Какво е център на разходите? Аналитични измерения извън сметкоплана

Центърът на разходите (cost center) е част от бизнеса, която искате да измервате отделно - отдел, локация, екип, машина. Той отговоря на въпроса „къде е възникнал този разход?“, докато сметкопланът отговаря на „какъв вид е бил този разход?“.

Държането на тези два въпроса разделени е едно от най-ефективните решения при настройката на счетоводната книга (ledger), а грешката в това отношение е сред най-честите и най-трудно обратимите грешки.

Грешката, която избягваме

Изкушаващият подход е да се кодира отделът в кода на сметката:

6209-01  Административни разходи - офис Вилнюс
6209-02  Административни разходи - офис Каунас
6209-03  Административни разходи - офис Рига

Сега направете същото за заплати, наем, софтуер, командировки и амортизации в три офиса, четири отдела и дузина проекти. Сметкопланът нараства лавинообразно: 20 разходни сметки × 3 офиса × 4 отдела правят 240 сметки, а добавянето на пети отдел означава създаването на още 60.

Последиците са по-лоши от самия брой сметки:

• Отчетите се счупват. Официалните финансови отчети се мапват (map) от кодовете на сметките. Един сметкоплан със суфикси за отдели изисква тези суфикси да бъдат премахвани по правило, поддържано от някого.
• Нищо не може да се извлече като справка през измеренията. „Общ разход за командировки по отдели“ изисква парсване на кодовете на сметките като низове.
• Сметкопланът престава да отговаря на националния шаблон, така че всяко мапване към данъчна декларация по ДДС или законов формат става индивидуално разработено по поръчка.
• На практика това е необратимо. Години исторически данни са отчетени по тези кодове и сравнителните данни зависят от тях.

Измерения вместо това

Алтернативата е да поддържате сметкоплана чист и да етикетирате всеки ред в счетоводната книга с измерения (dimensions):

	Сметка	Център на разходите	Проект
Заплата, развоен екип Вилнюс, Проект А	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Заплата, поддръжка Каунас, Проект А	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Командировка, развоен екип Вилнюс, Проект Б	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Една сметка за заплати. Всяка комбинация от въпроси може да намери отговор: разходи по сметка, по център, по проект или по всякое тяхно сечение - без нито една нова сметка. Добавянето на пети отдел добавя един център на разходите, а не шестдесет сметки.

Общото правило: сметкопланът трябва да отразява характера на транзакцията и изискванията за официално отчитане. Всичко с организационен характер принадлежи към измеренията.

Центрове на разходите, центрове на печалбата и проекти

• Център на разходите (cost center) - единица, която генерира разходи и се измерва по своята ефективност: ИТ, ЧР, финанси, склад.
• Център на печалбата (profit center) - единица с приходи и разходи едновременно, измервана по своя принос: продуктова линия, филиал, дъщерно дружество.
• Проект (project) - обвързано със срокове начинание, обхващащо различни отдели, измервано спрямо общите разходи спрямо бюджета или спрямо приходите, които генерира.

Те не са взаимноизключващи се алтернативи. Една заплата може да принадлежи към центъра на разходите за поддръжка и към клиентски проект едновременно, което е точно причината те да бъдат отделни измерения, а не едно поле.

Разпределението (allocation) е следващият логичен въпрос: споделени разходи като наем или ИТ се намират в център на разходите, който не генерира приходи, а управленското отчитане често ги прехвърля към генериращите приходи единици на база брой служители, площ или потребление. Разпределението е упражнение по управленско отчитане; то не променя официалните сметки и си струва разпределеният изглед да се пази ясно отделен от отчетените данни.

Как Nordlet реализира измеренията

Две независими измерения са на разположение за всеки ред в счетоводната книга: център на разходите (cost center) и проект (project). Те са свойства на реда в с JOURNAL ENTRY (journal entry line), а не на сметката, така че една и съща сметка може да носи всякаква комбинация.

Центровете на разходите се управляват чрез POST /v1/ledger/cost-centers/create и могат да бъдат организирани в групи центрове на разходите (cost center groups), което предоставя едно ниво на групиране - полезно за консолидиране на отдели във функционални направления.

Проектите са отделно измерение със собствен жизнен цикъл, така че даден проект може да бъде проследен в отчетите през целия му живот, независимо кои отдели са работили по него.

Измеренията се пренасят надолу от документите към записите: редовете на фактурите и редовете на фактурите от доставчици носят център на разходите и проект, а стойностите се предават към счетоводните записи при публикуване на документа. Това означава, че етикетирането се случва там, където съществува контекстът - на ниво документ, от лицето, което знае защо съществува разходът, а не като счетоводно закъсняло действие.

Отчетите са достъпни чрез POST /v1/reports/cost-center за изгледа по центрове на разходите, отчети по проекти за изгледа по проекти и /v1/reports/gl-detail за филтрирани детайли по главната книга (GL detail).

Две честни ограничения. Центровете на разходите са плоски, с изключение на членството в групи - липсва йерархия с произволна дълбочина, така че тристепенна организационна структура трябва да бъде моделирана с групи и конвенции за наименование. Също така няма ключове за разпределение (distribution keys): разпределението на споделени общи разходи от един център на разходите към други не е автоматизирано, така че разпределението представлява ръчен счетоводен запис, преместващ разходи между центрове.

FAQ

Какво е център на разходите в счетоводството?

Отделна единица на бизнеса - отдел, локация, екип, - използвана за проследяване къде възникват разходите. Той се записва като измерение на редовете в счетоводната книга, отделно от сметката, която отчита какъв вид е бил разходът.

каква е разликата между център на разходите и сметка?

Сметката отчита характера на транзакцията (заплати, наем, командировки) и определя официалното отчитане. Центърът на разходите отчита къде се е случило това. Смесването им в кодовете на сметките умножава броя на сметките и счупва официалното мапване.

Трябва ли да вкарвам отделите в сметкоплана си?

Не. Използвайте измерения. Кодирането на отделите в кодовете на сметките води до мултипликативно нарастване на сметкоплана, прави невъзможно изготвянето на справки през измеренията без парсване на низове и е практически необратимо, след като исторически данни са отчетени по тези кодове.

каква е разликата между център на разходите и проект?

Центърът на разходите е постоянна организационна единица; проектът е обвързано със срокове начинание, което обикновено обхваща няколко такива единици. И двете са измерения и една транзакция може да носи и двете едновременно.

Може ли една транзакция да принадлежи към повече от един център на разходите?

Един ред в счетоводната книга носи един център на разходите, но една транзакция може да бъде разпределена на няколко реда с различни центрове. Когато даден разход действително принадлежи на няколко единици, или го разделете при въвеждането, или го разпределете след това чрез отделен запис.