Εξήγηση αποσβέσεων: Μέθοδοι, πίνακες και εγγραφές ημερολογίου
Για τα περιουσιακά στοιχεία καταχωρίζονται έξοδα σταδιακά και όχι κατά την αγορά, σύγκριση των τεσσάρων κύριων μεθόδων, ένας πλήρης πίνακας και οι μηνιαίες ημερολογιακές εγγραφές που τον συνοδεύουν.
Η απόσβεση κατανέμει το κόστος ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου στις περιόδους που το χρησιμοποιούν πραγματικά. Εάν αγοράσετε ένα μηχάνημα αξίας 24.000 €, δεν έχετε δαπανήσει 24.000 € για την παραγωγή αυτού του μήνα, αλλά έχετε μετατρέψει τα διαθέσιμα σε έναν πόρο που θα παράγει για πέντε χρόνια. Η απόσβεση είναι η λογιστική διαδικασία που αποτυπώνει αυτή την πραγματικότητα.
Πηγάζει άμεσα από την αρχή του δεδουλευμένου (matching principle): το έξοδο αφορά τις περιόδους που αποφέρουν έσοδα από το περιουσιακό στοιχείο, και όχι την περίοδο κατά την οποία εξοφλήθηκε το τιμολόγιο. Γι' αυτόν τον λόγο, η αγορά εξοπλισμού δεν δημιουργεί κανένα απολύτως έξοδο την πρώτη ημέρα, παρά μόνο την αντικατάσταση ενός περιουσιακού στοιχείου με ένα άλλο, όπως καλύπτεται στο άρθρο διπλογραφική μέθοδος (double-entry bookkeeping).
Τα δεδομένα εισόδου
Κάθε υπολογισμός απόσβεσης απαιτεί τέσσερα στοιχεία:
- Κόστος κτήσης (Acquisition cost) - η τιμή αγοράς συν οτιδήποτε απαιτείται για να τεθεί το περιουσιακό στοιχείο σε λειτουργία: παράδοση, εγκατάσταση, μη ανακτήσιμοι φόροι. Ο ανακτήσιμος ΦΠΑ δεν περιλαμβάνεται.
- Ωφέλιμη ζωή (Useful life) - το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το περιουσιακό στοιχείο θα εξυπηρετήσει τη συγκεκριμένη επιχείρηση, και όχι η θεωρητική μέγιστη διάρκεια ζωής του.
- Υπολειμματική αξία (Salvage value) - η αξία που θα έχει το στοιχείο στο τέλος αυτής της ωφέλιμης ζωής. Στην πράξη, συχνά μηδενική.
- Ημερομηνία έναρξης απόσβεσης - συνήθως όταν το περιουσιακό στοιχείο είναι έτοιμο προς χρήση, η οποία μπορεί να είναι μεταγενέστερη της ημερομηνίας αγοράς.
Το ποσό προς κατανομή είναι το κόστος μείον την υπολειμματική αξία, δηλαδή το αποσβέσιμο ποσό.
Οι μέθοδοι
Σταθερή μέθοδος (Straight-line) - ίσα ποσά σε κάθε περίοδο:
Annual depreciation = (Cost − Salvage value) ÷ Useful life
Ένα μηχάνημα αξίας 24.000 € με ωφέλιμη ζωή 5 ετών και μηδενική υπολειμματική αξία αποφέρει: 4.800 € ετησίως ή 400 € μηνιαίως. Είναι η επικρατούμενη μέθοδος στην πράξη επειδή είναι απλή, προβλέψιμη και δίκαιη για περιουσιακά στοιχεία των οποίων η φθορά είναι ομοιόμορφη.
Φθίνουσα μέθοδος (Declining balance) - σταθερό ποσοστό επί της εναπομείνουσας λογιστικής αξίας, με αποτέλεσμα οι χρεώσεις να είναι υψηλές στην αρχή και χαμηλές αργότερα. Με διπλάσιο φθίνοντα συντελεστή 40% στο ίδιο μηχάνημα: 9.600 € το πρώτο έτος, μετά 5.760 € και έπειτα 3.456 €. Ενδείκνυται όταν ένα περιουσιακό στοιχείο χάνει πράγματι το μεγαλύτερο μέρος της αξίας του νωρίς (όπως τα οχήματα και οι υπολογιστές) και όταν ταιριάζει με το προφίλ των επισκευών: υψηλή απόσβεση στην αρχή όταν η συντήρηση είναι χαμηλή, και χαμηλή απόσβεση αργότερα όταν η συντήρηση είναι υψηλή.
