O que é um centro de custos? Dimensões analíticas além do plano de contas

Um centro de custos é uma parte da empresa que pretende medir separadamente - um departamento, uma localização, uma equipa, uma máquina. Responde à pergunta "onde ocorreu este custo?", enquanto o plano de contas responde a "que tipo de custo foi?".

Manter estas duas questões separadas é uma das decisões com maior impacto na configuração de um razão (ledger) e errar neste ponto é um dos erros mais comuns e menos reversíveis.

O erro que evita

A abordagem tentadora consiste em codificar o departamento no código da conta:

6209-01  Gastos administrativos - Escritório de Vilnius
6209-02  Gastos administrativos - Escritório de Kaunas
6209-03  Gastos administrativos - Escritório de Riga

Agora repita o processo para salários, rendas, software, deslocações e depreciações, distribuídos por três escritórios, quatro departamentos e uma dezena de projetos. O plano de contas multiplica-se: 20 contas de gastos × 3 escritórios × 4 departamentos resultam em 240 contas, e adicionar um quinto departamento significa criar mais 60.

Os custos vão muito além da contagem:

• A reporting falha. As demonstrações financeiras obrigatórias mapeiam a partir dos códigos de conta. Um plano com sufixos de departamentos exige que esses sufixos sejam removidos através de uma regra mantida por alguém.
• Nada é consultável transversalmente entre dimensões. "O custo total de deslocações por departamento" exige a análise dos códigos de conta como texto.
• O plano deixa de coincidir com o modelo nacional, pelo que qualquer mapeamento para uma declaração de IVA ou estrutura legal se torna personalizado.
• É irreversível na prática. Anos de histórico são lançados nesses códigos e as comparações dependem deles.

Dimensões em alternativa

A alternativa consiste em manter o plano limpo e etiquetar cada linha do razão com dimensões:

	Conta	Centro de custos	Projeto
Salário, equipa de dev de Vilnius, Projeto A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Salário, suporte de Kaunas, Projeto A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Deslocações, equipa de dev de Vilnius, Projeto B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Uma única conta de salários. Qualquer combinação de perguntas pode ser respondida: custos por conta, por centro, por projeto ou qualquer interseção, sem criar uma única conta nova. Adicionar um quinto departamento acrescenta um centro de custos e não sessenta contas.

A regra geral: o plano de contas deve refletir a natureza da transação e os requisitos de prestação de contas legais. Tudo o que seja organizacional pertence às dimensões.

Centros de custos, centros de lucro e projetos

• Centro de custos - uma unidade que incorre em custos e é medida pela sua eficiência: IT, Recursos Humanos, finanças, um armazém.
• Centro de lucro - uma unidade com proveitos e custos, medida pela sua contribuição: uma linha de produtos, uma filial, uma subsidiária.
• Projeto - um esforço limitado no tempo que abrange vários departamentos, medido pelo custo total face ao orçamento ou face aos proveitos gerados.

Não são alternativas mútuas. Um salário pode pertencer ao centro de custos de suporte e a um projeto de cliente em simultâneo, o que justifica precisamente que sejam dimensões separadas em vez de um único campo.

A alocação é a questão seguinte: custos partilhados, como a renda ou IT, situam-se num centro de custos que não gera proveitos e a contabilidade de gestão transfere-os frequentemente para as unidades geradoras de proveitos com base no número de colaboradores, área ou utilização. A alocação é um exercício de contabilidade de gestão; não altera as contas estatutárias e convém manter a visão alocada claramente separada da visão registada.

Como o Nordlet implementa as dimensões

Estão disponíveis duas dimensões independentes em cada linha do razão: centro de custos e projeto. São propriedades da linha de lançamento do diário e não da conta, pelo que a mesma conta pode suportar qualquer combinação.

Os centros de custos são geridos através de POST /v1/ledger/cost-centers/create e podem ser organizados em grupos de centros de custos, o que proporciona um nível de agrupamento útil para consolidar departamentos em funções.

Os projetos constituem uma dimensão separada com o seu próprio ciclo de vida, permitindo auditar um projeto ao longo de toda a sua existência, independentemente dos departamentos envolvidos.

As dimensões propagam-se dos documentos para os lançamentos: as linhas de faturas de clientes e de fornecedores transportam o centro de custos e o projeto, e estes valores transitam para os lançamentos do diário quando o documento é lançado. Isto significa que a marcação é efetuada onde existe o contexto - no documento, pela pessoa que sabe porque razão o custo existe -, em vez de ser um passo contábil tardio.

A reporting está disponível através de POST /v1/reports/cost-center para a perspetiva de centro de custos, relatórios de projeto para a perspetiva de projeto, e /v1/reports/gl-detail para obter detalhes filtrados do razão.

Existem duas limitações transparentes. Os centros de custos são planos, à exceção da pertença a grupos - não existe uma hierarquia de profundidade arbitrária, pelo que uma estrutura organizacional de três níveis requer a utilização de grupos combinados com convenções de nomenclatura. Além disso, não existem chaves de distribuição: a alocação de custos gerais partilhados de um centro de custos para outros não é automatizada, pelo que uma alocação constitui um lançamento de diário manual que transfere custos entre centros.

FAQ

O que é um centro de custos em contabilidade?

Uma unidade distinta da empresa - departamento, localização, equipa - utilizada para monitorizar onde os custos ocorrem. É registada como uma dimensão nas linhas do razão, de forma separada da conta que regista o tipo de custo em causa.

Qual é a diferença entre um centro de custos e uma conta?

A conta regista a natureza da transação (salários, rendas, deslocações) e alimenta a reporting obrigatória. O centro de custos regista o local onde ocorreu. Misturá-los nos códigos de conta multiplica o plano de contas e invalida o mapeamento legal.

Devo incluir os departamentos no meu plano de contas?

Não. Utilize dimensões. Codificar departamentos nos códigos de conta provoca um crescimento multiplicativo do plano, torna impossível a reporting cruzada sem recorrer a manipulação de texto e revela-se praticamente irreversível após o lançamento de histórico nesses códigos.

Qual é a diferença entre um centro de custos e um projeto?

Um centro de custos é uma unidade organizacional permanente; um projeto é um esforço limitado no tempo que habitualmente abrange vários centros de custos. Ambos são dimensões e uma única transação pode conter ambas em simultâneo.

Pode uma transação pertencer a mais do que um centro de custos?

Uma única linha do razão contém um centro de custos, mas uma transação pode ser dividida por várias linhas com centros diferentes. Quando um custo pertence genuinamente a várias unidades, deve dividi-lo no momento do registo ou alocá-lo posteriormente através de um lançamento autónomo.