Uvoz iz sistema Stripe

Ta vodnik obravnava uvoz datotek s plačili iz sistema Stripe prek uvozne predloge: kaj je treba izvoziti, kako nastaviti predlogo in kaj uvoz ustvari. Podrobnosti o API-ju so na voljo v razdelku Uvoz bančnih izpiskov in plačil.

1. Izvoz datoteke s plačili iz sistema Stripe

V nadzorni plošči sistema Stripe odprite Payments → Export, izberite časovno obdobje, ohranite možnost All columns (Vsi stolpci) in vključite stolpce z metapodatki, ki jih uporabljate (Stripe izvozi vsak ključ metapodatkov kot stolpec z imenom <key> (metadata), na primer orderNo (metadata)). Prenesite datoteko CSV. Delujejo tako izvozi iz produkcijskega okolja kot iz okolja za testiranje.

Vrstice, pri katerih ni prišlo do pretoka denarja, se pri uvozu preskočijo: poskusi plačil, ki so bili neuspešni, preklicani ali še vedno zahtevajo plačilno sredstvo, ter bremenitve, ki niso bile nikoli izterjane (captured).

2. Ustvarjanje bančnega računa za sistem Stripe

Vsak uvoz se knjiži na bančni račun. Pod možnostjo Bank pritisnite New bank account, izberite Type: Stripe (račun Stripe nima IBAN-a), poimenujte ga na primer "Stripe", izberite valuto, v kateri zaračunavate, in pripadajoči glavni konto (ledger account). Stanje v sistemu Stripe deluje kot bančni račun: prilivi pritekajo, provizije odtekajo, izplačila pa stanje prenašajo na vaš pravi bančni račun.

3. Ustvarjanje uvozne predloge

Pod možnostjo Bank → Import templates pritisnite New import template, izberite tip Stripe in vnesite ime predloge.

Polja. Vsak stolpec izvoza Stripe predstavlja eno vrstico. Polje Required in file označuje, da mora biti stolpec obvezno prisoten v naloženi datoteki; datoteka, v kateri manjka obvezen stolpec, je zavrnjena, manjkajoča imena pa so prikazana. 19 stolpci z nazivom Card … so privzeto označeni kot neizbrani, ker jih Stripe za določene račune ne izpisuje.

Glavni konto (Ledger account). Vrstice, ki nosijo finančna sredstva – Amount, Fee, Amount Refunded –, je mogoče dodeliti glavnemu kontu, bodisi obstoječemu bodisi novemu, ustvarjenemu iz iste vrstice. Vsak premik, ustvarjen iz dodeljenega polja, se knjiži v času uvoza: priliv v breme (debit) uvrsti Stripe bančni račun in v korist (credit) dodeljeni konto, odliv naredi nasprotno, bančna transakcija pa je označena kot usklajena s tem temeljnim knjiženjem. Običajna nastavitev je:

Polje	Konto	Učinek
Fee	konto stroškov provizij PSP (6800 v standardnem kontnem načrtu)	Vsaka provizija sistema Stripe se knjiži kot strošek
Amount	pustite "Not posted" (Naknjiženo)	Zneski bremenitev ostanejo odprti za usklajevanje z računi (glejte 5. korak)
Amount Refunded	pustite "Not posted" (Naknjiženo)	Vračila se obravnavajo prek dobropisov (glejte 5. korak)

Ustvarjanje manjkajočih strank (Create missing customers). To možnost označite v vrstici Customer Email. Za vsak e-poštni naslov v datoteki, ki še nima ustreznega partnerja, se ustvari nova stranka: ime se prevzame iz polja Customer Description (če je prazno, se uporabi e-poštni naslov), naslov pa iz stolpcev Card Address …, če so prisotni. Obstoječi partnerji se prepoznajo po e-poštnem naslovu ne glede na velike in male črke, tako da se nič ne ustvari dvakrat.

Ustvarjanje partnerja Stripe (Create partner Stripe). To možnost označite v vrstici Fee. Uvoz enkrat ustvari dobavitelja s partnerjem Stripe (obstoječi partner s tem imenom se ponovno uporabi) in vsak vnos provizije v dnevniku zabeleži s partnerjem Stripe, tako da so knjiženja provizij povezana s prejemnikom plačila.

Polja metapodatkov (Metadata fields). Dodajte eno vrstico za vsak ključ metapodatkov, ki ga želite uvoziti, na primer orderNo. Na teh vrsticah lahko nastavite dve zastavici:

• Ustvari ali poveži račune (Create or link invoices) – označuje ključ, ki identificira naročilo (5. korak). To zastavico lahko nosi samo ena vrstica. Poleg nje se prikaže stopnja DDV za ustvarjene račune in opcijska izbira Katalog artiklov (Catalog item): ko je izbrana, se vsaka postavka računa, ki jo uvoz ustvari, sklicuje na ta izdelek ali storitev, zato se prihodek knjiži na konto artikla; besedilo postavke še vedno izhaja iz bremenitve.
• Zastavica podjetja (Company flag) – označuje ključ, katerega vrednost pove, da je kupec podjetje (true, 1, yes, company, business ali b2b). Stranke, ustvarjene iz takšnih bremenitev, so partnerji tipa podjetje; vse ostale so fizične osebe.

