Podvojné účtovníctvo verzus manažérske účtovníctvo: Aký je medzi nimi skutočný rozdiel?

Vedenie účtovníctva (bookkeeping) zaznamenáva to, čo sa stalo, zatiaľ čo účtovníctvo (accounting) rozhoduje o tom, čo to znamená. Účtovník zabezpečuje, aby sa každá faktúra, platba a mzdová prevádzka stali správnou, datovanou a vyrovnanou položkou v hlavnej knihe (general ledger). Účtovná závierka premieňa túto hlavnú knihu na finančné výkazy, daňové priznania a rozhodnutia a nesie zodpovednosť za odborné úsudky v celom tomto procese: ako odpisovať, kedy účtovať výnosy, čo vytvárať do rezerv. Tieto dve oblasti sa prelínajú v jednej osobe v malých spoločnostiach a v celých oddeleniach vo veľkých, avšak deľba práce je skutočná a vysvetľuje veľa z toho, ako je profesia - a jej softvér - organizovaná.

Čo obnáša vedenie účtovníctva

Vedenie účtovníctva je systematické zachytávanie transakcií, v praxi ide o:

• zaúčtovanie vydaných a prijatých faktúr ako účtovných zápisov so správnymi účtami, dátumami a DPH;
• párovanie položiek výpisu z bankového účtu s faktúrami a evidovanie platieb;
• spracovanie mzdových účtovných záznamov;
• udržiavanie aktuálneho stavu pohľadávok a záväzkov (kto čo dlhuje, čo dlhujeme my);
• archiváciu dokladov: každý záznam je vystopovateľný k príslušnému dokumentu.

Výstupom je kompletná a presná hlavná kniha. Dobré vedenie účtovníctva sa vyznačuje nenápadnou vlastnosťou: nič nechýba, nič nie je duplikované, všetko je v správnom období. Zručnosti, ktoré sú na to potrebné, zahŕňajú precíznosť, konzistentnosť a ovládanie účtovného rozvrhu a pravidiel má dať/dal.

Čo obnáša samotné účtovníctvo

Účtovníctvo sa začína tam, kde sa zápis končí:

• Uzatvorenie účtovných kníh - mimoriadne a uzávierkové operácie na konci obdobia: odpisy, časové rozlíšenie, rezervy, následná kontrola a uzamknutie (pozri účtovné obdobia);
• Výkazy - zostavenie a interpretácia súvahy, výkazu ziskov a strát a výkazu peňažných tokov podľa príslušného rámca (slovenské účtovné predpisy, IFRS);
• Dane - daň z pridanej hodnoty, daň z príjmov právnických osôb, daňové priznania k dani zo závislej činnosti a súvisiace daňové plánovanie;
• Odborný úsudok - otázky, ktoré nemajú mechanickú odpoveď: je tento náklad na vývoj majetkom alebo nákladom? Je táto pohľadávka stále dobytná? Počas koľkých rokov sa tento stroj odpisuje? Kedy sa výnosy z 12-mesačnej zmluvy považujú za zarobené?
• Poradenstvo - čo čísla znamenajú pre tvorbu cien, prijímanie zamestnancov a financovanie.

Regulovaná časť tejto profesie sídli tu: audity, podpisovanie výkazov, odborná zodpovednosť. Chyby pri vedení účtovníctva sa oprávňujú, kým účtovné úsudky sa obhajujú.

Klasické delenie v jednom procese

Fáza	Kto
Doručenie dokladu (faktúra, výpis, výplatná páska)	Vedenie účtovníctva
Zaúčtovanie zápisu do hlavnej knihy	Vedenie účtovníctva
Odstúpenie a odsúhlasenie zostatkov (banka, pohľadávky, záväzky)	Vedenie účtovníctva
Úpravy na konci obdobia	Účtovníctvo
Kontrola predsúvahy, uzatvorenie, uzamknutie	Účtovníctvo
Finančné výkazy a daňové priznania	Účtovníctvo
Analýza, plánovanie, poradenstvo	Účtovníctvo

Hranicu predstavuje predbežná uzávierka / obratová predvaha: vedenie účtovníctva ju dodá a účtovníctvo preberá prácu ďalej.

