Εξήγηση Χρεώσεων και Πιστώσεων: Οι Κανόνες και ένα Σημείωμα Αναφοράς
Πιοι λογαριασμοί αυξάνονται με χρέωση και ποιοι με πίστωση, γιατί η κίνηση τραπεζικού λογαριασμού φαίνεται ανάποδη, και ένας οδηγός αναφοράς που κάνει τους κανόνες μηχανικούς.
Η χρέωση και η πίστωση είναι οι δύο πλευρές κάθε εγγραφής στο καθολικό (ledger). Μια χρέωση δεν είναι "κακή" και μια πίστωση δεν είναι "καλή" - είναι κατευθύνσεις, όπως τα αριστερά και τα δεξιά. Το ποια κατεύθυνση αυξάνει έναν λογαριασμό εξαρτάται αποκλειστικά από τον τύπο του λογαριασμού, και μόλις μάθετε τους πέντε τύπους, οι κανόνες παύουν να είναι θέμα απομνημόνευσης και γίνονται μηχανική διαδικασία.
Το σημείωμα αναφοράς
| Τύπος λογαριασμού | Αυξάνεται με | Μειώνεται με | Κανονικό υπόλοιπο (normal balance) |
|---|---|---|---|
| Ενεργητικό (Asset) | Χρέωση | Πίστωση | Χρεωστικό |
| Έξοδο (Expense) | Χρέωση | Πίστωση | Χρεωστικό |
| Υποχρέωση (Liability) | Πίστωση | Χρέωση | Πιστωτικό |
| Ίδια Κεφάλαια (Equity) | Πίστωση | Χρέωση | Πιστωτικό |
| Έσοδο (Income) | Πίστωση | Χρέωση | Πιστωτικό |
Δύο ομάδες, κατοπτρικές εικόνες η μία της άλλης:
- Λογαριασμοί χρεωστικού υπολοίπου - ενεργητικό και έξοδα. Αυτά αντιπροσωπεύουν την αξία που η επιχείρηση κατέχει ή έχει καταναλώσει. Περισσότερα από αυτά σημαίνουν περισσότερες χρεώσεις.
- Λογαριασμοί πιστωτικού υπολοίπου - υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια και έσοδα. Αυτά αντιπροσωπεύουν το πρόσωπο ή την πηγή από όπου προήλθε η αξία: πιστωτές, ιδιοκτήτες, πελάτες. Περισσότερα από αυτά σημαίνουν περισσότερες πιστώσεις.
Αυτός ο διαχωρισμός δεν είναι αυθαίρετος. Αποτελεί άλλη διατύπωση της λογιστικής ισότητας: το ενεργητικό (χρεωστική πλευρά) ισούται με τις υποχρεώσεις συν τα ίδια κεφάλαια (πιστωτική πλευρά), ενώ τα έσοδα και τα έξοδα είναι οι μεταβολές των ιδίων κεφαλαίων κατά την περίοδο, οι οποίες διατηρούνται στους δικούς τους λογαριασμούς μέχρι το κλείσιμο.
Γιατί οι κανόνες φαίνονται ανάποδοι
Η συνήθης σύγχυση προέρχεται από τα τραπεζικά αντίγραφα (bank statements). Το τραπεζικό σας αντίγραφο δείχνει μια εισερχόμενη μισθοδοσία ως "πίστωση" - ωστόσο, στα δικά σας βιβλία, τα χρήματα που φθάνουν στην τράπεζα αποτελούν χρέωση στον τραπεζικό λογαριασμό.
Και τα δύο είναι σωστά, επειδή έχουν γραφτεί από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Το αντίγραφο της τράπεζας είναι μια σελίδα από το καθολικό της τράπεζας, όπου το υπόλοιπό σας αποτελεί υποχρέωση της τράπεζας - χρήματα που σας χρωστά. Όταν το υπόλοιπό σας αυξάνεται, αυξάνεται η υποχρέωση της τράπεζας, και οι υποχρεώσεις αυξάνονται με πιστώσεις. Στο δικό σας καθολικό, το ίδιο υπόλοιπο είναι στοιχείο του ενεργητικού, και τα στοιχεία του ενεργητικού αυξάνονται με χρεώσεις. Ίδιο γεγονός, αντίθετες πλευρές, καμία αντίφαση.
