Knjigovodstvo proti računovodstvu: V čem je dejanska razlika?

Knjigovodstvo beleži dogajanje, medtem ko računovodstvo odloča o tem, kaj to dogajanje pomeni. Knjigovodja skrbi, da vsak račun, plačilo in obračun plač postane pravilen, časovno opredeljen in usklajen vknjižbeni zapis v glavni knjigi. Računovodja to glavno knjigo pretvori v računovodske izkaze, davčne obračune in odločitve ter prevzema odgovornost za vse strokovne presoje na tej poti, kot so način obračunavanja amortizacije, čas pripoznavanja prihodkov ali oblikovanje rezervacij. V manjših podjetjih obe nalogi opravlja ena oseba, v večjih pa celotni oddelki, vendar je delitev dela resnična in pojasnjuje marsikaj o tem, kako sta organizirana poklic in njegova programska oprema.

Kaj obsega knjigovodstvo

Knjigovodstvo je sistematično zajemanje poslovnih dogodkov, v praksi pa obsega:

• knjiženje izdanih in prejetih računov v obliki temeljniki z ustreznimi konti, datumi in obravnavo DDV;
• usklajevanje postavk na bančnih izpiskih z računi in beleženje plačil;
• izvajanje knjiženja obračunov plač;
• vodenje tekočega stanja terjatev in obveznosti, torej kdo dolguje kaj in kaj dolgujemo mi;
• urejanje listinske podlage, pri čemer je vsak vknjižbeni zapis sledljiv do ustreznega dokumenta.

Rezultat je popolna in natančna glavna knjiga. Dobro knjigovodstvo opredeljuje manj bleščeča lastnost: nič manjkajočega, nič podvojenega, vse v ustreznem obračunskem obdobju. Zahtevane veščine so natančnost, doslednost ter obvladovanje kontnega načrta in pravil kontiranja (debet/kredit).

Kaj obsega računovodstvo

Računovodstvo se začne tam, kjer se beleženje konča:

• Zaključek poslovnega leta - postopek ob koncu obdobja, ki vključuje konec obdobja in popravke: amortizacijo, časovne razmejitve, rezervacije ter nato pregled in zaklenitev obdobja (glejte računovodska obdobja);
• Izkazi - priprava in tolmačenje bilanca stanja, izkaza poslovnega izida in izkaza denarnih tokov v skladu z veljavnim okvirom (npr. SRS ali MSRP);
• Davki - obračuni DDV, davek od dohodkov pravnih oseb, davčni obračuni in s tem povezano načrtovanje;
• Presoja - vprašanja, na katera ni mehanskega odgovora: ali je ta strošek razvoja sredstvo ali odhodek? Ali je terjatev še izterljiva? V kolikšnem številu let se amortizira ta stroj? Kdaj so prihodki iz 12-mesečne pogodbe dejansko ustvarjeni?
• Svetovanje - kaj številke pomenijo za določanje cen, zaposlovanje in financiranje.

Tukaj se nahaja regulirani del poklica: revizije, podpisovanje izkazov in poklicna odgovornost. Knjigovodske napake se popravljajo, medtem ko se računovodske presoje zagovarjajo.

Klasična delitev v enem pregledu

Stopnja	Kdo
Dokument prispèje (račun, izpisek, obračun plač)	Knjigovodstvo
Zapis se knjiži v glavno knjigo	Knjigovodstvo
Usklajevanja - banka, terjatve, obveznosti	Knjigovodstvo
Popravki ob koncu obdobja	Računovodstvo
Pregled saldakontov, zaključevanje, zaklepanje	Računovodstvo
Računovodski izkazi in davčni obračuni	Računovodstvo
Analize, načrtovanje, svetovanje	Računovodstvo

Meja je bruto bilanca: knjigovodstvo jo pripravi, računovodstvo pa prevzame delo naprej.