Ako automatizácia prekreslila hranicu

Väčšina klasického vedenia účtovníctva spočíva v aplikácii vzorov: faktúry tohto dodávateľa sa účtujú na tento nákladový účet, táto položka výpisu zodpovedá tejto faktúre, táto mzdová prevádzka vytvára týchto päť riadkov v hlavnej knihe. Aplikácia vzorov je presne to, v čom softvér vyniká, a v systéme postavenom na API vrstva zachytávania dát do veľkej miery mizne ako ľudská práca: v systéme Nordlet vystavenie vydanej faktúry automaticky zaúčtuje jej zápis, importy z banky spárujú a zaúčtujú položky výpisov, časové rozlíšenie výnosov prebieha podľa harmonogramu a každý zápis prechádza rovnakými pravidlami do jednej hlavnej knihy.

To, čo automatizácia neabsorbuje, je vrstva odborného úsudku. Softvér dokáže mesačne účtovať odpisy, ale životnosť zariadenia musel niekto určiť. Dokáže časovo rozlíšiť výnosy, ale vzor pre rozlíšenie musel niekto schváliť. Praktickým dôsledkom je, že pojem "účtovník" čoraz častejšie znamená riešiteľ výnimiek (osoba, ktorá rieši to, čo pravidlá nedokázali vyriešiť), zatiaľ čo práca účtovníka založená na odbornom úsudku zostáva v podstate nezmenená a je kvalitnejšie zásobená dátami. Hierarchia hodnôt sa posunula: zaznamenávanie sa stalo lacným, ale vedieť, čo sa malo zaznamenávať, nie.

Ktorú z možností potrebujete?

Pre malú spoločnosť je úprimnou odpoveďou: automatizované vedenie účtovníctva plus pravidelné účtovné uzávierky. Denné zachytávanie dokladov je problémom softvéru, ale mesačná uzávierka, ročné výkazy a daňové pozície si zaslúžia pohľad odborníka. Nákladným zlyhaním je opačné rozdelenie - platiť človeku za prepisovanie faktúr, zatiaľ čo nikto nekontroluje, či boli výnosy zaúčtované v správnom roku.

FAQ

Aký je rozdiel medzi vedením účtovníctva a účtovníctvom v jednoduchých termínoch?

Vedenie účtovníctva zaznamenáva transakcie - úplne, presne a v správnom období. Účtovníctvo ich interpretuje - uzatvára účtovné knihy, vytvára výkazy, rieši dane a robí odborné rozhodnutia, ktoré samotné zaznamenávanie dokladov nedokáže vykonať.

Môže účtovník pripraviť finančné výkazy?

Technicky ich dokáže zostaviť, ale výkazy stojí na účtovných úsudkoch - životnosti odpisov, rezervách, časovom rozlíšení výnosov -, ktoré sú zodpovednosťou hlavného účtovníka, pričom v mnohých jurisdikciách vyžadujú povinné výkazy účasť certifikovaného účtovníka. Obratová predvaha je prirodzeným bodom odovzdania.

Nahrádza softvér vedenie účtovníctva?

Prevažná väčšina mechanických činností áno - zachytávanie dokumentov, zaúčtovanie a párovanie sú vzorové úlohy, ktoré automatizácia spoľahlivo zvláda. To, čo zostáva v ľudských rukách, je riešenie výnimiek a všetko, čo nadväzuje na odborný úsudok, čo je podstatou účtovníctva.

Potrebujú malé spoločnosti účtovníka na vedenie účtovníctva aj na samotné účtovníctvo?

Potrebujú obe funkcie, nie nutne dve rôzne osoby. Bežným moderným nastavením je softvér, ktorý zabezpečuje zachytávanie dát, a účtovník, ktorý kontroluje uzávierku a podania. Rizikom je situácia, keď chýba ktorákoľvek z kontrolných vrstiev.

Je účtovníctvo iba pokročilým vedením účtovníctva?

Nie - ide o iný druh práce s tými istými dátami. Vedenie účtovníctva má pre každý záznam správnu odpoveď, zatiaľ čo účtovníctvo ju často nemá, a preto sa jeho závery argumentujú v účtovných politikách a neoverujú sa len kontrolou bločkov.