Μέθοδος μονάδων παραγωγής (Units of production) - απόσβεση ανά μονάδα παραγωγής αντί ανά μονάδα χρόνο:
Per-unit depreciation = (Cost − Salvage) ÷ Total expected units
Είναι η μοναδική μέθοδος που δίνει μηδενικό έξοδο σε μια περίοδο αδράνειας, καθιστώντας την ιδανική για εξοπλισμό του οποίου η φθορά ακολουθεί τη χρήση και όχι το ημερολόγιο.
Μέθοδος αθροίσματος ψηφίων ετών (Sum-of-the-years'-digits) - άλλη μία επιταχυνόμενη μέθοδος, η οποία σταθμίζει κάθε έτος με βάση την αντίστροφη θέση του στη διάρκεια ζωής. Χρησιμοποιείται όλο και σπανιότερα, καθώς η φθίνουσα μέθοδος επιτυγχάνει παρόμοιο προφίλ με λιγότερους υπολογισμούς.
| Μέθοδος | Προφίλ χρέωσης | Ιδανική για |
|---|---|---|
| Σταθερή μέθοδος | Ομοιόμορφο | Κτίρια, εγκαταστάσεις, ο περισσότερος εξοπλισμός |
| Φθίνουσα μέθοδος | Εμπροσθοβαρές | Οχήματα, εξοπλισμός πληροφορικής |
| Μονάδες παραγωγής | Ακολουθεί τη χρήση | Μηχανήματα παραγωγής |
| Άθροισμα ψηφίων ετών | Εμπροσθοβαρές | Παλαιότερη πρακτική |
Μια σημείωση για τη φορολογία. Η λογιστική απόσβεση αντανακλά την οικονομική χρήση, ενώ η φορολογική απόσβεση ακολουθεί θεσμοθετημένους συντελεστές και χρονικές διάρκειες που μπορεί να διαφέρουν. Στη Λιθουανία, για παράδειγμα, ορίζονται μέγιστοι συντελεστές και διάρκεια ζωής ανά κατηγορία περιουσιακού στοιχείου για σκοπούς φόρου εισοδήματος νομικών προσώπων. Όπου οι δύο προσεγγίσεις αποκλίνουν, τα λογιστικά βιβλία ακολουθούν τη λογιστική πολιτική και η διαφορά χειρίζεται στον φορολογικό υπολογισμό, γι' αυτό ακριβώς ένα κέρδος προ φόρων 11.200 € σπάνια παράγει φόρο ακριβώς 17%, όπως επισημαίνεται στο άρθρο για την κατάσταση αποτελεσμάτων (income statement).
Ο πίνακος αποσβέσεων
Σταθερή μέθοδος, μηχάνημα 24.000 €, ωφέλιμη ζωή 60 μηνών, μηδενική υπολειμματική αξία:
| Περίοδος | Μηνιαία χρέωση | Σωρευτικές | Καθαρή λογιστική αξία |
|---|---|---|---|
| Έναρξη | - | 0 | 24.000 |
| Μήνας 1 | 400 | 400 | 23.600 |
| Μήνας 12 | 400 | 4.800 | 19.200 |
| Μήνας 15 | 400 | 6.000 | 18.000 |
| Μήνας 60 | 400 | 24.000 | 0 |
Παρατηρήστε τον ισολογισμό τον 15ο μήνα: κόστος 24.000 €, σωρευμένες αποσβέσεις 6.000 €, λογιστική αξία 18.000 €, δηλαδή τα ακριβή νούμερα στο παράδειγμα του ισολογισμού (balance sheet) που χρησιμοποιείται σε αυτή τη σειρά άρθρων. Το ακαθάριστο κόστος παραμένει ορατό. Αυτό γίνεται σκόπιμα και γι' αυτό οι σωρευμένες αποσβέσεις αποτελούν ξεχωριστό αντιλογιστικό λογαριασμό (contra-account) και όχι μείωση του λογαριασμού του παγίου.