Kako je avtomatizacija zarisala novo mejo

Večina klasičnega knjigovodstva temelji na uporabi vzorcev: računi tega dobavitelja se knjižijo na tisti stroškovni kont, postavka na izpisku se ujema s tistim računom, ta obračun plač ustvari teh pet knjižb v glavni knjigi. Uporaba vzorcev je natanko tisto, kar programska oprema opravlja odlično. V sistemu, ki temelji na API-jevih, raven zajemanja podatkov v veliki meri izgine kot človeško delo: v programu Nordlet izdaja računa samodejno ustvari knjižbo, uvozi bančnih izpiskov ujemajo in knjižijo postavke izpiskov, pripoznavanje prihodkov poteka po urniku, vsak vknjižbeni zapis pa prek enakih pravil teče v enotno glavno knjigo.

Kar avtomatizacija ne prevzame, je raven presoje. Programska oprema lahko vsak mesec knjiži amortizacijo, vendar je dobo uporabnosti določil človek. Lahko časovno razmeji prihodke, vendar je vzorec pripoznavanja določil človek. Praktična posledica je, da beseda "knjigovodja" vse bolj pomeni reševalec izjem - osebo, ki razrešuje tisto, česar pravila niso mogla rešiti -, medtem ko delo računovodje na področju presoje ostaja nespremenjeno po vsebini, le podatki so kakovostnejši. Hierarhija vrednosti se je premaknila: beleženje je postalo poceni, poznavanje tega, što bi moralo biti zabeleženo, pa ne.

Kaj pravzaprav potrebujete?

Za majhno podjetje je pošten odgovor: avtomatizirano knjigovodstvo in občasno računovodstvo. Dnevno zajemanje podatkov je tehnična težava programske opreme, medtem ko si mesečni zaključek, letni izkazi in davčni položaj zaslužijo strokovni pregled. Draga napačna izbira je ravno obratna razporeditev - plačevanje človeka za prepisovanje računov, medtem ko nihče ne preverja, ali so bili prihodki prepoznani v pravem letu.

FAQ

Kakšna je razlika med knjigovodstvom in računovodstvom v preprostih besedah?

Knjigovodstvo beleži poslovne dogodke - popolno, točno in v ustreznem obdobju. Računovodstvo jih tolmači - zaključuje poslovno leto, izdeluje izkaze, ureja davke in sprejema strokovne presoje, katerih beleženje ne zmore opraviti.

Ali lahko knjigovodja pripravi računovodske izkaze?

Tehnično jih lahko sestavi, vendar izkazi temeljijo na računovodskih presojah (doba amortizacije, rezervacije, pripoznavanje prihodkov), ki so odgovornost računovodje, v številnih jurisdikcijah pa zakonski izkazi zahtevajo vključitev računovodje. Bruto bilanca je naravna točka predaje.

Ali programska oprema nadomešča knjigovodstvo?

Večji mehanski del tega dela da - zajemanje dokumentov, knjiženje in usklajevanje so opravila z vzorci, ki jih avtomatizacija zanesljivo obvlada. Kar ostaja človeško, je reševanje izjem in vse, kar izhaja iz presoje, kar pa je računovodstvo.

Ali mala podjetja potrebujejo tako knjigovodjo kot računovodjo?

Potrebujejo obe funkciji, ne nujno dveh ljudi. Običajna sodobna postavitev je programska oprema, ki opravlja zajemanje, in računovodja, ki pregleda zaključek in oddajo obračunov. Tvegano je imeti sistem brez katere koli od obeh ravni pregleda.

Ali je računovodstvo samo napredno knjigovodstvo?

Ne, gre za drugačno vrsto dela nad istimi podatki. Knjigovodstvo ima za vsak vknjižbeni zapis pravilen odgovor, računovodstvo pa ga pogosto nima, zato se njegovi zaključki utemeljujejo v računovodskih usmeritvah in se ne preverjajo zgolj z računi.