Kas ir bankas konta saskaņošana? Soli pa solim

Bankas konta saskaņošana (bank reconciliation) ir pārbaude, vai jūsu grāmatvedības reģistra bankas atlikums un bankas pašas uzskaite sakrīt, kā arī visu to starpību izmeklēšana. Tā ir grāmatvedībai tuvākais process, kas līdzinās ikmēneša ārējam auditiem, jo bankas izraksts ir pierādījums, ko sagatavojusi puse, kuras interesēs nav jūsu grāmatvedības datu pareizība.

Pati pārbaude ir vienkārša. Tieši iemesli, kāpēc abi skaitļi atšķiras, padara šo procesu par pūliņu vērtu.

Kāpēc vispār rodas atšķirības

Grāmatvedības reģistrs un izraksts atspoguļo vienu un to pašu realitāti, izmantojot dažādus laika atskaites punktus:

• Laika nobīde (Timing). Jūs iegrāmatojat piegādātāja maksājumu 30. jūnijā; banka to izpilda 2. jūlijā. Nauda no jūsu grāmatvedības ir prom, bet bankas kontā tā vēl ir.
• Jums nezināmi darījumi. Bankas komisijas maksas, procenti, valūtas maiņas izmaksas, tiešie debeti, klienta maksājums bez iepriekšēja brīdinājuma — banka to uzzina agrāk nekā jūs.
• Kļūdas. Jūsu (nepareizi ievadīta summa, divreiz iegrāmatots maksājums) vai, retāk, pašas bankas kļūdas.
• Krāpšana. Maksājums, kuru neesat pilnvarojis. Šī ir galvenā iemesls, kāpēc saskaņošana ir kontroles mehānisms, nevis vienkārša sakopšana: tas bieži vien ir vienīgais regulārais process, kas to var atklāt.

Atšķirība ir normāla parādība. Neizskaidrojama atšķirība ir tas, kas jāatklāj.

Praktiskais piemērs

Saskaņojam jūniju mūsu piemērā, summām esot eiro:

1. solis — Sakārtojiet galapunktus. Grāmatvedības reģistra atlikums kontā 2710 uz 30. jūniju: 6 200 €. Bankas izraksta slēguma atlikums uz 30. jūniju: 6 845 €. Izskaidrojamā starpība: 645 €.

2. solis — Importējiet izrakstu. Ielādējiet pašas bankas failu, tā vietā lai datus ievadītu manuāli no PDF: camt.053 (ISO 20022 standarts) vai vecāko MT940. Abus atbalsta POST /v1/bank/statements/import, kas izveido bankas darījumus ar datumiem, summām, darījumu partneru nosaukumiem, IBAN un maksājumu aprakstiem.

3. solis — Saskaņojiet to, kas sakrīt. Salīdziniet izraksta rindas ar atvērtajiem posteņiem:

Izraksta rinda	Grāmatvedības ieraksts
+1 210 UAB Alfa, norāde "S-1041"	Pārdošanas rēķins S-1041 — apmaksāts pilnībā
−121 Lieferant GmbH	Pirkuma rēķins L-77 — apmaksāts pilnībā
−18 "Account maintenance fee"	Grāmatvedībā nav — jauni izdevumi

4. solis — Iegrāmatojiet to, ko zināja tikai banka. 18 € komisijas maksai nav dokumenta; tā tiek grāmatota tieši no izraksta:

Konts	Debets	Kredīts
6800 Finanšu izdevumi	18
2710 Banka		18

5. solis — Uzskaitiet reālās laika nobīdes starpības. 30. jūnija piegādātāja maksājums 663 € apmērā, kuru banka izpilda 2. jūlijā: tas ir pareizi iekļauts jūsu reģistrā, bet pamatoti nav iekļauts jūnija izrakstā. Tam nav nepieciešams grāmatojums — tikai saraksts.

6. solis — Apstipriniet saskaņošanu.

Bankas izraksta slēguma atlikums            6 845
− ceļā esošie maksājumi                      −663
+ bankas jau ieturētā, tagad iegrāmatotā komisija  +18   (pēc 4. soļa ir abās pusēs)
= Saskaņotais grāmatvedības atlikums         6 200 ✓

Grāmatvedības reģistra atlikums ir apstiprināts. Jebkas, ko šajā solī nevar izskaidrot, ir iemesls, kāpēc jūs veicāt saskaņošanu.

7. solis — Slēdziet periodu. Kad banka, debitori un kreditori ir saskaņoti, grāmatvedības periodu var slēgt un bloķēt, lai saskaņotos rādītājus vairs nebūtu iespējams mainīt.

Cik liela daļa no šī procesa ir automātiska?

