Ce este un centru de cost? Dimensiuni analitice dincolo de planul de conturi

Un centru de cost este o parte a afacerii pe care doriți să o măsurați separat, cum ar fi un departament, o locație, o echipă sau un utilaj. Acesta răspunde la întrebarea „unde a avut loc acest cost?”, în timp ce planul de conturi răspunde la întrebarea „ce fel de cost a fost?”.

Separarea acestor două întrebări este una dintre cele mai importante decizii în configurarea unui registru contabil (ledger), iar o abordare greșită reprezintă una dintre cele mai frecvente și mai puțin reversibile erori.

Greșeala pe care o previne

Abordarea tentantă este aceea de a codifica departamentul direct în simbolul contului:

6209-01  Cheltuieli administrative - Sediul Vilnius
6209-02  Cheltuieli administrative - Sediul Kaunas
6209-03  Cheltuieli administrative - Sediul Riga

Acum aplicați acest lucru pentru salarii, chirie, software, deplasări și amortizare, în trei birouri, patru departamente și o duzină de proiecte. Planul de conturi se înmulțește: 20 de conturi de cheltuieli × 3 birouri × 4 departamente înseamnă 240 de conturi, iar adăugarea unui al cincilea departament înseamnă crearea altor 60.

Problemele generate sunt mai grave decât simpla numărătoare:

• Raportarea se defectează. Situațiile financiare statutare se bazează pe corespondența cu conturile. Un plan de conturi cu sufixe pentru departamente necesită eliminarea acestor sufixe printr-o regulă întreținută de cineva.
• Nimic nu poate fi interogat pe dimensiuni. „Costul total cu deplasările pe departament” necesită parsarea codurilor de cont ca șiruri de caractere.
• Planul de conturi încetează să mai corespundă șablonului național, astfel încât orice mapare către o declarație de TVA sau un format statutar devine personalizată.
• Este ireversibil în practică. Ani de istoric sunt înregistrați în acele conturi, iar datele comparative depind de ele.

Dimensiunile în loc

Alternativa este să păstrați planul de conturi curat și să etichetați fiecare linie din registru cu dimensiuni:

	Cont	Centru de cost	Proiect
Salariu, echipa de dev Vilnius, Proiectul A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Salariu, suport Kaunas, Proiectul A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Deplasare, echipa de dev Vilnius, Proiectul B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Un singur cont de salarii. Orice combinație de întrebări își găsește răspunsul: costul pe cont, pe centru, pe proiect sau la orice intersecție a acestora, fără a fi nevoie de un singur cont nou. Adăugarea unui al cincilea departament adaugă un centru de cost, nu șaizeci de conturi.

Regula generală: planul de conturi trebuie să reflecte natura tranzacției și cerința de raportare statutară. Tot ceea ce ține de organizare aparține dimensiunilor.

Centre de cost, centre de profit, proiecte

• Centru de cost - o unitate care generează costuri și este măsurată în funcție de eficiență: IT, HR, financiar, un depozit.
• Centru de profit - o unitate care are atât venituri, cât și costuri, măsurată prin contribuție: o linie de produse, o sucursală, o filială.
• Proiect - o activitate cu durată determinată care se întinde pe mai multe departamente, măsurată prin costul total raportat la buget sau la veniturile pe care le generează.

Aceste concepte nu se exclud reciproc. Un salariu poate aparține simultan centrului de cost pentru suport și unui proiect pentru un client, motiv exact pentru care acestea sunt dimensiuni separate și nu un singur câmp.

Alocarea este etapa următoare: costurile comune, cum ar fi chiria sau serviciile IT, se află într-un centru de cost care nu produce venituri, iar raportarea managerială le transferă adesea către unitățile generatoare de venituri în funcție de numărul de angajați, suprafața ocupată sau gradul de utilizare. Alocarea este un exercițiu de raportare managerială; ea nu modifică conturile statutare și este recomandat ca viziunea bazată pe alocări să fie menținută clar separată de cea a înregistrărilor efective.

Cum implementează Nordlet dimensiunile

Două dimensiuni independente sunt disponibile pe fiecare linie din registru: centrul de cost și proiectul. Acestea sunt proprietăți ale liniei din nota contabilă, nu ale contului, astfel încât același cont poate conține orice combinație.

Centrele de cost sunt gestionate prin intermediul POST /v1/ledger/cost-centers/create și pot fi organizate în grupuri de centre de cost, oferind un nivel de grupare util pentru consolidarea departamentelor în funcțiuni.

Proiectele reprezintă o dimensiune separată cu propriul ciclu de viață, astfel încât un proiect poate fi analizat pe parcursul întregii sale durate, indiferent de departamentele implicate.

Dimensiunile sunt prelucrate de la documente până la înregistrări: liniile facturilor de ieșire și de intrare conțin centrul de cost și proiectul, iar valorile se propagă în notele contabile atunci când documentul este validat (postat). Aceasta înseamnă că etichetarea se face acolo unde există contextul - pe document, de către persoana care știe de ce există costul - și nu ca o completare ulterioară a contabilității.

Raportarea este disponibilă prin POST /v1/reports/cost-center pentru perspectiva centrelor de cost, prin rapoartele de proiect pentru perspectiva proiectelor și prin /v1/reports/gl-detail pentru detalii filtrate din registru.

Două limite obiective. Centrele de cost sunt plate, cu excepția apartenenței la grupuri - nu există o ierarhie cu adâncime arbitrară, astfel încât o structură organizatorică pe trei niveluri trebuie modelată folosind grupuri și convenții de denumire. De asemenea, nu există chei de distribuție: alocarea cheltuielilor generale comune de la un centru de cost la altele nu este automatizată, prin urmare o alocare este o notă contabilă manuală care transferă costul între centre.

FAQ

Ce este un centru de cost în contabilitate?

O unitate distinctă a afacerii - departament, locație, echipă - utilizată pentru a urmări unde apar costurile. Acesta este înregistrat ca dimensiune pe liniile din registru, separat de contul care înregistrează ce fel de cost este.

Care este diferența dintre un centru de cost și un cont?

Contul înregistrează natura tranzacției (salarii, chirie, deplasări) și stă la baza raportării statutare. Centrul de cost înregistrează unde s-a produs tranzacția. Combinarea acestora în codurile conturilor multiplică planul de conturi și compromite maparea statutară.

Ar trebui să includ departamentele în planul meu de conturi?

Nu. Folosiți dimensiuni. Codificarea departamentelor în simbolurile conturilor determină creșterea multiplicativă a planului de conturi, face imposibilă raportarea pe dimensiuni încrucișate fără parsarea șirurilor de caractere și este practic ireversibilă odată ce istoricul a fost înregistrat în acele conturi.

Care este diferența dintre un centru de cost și un proiect?

Un centru de cost este o unitate organizatorică permanentă; un proiect este o activitate cu durată determinată care implică de obicei mai multe astfel de unități. Ambele sunt dimensiuni, iar o singură tranzacție le poate conține pe ambele simultan.

Poate o tranzacție să aparțină mai multor centre de cost?

O singură linie din registru conține un singur centru de cost, dar o tranzacție poate fi împărțită pe mai multe linii cu centre diferite. În cazul în care un cost aparține în mod legitim mai multor unități, fie împărțiți-l la momentul înregistrării, fie alocați-l ulterior printr-o notă contabilă separată.