Što je troškovnik? Analitičke dimenzije izvan kontnog plana

Troškovnik (cost center) dio je poslovanja koji želite mjeriti zasebno - odjel, lokacija, tim, stroj. On odgovara na pitanje "gdje je nastao ovaj trošak?", dok kontni plan odgovara na pitanje "o kakvoj se vrsti troška radi?".

Razdvajanje tih dvaju pitanja jedna je od najvažnijih odluka pri postavljanju glavne knjige (ledger), a pogreška u tom koraku jedna je od najčešćih i najteže ispravljivih.

Pogreška koju sprječava

Primamljiv je pristup ugradnja odjela u šifru konta:

6209-01  Administrativni troškovi - Ured Vilnius
6209-02  Administrativni troškovi - Ured Kaunas
6209-03  Administrativni troškovi - Ured Riga

Sada to ponovite za plaće, najam, softver, putna troškove i amortizaciju, kroz tri ureda, četiri odjela i tucet projekata. Kontni plan se multiplicira: 20 konta troškova × 3 ureda × 4 odjela daje 240 konta, a dodavanje petog odjela znači otvaranje još 60 konta.

Gorčina takvog pristupa veća je od pukog broja stavki:

• Izvještavanje se raspada. Zakonski financijski izvještaji mapiraju se iz šifri konta. Kontnom planu s nastavcima za odjele potrebni su uklanjanje tih nastavaka putem pravila koje netko mora održavati.
• Niti jedan podatak nije pretraživ po dimenzijama. „Ukupni putni troškovi po odjelu“ zahtijevaju parsiranje šifri konta kao nizova znakova (strings).
• Kontni plan prestaje pratiti nacionalni predložak, pa svako mapiranje na PDV obrazac ili zakonski izgled postaje prilagođeno pojedinačnom slučaju.
• To je u praksi nepovratno. Godine povijesnih podataka proknjižene su na te šifre, a usporedni podaci o njima ovise.

Umjesto toga: dimenzije

Alternativa je održavanje kontnog plana čistim i označavanje svake stavke glavne knjige dimenzijama:

	Konto	Troškovnik	Projekt
Plaća, razvojni tim Vilnius, Projekt A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Plaća, podrška Kaunas, Projekt A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Putni troškovi, razvojni tim Vilnius, Projekt B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Jedan konto plaća. Odgovor dostupan na bilo koju kombinaciju pitanja: trošak po kontu, po troškovniku, po projektu ili bilo kojem presjeku - bez ijednog novog konta. Dodavanje petog odjela dodaje jedan troškovnik, a ne šezdeset konta.

Opće pravilo glasi: kontni plan treba odražavati prirodu transakcije i zahtjev za zakonskim izvještavanjem. Sve što je vezano uz organizaciju pripada dimenzijama.

Troškovnici, profitni centri i projekti

• Troškovnik (cost center) - jedinica koja stvara troškove i čija se učinkovitost mjeri: IT, ljudski resursi, financije, skladište.
• Profitni centar (profit center) - jedinica koja ostvaruje i prihode i troškove, a mjeri se po doprinosu: linija proizvoda, podružnica, društvo kći.
• Projekt - vremenski ograničena aktivnost koja obuhvaća više odjela, a mjeri se prema ukupnom trošku u odnosu na proračun ili ostvareni prihod.

Oni nisu međusobno isključive alternative. Plaća može istodobno pripadati troškovniku podrške i korisničkom projektu, što je upravo razlog zašto su to zasebne dimenzije, a ne jedno polje.

Raspodjela (allocation) sljedeće je pitanje: zajednički troškovi poput najma ili IT-a nalaze se u troškovniku koji ne generira prihode, a izvještavanje za potrebe upravljanja (management reporting) često ih prebacuje na jedinice koje generiraju prihod prema broju zaposlenih, površini prostora ili korištenju. Raspodjela je postupak upravljačkog izvještavanja; ona ne mijenja zakonske kontne stavke i isplati se jasno odvojiti pogled raspodijeljenih troškova od proknjiženih.

Kako Nordlet implementira dimenzije

Na svakoj stavci glavne knjige dostupne su dvije neovisne dimenzije: troškovnik i projekt. One su svojstva stavke temeljnice, a ne samog konta, tako da isti konto može nositi bilo koju kombinaciju.

Troškovnicima se upravlja putem poziva POST /v1/ledger/cost-centers/create i mogu se organizirati u grupe troškovnika, što omogućuje jednu razinu grupiranja - korisno za objedinjavanje odjela u funkcije.

Projekti su zasebna dimenzija s vlastitim životnim ciklusom, tako da se o projektu može izvještavati tijekom cijelog njegovog vijeka trajanja bez obzira na to koji su ga odjeli dotaknuli.

Dimenzije se prenose s dokumenata na stavke: stavke računa i stavke ulaznih računa nose troškovnik i projekt, a vrijednosti se prenose u knjiženja na temeljnici prilikom knjiženja dokumenta. To znači da se označavanje događa tamo gdje postoji kontekst - na dokumentu, od strane osobe koja zna zašto trošak postoji - umjesto naknadnog knjigovodstvenog posla.

Izvještavanje je dostupno putem poziva POST /v1/reports/cost-center za prikaz troškovnika, izvještavanje o projektima za prikaz projekata te poziva /v1/reports/gl-detail za filtrirane pojedinosti glavne knjige.

Valja spomenuti i dva stvarna ograničenja. Troškovnici su ravne strukture osim pripadnosti grupama - ne postoji hijerarhija proizvoljne dubine, stoga se trostupanjska organizacijska struktura mora modelirati pomoću grupa i konvencija imenovanja. Također ne postoje ključevi raspodjele: automatska raspodjela zajedničkih režijskih troškova s jednog troškovnika na druge nije podržana, pa je raspodjela ručna temeljnica koja premješta trošak između troškovnika.

FAQ

Što je troškovnik u računovodstvu?

Zasebna jedinica poslovanja - odjel, lokacija, tim - koja se koristi za praćenje mjesta nastanka troškova. Bilježi se kao dimenzija na stavkama glavne knjige, odvojeno od konta koji bilježi o kojoj se vrsti troška radi.

koja je razlika između troškovnika i konta?

Konto bilježi prirodu transakcije (plaće, najam, putni troškovi) i služi kao temelj za zakonsko izvještavanje. Troškovnik bilježi gdje je trošak nastao. Njihovo stapanje u šifre konta multiplicira kontni plan i narušava zakonsko mapiranje.

Trebam li unijeti odjele u svoj kontni plan?

Ne. Koristite dimenzije. Ugradnja odjela u šifre konta uzrokuje multiplikativni rast kontnog plana, onemogućuje izvještavanje po dimenzijama bez parsiranja nizova znakova i praktički je nepovratna nakon što se povijesni podaci proknjiže na te šifre.

koja je razlika između troškovnika i projekta?

Troškovnik je trajna organizacijska jedinica; projekt je vremenski ograničena aktivnost koja obično obuhvaća nekoliko troškovnika. Obje su dimenzije, a jedna transakcija može istodobno nositi obje.

Može li transakcija pripadati s više od jednog troškovnika?

Pojedinačna stavka glavne knjige nosi jedan troškovnik, ali se transakcija može raspodijeliti na nekoliko stavki s različitim troškovnicima. U slučajevima kada trošak stvarno pripada trima jedinicama, podijelite ga prilikom unosa ili ga naknadno raspodijelite zasebnom temeljnicom.