Mi az a banki egyeztetés? Lépésről lépésre

A banki egyeztetés annak ellenőrzése, hogy a főkönyv bankszámlaegyenlege és a bank saját nyilvántartása megegyezik-e, valamint az eltérések kivizsgálása. Ez a könyvelés legközelebbi megfelelője a minden hónapban lefutó külső auditnak, mivel a bankkivonat olyan bizonyíték, amelyet egy olyan fél állít ki, amelynek semmilyen érdeke δεν fűződik ahhoz, hogy az ön könyvei rendben legyenek.

Az ellenőrzés önmagában egyszerű. Azok az okok teszik értelmessé, amiért a két szám különbözik egymástól.

Miért térnek egyáltalán el egymástól?

A főkönyv és a kivonat ugyanazt a valóságot rögzíti eltérő ütemezés szerint:

• Időzítés. Június 30-án könyvel egy szállítói kifizetést, de a bank csak július 2-án hajtja végre. A pénz az ön könyveiből már eltűnt, de a bankén még ott van.
• Olyan tételek, amelyekről nem tudott. Bankköltségek, kamat, devizaköltségek, csoportos beszedések, vagy egy ügyfél fizetése anélkül, hogy előre szólt volna - a bank ezeket hamarabb ismeri, mint ön.
• Hibák. Az ön hibái (rossz összeg rögzítése, kétszer könyvelt kifizetés) vagy ritkán a bank hibái.
• Csalás. Olyan kifizetés, amelyet soha nem hagyott jóvá. Ez az oka annak, hogy az egyeztetés ellenőrzési pont, és nem csupán adminisztratív rendrakás: gyakran ez az egyetlen olyan rutinfolyamat, amely kiszúrja az ilyesmit.

Az eltérés természetes dolog. A megmagyarázhatatlan eltérés az igazi lelet.

A folyamat lépésről lépésre

Június egyeztetése a példaként szereplő cégnél, euróban:

1. lépés - A végpontok rögzítése. Főkönyvi egyenleg a 2710-es számlán június 30-án: 6 200 €. Bankkivonat záróegyenlege június 30-án: 6 845 €. Magyarázatra váró eltérés: 645 €.

2. lépés - A kivonat importálása. A PDF-ből történő gépelés helyett töltse be a bank saját fájlját: camt.053 (az ISO 20022 szabvány) vagy a régebbi MT940 formátumot. Mindkettőt támogatja a POST /v1/bank/statements/import végpont, amely dátumokkal, összegekkel, partnernevekkel, IBAN-számokkal és közleményekkel hozza létre a banki tranzakciókat.

3. lépés - A egyező tételek párosítása. Futtassa össze a kivonat sorait a nyitott tételekkel:

Kivonati sor	Főkönyvi tétel
+1 210 UAB Alfa, hivatkozás: "S-1041"	S-1041 számú kimenő számla - teljes kiegyenlítés
−121 Lieferant GmbH	L-77 számú bejövő számla - teljes kiegyenlítés
−18 "Számlavezetési díj"	Nincs a főkönyvben - új ráfordítás

4. lépés - Csak a bank által ismert tételek könyvelése. A 18 €-s díjhoz nem tartozik bizonylat; azt magáról a kivonatról kell könyvelni:

Számla	Tartozik	Könyvelési oldal (Kivonat)
6800 Pénzügyi ráfordítások	18
2710 Bank		18

5. lépés - Valós időzítési eltérések listázása. A június 30-i 663 €-s szállítói kifizetés, amelyet a bank július 2-án hajt végre: helyesen szerepel a főkönyvben, de helyesen hiányzik a júniusi kivonatról. Ehhez nincs szükség könyvelési tételre, csupán listázni kell.

6. lépés - Az egyeztetés levezetése.

Bankkivonat záróegyenlege               6 845
− úton lévő kifizetések                −663
+ a bank által már levont, de most könyvelt díj  +18   (a 4. lépés után már mindkettőben benne van)
= Egyeztetett főkönyvi egyenleg        6 200 ✓

A főkönyvi egyenleg igazolva van. Bármi, ami ebben a lépésben nem magyarázható meg, az az ok, amiért az egyeztetést elvégezte.

7. lépés - Az időszak lezárása. Ha a bank, a vevők és a szállítók egyeztetése megtörtént, a könyvelési időszak lezárható és zárolható, így az egyeztetett számok utólag már nem módosulhatnak.

Mennyire automatikus ez?

