Mi az a költséghely? Analitikus dimenziók a számlatükörön túl

A költséghely a vállalkozás azon része, amelyet külön szeretne mérni: egy részleg, egy telephely, egy csapat vagy egy gép. Arra a kérdésre ad választ, hogy "hol merült fel ez a költség?", miközben a számlatükör azt mutatja meg, hogy "milyen jellegű költségről van szó?".

E két kérdés különválasztása a főkönyv kialakításának egyik legfontosabb döntése, és ennek elrontása az egyik leggyakoribb, legkevésbé visszafordítható hiba.

A hiba, amit megelőz

Csábító megoldásnak tűnik a szervezeti egységet beépíteni a számlaszámba:

6209-01  Igazgatási költségek - Vilnius iroda
6209-02  Igazgatási költségek - Kaunas iroda
6209-03  Igazgatási költségek - Riga iroda

Most csinálja ugyanezt a bérekre, a bérleti díjra, a szoftverekre, az utazásra és az értékcsökkenésre három irodában, négy részlegen és egy tucat projekten keresztül. A számlatükör elszabadul: 20 költségszámla szorozva 3 irodával és 4 részleggel máris 240 számla, és egy ötödik részleg hozzáadása további 60 számla létrehozását követeli meg.

A következmények rosszabbak, mint maga a számlaszámok mennyisége:

• A riportálás összeomlik. A törvényi előírás szerinti pénzügyi kimutatások a számlakódokból építkeznek. Az olyan számlatükör, amely utótagokat tartalmaz a részlegekhez, megköveteli ezen utótagok leválasztását valamilyen szabály alapján, amit valinek folyamatosan karban kell tartania.
• Semmit sem lehet lekérdezni dimenziókon átívelően. A „teljes utazási költség részlegenként” típusú lekérdezésekhez a számlakódokat sztringként kell elemezni.
• A számlatükör eltér a nemzeti sablontól, így minden áfabevalláshoz vagy törvényi struktúrához történő leképezés egyedi fejlesztést igényel.
• A gyakorlatban visszafordíthatatlan. Évek adatai vannak ezekre a kódokra könyvelve, és a bázisadatok is ezektől függenek.

Helyette dimenziók

Az alternatíva az, hogy tisztán tartjuk a számlatükröt, és minden könyvelési sort dimenziókkal látunk el:

	Számla	Költséghely	Projekt
Fizetés, vilniusi fejlesztőcsapat, A projekt	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Fizetés, kaunasi ügyféltámogatás, A projekt	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Utazás, vilniusi fejlesztőcsapat, B projekt	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Egyetlen bérszámla. Bármilyen kérdésre válaszolhatunk, legyen szó költségről számla, központ, projekt vagy bármilyen metszet alapján, egyetlen új számla létrehozása nélkül. Egy ötödik részleg felvétele egyetlen költséghelyet ad hozzá, nem hatvan számlát.

Az általános szabály: a számlatükörnek a tranzakció jellegét és a törvényi adatszolgáltatási kötelezettséget kell tükröznie. Minden szervezeti jellegű adat a dimenziókhoz tartozik.

Költséghelyek, eredményközpontok, projektek

• Költséghely - olyan egység, amely költségeket generál, és hatékonyság alapján mérik: IT, HR, pénzügy, raktár.
• Eredményközpont (profit center) - olyan egység, amelynek bevételei és költségei is vannak, és a hozzájárulása alapján mérik: egy termékcsalád, egy fióktelep, egy leányvállalat.
• Projekt - időhöz kötött, részlegeken átívelő tevékenység, amelyet a költségvetéshez képest vagy az általa termelt bevételhez viszonyított teljes költség alapján mérnek.

Ezek nem egymást kizáró alternatívák. Egy fizetés tartozhat egyszerre a támogatási költséghelyhez és egy ügyfélprojekthez is, ami pontosan az oka annak, hogy ezek külön dimenziók, és nem egyetlen mező értékei.