Οι ημερολογιακές εγγραφές
Κατά την απόκτηση - κανένα έξοδο, απλώς μια ανταλλαγή:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 1220 Μηχανήματα και τεχνικός εξοπλισμός | 24.000 | |
| 2710 Καταθέσεις σε τράπεζες | 24.000 |
Κάθε μήνα - η προσαρμοστική εγγραφή (adjusting entry) που μετατρέπει ένα τμήμα του παγίου σε έξοδο:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 6206 Έξοδα αποσβέσεων ενσώματων και άυλων πάγιων | 400 | |
| 1229 Αποσβέσεις μηχανημάτων (−) | 400 |
Δύο σημεία αξίζει να προσεχθούν. Η πίστωση δεν αγγίζει ποτέ τον λογαριασμό 1220, επομένως το αρχικό κόστος παραμένει αναγνώσιμο εις αεί. Επιπλέον, η απόσβεση αποτελεί το κλασικό μη ταμειακό έξοδο: τα κέρδη μειώνονται κατά 400 €, το τραπεζικό υπόλοιπο δεν μεταβάλλεται και γι' αυτό προστίθεται ξανά στην έμμεση κατάσταση ταμειακών ροών (cash flow statement).
Κατά την εκποίηση, διαγράφονται τόσο το κόστος όσο και οι σωρευμένες αποσβέσεις του, ενώ η διαφορά σε σχέση με το τίμημα αποτελεί κέρδος ή ζημία:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2710 Τράπεζα (τίμημα) | 20.000 | |
| 1229 Σωρευμένες αποσβέσεις | 6.000 | |
| 1220 Μηχανήματα και τεχνικός εξοπλισμός | 24.000 | |
| 5200 Λίγα λειτουργικά έσοδα (κέρδος) | 2.000 |
Πώς το υπολογίζει το Nordlet
Τα πάγια ανήκουν σε ομάδες παγίων (asset groups), και η ομάδα φέρει τη λογιστική πολιτική: τον λογαριασμό παγίου, τον λογαριασμό σωρευμένων αποσβέσεων, τον λογαριασμό εξόδων (6206 εξ ορισμού) και μια προεπιλεγμένη ωφέλιμη ζωή. Η δημιουργία ενός παγίου μέσω της εντολής POST /v1/assets/assets/create κληρονομεί αυτές τις προεπιλογές, οπότε ένας στόλος φορητών υπολογιστών διαμορφώνεται μία φορά και όχι ανά συσκευή.
Η απόσβεση γίνεται με τη σταθερή μέθοδο και σε μηνιαία βάση, ενώ ο τύπος εκφράζεται ως η εναπομείνουσα αξία διά των εναπομειάντων μηνών:
Monthly charge = (total cost − salvage value − accumulated depreciation) ÷ remaining months
Αυτός ο τύπος έχει σημασία για δύο λόγους. Αυτοδιορθώνεται - εάν ένα πάγιο εκσυγχρονιστεί (μέσω της διεύθυνσης /assets/modernize, η οποία προσθέτει τόσο κόστος όσο και ωφέλιμη ζωή), οι επόμενες χρεώσεις απορροφούν την αλλαγή αυτόματα χωρίς να χρειάζεται ανακατασκευή του πίνακα. Επιπλέον, ο τελευταίος μήνας απορροφά ολόκληρη την εναπομείνουσα αξία, ώστε η στρογγυλοποίηση να μην αφήνει ποτέ λίγα λεπτά του ευρώ αδιάθετα σε ένα πλήρως αποσβεσμένο πάγιο.
