Τι είναι η τραπεζική συμφωνία; Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

Η τραπεζική συμφωνία (bank reconciliation) είναι ο έλεγχος που επιβεβαιώνει ότι το υπόλοιπο τραπέζης στο γενικό καθολικό σας (ledger) και το αρχείο της ίδιας της τράπεζας συμφωνούν, καθώς και η διερεύνηση κάθε διαφοράς μεταξύ τους. Αποτελεί ό,τι πιο κοντινό διαθέτει η λογιστική σε έναν εξωτερικό έλεγχο (external audit) που διενεργείται κάθε μήνα, επειδή το τραπεζικό αντίγραφο (bank statement) αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο που παράγεται από κάποιον που δεν έχει κανένα συμφέρον να εμφανίζει τα βιβλία σας σωστά.

Ο έλεγχος είναι απλός. Οι λόγοι για τους οποίους τα δύο νούμερα διαφέρουν είναι αυτοί που καθιστούν τη διαδικασία χρήσιμη.

Γιατί διαφέρουν καθόλου

Το καθολικό και το τραπεζικό αντίγραφο καταγράφουν την ίδια πραγματικότητα με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα:

• Χρονική υστέρηση (Timing). Καταχωρίζετε μια πληρωμή προμηθευτή στις 30 Ιουνίου, αλλά η τράπεζα την εκτελεί στις 2 Ιουλίου. Τα χρήματα έχουν φύγει από τα βιβλία σας αλλά βρίσκονται ακόμα στην τράπεζα.
• Στοιχεία που δεν γνωρίζατε. Τραπεζικές προμήθειες, τόκοι, χρεώσεις συναλλάγματος, άμεσες χρεώσεις (direct debits), ένας πελάτης που πληρώνει χωρίς να σας ειδοποιήσει - η τράπεζα τα γνωρίζει πριν από εσάς.
• Σφάλματα. Δικά σας (λάθος ποσό, διπλή καταχώριση πληρωμής) ή, σπάνια, της τράπεζας.
• Απάτη. Μια πληρωμή την οποία δεν εγκρίνατε ποτέ. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η συμφωνία αποτελεί δικλείδα ελέγχου (control) και όχι απλή τακτοποίηση: συχνά είναι η μοναδική συνήθης διαδικασία που θα την εντοπίσει.

Μια διαφορά είναι φυσιολογική. Μια ανεξήγητη διαφορά είναι το εύρημα.

Η πορεία του ελέγχου

Ας πραγματοποιήσουμε τη συμφωνία του Ιουνίου για το παράδειγμά μας, σε ευρώ:

Βήμα 1 - Διόρθωση των τελικών σημείων. Υπόλοιπο καθολικού στον λογαριασμό 2710 στις 30 Ιουνίου: 6.200 €. Τελικό υπόλοιπο τραπεζικού αντιγράφου στις 30 Ιουνίου: 6.845 €. Διαφορά προς εξήγηση: 645 €.

Βήμα 2 - Εισαγωγή του αντιγράφου. Φρτώστε το αρχείο της τράπεζας αντί να πληκτρολογείτε από PDF: camt.053 (το πρότυπο ISO 20022) ή το παλαιότερο MT940. Και τα δύο υποστηρίζονται από το POST /v1/bank/statements/import, το οποίο δημιουργεί τραπεζικές συναλλαγές με ημερομηνίες, ποσά, ονόματα αντισυμβαλλομένων, IBAN και περιγραφές πληρωμών.

Βήμα 3 - Αντιστοίχιση των ταιριαστών. Αντιπαραβάλετε τις γραμμές του αντιγράφου με τα ανοιχτά κονδύλια:

Γραμμή αντιγράφου	Στοιχειό καθολικού
+1.210 UAB Alfa, κωδ. "S-1041"	Τιμολόγιο πώλησης S-1041 - πλήρης εξόφληση
−121 Lieferant GmbH	Τιμολόγιο αγοράς L-77 - πλήρης εξόφληση
−18 "Account maintenance fee"	Τίποτα στο καθολικό - νέα έξοδα

Βήμα 4 - Καταχώριση όσων γνώριζε μόνο η τράπεζα. Η προμήθεια των 18 € δεν συνοδεύεται από παραστατικό· καταχωρίζεται απευθείας από το τραπεζικό αντίγραφο:

Λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
6800 Χρηματοοικονομικά έξοδα	18
2710 Τράπεζα		18

Βήμα 5 - Καταγραφή γνησίων χρονικών διαφορών. Η πληρωμή προμηθευτή ύψους 663 € στις 30 Ιουνίου, την οποία η τράπεζα εκτελεί στις 2 Ιουλίου: εμφανίζεται ορθά στο καθολικό σας, ενώ απουσιάζει ορθά από το αντίγραφο Ιουνίου. Δεν απαιτεί εγγραφή, παρά μόνο καταγραφή στη λίστα.

Βήμα 6 - Απόδειξη της συμφωνίας.

Τελικό υπόλοιπο τραπεζικού αντιγράφου          6.845
− πληρωμές σε διαμετακόμιση (in transit)        −663
+ προμήθεια που αφαιρέθηκε ήδη από την τράπεζα   +18   (ήδη και στα δύο μετά το βήμα 4)
= Συμφωνημένο υπόλοιπο καθολικού              6.200 ✓

Το υπόλοιπο του καθολικού επιβεβαιώνεται. Οτιδήποτε δεν μπορεί να εξηγηθεί σε αυτό το βήμα αποτελεί τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιήσατε τη συμφωνία.

Βήμα 7 - Κλείδωμα της περιόδου. Μόλις η τράπεζα, οι απαιτήσεις και οι υποχρεώσεις συμφωνήσουν, η λογιστική περίοδος μπορεί να κλείσει και να κλειδωθεί, ώστε τα συμφωνημένα ποσά να μην μπορούν να τροποποιηθούν εκ των υστέρων.

Πόσο από αυτό είναι αυτόματο

Το μεγαλύτερο μέρος. Η αντιστοίχιση μιας πληρωμής σε ένα τιμολόγιο είναι εργασία μοτίβων: ποσό, κωδικός αναφοράς, αντισυμβαλλόμενος, IBAN. Το POST /v1/bank/transactions/suggest-matches του Nordlet αξιολογεί κάθε ανοιχτό τιμολόγιο σε σχέση με μια γραμμή του αντιγράφου και επιστρέφει υποψήφιους σε σειρά κατάταξης, μαζί με τους λόγους πίσω από κάθε βαθμολογία:

Σήμα (Signal)	Βαρύτητα
Το ποσό ισούται με το υπόλοιπο του τιμολογίου	+50
Ο αριθμός παραστατικού εμφανίζεται στην περιγραφή πληρωμής	+40
Το IBAN του αντισυμβαλλομένου ταιριάζει με τραπεζικό λογαριασμό συνεργάτη	+30
Το όνομα του αντισυμβαλλομένου ταιριάζει με το όνομα του συνεργάτη	+20

Μια πληρωμή που πληροί και τις τέσσερις προϋποθέσεις είναι σαφής. Η επιβεβαίωση μιας αντιστοίχισης με το POST /v1/bank/transactions/match εξοφλεί το τιμολόγιο, καταχωρίζει τις εγγραφές στο καθολικό και ενημερώνει την κατάσταση πληρωμής του τιμολογίου σε partial (μερική) ή paid (εξοφλημένο), πυροδοτώντας ένα γεγονός sale_invoice.paid στο οποίο τα συστήματα επόμενου επιπέδου μπορούν να αντιδράσουν.

Αυτό που παραμένει ανθρώπινο είναι ό,τι πρέπει να παραμείνει: μερικές πληρωμές, ένα έμβασμα που καλύπτει πέντε τιμολόγια, πληρωμές χωρίς κανένα απολύτως αποδεικτικό στοιχείο και οτιδήποτε όπου το ποσό δεν ταιριάζει για έναν λόγο που κανείς δεν έχει καταγράψει. Ο οδηγός τραπεζικών εισαγωγών καλύπτει αναλυτικά τις μορφές αρχείων και τη ροή εισαγωγής.

