Uvoz iz sustava Stripe

Ovaj vodič obuhvaća datotečni uvoz plaćanja iz sustava Stripe putem predloška za uvoz: što izvesti, kako postaviti predložak i što se uvozom kreira. Pojedinosti o API-ju nalaze se u odjeljku Uvoz bankovnih i ostalih plaćanja.

1. Izvoz datoteke s plaćanjima iz sustava Stripe

Na nadzornoj ploči sustava Stripe otvorite Payments → Export, odaberite raspon datuma, zadržite postavku All columns i uključite stupce s metapodacima koje upotrebljavate (Stripe svaki ključ metapodataka izvozi kao stupac naziva <key> (metadata), na primjer orderNo (metadata)). Preuzmite CSV datoteku. Podržani su izvozi iz produkcijskog okruženja (live) i iz okruženja za testiranje (test).

Redci koji nisu premjestili novac preskaču se pri uvozu: pokušaji plaćanja koji nisu uspjeli, koji su otkazani ili još uvijek zahtijevaju način plaćanja te naplate koje nikada nisu izvršene (captured).

2. Izrada bankovnog računa za Stripe

Svaki se uvoz preknjižuje na bankovni račun. Pod stavkom Bank pritisnite New bank account, odaberite Type: Stripe (račun u sustavu Stripe nema IBAN), imenujte ga, na primjer, "Stripe", odaberite valutu u kojoj naplaćujete i pripadajući konto glavne knjige. Saldo u sustavu Stripe ponaša se poput bankovnog računa: uplate pristižu, naknade odlaze, a isplate (payouts) prenose saldo na vaš pravi bankovni račun.

3. Izrada predloška za uvoz

Pod stavkom Bank → Import templates pritisnite New import template, odaberite vrstu Stripe i unesite naziv.

Polja (Fields). Svaki stupac Stripe izvoza predstavlja jedan redak. U okviru Required in file označava se da stupac mora biti prisutan u učitanoj datoteci; datoteka kojoj nedostaje obvezan stupac bit će odbijena, uz prikaz naziva nedostajućih stupaca. 19 stupaca s nazivom koji počinje s Card … prema zadanim postavkama nisu označeni jer ih Stripe za neke račune izostavlja.

Konto glavne knjige (Ledger account). Redci koji nose novčana sredstva - Amount, Fee, Amount Refunded - mogu se povezati s kontom glavne knjige, bilo postojećim ili novim kreiranim iz istog retka. Svaka promjena nastala iz dodijeljenog polja knjiži se u trenutku uvoza: priljev novca zadužuje (debitira) bankovni račun Stripe i odobrava (kreditira) dodijeljeni konto, odljev novca čini suprotno, a bankovna transakcija označava se kao usklađena s tim temeljnicom. Uobičajena postava je:

Polje	Konto	Učinak
Fee	konto troškova PSP naknada (6800 u kontnom planu)	Svaka naknada sustava Stripe knjiži se kao trošak
Amount	ostavite "Not posted"	Naplate ostaju otvorene radi usklađivanja s računima (vidi 5. korak)
Amount Refunded	ostavite "Not posted"	Povrati se obrađuju putem odobrenja (vidi 5. korak)

Kreiranje nedostajućih kupaca (Create missing customers). Označite ovu opciju u retku Customer Email. Za svaku e-adresu u datoteci koja još nema pridruženog partnera kreira se kupac: naziv se preuzima iz polja Customer Description (ili e-adresa ako je prazno), a adresa iz stupaca Card Address … ako su prisutni. Postojeći partneri prepoznaju se prema e-adresi, neovisno o velikim i malim slovima, tako da se ništa ne kreira dvaput.

Kreiranje partnera Stripe (Create partner Stripe). Označite ovu opciju u retku Fee. Uvoz jednom kreira dobavljača pod nazivom Stripe (postojeći partner s tim nazivom se ponovno koristi) i svaku stavku naknade u temeljnici bilježi sa Stripeom kao partnerom, tako da se iz knjiženja naknada vidi tko je plaćen.

Polja metapodataka (Metadata fields). Dodajte jedan redak po ključu metapodataka koji želite da uvoz pročita, na primjer orderNo. Na tim se retcima mogu postaviti dvije oznake:

• Kreiranje ili povezivanje računa (Create or link invoices) - označava ključ koji identificira narudžbu (5. korak). Tu oznaku može imati samo jedan redak. Stopa PDV-a za kreirane račune prikazuje se pored nje, uz opcionalnu Stavku kataloga (Catalog item): kada je odabrana, svaki redak računa koji uvoz kreira upućuje na taj proizvod ili uslugu, pa se prihod knjiži na konto te stavke; tekst retka i dalje dolazi iz naplate.
• Oznaka tvrtke (Company flag) - označava ključ čija vrijednost pokazuje da je kupac pravna osoba (true, 1, yes, company, business ili b2b). Kupci kreirani iz takvih naplata jesu partneri vrste tvrtka; svi ostali jesu fizičke osobe.

