επάγγελμα αλλά και το λογισμικό του.

Τι περιλαμβάνει η τήρηση βιβλίων

Η τήρηση βιβλίων είναι η συστηματική καταγραφή των συναλλαγών και, στην πράξη, περιλαμβάνει:

• την καταχώριση τιμολογίων πωλήσεων και αγορών ως ημερολογιακές εγγραφές με τους σωστούς λογαριασμούς, ημερομηνίες και αντιμετώπιση ΦΠΑ·
• τη συμφωνία των γραμμών των τραπεζικών λογαριασμών με τα τιμολόγια και την καταγραφή των πληρωμών·
• την εκτέλεση των λογιστικών εγγραφών μισθοδοσίας·
• τη διατήρηση των απαιτήσεων και των υποχρεώσεων σε ενημερωμένη κατάσταση - ποιος χρωστάει τι, τι χρωστάμε εμείς·
• την αρχειοθέτηση του φυσικού ή ψηφιακού ιστορικού: κάθε εγγραφή πρέπει να αντιστοιχεί σε ένα παραστατικό.

Το αποτέλεσμα είναι ένα πλήρες και ακριβές γενικό καθολικό. Η καλή τήρηση βιβλίων χαρακτηρίζεται από μια μη λαμπερή ιδιότητα: τίποτα δεν λείπει, τίποτα δεν διπλοεγγραφέται, τα πάντα βρίσκονται στη σωστή περίοδο. Οι απαραίτητες δεξιότητες είναι η ακρίβεια, η συνέπεια και η γνώση του σχεδίου λογαριασμών και των κανόνων χρέωσης/πίστωσης.

Τι περιλαμβάνει η λογιστική

Η λογιστική ξεκινά εκεί όπου τελειώνει η καταγραφή:

• Κλείσιμο βιβλίων - η διαδικασία τέλους περιόδου για προσαρμοστικές εγγραφές: αποσβέσεις, δεδουλευμένα, μεταβατικοί λογαριασμοί, προβλέψεις, καθώς και ο έλεγχος και το κλείδωμα (βλ. λογιστικές περιόδους)·
• Οικονομικές καταστάσεις - η σύνταξη και η ερμηνεία του ισολογισμού, της κατάστασης αποτελεσμάτων και των ταμειακών ροών, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα - ΕΛΠ, ΔΠΧΑ)·
• Φορολογία - δηλώσεις ΦΠΑ, φορολογία εισοδήματος νομικών προσώπων, δηλώσεις μισθοδοσίας και ο σχετικός φορολογικός σχεδιασμός·
• Επαγγελματική κρίση - τα ζητήματα που δεν έχουν μηχανική απάντηση: είναι αυτό το κόστος ανάπτυξης περιουσιακό στοιχείο ή έξοδος; Μπορεί αυτή η απαίτηση να εισπραχθεί τελικά; Σε πόσα χρόνια αποσβένεται αυτό το μηχάνημα; Πότε θεωρείται κερδισμένο το έσοδο από ένα συμβόλαιο 12 μηνών;
• Συμβουλευτική - τι συνεπάγονται οι αριθμοί για την τιμολόγηση, τις προσλήψεις, τη χρηματοδότηση.

Το ρυθμιζόμενο μέρος του επαγγέλματος βρίσκεται εδώ: έλεγχοι, υπογραφή καταστάσεων, επαγγελματική ευθύνη. Τα λάθη στην τήρηση βιβλίων διορθώνονται, αλλά οι λογιστικές κρίσεις υπερασπίζονται.

Η κλασική κατανομή, σε μια ροή

Στάδιο	Ποιος το αναλαμβάνει
Άφιξη παραστατικού (τιμολόγιο, κίνηση τράπεζας, μισθοδοσία)	Τήρηση βιβλίων
Καταχώριση εγγραφής στο καθολικό	Τήρηση βιβλίων
Συμφωνίες - τράπεζα, απαιτήσεις, υποχρεώσεις	Τήρηση βιβλίων
Προσαρμογές τέλους περιόδου	Λογιστική
Έλεγχος ισοζυγίου, κλείσιμο, κλείδωμα	Λογιστική
Οικονομικές καταστάσεις και φορολογικές δηλώσεις	Λογιστική
Ανάλυση, σχεδιασμός, συμβουλευτική	Λογιστική

Το όριο είναι το ισοζύγιο: η τήρηση βιβλίων το παραδίδει, η λογιστική το αναλαμβάνει από εκεί και πέρα.

Πώς ο αυτοματισμός επανασχεδίασε τα όρια

Το μεγαλύτερο μέρος της κλασικής τήρησης βιβλίων αφορά την εφαρμογή προτύπων: τα τιμολόγια αυτού του προμηθευτή καταχωρίζονται στον συγκεκριμένο λογαριασμό εξόδων, αυτή η γραμμή κίνησης τράπεζας ταιριάζει με εκείνο το τιμολόγιο, αυτή η μισθοδοσία παράγει αυτές τις πέντε γραμμές στο καθολικό. Η εφαρμογή προτύπων είναι ακριβώς αυτό που κάνει καλά το λογισμικό και, σε ένα σύστημα βασισμένο σε API, το στάδιο της καταγρής παύει σε μεγάλο βαθμό να αποτελεί ανθρώπινη εργασία: στο Nordlet, η έκδοση ενός τιμολογίου πώλησης καταχωρίζει αυτόματα την εγγραφή του, οι τραπεζικές εισαγωγές αντιστοιχίζουν και καταχωρίζουν τις γραμμές κινήσεων, η αναγνώριση εσόδων εκτελείται βάσει χρονοδιαγράμματος και κάθε καταχώριση ρέει μέσω των ίδιων κανόνων σε ένα ενιαίο καθολικό.