Καλές πρακτικές

• Συμφωνία τουλάχιστον μηνιαίως, εβδομαδιαίως εάν είναι δυνατόν. Οι διαφορές εξηγούνται φθηνά όσο είναι πρόσφατες και κοστίζουν ακριβά αν προσπαθήσετε να τις ανασυνθέσετε ένα τρίμηνο αργότερα.
• Μην εξαναγκάζετε ποτέ ένα υπόλοιπο. Μια εγγραφή προσαρμογής (plug entry) για να ταιριάξουν τα νούμερα καταστρέφει ολόκληρη την αξία του ελέγχου. Εάν δεν συμφωνεί, κάτι δεν πάει καλά, και αυτό αποτελεί χρήσιμη πληροφορία.
• Συμφωνήστε κάθε λογαριασμό. Κάθε τραπεζικό λογαριασμό, κάθε νόμισμα, κάθε κάρτα. Ο λογαριασμός που κανείς δεν παρακολουθεί είναι αυτός που κρύβει το πρόβλημα.
• Διερευνήστε παλιά ασυσχέτιστα στοιχεία. Μια γραμμή αντιγράφου που παραμένει ασυσχέτιστη για τρεις μήνες δεν περιμένει το τιμολόγιό της· πρόκειται για ελλιπές παραστατικό, διπλοεγγραφή ή σφάλμα.
• Διαχωρίστε τα καθήκοντα όπου είναι δυνατόν. Το άτομο που μπορεί να μετακινήσει χρήματα δεν πρέπει να είναι το μοναδικό άτομο που πραγματοποιεί τη συμφωνία.

FAQ

Τι είναι η τραπεζική συμφωνία με απλά λόγια;

Είναι η σύγκριση των λογιστικών σας αρχείων για έναν τραπεζικό λογαριασμό με το αντίστοιχο τραπεζικό αντίγραφο, ακολουθούμενη από την εξήγηση κάθε διαφοράς -χρονικές υστερήσεις, μη καταχωρισμένα στοιχεία ή σφάλματα- μέχρι τα δύο μεγέθη να συμφωνήσουν.

Σε ποιες μορφές μπορούν να εισαχθούν τα τραπεζικά αντίγραφα;

Το Nordlet υποστηρίζει το camt.053 (το πρότυπο XML ISO 20022 που χρησιμοποιείται σε ολόκληρη τη ζώνη SEPA) και το MT940, την παλαιότερη μορφή SWIFT που εξακολουθούν να προσφέρουν πολλές τράπεζες. Και τα δύο εισάγονται μέσω του ίδιου τελικού σημείου (endpoint) και παράγουν πανομοιότυπες τραπεζικές συναλλαγές.

Τι είναι ένα στοιχείο συμφωνίας (reconciling item);

Οτιδήποτε εξηγεί αιτιολογημένα μια διαφορά μεταξύ των δύο υπολοίπων σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή -συνηθέστερα, πληρωμές που έχουν εκδοθεί αλλά δεν έχουν εκκαθαριστεί ακόμη, καταθέσεις που δεν έχουν πιστωθεί ακόμη και τραπεζικές χρεώσεις που δεν έχουν καταχωριστεί ακόμη στο καθολικό.

Πόσο συχνά πρέπει να γίνεται η τραπεζική συμφωνία;

Η μηνιαία βάση αποτελεί το λογιστικό ελάχιστο, καθώς η περίοδος δεν μπορεί να κλείσει αξιόπιστα χωρίς αυτήν. Η εβδομαδιαία ή η ημερήσια βάση είναι προτιμότερη από επιχειρησιακής άποψης: διατηρεί την εικόνα των απαιτήσεων ενημερωμένη και περιορίζει το χρονικό παράθυρο κατά το οποίο μια μη εξουσιοδοτημένη πληρωμή περνά απαρατήρητη.

Τι γίνεται αν η συμφωνία δεν «βγαίνει»;

Τότε σταματήστε και εντοπίστε την αιτία - αυτός είναι ακριβώς ο σκοπός της άσκησης. Συνήθεις αιτίες είναι μια συναλλαγή που καταχωρίστηκε δύο φορές, ένα λανθασμένα πληκτρολογημένο ποσό, μια πληρωμή που καταχωρίστηκε σε λάθος λογαριασμό ή μια γραμμή στο αντίγραφο που κανείς δεν αναγνωρίζει. Μην καταχωρίζετε ποτέ μια εγγραφή εξισορρόπησης μόνο και μόνο για να εξαφανιστεί η διαφορά.