Spremite predložak.

4. Uvoz datoteke

Na kartici Bank odaberite bankovni račun Stripe, predložak i datoteku, a zatim pritisnite Import. Gumb prikazuje animaciju učitavanja (spinner) sve dok uvoz ne završi; velika datoteka može potrajati nekoliko minuta jer se računi izdaju jedan po jedan. U retku s rezultatom navodi se koliko je transakcija uvezeno, koliko ih je već postojalo, koliko je promjena proknjiženo te koliko je kupaca, računa i odobrenja kreirano. Upozorenja navode narudžbe koje nije bilo moguće obraditi i razlog za to.

Ponovni uvoz iste datoteke je siguran: transakcije se prepoznaju prema ID-ju Stripe naplate, kupci prema e-adresi, a narudžbe prema vrijednosti njihovih metapodataka.

5. Što radi opcija "Kreiranje ili povezivanje računa"

Naplate i povrati grupiraju se prema vrijednosti odabranog ključa metapodataka (broju narudžbe).

• Ako prodajni račun za tu vrijednost već postoji - prodajna narudžba čija je vanjska referenca ta vrijednost ili račun čiji je broj ta vrijednost - naplate se usklađuju s njim kao plaćanja.
• U suprotnom se za kupca kreira prodajni račun: jedan redak po naplati, s tekstom retka naplate i iznosom naplate kao cijenom s uključenim PDV-om prema stopi PDV-a iz predloška, s datumom prve naplate. Račun se izdaje i knjiži odmah, a naplate se usklađuju s njime, tako da je vidljiv kao plaćen. Prodajna narudžba s kanalom stripe bilježi se s brojem narudžbe, tako da sljedeći uvoz vrši povezivanje umjesto kreiranja.
• Svaki povrat u grupi postaje izdano odobrenje (credit note) za taj račun u iznosu povrata, a transakcija povrata usklađuje se s njime.

Grupe bez e-adrese kupca, s naplatama u različitim valutama ili čiji je postojeći račun još uvijek u nacrtu ili je već plaćen preskaču se i navode u upozorenjima. Njihove transakcije ostaju neusklađene na kartici Bank → Transactions.

Brojevi računa preuzimaju se iz serije za tekuću godinu čak i za naplate datirane u prethodnim godinama, tako da se povijesni uvozi ne preklapaju s postojećim brojevima.

6. Šest opcionalnih polja na dnu predloška

Većina tvrtki ostavlja svih šest polja praznima i uvoz radi u potpunosti isto. Ona postoje za dvije specifične situacije: kada želite da se rezervacije kartica bilježe kao dokumenti ili kada prikupljate novac koji djelomično pripada nekome drugome.

Zašto padajući izbornici izgledaju prazno

Tri padajuća izbornika za "vrstu operacije" (operation type) prikazuju vrste operacija koje je vaša tvrtka kreirala pod stavkom Account → Operation types. Ako niste kreirali nijednu, izbornik je prazan. To nije pogreška; najprije kreirajte vrstu operacije ili ostavite polje praznim.

Padajući izbornik Lender metadata field sadrži nazive stupaca metapodataka koje ste unijeli u popis Metadata fields više u ovom istom obrascu. Prvo dodajte polje metapodataka tamo, pa će se pojaviti ovdje.

Oznaka djelomičnog povrata (Partial refund label) i Oznaka potpunog povrata (Full refund label)

Kada uvoz kreira odobrenje za povrat, ove postavke definiraju riječ ispisanu na vrhu PDF-a tog odobrenja.

Situacija	Korištena riječ	Zadano
Povrat je manji od ukupnog iznosa računa	Partial refund label	DEPOZITAS
Povrat je jednak ukupnom iznosu računa	Full refund label	ANULIAVIMAS

Izmijenite ih samo ako vaša tvrtka ispisuje drugačije nazive na takvim dokumentima. One ne utječu na numeriranje niti na računovodstvo.

Vrsta operacije za autorizaciju (Authorization operation type)

Autorizacija kartice jest novac rezerviran na kartici kupca koji još niste naplatili. U izvozu iz sustava Stripe ti retci imaju polje Captured postavljeno na false. Uvoz ih obično zanemaruje jer nije došlo do kretanja novca.