Ανάγνωση μιας εγγραφής με βάση τους κανόνες
Ένα τιμολόγιο πώλησης αξίας 1.000 € συν ΦΠΑ 21%, με χρήση κωδικών σχεδίου λογαριασμών Λιθουανίας:
| Λογαριασμός | Τύπος | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|---|
| 2410 Απαιτήσεις από πελάτες (Trade receivables) | Ενεργητικό | 1.210 | |
| 5001 Έσοδα από υπηρεσίες (Service revenue) | Έσοδο | 1.000 | |
| 4492 ΦΠΑ πληρωτέος (VAT payable) | Υποχρέωση | 210 |
Εφαρμόστε τον πίνακα μηχανικά: το ενεργητικό αυξήθηκε (χρέωση), τα έσοδα αυξήθηκαν (πίστωση), μια υποχρέωση προς τη φορολογική αρχή αυξήθηκε (πίστωση). Χρεώσεις 1.210 = πιστώσεις 1.210. Κάθε εγγραφή στη διπλογραφική μέθοδο διαβάζεται με αυτόν τον τρόπο - δεν υπάρχει εγγραφή της οποίας το νόημα να μην μπορείτε να αποκωδικοποιήσετε από τους τύπους και τις πλευρές των λογαριασμών.
Καταβολή ποσού 121 € σε προμηθευτή:
| Λογαριασμός | Τύπος | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|---|
| 4430 Πιστωτές (Trade payables) | Υποχρέωση | 121 | |
| 2710 Τράπεζα (Bank) | Ενεργητικό | 121 |
Μια υποχρέωση μειώθηκε (χρέωση), ένα στοιχείο ενεργητικού μειώθηκε (πίστωση). Σημειώστε ότι οι χρεώσεις δεν σημαίνουν "εκροή χρημάτων" - εδώ η χρέωση μειώνει ένα χρέος. Κατευθύνσεις, όχι κρίσεις.
Αντιλογιστικοί λογαριασμοί (contra accounts): οι σκόπιμες εξαιρέσεις
Ορισμένοι λογαριασμοί φέρουν το αντίθετο πρόσημο από το κανονικό υπόλοιπο της κατηγορίας τους, επίτηδες. Ο κλασικός τέτοιος λογαριασμός είναι η συσσωρευμένη απόσβεση (π.χ. 1229, αποσβέσεις μηχανημάτων): βρίσκεται μεταξύ των στοιχείων του ενεργητικού αλλά έχει πιστωτικό υπόλοιπο, συμψηφίζοντας το κόστος του εξοπλισμού, ώστε ο ισολογισμός να μπορεί να δείχνει τόσο το ποσό που καταβλήθηκε όσο και το ποσό που έχει αποσβεστεί. Οι εκπτώσεις πωλήσεων και οι επιστροφές συμψηφίζουν ομοίως τα έσοδα με χρεωστικό υπόλοιπο. Εάν ένα υπόλοιπο φαίνεται "λάθος πλευράς", ελέγξτε αν ο λογαριασμός είναι αντιλογιστικός πριν υποθέσετε κάποιο σφάλμα - ένα ισοζύγιο εμφανίζει τα κανονικά και τα αντιλογιστικά υπολόγια διπλα-διπλα.
Χρέωση και πίστωση στην πράξη
Τρεις συνήθειες που αποτρέπουν τα περισσότερα σφάλματα καταχώρισης:
- Ονοματίστε τις δύο πλευρές πριν από τα ποσά. "Τι έλαβε η επιχείρηση, τι έδωσε;" - στη συνέχεια αντιστοιχίστε το καθένα σε έναν τύπο λογαριασμού και έπειτα εφαρμόστε τον πίνακα.
- Μην σκέφτεστε ποτέ με όρους "συν και πλην". Μια εγγραφή που πιστώνει την τράπεζα και χρεώνει ένα έξοδο δεν περιέχει αρνητικούς αριθμούς; κάθε γραμμή είναι θετική, στη μία ή στην άλλη πλευρά. Τα αρνητικά ποσά σε μια γραμμή καθολικού σχεδόν πάντα υποδηλώνουν σφάλμα μοντελοποίησης.
