Kas ir izmaksu centrs? Analītiskās dimensijas ārpus kontu plāna

Izmaksu centrs ir uzņēmuma daļa, kuru vēlaties uzskaitīt atsevišķi, piemēram, nodaļa, atrašanās vieta, komanda vai iekārta. Tas atbild uz jautājumu „kur šīs izmaksas radās?“, kamēr kontu plāns atbild uz jautājumu „kāda veida izmaksas tās bija?“.

Šo divu jautājumu nodalīšana ir viens no svarīgākajiem lēmumiem virsgrāmatas (ledger) iestatīšanā, un kļūda šajā posmā ir viena no visbiežāk pieļautajām un visgrūtāk labojamajām.

Kļūda, ko tas novērš

Kārdinoša pieeja ir nodaļas koda iekļaušana pašā konta kodā:

6209-01  Administratīvie izdevumi - Viļņas birojs
6209-02  Administratīvie izdevumi - Kauņas birojs
6209-03  Administratīvie izdevumi - Rīgas birojs

Tagad izdariet to pašu algām, īrei, programmatūrai, ceļojumiem un nolietojumam trīs birojos, četrās nodaļās un ducim projektu. Kontu skaits strauji pieaug: 20 izdevumu konti reizināti ar 3 birojiem un 4 nodaļām dod 240 kontus, un piekta nodaļa nozīmē vēl 60 jaunu kontu izveidi.

Sekas ir daudz nopietnākas par pašu kontu skaitu:

• Atskaites pārstāj darboties. Obligātie finanšu pārskati balstās uz kontu kodiem. Kontu plānam ar nodaļu sufiksiem ir nepieciešams šos sufiksus notīrīt, izmantojot kāda uzturētu likumu.
• Datus nav iespējams atlasīt dimensiju šķērsgriezumā. Lai iegūtu informāciju „kopējās ceļojumu izmaksas uz vienu nodaļu“, ir nepieciešams parsēt kontu kodus kā teksta virknes.
• Kontu plāns vairs neatbilst nacionālajam standartam, tāpēc katra pielāgošana PVN deklarācijai vai likumā noteiktajam izkārtojumam kļūst specifiska un individuāla.
• Praksē tas nav atgriezeniski. Gadiem ilga vēsture ir grāmatota šajos kodos, un salīdzinošie dati ir no tiem atkarīgi.

Dimensijas kā alternatīva

Alternatīva ir saglabāt kontu plānu tīru un marķēt katru virsgrāmatas rindiņu ar dimensijām:

	Konts	Izmaksu centrs	Projekts
Alga, Viļņas izstrādes komanda, A projekts	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Alga, Kauņas atbalsta komanda, A projekts	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Ceļojums, Viļņas izstrādes komanda, B projekts	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Viens algu konts. Iespējams atbildēt uz jebkuru jautājumu kombināciju: izmaksas pēc konta, centra, projekta vai jebkura to krustpunkta bez neviena jauna konta izveides. Pievienojot piekto nodaļu, tiek izveidots viens izmaksu centrs, nevis sešdesmit konti.

Vispārīgais likums: kontu plānam ir jāatspoguļo darījuma būtība un likumā noteiktās atskaišu prasības. Viss organizatoriskais pieder dimensijām.

Izmaksu centri, peļņas centri un projekti

• Izmaksu centrs – vienība, kas rada izmaksas un kuras darbība tiek mērīta pēc efektivitātes: IT, personāla nodaļa, finanses, noliktava.
• Peļņas centrs – vienība, kurai ir gan ieņēmumi, gan izmaksas, un kuras darbība tiek mērīta pēc pienesuma: produktu līnija, filiāle, meitasuzņēmums.
• Projekts – laika ziņā ierobežots pasākums, kas aptver vairākas nodaļas un kura rezultāts tiek mērīts kā kopējās izmaksas pret budžetu vai pret tā gūtajiem ieņēmumiem.

Tās nav savstarpēji aizstājamas alternatīvas. Alga var vienlaikus piederēt gan atbalsta izmaksu centram, gan klientu projektam, un tieši tāpēc tās ir atsevišķas dimensijas, nevis viens vienīgs lauks.

Sadale (allocation) ir nākamais solis: kopējās izmaksas, piemēram, īre vai IT izmaksas, atrodas izmaksu centrā, kas nerada ieņēmumus, un vadības ziņojumi bieži vien pārvieto tās uz ieņēmumus nesošajām vienībām, pamatojoties uz darbinieku skaitu, platību vai resursu izmantošanu. Izmaksu sadale ir vadības ziņojumu sagatavošanas process; tā nemaina likumā noteiktos grāmatvedības kontus, un sadalīto skatījumu ir vērts skaidri nodalīt no grāmatotā skatījuma.

