Grāmatvedība pret finanšu uzskaiti: kāda īsti ir atšķirība?
Kur beidzas grāmatvedības uzskaite un sākas finanšu uzskaite, ko katra no tām ietver ikdienā un kā automatizācija ir pārzīmējusi robežu starp tām.
Grāmatvedības uzskaite ieraksta to, kas jau ir noticis, savukārt finanšu uzskaite lemj, ko tas īsti nozīmē. Grāmatvedis nodrošina, ka katrs rēķins, maksājums un darba samaksas aprēķins kļūst par pareizu, datētu un sabalansētu ierakstu virsgrāmatā. Finanšu speciālists jeb grāmatvedis eksperts šo virsgrāmatu pārvērš finanšu pārskatos, nodokļu deklarācijās un lēmumos, vienlaikus uzņemoties atbildību par lēmumiem procesa gaitā - kā veikt nolietojumu, kad atzīt ieņēmumus un kādus uzkrājumus veidot. Mazos uzņēmumos abus šos pienākumus veic viena persona, bet lielos - veselas nodaļas, tomēr darba dalīšana pastāv, un tā labi izskaidro to, kā ir organizēta šī profesija un tās programmatūra.
Ko ietver grāmatvedības uzskaite
Grāmatvedība ir sistemātiska darījumu fiksēšana, kas praksē nozīmē:
- pārdošanas un pirkuma rēķinu reģistrēšanu kā grāmatojumus, izmantojot pareizus kontus, datumus un PVN piemērošanu;
- bankas konta izraksta rindu saskaņošanu ar rēķiniem un maksājumu reģistrēšanu;
- darba samaksas grāmatojumu sagatavošanu;
- debitoru un kreditoru kontu aktualizēšanu - kurš un cik ir parādā, un cik esam parādā mēs;
- dokumentu plūsmas kārtošanu, lai katrs ieraksts būtu izsekojams līdz pamatojuma dokumentam.
Rezultāts ir pilnīga un precīza virsgrāmata. Labu grāmatvedības uzskaiti raksturo šāda neromantiska īpašība: neko netrūkst, nekas nav dublēts, viss ir pareizajā periodā. Nepieciešamās prasmes ir precizitāte, konsekvence un pārzināšana par kontu plānu un debeta/kredīta likumiem.
Ko ietver finanšu uzskaite
Finanšu uzskaite sākas tur, kur beidzas datu reģistrēšana:
- Gada slēgums - perioda beigu korekciju grāmatojumi: nolietojums, uzkrājumi, nākamo periodu izdevumi un ieņēmumi, kam seko pārbaude un slēgšana (skatīt grāmatvedības periodi);
- Pārskati - bilances, peļņas vai zaudējumu aprēķina un naudas plūsmas pārskata sagatavošana un interpretācija saskaņā ar piemērojamo regulējumu (Lietuvas VAS, IFRS);
- Nodokļi - PVN deklarācijas, uzņēmumu ienākuma nodoklis, ar darba samaksu saistītās deklarācijas un ar tām saistītā plānošana;
- Profesionālais vērtējums - jautājumi, uz kuriem nav mehāniskas atbildes: vai šīs izstrādes izmaksas ir aktīvs vai izdevums? Vai šis debitoru parāds joprojām ir piedzenams? Cik gadu laikā šai iekārtai aprēķināt nolietojumu? Kad ir nopelnīti ieņēmumi saskaņā ar 12 mēnešu līgumu?
- Konsultācijas - ko skaitļi nozīmē cenu noteikšanai, pieņemšanai darbā un finansējumam.
Šeit atrodas profesijas regulētā daļa: audits, pārskatu parakstīšana un profesionālā atbildība. Grāmatvedības kļūdas tiek labotas, bet finanšu uzskaites vērtējumi ir jāpamato un jāaizstāv.
Klasiskais dalījums vienotā plūsmā
| Posms | Kas veic |
|---|---|
| Saņemts dokuments (rēķins, izraksts, algas lapa) | Grāmatvedības uzskaite |
| Ieraksts iegrāmatots virsgrāmatā | Grāmatvedības uzskaite |
| Saskaņošana - banka, debitori, kreditori | Grāmatvedības uzskaite |
| Perioda beigu korekcijas | Finanšu uzskaite |
| Apgrozījuma pārskata pārbaude, slēgšana, bloķēšana | Finanšu uzskaite |
| Finanšu pārskati un nodokļu deklarācijas | Finanšu uzskaite |
| Analīze, plānošana, konsultācijas | Finanšu uzskaite |
Robežšķirtne ir apgrozījuma pārskats: grāmatvedība to sagatavo, un finanšu uzskaite turpina darbu ar to.
