Import zo služby Stripe

Táto príručka sa venujem súborovému importu platieb zo služby Stripe prostredníctvom šablóny importu: čo exportovať, ako nastaviť šablónu a čo import vytvorí. Podrobnosti o API nájdete v časti Bankové a platobné importy.

1. Export súboru s platbami zo služby Stripe

Na ovládacom paneli Stripe otvorte položky Payments → Export, zvoľte časové obdobie, ponechajte vybraté All columns a zahrňte stĺpce s metadátami, ktoré používate (Stripe exportuje každý kľúč metadát ako stĺpec s názvom <key> (metadata), napríklad orderNo (metadata)). Stiahnite súbor CSV. Fungujú exporty v ostrom (live) aj testovacom režime.

Riadky, s ktorými sa nepohli žiadne peniaze, sa pri importe preskočia: pokusy o platbu, ktoré zlyhali, boli zrušené alebo stále vyžadujú platobnú metódu, a transakcie, ktoré neboli nikdy zachytené (captured).

2. Vytvorenie bankového účtu pre Stripe

Každý import smeruje na bankový účet. V časti Bank stlačte New bank account, vyberte Type: Stripe (účet Stripe nemá IBAN), pomenujte ho napríklad „Stripe“, zvoľte menu, v ktorej účtujete, a príslušný syntetický účet. Zostatok v Stripe funguje rovnako ako bankový účet: platby prichádzajú, poplatky odchádzajú a výplaty (payouts) presúvajú zostatok do vašej reálnej banky.

3. Vytvorenie šablóny importu

V časti Bank → Import templates stlačte New import template, vyberte typ Stripe a zadajte jej názov.

Položky. Každý stĺpec exportu zo Stripe predstavuje jeden riadok. Pole Required in file označuje, že stĺpec sa musí nachádzať v nahranom súbore; súbor, ktorému chýba povinný stĺpec, sa zamietne a chýbajúce názvy sa zobrazia. 19 stĺpcov Card … je predvolene nezačiarknutých, pretože Stripe ich pre niektoré účty neuvádza.

Syntetický účet. Riadky, ktoré obsahujú finančné čiastky – Amount, Fee, Amount Refunded –, možno priradiť k syntetickému účtu, a to buď k existujúcemu, alebo k novému vytvorenému priamo z daného riadku. Každý pohyb vygenerovaný z priradeného poľa sa zaúčtuje v čase importu: príjem peňazí zaúčtuje sumu na ťarchu bankového účtu Stripe a v prospech priradeného účtu, výdaj peňazí urobí opak a banková transakcia sa označí ako párovaná s daným účtovným zápisom. Zvyčajné nastavenie je:

Pole	Účet	Účinok
Fee	účet nákladov na poplatky PSP (6800 v štandardnej účtovnej osnove)	Každý poplatok Stripe sa zaúčtuje ako náklad
Amount	ponechajte „Not posted“	Platby zostávajú otvorené na párovanie s faktúrami (pozrite krok 5)
Amount Refunded	ponechajte „Not posted“	Refundácie sa riešia prostredníctvom dobropisov (pozrite krok 5)

Vytvorenie chýbajúcich zákazníkov. Začiarknite túto možnosť pri riadku Customer Email. Pre každú e-mailovú adresu v súbore, pre ktorú ešte neexistuje žiadny partner, sa vytvorí zákazník: meno sa prevezme z políčka Customer Description (ak je prázdne, použije sa e-mail) a adresa zo stĺpcov Card Address …, ak sú vyplnené. Existujúci partneri sa rozpoznávajú podľa e-mailu bez ohľadu na veľkosť písmen, takže sa nič nevytvorí dvakrát.

Vytvorenie partnera Stripe. Začiarknite túto možnosť pri riadku Fee. Import vytvorí dodávateľského partnera s názvom Stripe (existujúci partner s týmto názvom sa použije opakovane) a každý záznam o poplatku zaeviduje v denníku s partnerom Stripe, takže v zaúčtovaní poplatkov bude vidno, komu sa platilo.

Polia metadát. Pridajte jeden riadok pre každý kľúč metadát, ktorý má import čítať, napríklad orderNo. Pre tieto riadky možno nastaviť dva príznaky:

• Vytvorenie alebo prepojenie faktúr (Create or link invoices) – označuje kľúč, ktorý identifikuje objednávku (krok 5). Túto možnosť môže obsahovať iba jeden riadok. Sadzba DPH pre vytvorené faktúry sa zobrazí vedľa neho, spolu s voliteľnou položkou Katalógová položka (Catalog item): keď ju vyberiete, každý riadok faktúry vytvorený importom odkazuje na daný produkt alebo službu, takže výnosy sa zaúčtujú na účet danej položky; text riadku sa však stále preberá z platby.
• Firemný príznak (Company flag) – označuje kľúč, ktorého hodnota hovorí, že kupujúci je firma (true, 1, yes, company, business alebo b2b). Zákazníci vytvorení z takýchto platieb sú partneri typu firma; všetci ostatní sú fyzické osoby.