Η μηνιαία εκτέλεση αποτελείται από δύο κλήσεις: η εντολή POST /v1/assets/depreciation/preview δείχνει τι πρόκειται να καταχωριστεί, και η εντολή /depreciation/post καταχωρίζει τις εγγραφές. Μια περίοδος μπορεί να καταχωριστεί μόνο μία φορά ανά πάγιο - ο περιορισμός υπάρχει στη βάση δεδομένων και όχι μόνο στον κώδικα - οπότε μια τυχαία δεύτερη εκτέλεση δεν μπορεί να προκαλέσει διπλή χρέωση. Η καταχώριση ενός μήνα καταχωρίζει επίσης κάθε προηγούμενο μήνα από την έναρξη της απόσβεσης που είχε παραλειφθεί, στην ίδια εγγραφή, και καταγράφει κάθε μήνα ξεχωριστά, έτσι ώστε ένας ξεχασμένος μήνας να αναπληρώνεται αντί να χάνεται. Τα πάγια μεταβαίνουν αυτόματα από την κατάσταση active σε fully_depreciated, και σε disposed όταν αποχωρούν. Η εντολή POST /v1/assets/assets/dispose καταγράφει μια πώληση, απόσυρση ή διαγραφή με την ημερομηνία και το τίμημά της: αφαιρεί το κόστος και τις σωρευμένες αποσβέσεις, καταχωρίζει τη καθαρή λογιστική αξία ως ζημία διάθεσης και το τίμημα ως κέρδος διάθεσης έναντι απαιτήσεων από τιμήματα (κανόνες καταχώρισης assets.disposalLoss, assets.disposalGain και assets.disposalProceeds), και το πάγιο σταματά να αποσβένεται. Η απόσβεση πρέπει να έχει καταχωριστεί πρώτα για κάθε μήνα πριν από τον μήνα διάθεσης. Η σελίδα του παγίου στην εφαρμογή διαθέτει την ίδια φόρμα.
Ειλικρινές πεδίο εφαρμογής: η σταθερή μέθοδος είναι η μόνη που έχει υλοποιηθεί. Η φθίνουσα μέθοδος, οι μονάδες παραγωγής και το άθροισμα ψηφίων ετών δεν είναι διαθέσιμα, επομένως ένα πάγιο που απαιτεί επιταχυνόμενο προφίλ πρέπει να αντιμετωπιστεί με χειροκίνητες ημερολογιακές εγγραφές (journal entry).
FAQ
Τι είναι η απόσβεση με απλά λόγια;
Είναι η κατανομή του κόστους ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου στις περιόδους που το χρησιμοποιούν, αντί της χρέωσης ολόκληρου του κόστους κατά την αγορά του. Έτσι, το έξοδο αντιστοιχίζεται στα έσοδα που συμβάλλει στην παραγωγή του το πάγιο.
Περιλαμβάνει η απόσβεση κάποια ταμειακή ροή;
Όχι. Τα χρήματα έφυγαν όταν αγοράστηκε το πάγιο. Η απόσβεση αποτελεί λογιστική κατανομή αυτής της προηγούμενης εκροής, γι' αυτό και προστίθεται ξανά στα κέρδη κατά τον υπολογισμό των λειτουργικών ταμειακών ροών.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ σωρευμένων αποσβέσεων και εξόδων αποσβέσεων;
Τα έξοδα αποσβέσεων είναι η χρέωση μιας περιόδου και εμφανίζονται στην κατάσταση αποτελεσμάτων. Οι σωρευμένες αποσβέσεις αποτελούν το τρέχον άθροισμα όλων των χρεώσεων μέχρι σήμερα και εμφανίζονται στον ισολογισμό ως αντιλογιστικός λογαριασμός παγίου, μειώνοντας τη λογιστική αξία του στοιχείου χωρίς να διαγράφουν το αρχικό του κόστος.
Ποια μέθοδο απόσβεσης πρέπει να χρησιμοποιήσω;
Όποια ταιριάζει στον τρόπο με τον οποίο το πάγιο χάνει πράγματι την αξία του: τη σταθερή μέθοδο για ομοιόμορφη χρήση, τη φθίνουσα μέθοδος για πάγια που χάνουν το μεγαλύτερο μέρος της αξίας τους στην αρχή, ή τις μονάδες παραγωγής όταν η φθορά ακολουθεί την παραγωγή. Η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από την πολυπλοκότητα, καθώς η αλλαγή μεθόδου αλλάζει τα αναφερόμενα κέρδη.
Είναι η λογιστική απόσβεση ίδια με τη φορολογική απόσβεση;
Συνήθως όχι. Η λογιστική απόσβεση αντανακλά την εκτίμησή σας για την ωφέλιμη ζωή, ενώ η φορολογική απόσβεση ακολουθεί θεσμοθετημένους συντελεστές και χρονικές διάρκειες. Η διαφορά επιλύεται στον φορολογικό υπολογισμό και όχι με αλλαγή των λογιστικών βιβλίων.