Mis on kulukoht? Analüütilised dimensioonid kontoplaani taga

Kulukoht on ettevõtte osa, mida soovitakse eraldi mõõta - osakond, asukoht, meeskond, masin. See vastab küsimusele „kus see kulu tekkis?“, samas kui kontoplaan vastab küsimusele „millist tüüpi kulu see oli?“.

Nende kahe küsimuse lahus hoidmine on pearaamatu (ledger) ülesseadmisel üks suurema mõjuga otsuseid ning selle valesti tegemine on üks levinumaid ja kõige halvemini tagasipööratavaid vigu.

Viga, mida see ära hoob

Hingemaasikaks on sageli osakonna kodeerimine otse kontokoodi sisse:

6209-01  Administratiivkulud - Vilniuse kontor
6209-02  Administratiivkulud - Kaunase kontor
6209-03  Administratiivkulud - Riia kontor

Tehke nüüd sama palkade, rendi, tarkvara, lähetuste ja kulumiga kolmes kontoris, neljas osakonnas ja tosinas projektis. Kontoplaan paisub: 20 kulukontot × 3 kontorit × 4 osakonda teeb 240 kontot ning viienda osakonna lisandumine tähendab veel 60 uue konto loomist.

Aruandlusprobleemid on hullemad kui kontode arv:

• Aruandlus läheb katki. Seadusjärgsed finantsaruanded kaardistatakse kontokoodide alusel. Osakonna sufikseid sisaldav kontoplaan nõuab nende sufiksite eemaldamist reegli järgi, mida keegi peab hooldama.
• Midagi ei saa dimensioonide üleselt pärida. Küsimus „kogu reisikulu osakonna kohta“ eeldab kontokoodide parsimist stringidena.
• Kontoplaan lakkab ühildumast riikliku malliga, mistõttu iga kaardistus käibedeklaratsioonile või seadusjärgsele vormile muutub eritellimustööks.
• Praktikas on see tagasipööramatu. Aastatepikkused ajaloolised andmed on nendele koodidele kirjendatud ja võrrelda saab ainult nende alusel.

Dimensioonid lahendusena

Alternatiiv on hoida kontoplaan puhtana ja märgistada iga pearaamatu kirje dimensioonidega:

	Konto	Kulukoht	Projekt
Palk, Vilniuse arendustiim, Projekt A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Palk, Kaunase klienditugi, Projekt A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Lähetus, Vilniuse arendustiim, Projekt B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Üks palgakonto. Vastata saab igale küsimuste kombinatsioonile: kulu konto, kukohta, projekti või mis tahes ristlõike järgi, ilma ühegi uue kontota. Viienda osakonna lisamine lisab ühe kukohta, mitte kuuskümmend kontot.

Üldine reegel: kontoplaan peaks peegeldama tehingu olemust ja seadusjärgse aruandluse nõuet. Kõik organisatsiooniline kuulub dimensioonidesse.

Kukulohad, kasumikeskused, projektid

• Kulukoht - üksus, mis tekitab kulusid ja mida mõõdetakse tõhususe alusel: IT, personaliosakond, finantsosakond, ladu.
• Kasumikeskus - üksus nii tulude kui ka kuludega, mida mõõdetakse panuse alusel: tootesari, haru, tütarettevõte.
• Projekt - ajaliselt piiratud ettevõtmine, mis ulatub üle osakondade ning mida mõõdetakse kogukulu ja eelarve või teenitud tulu suhtes.

Need ei ole alternatiivid. Palk võib kuuluda üheaegselt tugiteenuste kukohale ja kliendiprojektile, mis ongi täpselt põhjus, miks need on eraldi dimensioonid, mitte üksainus väli.