Šablónu uložte.

4. Import súboru

V časti Bank vyberte bankový účet Stripe, šablónu a súbor a potom stlačte Import. Tlačidlo zobrazuje animáciu načítavania, kým sa import nedokončí; veľký súbor môže trvať niekoľko minút, pretože faktúry sa vystavujú po jednej. Výsledný riadok informuje o tom, koľko transakcií sa importovalo, koľko ich už existovalo, koľko pohybov sa zaúčtovalo a koľko zákazníkov, faktúr a dobropisov sa vytvorilo. Varovania uvádzajú objednávky, ktoré nebolo možné spracovať, spolu s dôvodom.

Opätovné importovanie toho istého súboru je bezpečné: transakcie sa rozpoznávajú podľa ID platby v Stripe, zákazníci podľa e-mailu a objednávky podľa hodnoty ich metadát.

5. Čo robí funkcia „Vytvorenie alebo prepojenie faktúr“

Platby a refundácie sa zoskupujú podľa hodnoty zvoleného kľúča metadát (čísla objednávky).

• Ak už pre danú hodnotu existuje predajná faktúra – objednávka odobratého tovaru, ktorej externý odkaz je daná hodnota, alebo faktúra, ktorej číslo je daná hodnota –, platby sa s ňou spárujú ako úhrady.
• V opačnom prípade sa pre zákazníka vytvorí predajná faktúra: jeden riadok na platbu, s textom riadku platby a sumou platby ako cenou vrátane DPH pri sadzba DPH zo šablóny, s dátumom prvého zúčtovania. Faktúra sa okamžite vystaví a zaúčtuje a platby sa s ňou spárujú, takže sa zobrazuje ako uhradená. V systéme sa zaeviduje predajná objednávka s kanálom stripe a číslom objednávky, takže ďalší import prepojí existujúcu položku namiesto vytvárania novej.
• Každá refundácia v skupine sa stáva vystaveným dobropisom voči tejto faktúre na vrátenú sumu a transakcia refundácie sa s ňou spáruje.

Skupiny bez e-mailu zákazníka, s platbami v rôznych menách alebo s existujúcou faktúrou, ktorá je stále v stave konceptu alebo je už uhradená, sa preskočia a uvedú sa vo varovaniach. Ich transakcie zostanú nespárované v časti Bank → Transactions.

Čísla faktúr sa berú zo série pre aktuálny rok, a to aj pre platby s dátumom v predchádzajúcich rokoch, takže historické importy sa nekolidujú s existujúcimi číslami.

6. Šesť voliteľných polí v dolnej časti šablóny

Väčšina spoločností nechá všetkých šesť polí prázdnych a import funguje úplne rovnako. Existujú pre dva špecifické prípady: chcete, aby sa rezervácie kariet zaznamenávali ako doklady, alebo prijímate peniaze, ktoré čiastočne patria niekomu inému.

Prečo sa rozbaľovacie ponuky zdajú prázdne

Tri rozbaľovacie ponuky pre „typ operácie“ (operation type) zoznamujú typy operácií, ktoré vaša spoločnosť vytvorila v časti Account → Operation types. Ak ste žiadne nevytvorili, ponuka bude prázdna. Nejde o chybu; najprv vytvorte typ operácie alebo nechajte pole prázdne.

Rozbaľovacia ponuka pre Lender metadata field obsahuje zoznam názvov stĺpcov metadát, ktoré ste zadali do zoznamu Metadata fields vyššie v tom istom formulári. Najprv tam pridajte pole metadát a potom sa zobrazí tu.

Označenie čiastočnej refundácie a Označenie úplnej refundácie

Keď import vytvorí dobropis pre refundáciu, tieto polia určujú slovo vytlačené v hornej časti PDF tohto dobropisu.

Situácia	Použité slovo	Predvolená hodnota
Refundácia je nižšia ako celková suma faktúry	Partial refund label	DEPOZITAS
Refundácia sa rovná celkovej sume faktúry	Full refund label	ANULIAVIMAS

Zmeňte ich iba vtedy, ak vaša spoločnosť tlačí na takýchto dokladoch iné slová. Nemajú vplyv na číslovanie ani na účtovníctvo.

FAQ

Typ operácie autorizácie

Autorizácia karty sú peniaze rezervované na karte zákazníka, ktoré ste ešte nestiahli. V exporte zo Stripe majú tieto riadky nastavené pole Captured na hodnotu false. Import ich za bežných okolností ignoruje, pretože nedošlo k žiadnemu pohybu peňazí.

