Evidența contabilă (bookkeeping) vs. contabilitatea financiară (accounting): Care este cu adevărat diferența?

Evidența contabilă înseamnă înregistrarea a ceea ce s-a întâmplat, în timp ce contabilitatea înseamnă stabilirea semnificației acelor evenimente. Persoana responsabilă cu evidența contabilă (bookkeeper) se asigură că fiecare factură, plată și stat de plată devine o înregistrare corectă, datată și echilibrată în registrul jurnal. Contabilul (accountant) transformă acel registru în situații financiare, declarații fiscale și decizii, asumându-și totodată deciziile de interpretare de pe parcurs: cum se calculează amortizarea, când se recunosc veniturile sau ce provizioane se constituie. Cele două activități se suprapun în cazul aceleiași persoane în companiile mici sau al unor departamente întregi în cele mari, însă diviziunea muncii este reală și explică în mare măsură modul în care profesia, dar și software-ul aferent, este organizată.

Ce implică evidența contabilă

Evidența contabilă reprezintă capturarea sistematică a tranzacțiilor, în practică incluzând:

• înregistrarea facturilor de vânzare și cumpărare ca înregistrări contabile cu conturile, datele și tratamentul TVA corecte;
• reconcilierea liniilor extrasului de cont cu facturile și înregistrarea plăților;
• operarea statelor de plată;
• menținerea la zi a creanțelor și datoriilor: cine și ce datorează, ce datorăm noi;
• arhivarea documentelor justificative: fiecare înregistrare trebuie să poată fi urmărită până la un document.

Rezultatul este un registru-jurnal general complet și exact. O evidență contabilă bună se definește printr-o proprietate lipsită de strălucire: nimic lipsă, nimic duplicat, totul în perioada corectă. Competențele necesare sunt precizia, consistența și stăpânirea planului de conturi și a regulilor de debit/credit.

Ce implică contabilitatea

Contabilitatea începe acolo unde se termină înregistrarea:

• Închiderea exercițiului - operațiunea de la sfârșitul perioadei privind înregistrările de ajustare: amortizări, venituri și cheltuieli în avans, provizioane, urmată de revizuire și blocare (vezi perioadele contabile);
• Situațiile financiare - elaborarea și interpretarea bilanțului, a contului de profit și pierdere și a situației fluxurilor de numerar, în conformitate cu cadrul aplicabil (standardele naționale sau IFRS);
• Fiscalitatea - deconturile de TVA, impozitul pe profit, declarațiile privind salarizarea și planificarea fiscală aferentă;
• Raționamentul profesional - aspectele care nu au un răspuns mecanic: este acest cost de dezvoltare un activ sau o cheltuială? Mai poate fi recuperată acea creanță? Pe parcursul câtor ani se amortizează acest utilaj? Când sunt câștigate veniturile dintr-un contract pe 12 luni?
• Consilierea - implicațiile cifrelor asupra prețurilor, angajărilor și finanțării.

Partea reglementată a profesiei se regăsește aici: audituri, semnarea situațiilor financiare, răspundere profesională. Erorile din evidența contabilă sunt corectate, în timp ce raționamentele contabile sunt susținute și apărate.

Diviziunea clasică, într-un singur flux

Etapă	Cine efectuează
Sosirea documentului (factură, extras, stat de plată)	Evidența contabilă
Înregistrarea în registru	Evidența contabilă
Reconcilieri - bancă, creanțe, datorii	Evidența contabilă
Ajustări de sfârșit de perioadă	Contabilitatea
Verificarea balanței de verificare, închidere, blocare	Contabilitatea
Situații financiare și declarații fiscale	Contabilitatea
Analiză, planificare, consiliere	Contabilitatea

Limita este reprezentată de balanța de verificare: evidența contabilă o livrează, iar contabilitatea o preia de acolo.

