Hvað er kostnaðarstöð? Greiningarvíddir umfram bókhaldslykla

Kostnaðarstöð (cost center) er hluti rekstrarins sem þú vilt mæla sérstaklega - deild, staðsetning, teymi eða vél. Hún svara spurningunni „hvar fellur þessi kostnaður til?“, á meðan bókhaldslykillinn svarar spurningunni „hvernig kostnaður var þetta?“

Að halda þessum tveimur spurningum aðgreindum er ein áhrifamesta ákvörðun sem tekin er við uppsetningu fjárhagsbókhalds, og að gera þetta rangt er ein algengasta og erfiðasta mistök sem hægt er að gera.

Mistökin sem þessu er komið í veg fyrir

Freistni-vandin er að fella deildina inn í sjálfan reikningslykilinn:

6209-01  Stjórnunarkostnaður - Reykjavíkurskrifstofa
6209-02  Stjórnunarkostnaður - Akureyrarskrifstofa
6209-03  Stjórnunarkostnaður - Útibú á Selfossi

Gerðu þetta núna fyrir laun, h húsnæði, hugbúnað, ferðakostnað og afskriftir, þvert á þrjár skrifstofur, fjórar deildir og tugi verkefna. Reikningslykillinn margfaldast: 20 rekstrarkostnaðarreikningar × 3 skrifstofur × 4 deildir eru 240 reikningar, og það að bæta við fimmtu deild þýðir að stofna þarf 60 til viðbótar.

Afleiðingarnar eru verri en talningin ein og sér:

• Skýrslugerð bilar. Lagaskil (statutory financial statements) sækja gögn út frá reikningslyklum. Lykill með deildarviðskeytum krefst þess að viðskeytin séu hreinsuð út, með reglu sem einhver þarf að viðhalda.
• Engu er hægt að fletta upp þvert á víddir. „Heildarferðakostnaður á deild“ krefst þess að reikningslyklar séu sundurgreindir sem strengir.
• Lykillinn hættir að passa við staðalinn, þannig að öll kortlagning í virðisaukaskattsskýrslu eða lögboðið uppgjör verður sérsniðin.
• Þetta er óafturkræft í framkvæmd. Margra ára saga er bókuð á þessa kóða og samanburðartölur eru háðar þeim.

Víddir í staðinn

Valkosturinn er að halda reikningslyklinum hreinum og merkja hverja færslulínu í höfuðbókinni með víddum (dimensions):

	Reikningur	Kostnaðarstöð	Verkefni
Laun, þróunarteymi Reykjavík, Verkefni A	6204	RVK-DEV	PRJ-A
Laun, þjónustuborð Akureyri, Verkefni A	6204	AKE-SUP	PRJ-A
Ferðakostnaður, þróunarteymi Reykjavík, Verkefni B	6209	RVK-DEV	PRJ-B

Einn launareikningur. Hvaða samsetning spurninga sem er fær svarið: kostnaður eftir reikningi, eftir stöð, eftir verkefni eða hvaða gatnamót sem er - án þess að búa til einn einasta nýjan reikning. Að bæta við fimmtu deild bætir við einni kostnaðarstöð, en ekki sextíu reikningum.

Almenna reglan er: reikningslykillinn ætti að endurspegla eðli færslunnar og kröfur um lögboðna skýrslugerð. Allt sem við kemur skipulagi heyrir undir víddir.

Kostnaðarstöðvar, hagnaðarstöðvar, verkefni

• Kostnaðarstöð (cost center) - eining sem stofnar til kostnaðar og er mæld á hagkvæmni: upplýsingatækni, mannauður, fjármáladeild, vöruhús.
• Hagnaðarstöð (profit center) - eining sem hefur bæði tekjur og kostnað, mæld á framlag: vörulína, útibú, dótturfélag.
• Verkefni (project) - tidsbundin aðgerð sem spannar deildir, mæld á heildarkostnaði á móti fjárhagsáætlun eða tekjum sem hún skilar.

Þetta eru ekki valkostir sem útiloka hvorn annan. Laun geta tilheyrt þjónustukostnaðarstöð og viðskiptaverkefni á sama tíma, sem er nákvæmlega ástæðan fyrir því að þetta eru aðskildar víddir en ekki einn stakur reitur.

