Что такое центр затрат? Аналитические разрезы за пределами плана счетов

Центр затрат - это часть бизнеса, которую вы хотите учитывать отдельно (отдел, локация, команда, единица оборудования). Он отвечает на вопрос где возникли затраты, в то время как план счетов отвечает на вопрос какого рода были эти затраты.

Разделение этих двух вопросов - одно из самых важных решений при настройке бухгалтерской книги (ledger), а ошибка в нем - одна из самых распространенных и необратимых.

Какую проблему это предотвращает

Соблазнительный подход заключается в том, чтобы зашивать подразделение в код счета:

6209-01  Административные расходы - Вильнюсский офис
6209-02  Административные расходы - Каунасский офис
6209-03  Административные расходы - Рижский офис

Теперь повторите это для зарплат, аренды, ПО, командировок и амортизации по трем офисам, четырем отделам и дюжине проектов. План счетов начинает расти: 20 счетов расходов × 3 офиса × 4 отдела дают 240 счетов, а добавление пятого отдела требует создания еще 60.

Последствия хуже самого количества счетов:

• Ломается отчетность. Регламентированная финансовая отчетность формируется на основе кодов счетов. Плану счетов с суффиксами подразделений требуются правила очистки этих суффиксов, которые кто-то должен поддерживать.
• Ничего нельзя запросить в разрезе разных измерений. Запрос „Общие затраты на командировки по отделу“ требует парсинга кодов счетов как строк.
• План счетов перестает соответствовать национальному шаблону, поэтому любое сопоставление с декларацией по НДС или регламентированной формой становится уникальным.
• На практике это необратимо. Годы истории проведены по этим кодам, и от них зависят сравнительные данные за прошлые периоды.

Аналитические разрезы (dimensions) вместо этого

Альтернатива заключается в том, чтобы содержать план счетов в чистоте и помечать каждую строку проводки измерениями (dimensions):

	Счет	Центр затрат	Проект
Зарплата, вильнюсская команда разработки, Проект А	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Зарплата, каунасская техподдержка, Проект А	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Командировка, вильнюсская команда разработки, Проект B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Один счет учета зарплаты. Ответы на любые комбинации вопросов: затраты по счету, по центру, по проекту или по любому их пересечению, причем без создания ни одного нового счета. Добавление пятого отдела добавляет один центр затрат, а не шестьдесят счетов.

Общее правило: план счетов должен отражать экономическую суть операции и требования регламентированной отчетности. Все организационные аспекты относятся к аналитическим разрезам.

Центры затрат, центры прибыли и проекты

• Центр затрат - подразделение, которое несет расходы и оценивается по эффективности: ИТ, HR, финансы, склад.
• Центр прибыли - подразделение, которое имеет как доходы, так и расходы, и оценивается по вкладу в прибыль: линейка продуктов, филиал, дочерняя компания.
• Проект - ограниченная по времени инициатива, охватывающая несколько отделов, которая оценивается по общим затратам относительно бюджета или приносимому ею доходу.

Они не взаимоисключающие. Зарплата может одновременно относится к центру затрат службы поддержки и к клиентскому проекту. Именно поэтому они являются раздельными измерениями, а не одним общим полем.

Распределение (allocation) - это следующий логичный вопрос: общие затраты, такие как аренда или ИТ, аккумулируются в центре затрат, который не приносит дохода, и управленческая отчетность часто переносит их на приносящие доход подразделения пропорционально численности персонала, площади помещений или потреблению. Распределение - это задача управленческой отчетности; оно не меняет регламентированный бухучет, поэтому распределенный вид стоит четко отделять от фактически проведенного.

Как Nordlet реализует аналитические разрезы

Для каждой строки бухгалтерской книги доступны два независимых разреза: центр затрат и проект. Они являются свойствами строки проводки (journal entry), а не счета, поэтому один и тот же счет может содержать любое их сочетание.

Центры затрат управляются через POST /v1/ledger/cost-centers/create и могут быть организованы в группы центров затрат, что дает один уровень иерархии (полезно для сведения отделов в функциональные блоки).

Проекты представляют собой отдельный разрез с собственным жизненным циклом, благодаря чему по проекту можно формировать отчетность за все время его существования независимо от того, какие отделы в нем участвовали.

Измерения передаются из первичных документов в проводки: строки инвойсов и входящих счетов содержат центр затрат и проект, а эти значения распространяются на проводки при проведении документа. Это означает, что тегирование происходит там, где есть контекст (в самом документе и тем человеком, который понимает причину возникновения затрат), а не в качестве последующей доработки бухгалтерией.

Отчетность доступна через POST /v1/reports/cost-center для просмотра по центрам затрат, отчетность по проектам для просмотра по проектам, а также /v1/reports/gl-detail для получения детализации по книге с применением фильтров.

Два честных ограничения. Центры затрат являются плоскими, за исключением членства в группах - произвольная глубина иерархии отсутствует, поэтому трехуровневую организационную структуру необходимо моделировать с помощью групп и соглашений об именовании. Кроме того, отсутствуют ключи распределения (distribution keys): автоматическое распределение общих накладных расходов из одного центра затрат в другие не предусмотрено, поэтому распределение выполняется вручную с помощью бухгалтерской справки (journal entry), переносящей затраты между центрами.

FAQ

Что такое центр затрат в бухгалтерском учете?

Обособленное подразделение бизнеса (отдел, локация, команда), используемое для отслеживания того, где именно возникают затраты. Он фиксируется как измерение в строках бухгалтерской книги, отдельно от счета, который отражает характер затрат.

В чем разница между центром затрат и счетом?

Счет фиксирует характер хозяйственной операции (зарплата, аренда, командировки) и используется для регламентированной отчетности. Центр затрат фиксирует, где она произошла. Их смешивание в кодах счетов приводит к раздуванию плана счетов и нарушает формирование регламентированной отчетности.

Следует ли включать подразделения в план счетов?

Нет. Используйте аналитические разрезы. Зашивание отделов в коды счетов приводит к мультипликативному росту плана счетов, делает невозможным формирование отчетности по нескольким разрезам без строкового парсинга и является практически необратимым после того, как по этим кодам проведена история.

В чем разница между центром затрат и проектом?

Центр затрат - это постоянная организационная единица; проект - это ограниченная по времени инициатива, которая обычно охватывает несколько таких единиц. Оба элемента являются измерениями, и одна транзакция может содержать оба значения одновременно.

Может ли транзакция относиться более чем к одному центру затрат?

Одна строка бухгалтерской книги содержит один центр затрат, но транзакция может быть разбита на несколько строк с разными центрами. Если затраты действительно относятся к нескольким подразделениям, разделите их на этапе ввода или распределите позже с помощью отдельной проводки.