Cum a redesenat automatizarea linia de demarcație

Cea mai mare parte a evidenței contabile clasice constă în aplicarea de șabloane: facturile acestui furnizor se înregistrează în acel cont de cheltuieli, această linie de extras se potrivește cu acea factură, acest stat de plată generează acele cinci linii contabile. Aplicarea de șabloane este exact ceea ce software-ul face foarte bine, iar într-un sistem bazat pe API-uri, stratul de capturare dispare în mare măsură ca muncă umană: în Nordlet, emiterea unei facturi de vânzare generează automat înregistrarea contabilă, importurile bancare realizează reconcilierea și postarea liniilor extrasului, recunoașterea veniturilor rulează conform programului, iar fiecare înregistrare trece prin aceleași reguli în cadrul aceluiași registru.

Ceea ce automatizarea nu preia este stratul de raționament profesional. Software-ul poate calcula amortizarea lunară, dar cineva a decis durata utilă de viață. Poate amâna recunoașterea veniturilor, dar cineva a decis modelul de recunoaștere. Efectul practic este că termenul de „contabil” (în sensul de bookkeeper) înseamnă tot mai mult operator de excepții - persoana care rezolvă ceea ce regulile nu au putut gestiona -, în timp ce activitatea bazată pe raționament a contabilului rămâne neschimbată ca natură și este alimentată cu date mai relevante. Ierarhia valorilor s-a schimbat: înregistrarea a devenit ieftină, în timp ce cunoașterea a ceea ce ar fi trebuit înregistrat nu a devenit deloc mai ieftină.

De care dintre ele ai nevoie?

Pentru o companie mică, răspunsul sincer este: evidență contabilă automatizată plus contabilitate periodică. Capturarea zilnică a datelor este o problemă de software, însă închiderea lunară, situațiile anuale și poziția fiscală merită atenția unui profesionist. Eșecul costisitor apare în cazul alocării inverse: plata unui om pentru a retasta facturi în timp ce nimeni nu verifică dacă veniturile au fost recunoscute în anul corect.

FAQ

Care este diferența dintre evidența contabilă și contabilitate în termeni simpli?

Evidența contabilă înregistrează tranzacțiile - complet, corect și în perioada adecvată. Contabilitatea le interpretează - închide exercițiul, întocmește situațiile financiare, gestionează fiscalitatea și emite judecățile de valoare pe care simpla înregistrare nu le poate face.

Poate o persoană care se ocupă de evidența contabilă să pregătească situații financiare?

Le poate asambla din punct de vedere tehnic, însă situațiile financiare se bazează pe raționamente contabile - durate de amortizare, provizioane, recunoașterea veniturilor - care intră în responsabilitatea contabilului, iar în multe jurisdicții situațiile financiare statutare impun implicarea unui contabil. Balanța de verificare reprezintă punctul natural de predare.

Este evidența contabilă înlocuită de software?

Majoritatea aspectelor mecanice, da - capturarea documentelor, înregistrarea și reconcilierea sunt activități repetitive pe care automatizarea le gestionează în mod fiabil. Ceea ce rămâne uman este gestionarea excepțiilor și tot ceea ce derivă din raționament, adică contabilitatea.

Au companiile mici nevoie atât de o persoană pentru evidența contabilă, cât și de un contabil?

Este nevoie de ambele funcții, nu neapărat de două persoane distincte. O configurare modernă frecvent întâlnită presupune utilizarea unui software pentru capturarea datelor și a unui contabil care verifică închiderea exercițiului și declarațiile. Ceea ce este riscant este lipsa oricărui nivel de revizuire.

Este contabilitatea doar o formă avansată de evidență contabilă?

Nu - este un tip diferit de muncă bazat pe aceleași date. Evidența contabilă are un răspuns corect pentru fiecare înregistrare; contabilitatea, de cele mai multe ori, nu are un singur răspuns corect, motiv pentru care concluziile sale sunt argumentate în politici contabile și nu verificate prin simpla confruntare cu chitanțele.