Αυτό που ο αυτοματισμός δεν απορροφά είναι το επίπεδο της κρίσης. Το λογισμικό μπορεί να καταχωρίζει αποσβέσεις σε μηνιαία βάση, αλλά κάποιος αποφάσισε ποια είναι η ωφέλιμη ζωή. Μπορεί να μεταθέσει έσοδα, αλλά κάποιος αποφάσισε το πρότυπο αναγνώρισής τους. Το πρακτικό αποτέλεσμα είναι ότι ο όρος "τηρητής βιβλίων" σημαίνει ολοένα και περισσότερο διαχειριστής εξαιρέσεων - το άτομο που επιλύει όσα δεν μπόρεσαν να λύσουν οι κανόνες -, ενώ το έργο κρίσης του λογιστής παραμένει ποιοτικά αμετάβλητο και τροφοδοτείται καλύτερα με δεδομένα. Η ιεραρχία αξίας μετατοπίστηκε: η καταγραφή έγινε φθηνή· η γνώση του τι έπρεπε να είχε καταγραφεί όχι.

Ποιο από τα δύο χρειάζεστε;

Για μια μικρή εταιρεία, η ειλικρινής απάντηση είναι: αυτοματοποιημένη τήρηση βιβλίων συν περιοδική λογιστική. Η ημερήσια καταγραφή είναι πρόβλημα λογισμικού· το μηνιαίο κλείσιμο, οι ετήσιες καταστάσεις και οι φορολογικές υποχρεώσεις αξίζουν την προσοχή ενός επαγγελματία. Το ακριβό λάθος είναι η αντίθετη κατανομή - να πληρώνεται ένας άνθρωπος για να πληκτρολογεί εκ νέου τιμολόγια, ενώ κανείς δεν ελέγχει αν το έσοδο αναγνωρίστηκε στο σωστό έτος.

FAQ

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ τήρησης βιβλίων και λογιστικής με απλά λόγια;

Η τήρηση βιβλίων καταγράφει συναλλαγές - πλήρως, ακριβώς και στη σωστή περίοδο. Η λογιστική τις ερμηνεύει - κλείνει τα βιβλία, συντάσσει καταστάσεις, διαχειρίζεται τη φορολογία και λαμβάνει τις αποφάσεις κρίσης που η απλή καταγραφή δεν μπορεί να κάνει.

Μπορεί ένας τηρητής βιβλίων να ετοιμάσει οικονομικές καταστάσεις;

Μπορεί να τις συνθέσει τεχνικά, αλλά οι καταστάσεις βασίζονται σε λογιστικές κρίσεις - ωφέλιμες ζωές παγίων, προβλέψεις, αναγνώριση εσόδων - οι οποίες αποτελούν ευθύνη του λογιστή, ενώ σε πολλές δικαιοδοσίες οι επίσημες καταστάσεις απαιτούν τη συμμετοχή λογιστή. Το ισοζύγιο είναι το φυσικό σημείο παράδοσης.

Αντικαθίσταται η τήρηση βιβλίων από το λογισμικό;

Το μηχανικό της μεγαλύτερο μέρος, ναι - η λήψη παραστατικών, η καταχώριση και η συμφωνία είναι επαναλαμβανόμενες εργασίες τις οποίες ο αυτοματισμός διαχειρίζεται με αξιοπιστία. Αυτό που παραμένει ανθρώπινο είναι ο χειρισμός εξαιρέσεων και οτιδήποτε έπεται της κρίσης, δηλαδή η λογιστική.

Χρειάζονται οι μικρές εταιρείες τόσο τηρητή βιβλίων όσο και λογιστή;

Χρειάζονται και τις δύο λειτουργίες, όχι απαραίτητα δύο ξεχωριστά άτομα. Μια κοινή σύγχρονη ρύθμιση είναι το λογισμικό να αναλαμβάνει την καταγραφή και ένας λογιστής να ελέγχει το κλείσιμο και τις δηλώσεις. Το επικίνδυνο είναι να μην υπάρχει κανένα επίπεδο ελέγχου.

Είναι η λογιστική απλώς προχωρημένη τήρηση βιβλίων;

Όχι - πρόκειται για διαφορετικό είδος εργασίας πάνω στα ίδια δεδομένα. Η τήρηση βιβλίων έχει μια σωστή απάντηση για κάθε εγγραφή· η λογιστική συχνά δεν έχει, γι' αυτό και τα συμπεράσματά της τεκμηριώνονται σε λογιστικές πολιτικές και δεν ελέγχονται απλώς με αποδείξεις.