A felosztás (allokáció) a következő lépés: az olyan közös költségek, mint a bérleti díj vagy az IT, olyan költséghelyen halmozódnak fel, amely nem termel bevételt, és a vezetőségi riportok gyakran létszám, alapterület vagy felhasználás alapján átterhelik ezeket a bevételt termelő egységekre. Az allokáció vezetői riporting feladat; nem módosítja a törvényi szerinti főkönyvet, és érdemes a felosztott nézetet egyértelműen elkülöníteni a ténylegesen könyvelt adatoktól.

Hogyan kezeli a Nordlet a dimenziókat?

Minden főkönyvi sorban két független dimenzió érhető el: a költséghely és a projekt. Ezek a könyvelési tétel sorának a tulajdonságai, nem pedig a számláé, így ugyanaz a számla hordozhat bármilyen kombinációt.

A költséghelyek a POST /v1/ledger/cost-centers/create végponton keresztül kezelhetők, és költséghely-csoportokba rendezhetők, ami egy szintű csoportosítást biztosít, ami hasznos a részlegek funkciók szerinti összesítéséhez.

A projektek saját életciklussal rendelkező, különálló dimenziók, így egy projekt teljes életútja elemződhet attól függetlenül, hogy melyik részlegek érintették azt.

A dimenziók a bizonylatoktól áramlóznak lefelé a tételekig: a számlatételek és a beszerzési számlat tételei tartalmazzák a költséghelyet és a projektet, és az értékek átöröklődnek a főkönyvi tételekre a bizonylat könyvelésekor. Ez azt jelenti, hogy a címkézés ott történik, ahol a kontextus rendelkezésre áll - a bizonylaton, az által a személy által, aki tudja, miért létezik a költség -, nem pedig utólagos könyvelési feladatként.

A riportálás a POST /v1/reports/cost-center végponton keresztül érhető el a költséghelyi nézethez, a projektes riportok a projektnézethez, valamint a /v1/reports/gl-detail a szűrt főkönyvi részletekhez.

Két őszinte korlát. A költséghelyek a csoporttagságon kívül sík struktúrájúak - nincs tetszőleges mélységű hierarchia, így egy háromszintű szervezeti struktúrát csoportok és elnevezési konvenciók kombinációjával kell modellezni. Valamint nincsenek felosztási kulcsok: a közös overhead költségek egyik költséghelyről a másikra történő allokációja nem automatizált, így az allokáció egy manuális könyvelési tétel, amely átmozgatja a költséget a központok között.

FAQ

Mi az a költséghely a számvitelben?

A vállalkozás egyértelműen körülhatárolt egysége - részleg, telephely, csapat -, amellyel a költségek felmerülési helyét követik nyomon. Dimenzióként rögzítik a könyvelési sorokon, elkülönítve attól a számlától, amely azt mutatja, hogy milyen jellegű költségről van szó.

Mi a különbség a költséghely és a számla között?

A számla a tranzakció jellegét rögzíti (bérek, bérleti díj, utazás), és ez határozza meg a törvényi beszámolót. A költséghely azt rögzíti, hogy hol történt az esemény. Ha ezeket összemosnánk a számlaszámokban, azzal megsokszorozzuk a számlatükröt, és ellehetetlenítjük a törvényi megfelelést.

Be kell tennem a részlegeket a számlatükrömbe?

Nem. Használjon dimenziókat. Ha a részlegeket bekkódoljuk a számlaszámokba, a számlatükör multiplikatív módon növekszik, a dimenziókon átívelő riportálás sztringek elemzése nélkül lehetetlenné válik, és a múltbeli adatok rögzítése után ez gyakorlatilag visszafordíthatatlan.

Mi a különbség a költséghely és a projekt között?

A költséghely egy állandó szervezeti egység; a projekt egy időhöz kötött kezdeményezés, amely általában több részleget is érint. Mindkettő dimenzió, és egyetlen tranzakció hordozhatja mindkettőt egyszerre.

Tartozhat egy tranzakció egynél több költséghelyhez?

Egyetlen könyvelési sor egy költséghelyet tartalmaz, de egy tranzakció felosztható több, különböző központot tartalmazó sorra. Ha egy költség valóban több egységet terhel, azt vagy eleve a rögzítéskor kell megosztani, vagy egy külön tétellel utólag kell allokálni.