Lielākā daļa. Maksājuma saskaņošana ar rēķinu ir sakritību meklēšana: summa, atsauce, darījuma partneris, IBAN. Nordlet funkcija POST /v1/bank/transactions/suggest-matches novērtē katru atvērto rēķinu pret izraksta rindu un atgriež sakārtotus kandidātus kopā ar katra vērtējuma pamatojumu:

Signāls	Svars
Summa sakrīt ar rēķina atlikušo summu	+50
Dokumenta numurs parādās maksājuma aprakstā	+40
Darījuma partnera IBAN sakrīt ar partnera bankas kontu	+30
Darījuma partnera nosaukums sakrīt ar partnera vārdu	+20

Maksājums, kas atbilst visiem četriem kritērijiem, ir nepārprotams. Saskaņošanas apstiprināšana ar POST /v1/bank/transactions/match dzēš rēķinu, izveido grāmatojumus un atjaunina rēķina apmaksas statusu uz partial (daļēji apmaksāts) vai paid (apmaksāts), aktivizējot notikumu sale_invoice.paid, uz kuru var reaģēt citas apakšsistēmas.

Cilvēka ziņā paliek tas, kam tur jāpaliek: daļēji maksājumi, viens pārskaitījums par pieciem rēķiniem, maksājumi bez jebkādas norādes un visi gadījumi, kad summa nesakrīt iemesla dēļ, kurš nav nekur pierakstīts. Banku importēšanas ceļvedis sīki apskata failu formātus un importēšanas plūsmu.

Kā to paveikt kvalitatīvi

• Saskaņojiet vismaz reizi mēnesī, ja iespējams — reizi nedēļā. Atšķirības ir viegli un lēti izskaidrojamas, kamēr tās ir svaigas, un dārgi rekonstruējamas ceturksni vēlāk.
• Nekad neveiciet mākslīgu atlikuma izlīdzināšanu. Izlīdzinošais ieraksts, lai panāktu skaitļu sakritību, iznīcina visu kontroles vērtību. Ja konti nesakrīt, kaut kas nav kārtībā, un tā ir vērtīga informācija.
• Saskaņojiet katru kontu. Katru bankas kontu, katru valūtu, katru karti. Konts, kuru neviens neuzrauga, ir tas, kurā slēpjas problēma.
• Izmeklējiet vecos nesaskaņotos posteņus. Izraksta rinda, kas nav saskaņota trīs mēnešus, negaida savu rēķinu — tas ir trūkstošs dokuments, dublikāts vai kļūda.
• Sadaliet pienākumus, ja iespējams. Persona, kura var pārvietot naudu, nedrīkst būt vienīgā persona, kura veic tās saskaņošanu.

FAQ

Kas ir bankas konta saskaņošana vienkāršiem vārdiem?

Tas ir jūsu grāmatvedības reģistra bankas konta ierakstu salīdzinājums ar bankas izrakstu, pēc kura tiek izskaidrota katra atšķirība — laika nobīde, neuzskaitīti darījumi vai kļūdas —, līdz abi dati sakrīt.

Kādos formātos var importēt bankas izrakstus?

Nordlet atbalsta camt.053 (ISO 20022 XML standartu, ko izmanto SEPA ietvaros) un MT940 — vecāko SWIFT formātu, ko joprojām piedāvā daudzas bankas. Abi formāti tiek importēti caur to pašu galapunktu un rada identiskus bankas darījumus.

Kas ir saskaņošanas postenis?

Jebkas, kas pamatoti izskaidro atšķirību starp abiem atlikumiem konkrētā laika momentā — visbiežāk tie ir izsniegtie, bet vēl neapstiprinātie maksājumi, vēl neieskaitītie depozīti un bankas komisijas maksas, kas vēl nav reģistrētas grāmatvedībā.

Cik bieži jāveic bankas konta saskaņošana?

Mēneša griezumā tas ir grāmatvedības minimums, jo bez tā periodu nav iespējams droši noslēgt. Operatīvajā darbībā labāk to darīt reizi nedēļā vai katru dienu: tas uztur aktuālu debitoru stāvokli un saīsina laiku, kurā nepilnvarots maksājums var palikt nepamanīts.

Ko darīt, ja konti nesakrīt?

Tad ir jāapstājas un jāatrod iemesls — tā ir visa procesa jēga. Biežākie iemesli ir divreiz iegrāmatots darījums, nepareizi ievadīta summa, nepareizā kontā iegrāmatots maksājums vai izraksta rinda, kuru neviens neatpazīst. Nekad neveiciet izlīdzinošo grāmatojumu, lai starpība vienkārši pazustu.