Ispunite ovo polje i svaki takav redak postat će izdani prodajni dokument, s pomoću ove vrste operacije i serije dokumenata na koju ta vrsta operacije upućuje. Ako polje ostavite praznim, ti se retci preskaču, a rezultat uvoza prikazuje upozorenje "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Ako već unaprijed ne znate da vaše poslovanje mora prikazivati rezervacije kao dokumente, ostavite polje praznim.

Vrsta operacije za isplatu, Vrsta operacije za proviziju i Polje metapodataka zajmodavca

Preskočite ovaj dio u potpunosti osim ako vaše poslovanje prikuplja novac koji pripada nekome drugome - poput veletržnice (marketplace) koja isplaćuje prodavatelje ili platforme koja isplaćuje zajmodavce. Obična trgovina ovo nikada ne ispunjava.

Stripe te podatke donosi u dvjema datotekama. Izvoz plaćanja (payments) pokazuje što je svaki kupac platio. Zaseban izvoz prijenosa (transfers) pokazuje koliko ste od toga proslijedili drugoj strani. Uvozu su potrebne obje datoteke da bi izračunao što ste zadržali.

Na kartici Bank obrazac za uvoz prikazuje okvir za datoteku Stripe transfers export kada postoji najmanje jedan predložak za Stripe; tamo odaberite datoteku prijenosa pored datoteke plaćanja. Putem API-ja to je polje transfersCsv unutar bank/statements/import.

Kada su prisutne obje datoteke:

Polje	Što radi
Payout operation type	Za svaki prijenos drugoj strani, jedna se stavka glavne knjige knjiži za iznos prijenosa. Konto zaduženja i odobrenja dolaze iz ove vrste operacije. Ako se ostavi prazno, stavka umjesto toga upotrebljava pravila knjiženja obveza prema prodavateljima i obveza prema dobavljačima.
Commission operation type	Dio koji zadržavate, izračunat kao iznos naplate umanjen za Stripe naknada i preneseni iznos, a knjiži se samo kada je veći od nule. Konti dolaze iz ove vrste operacije, a u suprotnom iz pravila knjiženja obveza prema prodavateljima i prihoda od provizija.
Lender metadata field	Naziv stupca metapodataka sustava Stripe u kojem se nalazi podatak o tome kome je novac poslan. Partner s tom vrijednošću se kreira, ili ponovno koristi ako postoji, te se postavlja na obje gornje stavke. Ako se ostavi prazno, odnosno ako redak nema vrijednost, prikazuje se upozorenje "lender not identified" i stavka se knjiži bez partnera.

Ako su oba polja vrste operacije prazna, nikakve stavke prijenosa ili provizije neće se knjižiti, bez obzira na ostale postavke.

7. Isplate na vaš bankovni račun

Izvoz plaćanja nema redaka isplata, pa se novac koji Stripe šalje na vaš pravi bankovni račun knjiži iz izvještaja o isplatama. Na nadzornoj ploči sustava Stripe otvorite Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, preuzmite izvještaj i uvezite ga pod stavkom Bank → Settlements na vaš pravi bankovni račun, a zatim proknjižite svaku isplatu.

Za svaki redak isplate čiju naplatu, naknadu ili povrat ovaj uvoz već unio na bankovni račun Stripe, knjiženje premješta neto iznos retka s bankovnog računa Stripe na pravi bankovni račun. Naknade i plaćanja računa ne knjiže se po drugi put. Retci koje je Stripe isplatio, a koje ovaj uvoz nikada nije vidio, knjiže se kako je opisano u odjeljku Uvoz bankovnih i ostalih plaćanja.

Svaka isplata prikazuje stavku Difference to imported payments: iznos koji je isplata premjestila umanjen za iznos koji bankovni račun Stripe drži za iste naplate i povrate. Nula znači da isplata ravna račun Stripe. Redak s razlikom, ili s promjenom na računu Stripe koja je još uvijek neproknjižena, broji se pod Lines to check. Izvoz plaćanja sadrži samo ukupni vraćeni iznos po naplati, pa se svi retci povrata jedne naplate uspoređuju zajedno s tim ukupnim iznosom.

Ako je isplata proknjižena prije nego što je datoteka plaćanja uvezena, uvoz preskače naplate, naknade i povrate te isplate i navodi je u upozorenjima.

8. Gdje potražiti podatke nakon uvoza

• Bank → Transactions - svaka uvezena promjena; usklađene stavke povezane su s računom ili temeljnicom.
• Invoices - kreirani računi i odobrenja, s brojem narudžbe u napomenama.
• Partners - kreirani kupci.
• Ledger → Journal - knjiženja za naknade, plaćanja i račune.

Naplata

Datoteke veličine do 10 MB i s najviše 50.000 promjena. Svakih 10 uvezenih promjena računa se kao jedan zahtjev prema API-ju.