¿Qué es la conciliación bancaria? Una guía paso a paso
Por qué el libro mayor y el extracto bancario no coinciden, una conciliación práctica desde el extracto hasta el libro mayor y cómo la asignación automatizada resuelve la mayor parte del proceso.
La conciliación bancaria es la comprobación de que el saldo bancario de su libro mayor y el registro del propio banco coinciden, junto con la investigación de todas las diferencias entre ambos. Es lo más parecido a una auditoría externa que la contabilidad realiza cada mes, ya que el extracto bancario es un documento probatorio emitido por un tercero que no tiene ningún interés en que sus libros sean correctos.
La comprobación es sencilla. Los motivos por los que ambos números difieren son los que hacen que este proceso valga la pena.
Por qué difieren en absoluto
El libro mayor y el extracto registran la misma realidad en diferentes momentos:
- Desfase temporal. Usted registra el pago a un proveedor el 30 de junio; el banco lo ejecuta el 2 de julio. El dinero ha salido de sus libros, pero sigue en el banco.
- Conceptos que desconocía. Comisiones bancarias, intereses, cargos por tipo de cambio, adeudos directos, un cliente que le paga sin avisarle: el banco se entera antes que usted.
- Errores. Suyos (introducir un importe incorrecto, registrar un pago dos veces) o, raras vez, del banco.
- Fraude. Un pago que usted nunca autorizó. Esta es la razón por la cual la conciliación es un control y no una simple tarea de orden: suele ser el único proceso rutinario capaz de detectarlo.
Una diferencia es normal. Una diferencia sin explicar es el hallazgo.
La guía paso a paso
Vamos a conciliar el mes de junio para nuestro ejemplo práctico, expresado en euros:
Paso 1 - Fijar los puntos de partida. Saldo en el libro mayor de la cuenta 2710 al 30 de junio: 6.200 €. Saldo de cierre del extracto bancario al 30 de junio: 6.845 €. Diferencia por explicar: 645 €.
Paso 2 - Importar el extracto. Cargue el archivo propio del banco en lugar de transcribir desde un PDF: camt.053 (el estándar ISO 20022) o el formato más antiguo MT940. Ambos son compatibles con POST /v1/bank/statements/import, que crea transacciones bancarias con fechas, importes, nombres de contrapartes, IBAN y descripciones de pago.
Paso 3 - Conciliar lo que coincide. Compare las líneas del extracto con las partidas abiertas:
| Línea del extracto | Partida en el libro mayor |
|---|---|
| +1.210 UAB Alfa, ref. "S-1041" | Factura de venta S-1041: liquidada por completo |
| −121 Lieferant GmbH | Factura de compra L-77: liquidada por completo |
| −18 "Gastos de mantenimiento de cuenta" | Nada en el libro mayor: gasto nuevo |
Paso 4 - Contabilizar lo que solo el banco conocía. La comisión de 18 € no tiene documento asociado; se registra directamente a partir del extracto:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 6800 Gastos financieros | 18 | |
| 2710 Bancos | 18 |
Paso 5 - Listar las diferencias temporales genuinas. El pago al proveedor de 663 € efectuado el 30 de junio que el banco ejecuta el 2 de julio: figura correctamente en su libro mayor y no debe aparecer en el extracto de junio. No requiere asiento contable, solo su inclusión en la lista.
Paso 6 - Demostrar la conciliación.
Saldo de cierre del extracto bancario 6.845
− pagos en tránsito −663
+ comisión ya deducida por el banco y contabilizada +18 (ya está en ambos tras el paso 4)
= Saldo conciliado en el libro mayor 6.200 ✓
El saldo del libro mayor queda confirmado. Cualquier importe que no pueda explicarse en este paso es la razón misma por la cual realizó la conciliación.
Paso 7 - Bloquear el periodo. Una vez que el banco, los cobros y los pagos cuadran, se puede cerrar y bloquear el periodo contable para evitar que las cifras conciliadas sufran modificaciones posteriores.