Kā Nordlet īsteno dimensijas

Katrai virsgrāmatas rindiņai ir pieejamas divas neatkarīgas dimensijas: izmaksu centrs un projekts. Tās ir žurnāla ieraksta rindiņas, nevis konta īpašības, tāpēc viens un tas pats konts var ietvert jebkuru šo dimensiju kombināciju.

Izmaksu centri tiek pārvaldīti, izmantojot POST /v1/ledger/cost-centers/create, un tos var organizēt izmaksu centru grupās, kas nodrošina viena līmeņa grupēšanu – tas ir noderīgi nodaļu apvienošanai funkcionālajās grupās.

Projekti ir atsevišķa dimensija ar savu dzīves ciklu, tāpēc par projektu var sagatavot atskaites visā tā pastāvēšanas laikā neatkarīgi no tā, kuras nodaļas tajā ir iesaistītas.

Dimensijas plūst no dokumentiem uz grāmatojumiem: rēķinu un pirkuma rēķinu rindas ietver izmaksu centru un projektu, un šīs vērtības tiek pārmantotas žurnāla ierakstos dokumenta iegrāmatošanas brīdī. Tas nozīmē, ka marķēšana notiek tur, kur ir pieejams konteksts – dokumenta līmenī, to veicot personai, kura zina, kāpēc šīs izmaksas radušās, nevis kā novēlots grāmatvedības solis.

Atskaites ir pieejamas, izmantojot POST /v1/reports/cost-center izmaksu centru skatījumam, projektu atskaites projektu skatījumam un /v1/reports/gl-detail filtrētai virsgrāmatas detalizācijai.

Divi godīgi ierobežojumi. Izmaksu centri ir plakani, neskaitot piederību grupām – tajos nav patvaļīga dziļuma hierarhijas, tāpēc trīslīmeņu organizatoriskā struktūra ir jāmodelē, izmantojot grupas un nosaukumu konvencijas. Tāpat pastāv sadales atslēgu trūkums: kopējo netiešo izmaksu sadalīšana no viena izmaksu centra uz citiem nav automatizēta, tāpēc sadale ir manuāls žurnāla ieraksts, kas pārvieto izmaksas starp centriem.

FAQ

Kas grāmatvedībā ir izmaksu centrs?

Tā ir noteikta uzņēmuma vienība – nodaļa, atrašanās vieta, komanda –, ko izmanto, lai izsekotu tam, kur rodas izmaksas. Tas tiek reģistrēts kā dimensija virsgrāmatas rindiņās, atsevišķi no konta, kas reģistrē izmaksu veidu.

Kāda ir atšķirība starp izmaksu centru un kontu?

Konts reģistrē darījuma būtību (algas, īre, ceļojumi) un nodrošina likumā noteikto atskaišu sagatavošanu. Izmaksu centrs reģistrē, kur tas notika. To sajaukšana kontu kodos sadārdzina kontu plānu un padara neiespējamu likumā noteikto datu sagatavošanu.

Vai man vajadzētu iekļaut nodaļas sava uzņēmuma kontu plānā?

Nē. Izmantojiet dimensijas. Nodaļu kodu iekļaušana kontu kodos izraisa kontu plāna strauju augšanu, padara starpdimensiju atskaišu sagatavošanu neiespējamu bez teksta virkņu parsēšanas un faktiski nav labojama, kad šajos kodos jau ir iegrāmatoti vēsturiskie dati.

Kāda ir atšķirība starp izmaksu centru un projektu?

Izmaksu centrs ir pastāvīga organizatoriska vienība; projekts ir laika ziņā ierobežots pasākums, kas parasti aptver vairākus izmaksu centrus. Abas ir dimensijas, un viens darījums var ietvert abas vienlaikus.

Vai darījums var piederēt vairāk nekā vienam izmaksu centram?

Viena virsgrāmatas rindiņa ietver vienu izmaksu centru, taču darījumu var sadalīt vairākās rindiņās ar dažādiem centriem. Gadījumos, kad izmaksas patiesi pieder vairākām vienībām, sadaliet tās ieraksta brīdī vai sadaliet vēlāk, izmantojot atsevišķu žurnāla ierakstu.