Shranite predlogo.

4. Uvoz datoteke

V razdelku Bank izberite bančni račun Stripe, predlogo in datoteko ter pritisnite Import. Gumb prikazuje vrteči se kazalnik, dokler se uvoz ne zaključi; velika datoteka lahko traja nekaj minut, ker se računi izdajajo eden za drugim. Poročilo o rezultatih navaja, koliko transakcij je bilo uvoženih, koliko jih je že obstajalo, koliko premikov je bilo knjiženih ter koliko strank, računov in dobropisov je bilo ustvarjenih. Opozorila prikazujejo naročila, ki jih ni bilo mogoče obdelati, in razloge za to.

Ponovni uvoz iste datoteke je varen: transakcije se prepoznajo po ID-ju bremenitve Stripe, stranke po e-pošti, naročila pa po vrednosti njihovih metapodatkov.

5. Kaj počne možnost "Ustvari ali poveži račune"

Bremenitve in vračila so združena glede na vrednost izbranega ključa metapodatkov (številko naročila).

• Če prodajni račun za to vrednost že obstaja – prodajno naročilo, katerega zunanja sklicna številka je ta vrednost, ali račun, katerega številka je ta vrednost –, se bremenitve uskladijo z njim kot plačila.
• V nasprotnem primeru se za stranko ustvari prodajni račun: ena vrstica na bremenitev, z besedilom postavke bremenitve in zneskom bremenitve kot ceno z vključenim DDV po stopnji DDV iz predloge, z datumom prve bremenitve. Račun se takoj izda in knjiži, bremenitve pa se uskladijo z njim, tako da je prikazan kot plačan. Prodajno naročilo s kanalom stripe se zabeleži s številko naročila, zato naslednji uvoz izvede povezavo namesto ustvarjanja.
• Vsako vračilo v skupini postane izdan dobropis k temu računu za vrnjeni znesek, transakcija vračila pa se uskladi z njim.

Skupine brez e-poštnega naslova stranke, z bremenitvami v različnih valutah ali katerih obstoječi račun je še vedno osnutek oziroma je že plačan, se preskočijo in navedejo v opozorilih. Njihove transakcije ostanejo neusklajene v razdelku Bank → Transactions.

Številke računov izvirajo iz serije tekočega leta, tudi za bremenitve, datirane v prejšnjih letih, zato zgodovinski uvozi ne trčijo ob obstoječe številke.

6. Šest opcijskih polj na dnu predloge

Večina podjetij pusti vseh šest polj praznih in uvoz deluje povsem enako. Ta polja obstajajo za dve specifični situaciji: če želite rezervacije s kartic beležiti kot dokumente ali če zbirate denar, ki delno pripada nekomu drugemu.

Zakaj so spustni seznami videti prazni

Trije spustni seznami za "tip operacije" prikazujejo tipe operacij, ki jih je vaše podjetje ustvarilo pod možnostjo Account → Operation types. Če niste ustvarili nobenega, je spustni seznam prazen. To ni napaka; najprej ustvarite tip operacije ali pa pustite polje prazno.

Spustni seznam Lender metadata field prikazuje imena stolpcev z metapodatki, ki ste jih vnesli v seznam Metadata fields višje v istem obrazcu. Najprej tam dodajte polje metapodatkov in prikazalo se bo tukaj.

Oznaka delnega vračila in Oznaka polnega vračila

Ko uvoz ustvari dobropis za vračilo, ti dve polji določata besedo, natisnjeno na vrhu PDF-ja tega dobropisa.

Situacija	Uporabljena beseda	Privzeto
Vračilo je manjše od skupnega zneska računa	Oznaka delnega vračila	DEPOZITAS
Vračilo je enako skupnemu znesku računa	Oznaka polnega vračila	ANULIAVIMAS

Spremenite ju samo, če vaše podjetje na takšne dokumente tiskano izpisuje drugačne besede. Ta polja ne vplivajo na oštevilčenje in nimajo vpliva na računovodstvo.

Tip operacije avtorizacije

Avtorizacija kartice je denar, rezerviran na strankini kartici, ki ga še niste dvignili. V izvozu Stripe imajo te vrstice polje Captured nastavljeno na false. Uvoz jih običajno prezre, ker ni prišlo do premika denarja.

Če izpolnite to polje, vsaka taka vrstica postane izdan prodajni dokument, ki uporablja ta tip operacije in serijo dokumentov, na katero kaže ta tip operacije. Če polje pustite prazno, se te vrstice preskočijo, rezultat uvoza pa prikaže opozorilo "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Če še ne veste z gotovostjo, da mora vaše podjetje rezervacije prikazovati kot dokumente, pustite polje prazno.