Kulukandmine ehk jaotamine (allocation) on järgmine küsimus: jagatud kulud, nagu rent või IT, asuvad kukohas, mis tulu ei tooda, ning juhtimisaruandlus suunab need sageli edasi tulu teenivatele üksustele töötajate arvu, pinna või kasutuse alusel. Kulude jaotamine on juhtimisaruandluse tegevus; see ei muuda seadusjärgseid kontosid ning jaotatud vaadet on mõistlik hoida selgelt eraldi kirjendatud vaatest.

Kuidas Nordlet rakendab dimensioone

Igal pearaamatu kirjel on saadaval kaks sõltumatut dimensiooni: kulukoht ja projekt. Need on kandedokumendi rea, mitte konto omadused, mistõttu sama konto võib kanda mis tahes kombinatsiooni.

Kulukohti haldatakse kaudu POST /v1/ledger/cost-centers/create ja neid saab organiseerida kulukohtade rühmadesse, mis annab ühe rühmitustaseme - kasulik osakondade koondamiseks funktsioonide kaupa.

Projektid on eraldi dimensioon oma elutsükliga, mis võimaldab projekti kohta aru anda kogu selle eluea jooksul olenemata sellest, millised osakonnad sellega kokku puutusid.

Dimensioonid liiguvad dokumentidelt kanneteni: arve read ja sissetuleva arve read kannavad kulukohta ja projekti ning väärtused kanduvad kandedokumendile dokumendi postitamisel. See tähendab, et märgistamine toimub seal, kus on kontekst - dokumendi juures inimese poolt, kes teab, miks kulu eksisteerib -, mitte hilisema raamatupidamisliku järelmõttena.

Aruandlus on kättesaadav kaudu POST /v1/reports/cost-center kulukoha vaate jaoks, projektide aruandlus projekti vaate jaoks ning /v1/reports/gl-detail filtreeritud pearaamatu detailandmete jaoks.

Kaks ausat piirangut. Kulukohmad on rühmatuvastust välja arvatud tasapinnalised - puudub meelevaldse sügavusega hierarhia, mistõttu kolmetasandiline organisatsiooniline struktuur tuleb modelleerida rühmade ja nimesõlme kokkulepete abil. Samuti puuduvad jaotusvõtmed: jagatud üldkulude automaatne jaotamine ühest kukohast teistesse pole toetatud, seega on kulude jaotamine käsitsi tehtav kannendokument, mis liigutab kulu kohtade vahel.

FAQ

Mis on kulukoht raamatupidamises?

Ettevõtte eristatav üksus - osakond, asukoht, meeskond -, mida kasutatakse kulu tekke asukoha jälgimiseks. Seda salvestatakse pearaamatu kirjete dimensioonina eraldi kontost, mis registreerib kululiigi.

Mis vahe on kulukohal ja kontol?

Konto registreerib tehingu olemuse (palgad, rent, lähetused) ja tagab seadusjärgse aruandluse. Kulukoht registreerib koha, kus see toimus. Nende segamine kontokoodidesse mitmekordistab kontoplaani ja rikub seadusjärgse kaardistuse.

Kas ma peaksin lisama osakonnad oma kontoplaani?

Ei. Kasutage dimensioone. Osakondade kodeerimine kontokoodidesse paneb kontoplaani mitmekordselt kasvama, teeb dimensioonideülese aruandluse ilma stringe parsimata võimatuks ja on ajalooliste kirjete tegemise järel praktiliselt tagasipööramatu.

Mis vahe on kulukohal ja projektil?

Kulukoht on püsiv organisatsiooniline üksus; projekt on ajaliselt piiratud ettevõtmine, mis hõlmab tavaliselt mitut kulukohta. Mõlemad on dimensioonid ja üksainus tehing võib kanda korraga mõlemat.

Kas tehing võib kuuluda mitmesse kukohale?

Üks pearaamatu kirje kannab ühte kulukohta, kuid tehingu saab jagada mitme erineva kukohaga rea vahel. Kui kulu kuulub tõepoolest mitmele üksusele, jagage see kas kirjutamisel või jaotage see hiljem eraldi kande kaudu.