Qué parte de esto es automática
La mayor parte. Relacionar un pago con una factura es una tarea de reconocimiento de patrones: importe, referencia, contraparte, IBAN. El endpoint POST /v1/bank/transactions/suggest-matches de Nordlet evalúa cada factura pendiente frente a una línea del extracto y devuelve candidatos ordenados con las razones detrás de cada puntuación:
| Señal | Ponderación |
|---|---|
| El importe coincide con el saldo pendiente de la factura | +50 |
| El número de documento aparece en la descripción del pago | +40 |
| El IBAN de la contraparte coincide con una cuenta bancaria asociada | +30 |
| El nombre de la contraparte coincide con el nombre del asociado | +20 |
Un pago que cumple los cuatro criterios resulta inequívoco. Confirmar una coincidencia mediante POST /v1/bank/transactions/match liquida la factura, contabiliza los asientos en el libro mayor y actualiza el estado de pago de la factura a partial o paid (parcial o pagada), lo que desencadena un evento sale_invoice.paid al que los sistemas secundarios pueden reaccionar.
Lo que permanece en manos humanas es lo que debe estarlo: pagos parciales, una única transferencia que cubre cinco facturas, pagos sin ninguna referencia y aquellos casos en los que el importe no coincide por una razón que nadie ha documentado por escrito. La guía de importaciones bancarias detalla los formatos de archivo y el flujo de importación.
Buenas prácticas
- Concilie al menos mensualmente, o semanalmente si le es posible. Las diferencias son baratas de explicar mientras están recientes y resultan costosas de reconstruir un trimestre después.
- Nunca fuerce un saldo. Un asiento de ajuste para hacer coincidir las cifras destruye por completo el valor del control. Si no concilia, algo va mal, y eso constituye información valiosa.
- Concilie todas las cuentas. Cada cuenta bancaria, cada divisa, cada tarjeta. La cuenta que nadie vigila es la que genera problemas.
- Investigue las partidas pendientes antiguas. Una línea del extracto sin conciliar durante tres meses no está esperando a su factura; se trata de un documento faltante, un duplicado o un error.
- Separe funciones siempre que pueda. La persona que puede mover dinero no debe ser la única que realiza la conciliación.
FAQ
¿Qué es la conciliación bancaria en términos sencillos?
Es la comparación entre sus registros contables de una cuenta bancaria y el propio extracto del banco, explicando a continuación cada diferencia (desfases temporales, conceptos no registrados o errores) hasta que ambos saldos coinciden.
¿En qué formatos se pueden importar los extractos bancarios?
Nordlet admite camt.053 (el estándar XML ISO 20022 utilizado en toda la zona SEPA) y MT940, el formato SWIFT más antiguo que todavía ofrecen muchos bancos. Ambos se importan a través del mismo endpoint y generan transacciones bancarias idénticas.
¿Qué es una partida de conciliación?
Cualquier concepto que explique legítimamente una diferencia entre ambos saldos en un momento determinado; los más comunes son los pagos emitidos pero aún no compensados, los depósitos pendientes de abono y las comisiones bancarias todavía no registradas en el libro mayor.
¿Con qué frecuencia se debe realizar la conciliación bancaria?
El mínimo contable es mensual, ya que el periodo no se puede cerrar con fiabilidad sin este proceso. Operativamente, realizarla a diario o semanalmente resulta preferible: mantiene actualizada la situación de los cobros y acorta el margen de tiempo en el que un pago no autorizado pasa desapercibido.
¿Qué ocurre si la conciliación no cuadra?
Debe detenerse y encontrar la causa; ese es el propósito del ejercicio. Las causas habituales son una transacción registrada dos veces, un importe introducido erróneamente, un pago asignado a la cuenta incorrecta o una línea del extracto que nadie reconoce. Nunca introduzca un asiento de cuadre solo para hacer desaparecer la diferencia.