Tip operacije izplačila, Tip operacije provizije in Polje metapodatkov posojilodajalca

Ta del v celoti preskočite, razen če vaše podjetje zbira denar, ki pripada nekomu drugemu – na primer tržnica (marketplace), ki plačuje prodajalcem, ali platforma, ki plačuje posojilodajalcem. Običajna trgovina teh polj nikoli ne izpolnjuje.

Stripe to zgodbo prikazuje v dveh datotekah. Izvoz plačil (payments) pove, kaj je plačal posamezen kupec. Ločen izvoz nakazil (transfers) pove, koliko od tega ste poslali naprej drugi stranki. Uvoz potrebuje obe datoteki, da izračuna, kaj je ostalo vam.

V razdelku Bank uvozni obrazec prikaže polje za datoteko Stripe transfers export, ko obstaja vsaj ena predloga Stripe; poleg datoteke s plačili tam izberite datoteko z nakazili. Preko API-ja je to polje transfersCsv v končni točki bank/statements/import.

Ko sta prisotni obe datoteki:

Polje	Kaj počne
Tip operacije izplačila (Payout operation type)	Za vsak prenos drugi stranki se zapisknjiži ena temeljnica za preneseni znesek. Debetni in kreditni konti izvirajo iz tega tipa operacije. Če je polje prazno, se namesto tega uporabijo pravila knjiženja obveznosti do prodajalcev in obveznosti do dobaviteljev.
Tip operacije provizije (Commission operation type)	Del, ki ga obdržite vi, izračunan kot znesek bremenitve zmanjšan za provizijo Stripe in znesek prenesenega izplačila, zaveden pa le, ko je ta vrednost večja od nič. Konti izvirajo iz tega tipa operacije, sicer pa iz pravil knjiženja obveznosti do prodajalcev in prihodkov iz provizij.
Polje metapodatkov posojilodajalca (Lender metadata field)	Ime stolpca metapodatkov v sistemu Stripe, ki vsebuje podatek o tem, komu je šel denar. Ustvari se partner s to vrednostjo ali pa se ponovno uporabi, če že obstaja, in se nastavi na oba zgoraj omenjena vnosa. Če je polje prazno ali če vrstica nima te vrednosti, se prikaže opozorilo "lender not identified", vnos pa se zapisknjiži brez partnerja.

Če sta polji za tip operacije prazni, se vnosi nakazil ali provizij sploh ne zapisknjižijo, ne glede na druge nastavitve.

7. Izplačila na vaš bančni račun

Izvoz plačil ne vsebuje vrstic izplačil, zato se denar, ki ga Stripe pošlje na vaš pravi bančni račun, knjiži na podlagi poročila o izplačilih. V nadzorni plošči Stripe odprite Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, prenesite poročilo in ga uvozite pod Bank → Settlements na vaš pravi bančni račun, nato pa knjižite vsako izplačilo.

Za vsako vrstico izplačila, katere bremenitev, provizijo ali vračilo je ta uvoz že umestil na bančni račun Stripe, knjiženje prenese neto znesek vrstice z bančnega računa Stripe na pravi bančni račun. Provizije in plačila računov se ne knjižijo dvakrat. Vrstice, ki jih je Stripe izplačal, ta uvoz pa jih ni nikoli videl, se knjižijo, kot je opisano v razdelku Uvoz bančnih izpiskov in plačil.

Vsako izplačilo prikazuje Razliko do uvoženih plačil (Difference to imported payments): znesek, ki ga je izplačilo premaknilo, zmanjšan za znesek, ki ga bančni račun Stripe hrani za iste bremenitve in vračila. Ničla pomeni, da izplačilo poravna račun Stripe. Vrstica z razliko ali s premikom na računu Stripe, ki je še neknjižen, se šteje med Vrstice za preverjanje (Lines to check). Izvoz plačil hrani samo skupni znesek vračila na bremenitev, zato se vse vrstice vračil ene bremenitve primerjajo skupaj s tem skupnim zneskom.

Če je bilo izplačilo knjiženo pred uvozom datoteke s plačili, uvoz preskoči bremenitve, provizije in vračila tega izplačila ter ga navede v opozorilih.

8. Kje iskati kasneje

• Bank → Transactions – vsak uvoženi premik; usklajeni premiki so povezani z računom ali temeljnim knjiženjem.
• Invoices – ustvarjeni računi in dobropisi, s številko naročila v opombah.
• Partners – ustvarjene stranke.
• Ledger → Journal – knjiženja za provizije, plačila in račune.

Obračun (Billing)

Datoteke do velikosti 10 MB in s 50.000 premiki. Vsakih 10 uvoženih premikov se šteje kot ena zahteva API.