Дебити и кредити: Правилата и удобна бележка (cheat sheet)
Кои сметки се увеличават с дебит и кои с кредит, защо извлечението от банката изглежда наобратно и помощна таблица, с която правилата стават механични.
Дебитът и кредитът са двете страни на всяко записване в счетоводната книга. Дебитът не е нещо "лошо", а кредитът – нещо "хубаво"; те са посоки, като ляво и дясно. Посоката, която увеличава дадена сметка, зависи единствено от нейния вид, и щом усвоите петте вида, правилата спрат да бъдат въпрос на зубрене и се превърнат в механика.
Помощната таблица (cheat sheet)
| Вид сметка | Увеличава се с | Намалява се с | Нормално салдо |
|---|---|---|---|
| Активи | Дебит | Кредит | Дебит |
| Разходи | Дебит | Кредит | Дебит |
| Пасиви | Кредит | Дебит | Кредит |
| Собствен капитал | Кредит | Дебит | Кредит |
| Приходи | Кредит | Дебит | Кредит |
Две групи, които са огледален образ една на друга:
- Сметки с дебитно нормално салдо - активи и разходи. Те представят стойността, която предприятието притежава или е потребило. Повече от тях означава повече дебити.
- Сметки с кредитно нормално салдо - пасиви, собствен капитал и приходи. Те показват откъде доишде стойността: кредитори, собственици, клиенти. Повече от тях означава повече кредити.
Това разделение не е произволно. То преосмисля счетоводния баланс (accounting equation): активите (дебитната страна) са равни на пасивите плюс собствения капитал (кредитната страна), а приходите и разходите представляват измененията на собствения капитал за периода, които се отчитат в отделни сметки до приключването им.
Защо правилата изглеждат наобратно
Честото объркване идва от банковите извлечения. Вашето банково извлечение показва постъпило плащане на заплата като „кредит“, но във вашите собствени счетоводни книги постъпващите в банката пари са дебит по банковата сметка.
И двете положения са верни, тъй като са написани от различни гледни точки. Банковото извлечение е страница от книгата на самата банка, където вашето салдо е пасив за банката – пари, които тя ви дължи. Когато салдото ви расте, банковият пасив расте, а пасивите растат с кредити. във вашата счетоводна книга същото салдо е актив, а активите растат с дебити. Едно и също събитие, противоположни страни, без никакво противоречие.
Разчитане на счетоводна операция с помощта на правилата
Фактура за продажба на стойност 1 000 € плюс 21% ДДС, при използване на стандартен сметкоплан:
| Сметка | Вид | Дебит | Кредит |
|---|---|---|---|
| 2410 Вземания от клиенти | Актив | 1 210 | |
| 5001 Приходи от услуги | Приход | 1 000 | |
| 4492 ДДС за начисляване | Пасив | 210 |
Прилагаме таблицата механично: активът се е увеличил (дебит), приходът се е увеличил (кредит), задължението към данъчната администрация се е увеличило (кредит). Дебити 1 210 = кредити 1 210. Всяко записване при двустранното счетоводство (double-entry bookkeeping) се чете по този начин – няма операция, чието значение да не можете да разшифровате въз основа на видовете сметки и страните.
Изплащане на сума към доставчик в размер на 121 €:
| Сметка | Вид | Дебит | Кредит |
|---|---|---|---|
| 4430 Задължения към доставчици | Пасив | 121 | |
| 2710 Разплащателна сметка | Актив | 121 |
Задължението е намаляло (дебит), активът е намалял (кредит). Обърнете внимание, че дебитите не означават „излезли пари“ – в случая дебитът намалява едно задължение. Това са посоки, а не оценки.
Корективни (контра) сметки: съзнателните изключения
Някои сметки имат нормално салдо, противоположно на тяхната група, и това е напълно умишлено. Класически пример е накръщаването на амортизацията (напр. 1229, амортизация на машинно оборудване): тя се намира сред активите, но има кредитно салдо, с което компенсира отчетната стойност на оборудването, така че балансът да показва както колко е платено, така и колко е отписано. Търговските отстъпки и върнатите стоки по същия начин компенсират приходите с дебитно салдо. Ако дадено салдо изглежда „обърнато“, проверете дали сметката не е корективна, преди да предположите грешка – оборотната ведомост (trial balance) показва нормалните и корективните салда едно до друго.
Дебит и кредит на практика
Три навика, които предотвратяват повечето грешки при контиране:
- Определете двете страни преди сумите. „Какво получи предприятието и какво даде?“ – след това съотнесете всяка страна към съответния вид сметка и приложете таблицата.
- Никога не мислете в категориите „плюс и минус“. Операция, която кредитира банката и дебитира разход, не включва отрицателни числа; всеки ред е положителен, от едната или другата страна. Отрицателните суми в ред от главната книга почти винаги са грешка в модела.
- Проверявайте нормалното салдо при преглед. Разходна сметка с кредитно салдо или сметка за задължения с дебитно салдо е или корективна ситуация, или авансово плащане, или грешка, която си струва да бъде проследена.
В Nordlet всеки ред в главната книга съдържа изрични полета за debit и credit, а всяка сметка има деклариран вид (asset, liability, equity, income, expense), така че главната книга (general ledger) винаги може да бъде разчетена с помощта на горната помощна таблица, а POST /v1/ledger/journal/transactions/create отхвърля всяко записване, чиито страни не са в баланс. Отчети като оборотната ведомост (trial balance) и финансовите отчети извеждат конвенциите за знака от вида на сметката, а не от субективни възприятия.
FAQ
Каква е разликата между дебит и кредит?
Те са двете страни на едно счетоводно записване. Дебитът увеличава активите и разходите и намалява пасивите, собствения капитал и приходите; кредитът прави точно обратното. Само по себе си нито едното не означава печалба или загуба – значението идва от сметката, в която се отразява.
Защо моето банково извлечение показва постъпленията като кредити?
Тъй като извлечението е изготвено от гледна точка на банката, където вашето салдо е пасив за нея. Пасивите се увеличават с кредити. във вашите собствени счетоводни книги същото постъпление е дебит по банковата ви сметка с активи. И двете записвания са верни в съответните счетоводни книги.
Дебитът винаги ли означава излизащи пари?
Не – това е навик от терминологията на банковите карти, а не от счетоводството. Дебитът може да бъде постъпващи в банката пари (увеличение на актив), изплащане на задължение (намаление на пасив) или отчитане на разход. Дебитите и кредитите са посоки, дефинирани спрямо вида на сметката, а не описания на паричния поток.
Какво е нормално салдо?
Страната, в която обикновено се намира салдото на дадена сметка: дебит за активите и разходите, кредит за пасивите, собствения капитал и приходите. Корективните сметки съзнателно носят противоположния знак – начислената амортизация е сметка от групата на активите с кредитно салдо.
Как да запомня кои сметки се увеличават с дебит?
Активите и разходите – това, което предприятието притежава и което е потребило – нарастват с дебити; всичко, което представлява източник на стойност (пасиви, собствен капитал, приходи), нараства с кредити. Ако запомните, че дебитите означават „къде е отишла стойността“, а кредитите – „откъде е дошла стойността“, таблицата се възстановява сама.