Kā automatizācija pārzīmēja robežu
Lielākā daļa klasiskās grāmatvedības ir balstīta uz likumsakarību piemērošanu: šī piegādātāja rēķini tiek grāmatoti uz attiecīgo izdevumu kontu, šī bankas izraksta rinda atbilst konkrētajam rēķinam, šis darba samaksas aprēķins ģenerē šīs piecas virsgrāmatas rindas. Likumsakarību piemērošana ir tieši tas, ko programmatūra dara vislabāk, un sistēmā, kuras pamatā ir API, datu reģistrēšanas slānis lielā mērā izzūd kā cilvēka darbs: Nordlet vidē pārdošanas rēķina izrakstīšana automātiski izveido grāmatojumu, bankas importētie dati saskaņo un iegrāmato konta izraksta rindas, ieņēmumu atzīšana darbojas pēc grafika, un katrs grāmatojums saskaņā ar vienādiem noteikumiem plūst vienā virsgrāmatā.
Tas, ko automatizācija neabsorbē, ir profesionālā vērtējuma slānis. Programmatūra var aprēķināt nolietojumu katru mēnesi, bet lietderīgās lietošanas laiku noteica cilvēks. Tā var atlikt ieņēmumus, bet ieņēmumu atzīšanas modeli izvēlējās cilvēks. Praktiskais rezultāts ir tāds, ka "grāmatvedis" arvien vairāk nozīmē izņēmumu risinātājs - persona, kas atrisina to, ko noteikumi nespēja atrisināt, savukārt finanšu speciālista vērtējuma darbs pēc būtības nemainās un tiek nodrošināts ar kvalitatīvākiem datiem. Vērtību hierarhija ir mainījusies: datu reģistrēšana kļuva lēta, bet zināšanas par to, kam bija jābūt reģistrētam, nepalika mazāk vērtīgas.
Kuru no tām jums vajag?
Mazam uzņēmumam godīga atbilde ir: automatizēta grāmatvedība kopā ar periodisku finanšu uzskaiti. Ikdienas datu reģistrēšana ir programmatūras uzdevums, savukārt mēneša slēgums, gada pārskati un nodokļu pozīcijas ir profesionāļa acu skatījuma vērtas. Dārga kļūda ir pretējs sadalījums - maksāt cilvēkam par rēķinu pārrakstīšanu, kamēr neviens nepārbauda, vai ieņēmumi tika atzīti pareizajā gadā.
FAQ
Kāda ir vienkārša atšķirība starp grāmatvedības uzskaiti un finanšu uzskaiti?
Grāmatvedības uzskaite reģistrē darījumus pilnīgi, precīzi un pareizajā periodā. Finanšu uzskaite tos interpretē - veic mēneša slēgumu, sagatavo pārskatus, kārto nodokļus un pieņem profesionālus lēmumus, kurus datu reģistrēšana viena pati nevar nodrošināt.
Vai grāmatvedis var sagatavot finanšu pārskatus?
Tehniski viņš tos var sakārtot, bet pārskati balstās uz finanšu uzskaites vērtējumiem - nolietojuma periodiem, uzkrājumiem, ieņēmumu atzīšanu -, par kuriem atbild finanšu speciālists, un daudzās jurisdikcijās likumā noteiktie pārskati prasa grāmatveža ekspertīzi. Apgrozījuma pārskats ir dabiskais nodošanas punkts.
Vai programmatūra aizstāj grāmatvedību?
Lielāko daļu mehāniskā darba - jā. Datu ieguve, grāmatošana un saskaņošana ir likumsakarību darbs, ko automatizācija veic uzticami. Cilvēka ziņā paliek izņēmumu risināšana un viss, kas izriet no profesionālā vērtējuma, proti, finanšu uzskaite.
Vai mazajiem uzņēmumiem ir nepieciešams gan grāmatvedis, gan finanšu speciālists?
Ir nepieciešamas abas funkcijas, ne obligāti divas atsevišķas personas. Mūsdienās izplatīts risinājums ir programmatūra, kas veic datu reģistrēšanu, un grāmatvedis eksperts, kurš pārskata slēgumu un deklarācijas. Riskanti ir tad, ja nav neviena pārbaudes līmeņa.
Vai finanšu uzskaite ir vienkārši padziļināta grāmatvedība?
Nē, tas ir cita veida darbs ar tiem pašiem datiem. Grāmatvedības uzskaitē katram ierakstam ir viena pareizā atbilde, bet finanšu uzskaitē tās bieži vien nav, tāpēc tās secinājumi tiek pamatoti grāmatvedības politikās, nevis pārbaudīti pret čekiem.