Mi az a főkönyvi számlatükör? Példákkal az EU-ból és Litvániából

A főkönyvi számlatükör (chart of accounts) mindazon számlák listája, amelyekre egy vállalat könyvelése könyvelhet, vagyis a főkönyv szókészlete. A kettős könyvvitel minden tétele ebből a listából nevezi meg a számlákat, és máshonnan nem, így a számlatükör határozza meg, hogy a könyvelés milyen kérdésekre lesz képes válaszolni. Ha túl durva a felbontás, az „igazgatási költségek” mindent elrejt; ha túl finom, a könyvelők a napjaikat a kis híján azonos számlák közötti válogatással töltik.

Struktúra: kódok, típusok, hierarchia

A főkönyvi számlatükör három strukturális elemmel rendelkezik:

• Kódok. Minden számla kap egy számot, amelynek számjegyei kódolják a helyét: a litván számlatükörben a 2410 a 2-essel kezdődik (forgóeszközök), a 24-es (egy éven behajtandó követelések) alá tartozik, és ez a vevőkövetelések számlája. A kódok alkalmassá teszik a számlákat a rendezésre, a csoportosításra, és egyértelművé teszik őket a rendszerek és nyelvek között.
• Típusok. Minden számla eszköz-, forrás-, saját tőke-, bevétel- vagy ráfordításszámla. A típus határozza meg a normál egyenlegét (lásd tartozik és követel) és azt, hogy melyik kimutatásban szerepel: az első három építi a mérleget, az utolsó kettő az eredménykimutatást.
• Hierarchia. A számlák fát alkotnak. Az összesítő számlák (2 forgóeszközök, 24 követelések) csoportosításra és jelentéskészítésre szolgálnak; csak a levélszámlák könyvelhetők. Az összesítő számlára történő könyvelés klasszikus adatminőségi hiba - egy jó rendszer ezt határozottan elutasítja.

Egy számlatükör, sok ország

Nincs egyetlen, egész EU-ra kiterjedő számlatükör. Az uniós számviteli irányelv (2013/34/EU) előírja a kimutatások formátumát - hogy mit kell mutatnia a mérlegnek és az eredménykimutatásnak -, de minden tagállam maga dönt arról, hogy a számlatükrök hogyan jutnak el oda:

• Franciaország kötelezővé tesz egy nemzeti számlatükröt (a Plan Comptable Général-t), ahol a számlaszámokat a szabályozás rögzíti.
• Németországban nincs jogszabályban előírt számlatükör, de szinte mindenki a DATEV-ökoszisztéma által népszerűsített szabványos keretrendszerek (SKR03 vagy SKR04) valamelyikét használja.
• Románia kötelezővé teszi a Planul de conturi general-t (OMFP 1802/2014): a szintetikus és analitikus számlakódokat a szabályozás rögzíti, és az ANAF SAF-T állománya (D406) kizárólag ezeket a kódokat fogadja el.
• Litvánia a litván üzleti számviteli standardokkal (VAS) összhangban lévő, ajánlott szabványos számlatükröt tesz közzé. Számláról számlára nem kötelező, de a gyakorlat rátért: a könyvelők, a könyvvizsgálók és a VMI (Litván Adóhivatal) is gördülékenyen olvassák ezeket a kódokat.
• Máshol a minta ismétlődik: egy nemzeti konvenció, amely hol kötelező, hol de facto szabvány.

A gyakorlati következmény: a számlatükrök honosítási (localization) kérdést jelentenek. Az a szoftver, amely egy ország számlatükrét kódolja be fixen, mindenhol máshol a rossz szókészletet exportálja.