Vyplňte toto pole a každý takýto riadok sa stane vystaveným predajným dokladom s použitím tohto typu operácie a číselného radu dokladov, na ktorý tento typ operácie odkazuje. Ak ho necháte prázdne, tieto riadky sa preskočia a výsledok importu zobrazí varovanie „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type“.

Ak už vopred viete, že vaše podnikanie nemusí zobrazovať rezervácie ako doklady, nechajte pole prázdne.

Typ operácie výplaty, Typ operácie provízie a Pole metadát veriteľa

Túto časť úplne preskočte, pokiaľ vaše podnikanie nezbiera peniaze, ktoré patria niekomu inému – napríklad prekyvietė (marketplace), ktorá vypláca predajcov, alebo platforma vyplácajúca veriteľov. Bežný obchod tieto polia nikdy nevyplňa.

Stripe tento príbeh rozpráva v dvoch súboroch. Export platieb hovorí, čo každý zákazník zaplatil. Samostatný export transferov hovorí, koľko z toho ste poslali ďalej druhej strane. Import potrebuje oba, aby zistil, čo vám zostalo.

V časti Bank sa vo formulári importu zobrazí poliečko pre súbor Stripe transfers export, ak existuje aspoň jedna šablóna Stripe; vyberte súbor transferov hneď vedľa súboru platieb. Prostredníctvom API ide o pole transfersCsv v koncovke bank/statements/import.

Keď sú prítomné oba súbory:

Pole	Čo robí
Payout operation type	Pre každý prevod druhej strane sa zapíše jeden účtovný zápis na prevedenú sumu. Účty na ťarchu a v prospech sa preberajú z tohto typu operácie. Ak zostane prázdne, v zápise sa namiesto toho použijú predpisy zaúčtovania záväzkov voči predajcom a dodávateľom.
Commission operation type	Časť, ktorá vám zostane, vypočítaná ako suma platby mínus poplatok Stripe a mínus prevedená suma von, a zapísaná iba vtedy, keď je táto hodnota väčšia ako nula. Účty pochádzajú z tohto typu operácie, inak z predpisov zaúčtovania záväzkov voči predajcom a výnosov z provízií.
Lender metadata field	Názov stĺpca metadát Stripe, ktorý uchováva informáciu o tom, komu peniaze išli. Vytvorí sa partner s touto hodnotou (alebo sa opätovne použije, ak už existuje) a nastaví sa na oba vyššie uvedené záznamy. Ak zostane prázdne alebo riadok hodnotu neobsahuje, zobrazí sa varovanie „lender not identified“ a záznam sa zapíše bez partnera.

Ak sú oba typy operácií prázdne, nezapíšu sa žiadne záznamy o prevodoch ani províziách bez ohľadu na iné nastavenia.

7. Výplaty (payouts) do vašej banky

Export platieb neobsahuje žiadne riadky výplat, takže peniaze, ktoré Stripe posiela do vašej reálnej banky, sa zaúčtujú na základe prehľadu výplat. Na ovládacom paneli Stripe otvorte položky Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, stiahnite ho a importujte v časti Bank → Settlements na svoj reálny bankový účet, a potom zaúčtujte každú výplatu.

Pre každý riadok výplaty, ktorého platbu, poplatok alebo refundáciu tento import už umiestnil na bankový účet Stripe, zaúčtovanie presunie čistú sumu riadku z bankového účtu Stripe na reálny bankový účet. Poplatky a platby faktúr sa neúčtujú druhýkrát. Riadky vyplatené zo Stripe, ktoré tento import nikdy nevidel, sa zaúčtujú tak, ako je popísané v časti Bankové a platobné importy.

Každá výplata zobrazuje položku Difference to imported payments: to, čo výplata presunula, mínus to, čo bankový účet Stripe drží pre rovnaké platby a refundácie. Nula znamená, že výplata vyrovnáva účet Stripe. Riadok s rozdielom alebo s pohybom na účte Stripe, ktorý je stále nezaúčtovaný, sa počíta v položke Lines to check. Export platieb obsahuje iba celkovú vrátenú sumu na jednu platbu, takže všetky riadky refundácií jednej platby sa porovnávajú spoločne s touto celkovou sumou.

Ak bola výplata zaúčtovaná pred importovaním súboru s platbami, import preskočí platby, poplatky a refundácie tejto výplaty a uvedie ich vo varovaniach.

8. Kde hľadat informácie potom

• Bank → Transactions – každý importovaný pohyb; spárované pohyby odkazujú na faktúru alebo účtovný zápis.
• Invoices – vytvorené faktúry a dobropisy s číslom objednávky v poznámkach.
• Partners – vytvorení zákazníci.
• Ledger → Journal – zaúčtovania pre poplatky, platby a faktúry.

Fakturácia

Súbory do veľkosti 10 MB a 50 000 pohybov. Každých 10 importovaných pohybov sa počítat ako jedna požiadavka API.