Kaj je stroškovno mesto? Analitične dimenzije zunaj kontnega načrta

Stroškovno mesto je del podjetja, ki ga želite meriti ločeno - oddelek, lokacija, ekipa, stroj. Odgovarja na vprašanje „kje je nastal ta strošek?“, medtem ko kontni načrt odgovarja na vprašanje „kakšne vrste strošek je bil to?“.

Ločevanje teh dveh vprašanj je ena najpomembnejših odločitev pri nastavitvi glavne knjige (ledger), napačna odločitev pa je ena najpogostejših in najtežje popravljivih napak.

Napaka, ki jo preprečuje

Mamljiva možnost je, da oddelek kodirate neposredno v kmeto konta:

6209-01  Stroški pisarniškega materiala - pisarna Vilnius
6209-02  Stroški pisarniškega materiala - pisarna Kaunas
6209-03  Stroški pisarniškega materiala - pisarna Riga

Sedaj to ponovite za plače, najemnino, programsko opremo, potne stroške in amortizacijo v treh pisarnah, štirih oddelkih in ducatu projektov. Število kontov skokovito naraste: 20 kontov stroškov × 3 pisarne × 4 oddelki znese 240 kontov, dodajanje petega oddelka pa zahteva odprtje še 60 novih kontov.

Posledice so še hujše od samega števila kontov:

• Poročanje ne deluje več. Zakonsko predpisani računovodski izkazi se sklicujejo na kontne šifre. Kontni načrt s priponami oddelkov zahteva odstranjevanje teh pripon prek pravil, ki jih mora nekdo vzdrževati.
• Počez po dimenzijah ni mogoče poizvedovati. Vprašanje „skupni potni stroški na oddelek“ zahteva razčlenjevanje kontnih šifer kot nizov znakov (strings).
• Kontni načrt se ne ujema več z nacionalnim vzorcem, zato vsaka uskladitev z obračunom DDV ali zakonsko predpisano obliko postane unikatna.
• V praksi je to nepopravljivo. Leta zgodovinskih podatkov so knjižena na te konte, primerjalni podatki pa so odvisni od njih.

Namesto tega uporabite dimenzije

Alternativa je, da ohranite kontni načrt čist in vsako postavko v glavni knjigi označite z dimenzijami:

	Konto	Stroškovno mesto	Projekt
Plača, razvojna ekipa Vilnius, projekt A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Plača, podpora Kaunas, projekt A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Potni stroški, razvojna ekipa Vilnius, projekt B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

En sam konto za plače. Odgovorite lahko na katero koli kombinacijo vprašanj: stroški po kontu, po središču, po projektu ali katerem koli preseku - brez odprtja enega samega novega konta. Dodajanje petega oddelka pomeni vnos enega stroškovnega mesta in ne šestdesetih kontov.

Splošno pravilo glasi: kontni načrt mora odražati naravo transakcije in zahteve zakonsko predpisanega poročanja. Vse, kar je organizacijske narave, spada v dimenzije.

Stroškovna mesta, dobičkovna mesta in projekti

• Stroškovno mesto - enota, ki ustvarja stroške in se meri glede na učinkovitost: IT, kadrovska služba, finance, skladišče.
• Dobičkovno mesto (profit center) - enota, ki ustvarja prihodke in stroške ter se meri glede na prispevek (contribution): linija izdelkov, veja, hčerinska družba.
• Projekt - časovno omejena dejavnost, ki se razteza čez več oddelkov, merjena glede na skupne stroške v primerjavi s proračunom ali ustvarjenimi prihodki.

Te kategorije se med seboj ne izključujejo. Plača lahko spada pod stroškovno mesto podporne službe in hkrati pod projekt stranke, kar je točno razlog, zakaj so to ločene dimenzije in ne eno samo polje.