A litván szabványos számlatükör vázlata

Hat osztály, egy-egy számjegy:

Osztály	Tartalom	Típus
1	Ilgalaikis turtas - immateriális javak és tárgyi eszközök	Eszköz
2	Trumpalaikis turtas - forgóeszközök	Eszköz
3	Nuosavas kapitalas - saját tőke	Saját tőke
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - kötelezettségek	Forrás
5	Pajamos - bevételek	Bevétel
6	Sąnaudos - ráfordítások	Ráfordítás

Néhány működő számla a fa közepéről:

Kód	Név	Mi könyvelődik ide?
1220	Mašinos ir įranga	Berendezések bekerülési értéken
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Halmozott értékcsökkenés (kontraszámla)
2410	Pirkėjų skolos	Vevőszámlák - vevőkövetelések
2441	Gautinas PVM	Beszerzések előzetesen felszámított ÁFA-ja
2710	Sąskaitos bankuose	Bankszámlák
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Tárgyévi eredmény (nyereség vagy veszteség)
4430	Skolos tiekėjams	Szállítói számlák - szállítói kötelezettségek
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Fizetendő nettó bérek
4492	Mokėtinas PVM	VMI-nek fizetendő fizetendő ÁFA
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Szolgáltatásnyújtás bevételei
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Bérköltség

Elolvas egy kódot, és máris ismeri a mérlegsort, amelyet táplál: az 1-es és 2-es alatti minden elem eszközsor, az 5 mínusz 6 pedig az időszak adózás előtti eredménye, mielőtt az átgördülne a 3420-as számlára. Ez az a tulajdonság, amelyre egy jó számlatükör optimalizál: a főkönyvből a törvény szerinti kimutatásokba vezető megfeleltetés mechanikussá válik.

Számlatükör tervezése és bővítése

Ökölszabályok, amelyek országhatártól függetlenül érvényesek:

1. A nemzeti sablonból induljon ki, ne a nulláról. A sablon már illeszkedik a törvény szerinti kimutatás formátumához és a könyvelő elvárásaihoz. Csak akkor találjon ki újat, ha a vállalkozása valóban eltér a normától.
2. Olyan megkülönböztetésekhez adjon hozzá számlákat, amelyekről jelentést készít, minden máshoz pedig használjon dimenziókat. Az országok vagy termékvonalak szerinti bevételek általában az analitikus dimenziókhoz (költséghelyek, projektek) tartoznak, nem pedig huszonkét, egymáshoz kísértetiesen hasonló árbevételi számlához.
3. Hagyjon üres helyeket a számozásban. 5000, 5001, 5200 - így marad hely a beszúrásra újraszámozás nélkül.
4. Sohase hasznosítson újra egy számlát. Egy olyan számla, amely márciusig „szoftverelőfizetéseket”, utána pedig „tanácsadást” jelentett, minden éves összehasonlítást észrevétlenül hibássá tesz. Vegyen fel egy új számlát, és a régire szüntesse meg a könyvelést.