Úthlutun (allocation) er næsta spurning á eftir: sameiginlegur kostnaður eins og h húsnæði eða upplýsingatækni situr á kostnaðarstöð sem skilar engum tekjum, og stjórnendauppgjör ýtir honum oft yfir á tekjuskapandi einingar eftir starfsmannafjölda, fermetrum eða notkun. Úthlutun er æfing í stjórnendauppgjöri; hún breytir ekki lögboðnum reikningum og það borgar sig að halda úthlutaðri sýn greinilega aðskildum frá hinni bókuðu.

Hvernig Nordlet útfærir víddir

Tvær sjálfstæðar víddir eru í boði á hverri færslulínu í höfuðbóki: kostnaðarstöð og verkefni. Þær eru eiginleikar færslulinunnar, ekki reikningsins, þannig að sami reikningur getur borið hvaða samsetningu sem er.

Kostnaðarstöðvum er stýrt í gegnum POST /v1/ledger/cost-centers/create og hægt er að skipuleggja þær í kostnaðarstöðvahópa (cost center groups), sem gefur eitt þrep af flokkun - gagnlegt til að safna deildum saman í starfshópa.

Verkefni eru sérstök vídd með sinn eigin lífsferil, þannig að hægt er að skýra frá verkefni yfir allan líftíma þess óháð því hvaða deildir komu að því.

Víddir flæða frá skjölum niður í færslur: línur á sölureikningum og innkaupareikningum bera kostnaðarstöð og verkefni, og gildin skila sér inn í bókhaldsfærslurnar þegar skjalið er bókað. Það þýðir að merkingin á sér stað þar sem samhengið er til staðar - á skjalinu, af þeim sem veit af hverju kostnaðurinn er til staðar - en ekki sem eftirá-bókhaldsverk.

Skýrslugerð er aðgengileg í gegnum POST /v1/reports/cost-center fyrir kostnaðarstöðvasýn, verkefnaskýrslugerð fyrir verkefnasýn, og /v1/reports/gl-detail fyrir síaða sundurliðun höfuðbókar.

Tvö heiðarleg takmörk. Kostnaðarstöðvar eru flatar að hópavinnu undanskilinni - það er engin stigskipting af geðþótta dýpt, þannig að þriggja þrepa skipulagsheild þarf að móta með hópum ásamt nafnareglum. Og það eru engir úthlutunarlyklar (distribution keys): að úthluta sameiginlegum yfirbyggingarkostnaði úr einni kostnaðarstöð yfir í aðrar er ekki sjálfvirkt, þannig að úthlutun er handvirk bókhaldsfærsla sem flytur kostnað á milli stöðva.

FAQ

Hvað er kostnaðarstöð í bókhaldi?

Sérstök eining fyrirtækisins - deild, staðsetning, teymi - sem er notuð til að fylgjast með hvar kostnaður fellur til. Hún er skráð sem vídd á færslulínum í höfuðbók, aðskilin frá reikningnum sem skráir hvernig kostnaður þetta var.

Hver er munurinn á kostnaðarstöð og reikningi?

Reikningurinn skráir eðli færslunnar (laun, h húsnæði, ferðakostnaður) og knýr lögboðna skýrslugerð. Kostnaðarstöðin skráir hvar þetta gerðist. Að blanda þeim saman í reikningslykilskóða margfaldar lykilinn og brýtur lögboðna kortlagningu.

Á ég að setja deildir inn í reikningslykilinn minn?

Nei. Notaðu víddir. Að fella deildir inn í reikningslykilinn veldur því að lykillinn stækkar margfalt, gerir það ómögulegt að gera skýrslur þvert á víddir án strengjavinnslu og er í raun óafturkræft þegar saga hefur verið bókuð á þessa kóða.

Hver er munurinn á kostnaðarstöð og verkefni?

Kostnaðarstöð er varanleg skipulagseining; verkefni er tímatakmörkuð aðgerð sem spannar venjulega nokkrar þeirra. Báðar eru víddir og ein stök færsla getur borið þetta hvort tveggja í einu.

Getur færsla tilheyrt fleiri en einni kostnaðarstöð?

Ein færslulína í höfuðbók ber eina kostnaðarstöð, en færslu er hægt að skipta upp á nokkrar línur með mismunandi stöðvum. Þar sem kostnaður tilheyrir sannarlega nokkrum einingum skaltu annaðhvort skipta honum upp við færslu eða úthluta honum eftir á með különni færslu.