Mikä on kustannuspaikka? Analyyttiset ulottuvuudet tilikartan ulkopuolella

Kustannuspaikka on yrityksen osa, jota halutaan seurata erillään - osasto, sijainti, tiemi tai kone. Se vastaa kysymykseen "missä tämä kulu syntyi?", kun taas tilikartta vastaa kysymykseen "millainen kulu oli kyseessä?"

Näiden kahden kysymyksen pitäminen erillään on tilikirjan perustamisen merkittävimpiä päätöksiä, ja sen tekeminen väärin on yksi yleisimmistä ja vaikeimmin peruttavista virheistä.

Virhe, jonka se estää

Houkutteleva tapa on upottaa osastotunnus tilikoodiin:

6209-01  Hallintokulut - Vilnan toimisto
6209-02  Hallintokulut - Kaunasin toimisto
6209-03  Hallintokulut - Riikan toimisto

Tämä tehdään nyt myös palkoille, vuokrille, ohjelmistoille, matkoille ja poistoille kolmessa toimistossa, neljällä osastolla ja tusinassa projekteja. Tilikartta paisuu: 20 kulutiliä × 3 toimistoa × 4 osastoa on 240 tiliä, ja viidennen osaston lisääminen tarkoittaa 60 uuden tilin luomista.

Seuraukset ovat tileiden määrää pahempia:

• Raportointi hajoaa. Lakisääteiset tilinpäätökset poimitaan tilikoodeista. Osastopäätteitä sisältävä tilikartta vaatii säännön, jolla nämä päätteet perataan pois, ja jonkun on ylläpidettävä tätä sääntöä.
• Tietoja ei voi kysellä ulottuvuuksien yli. "Kokonaismatkakulut osastoittain" vaatii tilikoodien jäsentämistä merkkijonoina.
• Tilikartta lakkaa vastaamasta kansallista vakiota, jolloin jokainen arvonlisäveroilmoitukseen tai lakisääteiseen muotoon tehty kartoitus on räätälöitävä erikseen.
• Sitä ei voi käytännössä peruttaa. Vuosien historiatiedot on kirjattu näille koodeille, ja vertailutiedot riippuvat niistä.

Ulottuvuudet vaihtoehtona

Vaihtoehtona on pitää tilikartta puhtaana ja merkitä jokainen kirjanpidon rivi ulottuvuuksilla (dimensions):

	Tili	Kustannuspaikka	Projekti
Palkka, Vilnan kehitystiimi, Projekti A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Palkka, Kaunasin tuki, Projekti A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Matka, Vilnan kehitystiimi, Projekti B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Yksi palkkatili. Mitkä tahansa kysymykset voidaan vastata missä tahansa yhdistelmässä: kulut tilin, kustannuspaikan, projektin tai minkä tahansa leikkauksen mukaan, ilman yhtäkään uutta tiliä. Viidennen osaston lisääminen tuo yhden kustannuspaikan, ei kuuttakymmentä tiliä.

Yleinen sääntö: tilikartan tulee heijastaa tapahtuman luonnetta ja lakisääteisiä raportointivaatimuksia. Kaikki organisatorinen kuuluu ulottuvuuksiin.

Kustannuspaikat, tulosyksiköt ja projektit

• Kustannuspaikka (cost center) - yksikkö, joka aiheuttaa kuluja ja jonka tehokkuutta mitataan: IT, HR, taloushallinto, varasto.
• Tulosyksikkö (profit center) - yksikkö, jolla on sekä tuottoja että kuluja ja jonka tulosta mitataan: tuotelinja, sivuliike, tytäryhtiö.
• Projekti - ajallisesti rajattu hanke, joka ulottuu useammalle osastolle ja jonka kokonaiskustannuksia verrataan budjettiin tai sen tuottamiin tuloihin.

Nämä eivät sulje pois toisiaan. Palkka voi kuulua tukitoimintojen kustannuspaikkaan ja asiakasprojektiin samanaikaisesti, minkä vuoksi ne ovat erillisiä ulottuvuuksia eivätkä yksittäinen kenttä.

Kohdistus (allocation) on jatkokysymys: yhteiset kulut, kuten vuokra tai IT, sijaitsevat kustannuspaikassa, joka ei tuota tuloja, ja johdon raportoinnissa ne siirretään usein tuottaville yksiköille henkilömäärän, neliömetrien tai käytön mukaan. Kohdistus on johdon raportoinnin työkalu, joka ei muuta lakisääteistä kirjanpitoa, minkä vuoksi kohdistettua näkymää on syytä pitää selvästi erillään kirjatusta näkymästä.