- Ελέγξτε το κανονικό υπόλοιπο κατά τον έλεγχο. Ένας λογαριασμός εξόδων με πιστωτικό υπόλοιπο ή ένας λογαριασμός προμηθευτών με χρεωστικό υπόλοιπο αποτελεί είτε αντιλογιστική κατάσταση, είτε προπληρωμή, είτε σφάλμα που αξίζει να διερευνηθεί.
Στο Nordlet, κάθε γραμμή καθολικού φέρει ρητά πεδία debit και credit, και κάθε λογαριασμός έχει δηλωμένο τύπο (asset, liability, equity, income, expense) - συνεπώς, το γενικό καθολικό μπορεί ανά πάσα στιγμή να αναγνωσθεί με το παραπάνω σημείωμα αναφοράς, και η διαδρομή POST /v1/ledger/journal/transactions/create απορρίπτει οποιαδήποτε εγγραφή της οποίας τα ποσά δεν ισοσκελίζονται. Αναφορές όπως το ισοζύγιο και οι οικονομικές καταστάσεις αντλούν τους κανόνες προσημείωσης από τον τύπο του λογαριασμού, και ποτέ από συμβάσεις που βρίσκονται στο μυαλό κάποιου.
FAQ
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ χρέωσης και πίστωσης;
Είναι οι δύο πλευρές μιας εγγραφής στο καθολικό. Μια χρέωση αυξάνει το ενεργητικό και τα έξοδα και μειώνει τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια και τα έσοδα; μια πίστωση κάνει ακριβώς το αντίθετο. Κανένα από τα δύο δεν σημαίνει κέρδος ή ζημία από μόνο του - το νόημα προέρχεται από τον λογαριασμό στον οποίο καταλήγει.
Γιατί το τραπεζικό μου αντίγραφο δείχνει τις καταθέσεις ως πιστώσεις;
Επειδή το αντίγραφο έχει συνταχθεί από την οπτική γωνία της τράπεζας, όπου το υπόλοιπό σας αποτελεί υποχρέωση της τράπεζας. Οι υποχρεώσεις αυξάνονται με πιστώσεις. Στα δικά σας βιβλία, η ίδια κατάθεση αποτελεί χρέωση στον λογαριασμό ενεργητικού της τράπεζάς σας. Και οι δύο εγγραφές είναι σωστές στα αντίστοιχα καθολικά τους.
Είναι η χρέωση πάντα εκροή χρημάτων;
Όχι - αυτή είναι μια συνήθεια που προέρχεται από την ορολογία των καρτών, όχι από τη λογιστική. Μια χρέωση μπορεί να είναι χρήματα που φθάνουν στην τράπεζα (αύξηση ενεργητικού), αποπληρωμή χρέους (μείωση υποχρέωσης) ή καταχώριση εξόδου. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι κατευθύνσεις που ορίζονται ανά τύπο λογαριασμού και όχι περιγραφές ταμειακών ροών.
Τι είναι το κανονικό υπόλοιπο (normal balance);
Η πλευρά στην οποία βρίσκεται συνήθως το υπόλοιπο ενός λογαριασμού: χρεωστικό για το ενεργητικό και τα έξοδα, πιστωτικό για τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια και τα έσοδα. Οι αντιλογιστικοί λογαριασμοί φέρουν σκόπιμα την αντίθετη πλευρά - η συσσωρευμένη απόσβεση είναι λογαριασμός της κατηγορίας ενεργητικού με πιστωτικό υπόλοιπο.
Πώς μπορώ να θυμάμαι ποιοι λογαριασμοί αυξάνονται με χρέωση;
Το ενεργητικό και τα έξοδα - δηλαδή ό,τι κατέχει η επιχείρηση και ό,τι έχει καταναλώσει - αυξάνονται με χρεώσεις. Οτιδήποτε αντιπροσωπεύει πηγή αξίας (υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα) αυξάνεται με πιστώσεις. Εάν θυμάστε ότι οι χρεώσεις σημαίνουν "πού πήγε η αξία" και οι πιστώσεις "από πού ήρθε η αξία", ο πίνακες ανασυγκροτείται από μόνος του.