Razporejanje (allocation) je naslednje vprašanje: skupni stroški, kot sta najemnina ali IT, so zbrani v stroškovnem mestu, ki ne ustvarja prihodkov, vodstveno poročanje (management reporting) pa jih pogosto prenaša na enote, ki ustvarjajo prihodke, glede na število zaposlenih, kvadraturo ali uporabo. Razporejanje je vaja vodstvenega poročanja; ne spreminja zakonskih računovodskih izkazov, zato je smiselno razporejeni pogled jasno ločiti od knjiženega.

Kako Nordlet implementira dimenzije

Na vsaki vrstici glavne knjigi sta na voljo dve neodvisni dimenziji: stroškovno mesto in projekt. To sta lastnosti vrstice temeljnice (journal entry), ne pa konta, zato ima lahko enak konto poljubno kombinacijo teh vrednosti.

Stroškovna mesta se upravljajo prek vmesnika POST /v1/ledger/cost-centers/create in jih je mogoče organizirati v skupine stroškovnih mest, kar omogoča eno raven združevanja - to je uporabno za zbiranje podatkov o oddelkih v funkcionalne celote.

Projekti so ločena dimenzija z lastnim življenjskim ciklom, zato je mogoče o projektu poročati skozi celotno obdobje njegovega trajanja, ne glede na to, kateri oddelki so sodelovali pri njem.

Dimenzije prehajajo od dokumentov do knjižb: vrstice izdanih in prejetih računov vsebujejo stroškovno mesto ter projekt, te vrednosti pa se ob knjiženju dokumenta prenesejo v temeljnico. To pomeni, da se označevanje izvede tam, kjer obstaja kontekst - na dokumentu in s strani osebe, ki ve, zakaj strošek obstaja - namesto naknadnega urejanja v knjigovodstvu.

Poročanje je na voljo prek POST /v1/reports/cost-center za pogled stroškovnih mest, poročanje o projektih za pogled projektov ter /v1/reports/gl-detail za filtrirane podrobnosti glavne knjige.

Omeniti velja dve pošteni omejitvi. Stroškovna mesta so razen članstva v skupinah ploska - ni poljubno globoke hierarhije, zato je treba tristopenjsko organizacijsko strukturo modelirati s pomočjo skupin in konvencij poimenovanja. Prav tako ni ključev za razporejanje: avtomatizirano prenašanje skupnih posrednih stroškov (overhead) iz enega stroškovnega mesta na druga ni na voljo, zato je razporejanje ročna temeljnica, s katero se stroški prenašajo med mesti.

FAQ

Kaj je stroškovno mesto v računovodstvu?

Posamezna enota podjetja - oddelek, lokacija, ekipa -, ki se uporablja za sledenje nastanku stroškov. V glavni knjigi se zabeleži kot dimenzija na vrsticah knjižb, ločeno od konta, ki beleži vrsto stroška.

Kakšna je razlika med stroškovnim mestom in kontom?

Konto beleži naravo transakcije (plače, najemnina, potni stroški) in je podlaga za zakonsko predpisano poročanje. Stroškovno mesto beleži, kje je strošek nastal. Mešanje obeh v kontnih šifrah povečuje število kontov in onemogoča zakonsko predpisano poročanje.

Ali naj oddelke vključim v svoj kontni načrt?

Ne. Uporabite dimenzije. Kodiranje oddelkov v šifre kontov povzroči multiplikativno rast kontnega načrta, onemogoči poročanje prek dimenzij brez razčlenjevanja nizov znakov in je v praksi nepopravljivo, ko so na te šifre že knjiženi zgodovinski podatki.

Kakšna je razlika med stroškovnim mestom in projektom?

Stroškovno mesto je stalna organizacijska enota, projekt pa je časovno omejena dejavnost, ki običajno zajema več takih enot. Oboje sta dimenzije, posamezna transakcija pa lahko hkrati nosi obe oznaki.

Ali lahko transakcija spada v več kot eno stroškovno mesto?

Posamezna vrstica v glavni knjigi nosi eno stroškovno mesto, vendar je transakcijo mogoče razdeliti na več vrstic z različnimi stroškovnimi mesti. Če strošek dejansko spada k več enotam, ga bodisi razdelite že ob vnosu bodisi kasneje razporedite z ločeno knjižbo.