Miten Nordlet toteuttaa ulottuvuudet

Jokaisella kirjanpidon rivillä on käytettävissä kaksi toisistaan riippumatonta ulottuvuutta: kustannuspaikka ja projekti. Ne ovat tositteen rivin ominaisuuksia eivätkä tilin ominaisuuksia, joten sama tili voi kantaa mitä tahansa yhdistelmää.

Kustannuspaikkoja hallitaan osoitteessa POST /v1/ledger/cost-centers/create, ja ne voidaan järjestää kustannuspaikkaryhmiin (cost center groups), mikä mahdollistaa yksitasoisen ryhmittelyn - hyödyllinen tapa yhdistää osastoja toiminnoiksi.

Projektit ovat erillinen ulottuvuus omalla elinkaarellaan, joten projektista voidaan raportoida sen koko elinkaaren ajan riippumatta siitä, mitkä osastot ovat osallistuneet siihen.

Ulottuvuudet siirtyvät dokumenteilta kirjanpitovienneille: laskujen ja ostolaskujen riveillä on kustannuspaikka ja projekti, ja arvot periytyvät pääkirjavienteihin, kun tosite kirjataankin. Tämä tarkoittaa, että merkintä tehdään siellä, missä konteksti on - dokumentilla, sen henkilön toimesta, joka tietää miksi kulu on olemassa - eikä jälkikäteen tehtävänä kirjanpidollisena lisäyksenä.

Raportointi on saatavilla osoitteessa POST /v1/reports/cost-center kustannuspaikkanäkymää varten, projektiraportointi projektinäkymää varten ja /v1/reports/gl-detail suodatettua pääkirjan erittelyä varten.

Kaksi rehellistä rajoitusta. Kustannuspaikat ovat litteitä ryhmäjäsenyyttä lukuun ottamatta - mitään mielivaltaisen syvää hierarkkiaa ei ole, joten kolmitasoinen organisaatiorakenne on mallinnettava ryhmien ja nimeämiskäytäntöjen avulla. Lisäksi käytössä ei ole jakoperusteita (distribution keys): yhteisten yleiskulujen kohdistamista kustannuspaikalta toiselle ei ole automatisoitu, joten kohdistus on manuaalinen kirjanpitovienti, jolla kulu siirretään keskuksesta toiseen.

FAQ

Mikä on kustannuspaikka kirjanpidossa?

Yrityksen erillinen yksikkö - osasto, sijainti, tiemi -, jonka avulla seurataan, missä kulut syntyvät. Se kirjataan kirjanpidon rivin ulottuvuutena erillään tilistä, joka kirjaa sen, millainen kulu on kyseessä.

Mitä eroa on kustannuspaikalla ja tilillä?

Tili kirjaa tapahtuman luonteen (palkat, vuokrat, matkat) ja ohjaa lakisääteistä raportointia. Kustannuspaikka kirjaa sen, missä se tapahtui. Näiden sekoittaminen tilikoodeissa paisuttaa tilikartan ja rikkoo lakisääteisen raportoinnin kartoituksen.

Pitäisikö minun lisätä osastot tilikarttaani?

Ei. Käytä ulottuvuuksia. Osastojen upottaminen tilikoodeihin saa tilikartan kasvamaan kertautuvasti, tekee ulottuvuuksien välisen raportoinnin mahdottomaksi ilman merkkijonojen jäsentämistä ja on käytännössä peruutettumaton sen jälkeen, kun historiaa on kirjattu kyseisille koodeille.

Mitä eroa on kustannuspaikalla ja projektilla?

Kustannuspaikka on pysyvä organisaatioyksikkö; projekti on ajallisesti rajattu hanke, joka kattaa tyypillisesti useita kustannuspaikkoja. Molemmat ovat ulottuvuuksia, ja yksittäinen tapahtuma voi sisältää molemmat samanaikaisesti.

Voiko tapahtuma kuulua useammalle kuin yhdelle kustannuspaikalle?

Yksittäisellä kirjanpidon rivillä on yksi kustannuspaikka, mutta tapahtuma voidaan jakaa useammalle riville, joilla on eri kustannuspaikat. Tilanteissa, joissa kulu kuuluu aidosti useammalle yksikölle, se voidaan joko jakaa kirjausvaiheessa tai kohdistaa jälkikäteen erillisellä viennillä.