A számlatükör mint API-objektum

A Nordletben a számlatükör adat, nem pedig konfigurációs fájlok halmaza. Egy új vállalat az országának megfelelő számlatükörrel inicializálódik: a Romániában bejegyzett vállalat a román általános számlatükröt (OMFP 1802/2014) kapja meg román nevekkel és az ANAF által elvárt analitikus számlákkal (4111 vevők, 401 szállítók, 4426/4427 ÁFA, 5121 bank, 5311 pénztár, 421/431/436/444 bérszámfejtés), az Észtországban bejegyzett vállalat az e-arveldaja (a Nyilvántartási és Információs Rendszerek Központja számviteli szoftverének) alapértelmezett számlatükrét kapja észt nevekkel (1210 vevők, 2310 szállítók, 1510/2511 ÁFA, 1020 bank, 1010 pénztár, 2610/2520/2530/2550 bérszámfejtés), minden más vállalat pedig a szabványos litván számlatükröt - kódokkal, nevekkel, típusokkal, hierarchiával és könyvelhetőségi jelzőkkel -, könyvelésre készen. Az alapértelmezett könyvelési számlák követik ugyanezt a számlatükröt: egy romániai eladás a T 4111 / K 704 vagy 707 / K 4427 számlákra könyvelődik, egy észtországi pedig a T 1210 / K 3100 vagy 3200 / K 2511 számlákra. A számlatükör az marad, amellyel a vállalatot létrehozták; a POST /v1/ledger/accounts/apply-template végrehajtásával újra alkalmazható. Egy Romániában vagy Észtországban bejegyzett vállalat, amely a litván számlatükörrel lett beállítva, átválthat az országa számlatükrére a POST /v1/ledger/accounts/switch-chart hívással (a Főkönyv → Számlatükör menüpont alatti váltógombbal), ameddig még semmi sem lett könyvelve, egyetlen számla sem lett kézzel létrehozva, és nincs olyan beállítás, amely egy olyan számlára hivatkozna, amely az új számlatükörben hiányzik; ellenkező esetben a kérés elutasításra kerül az ok megjelölésével. A POST /v1/ledger/accounts/create és a /accounts/update kiterjeszti azt. Minden számla hordozza a típusát és az isPostable jelzőjét, és a főkönyvi API mindkettőt érvényesíti: a nem könyvelhető összesítő számlára vagy ismeretlen kódra hivatkozó tételeket elutasítja. Ugyanez az ellenőrzés vonatkozik az automatikus könyvelésekre és az azokat tápláló beállításokra is - a könyvelési szabályok, a bankszámla főkönyvi számlája, a tételszámlák és a művelettípusok elutasítják az összesítő számlát mentéskor, 422-es hibakóddal. A jelentések - főkönyvi kivonat, pénzügyi kimutatások - a vállalat által használt számlatükör osztályai szerint csoportosítanak (a román számlatükörben: 1 saját tőke, 2 tárgyi eszközök a 28x/29x értékcsökkenésükkel és értékvesztésükkel, 3 készletek, 4 harmadik felek, 5 kincstár, 6 ráfordítások természet szerinti bontásban, 7 bevételek; az észt számlatükörben: 1 eszközök, 21-28 kötelezettségek, 29 saját tőke, 31-36 forgalom, 4 áruk, anyagok és szolgáltatások, 5 egyéb működési ráfordítások, 6 személyi jellegű ráfordítások, 7 értékcsökkenés és egyéb működési költségek, 8 pénzügyi tételek és 8900 társasági adó), így a törvény szerinti megfeleltetés mechanikus marad. Tekintse meg az első lépések útmutatót arról, hogy a sablon alkalmazása hogyan illeszkedik a vállalati beállításokba.

FAQ

Mi a főkönyvi számlatükör egyszerű szavakkal?

Azon számlák teljes listája, amelyekre egy vállalat könyvelése könyvelhet - mindegyik rendelkezik kóddal, névvel és típussal. Ez határozza meg a főkönyv szókészletét: ha egy megkülönböztetés nincs benne a számlatükörben (vagy egy analitikus dimenzióban), akkor a könyvelés nem tudja kifejezni.

Van egyetlen szabványos számlatükör az EU-ban?

Nincs. Az EU a pénzügyi kimutatások formátumát harmonizálja, nem a számlaszámozást. Franciaország kötelezővé tesz egy nemzeti számlatükröt, Németország de facto szabványok (SKR03/04) alapján működik, Litvánia pedig egy ajánlott, VAS-alapú számlatükröt tesz közzé, amelyet a gyakorlat szabványosnak tekint.

Mi a különbség a könyvelhető és az összesítő számlák között?

Az összesítő számlák csoportosításra és részösszegek képzésére szolgálnak - 2-es osztály, 24-es csoport -, és tételek soha nem könyvelődnek rájuk közvetlenül. A könyvelhető számlák a fa levelei, ahol a tényleges tartozik és követel tételek landolnak. Ennek szoftveres kikényszerítése megakadályozza, hogy a jelentések és a könyvelések eltérjenek egymástól.

Hány számlával kell rendelkeznie egy kisvállalatnak?

Kevesebbel, mint gondolná - egy kis szolgáltató vállalat aktív számlakészlete gyakran 30–60 számlából áll. Akkor adjon hozzá számlát, amikor a megkülönböztetésre szüksége van a kimutatásokban vagy az adóbevallásokban; a vezetőségi elemzésekhez használjon költséghelyeket vagy projekteket.

Megváltoztathatom a számlatükrömet később?

Szabadon adhat hozzá új számlákat, és abbahagyhatja a régiek használatát. A számla átnevezése vagy újrafelhasználása a könyvelési előzmények közepén az a hiba, amelyet el kell kerülni: az előző időszakok összehasonlításai megőrzik a számla egyenlegét, de elveszítik a jelentését. Új számlát kell felvenni, a régit pedig kivezetni.