A nagy része igen. Egy kifizetés párosítása egy számlával mintafelismerési feladat: összeg, hivatkozás, partner, IBAN. A Nordlet POST /v1/bank/transactions/suggest-matches végpontja minden nyitott számlát összevet a kivonat sorával, és rangsorolt jelölteket ad vissza az egyes pontszámok mögött álló indokokkal:

Szempont	Súly
Az összeg megegyezik a számla fennmaradó egyenlegével	+50
A bizonylatszám szerepel a fizetési közleményben	+40
A partner IBAN-száma megegyezik egy partner bankszámlával	+30
A partner neve megegyezik a partner névvel	+20

Az a kifizetés, amely mind a négy feltételnek megfelel, egyértelműen azonosítható. A párosítás jóváhagyása a POST /v1/bank/transactions/match végponttal kiegyenlíti a számlát, könyveli a főkönyvi tételeket, és a számla fizetési státuszát partial (részben fizetett) vagy paid (fizetett) értékre frissíti, ami elindít egy sale_invoice.paid eseményt, amelyre az alsóbb szintű rendszerek reagálhatnak.

Ami megmarad az emberi feladatok körében, annak is kell ott maradnia: részfizetések, egyetlen átutalás, amely öt számlát fed le, hivatkozás nélküli kifizetések, valamint minden olyan eset, amikor az összeg valamilyen olyan okból nem egyezik, amelyet senki sem írt le előre. A banki importálás útmutatója részletesen bemutatja a fájlformátumokat és az importálás menetét.

Hogyan csináljuk jól?

• Egyeztetési gyakoriság: Minimum havonta, de ha lehetséges, hetente. Az eltéréseket olcsó megmagyarázni, amíg frissek, de drága egy negyedév elteltével rekonstruálni őket.
• Soha ne kényszerítsen ki egyenleget. Egy technikai különbözeti tétel a számok egyezőségének megteremtésére tönkreteszi az ellenőrzés teljes értékét. Ha nem egyezik, akkor valami hiba van, és ez értékes információ.
• Minden számlát egyeztetni kell. Minden bankszámlát, minden devizát, minden kártyát. Az a számla okozza a problémát, amelyet senki sem figyel.
• A régi, párosítatlan tételek kivizsgálása. Egy három hónapja párosítatlan kivonati sor nem a számlájára vár, hanem hiányzó bizonylatot, duplikációt vagy hibát jelez.
• Feladatok szétválasztása, ahol lehetséges. Az a személy, aki mozgatni tudja a pénzt, nem lehet azonos azzal, aki egyezteti azt.

FAQ

Mi a banki egyeztetés egyszerű magyarázattal?

A bankszámlára vonatkozó könyvelési nyilvántartások összehasonlítása a bank saját kivonatával, majd minden eltérés (időzítés, lekönyveletlen tételek vagy hibák) tisztázása mindaddig, amíg a kettő meg nem egyezik.

Milyen formátumokban importálhatók a bankkivonatok?

A Nordlet támogatja a camt.053 formátumot (a SEPA-szerte használt ISO 20022 XML szabványt) és az MT940-et, a régebbi SWIFT formátumot, amelyet még sok bank kínál. Mindkettő ugyanazon a végponton keresztül importálható, és azonos banki tranzakciókat eredményez.

Mi az az egyeztetési tétel?

Bármi, ami jogszerűen megmagyarázza a két egyenleg közötti különbséget egy adott időpontban - leggyakrabban a kiadott, de még le nem könyvelt kifizetések, a még jóvá nem írt befizetések, valamint a főkönyvben még nem szereplő bankköltségek.

Milyen gyakran kell elvégezni a banki egyeztetést?

A havi gyakoriság a könyvelési minimum, mivel az időszak enélkül nem zárható le megbízhatóan. Működési szempontból a heti vagy napi gyakoriság a jobb: naprakészen tartja a vevői képet, és lerövidíti azt az időablakot, amely alatt egy jóváhagyatlan kifizetés észrevétlen maradhat.

Mi a teendő, ha az egyeztetés nem egyezik?

Akkor meg kell állni és meg kell találni az okot - ez a folyamat lényege. Gyakori okok a kétszer könyvelt tranzakció, a rosszul rögzített összeg, a rossz számlára könyvelt kifizetés, vagy egy olyan kivonati sor, amelyet senki sem ismer fel. Soha ne könyveljen egyenlegkiegyenlítő tételt csak azért, hogy az eltérés eltűnjön.