O que é a conciliação bancária? Um guia passo a passo

A conciliação bancária é a verificação de que o saldo bancário do seu razão (ledger) e o registo do próprio banco coincidem, bem como a investigação de todas as diferenças entre ambos. É o mais próximo que a contabilidade tem de uma auditoria externa mensal, uma vez que o extrato bancário é uma evidência produzida por alguém que não tem qualquer interesse em que a sua contabilidade esteja correta.

A verificação é simples. As razões pelas quais os dois números diferem é que justificam o trabalho.

Porque é que diferem

O razão e o extrato registam a mesma realidade em momentos temporais diferentes:

• Desfasamento temporal. Regista o pagamento a um fornecedor a 30 de junho; o banco executa-o a 2 de julho. O dinheiro saiu dos seus livros mas ainda está no banco.
• Itens de que não tinha conhecimento. Comissões bancárias, juros, custos de câmbio, débitos diretos, um cliente que paga sem o avisar - o banco sabe antes de si.
• Erros. Seus (valor inserido incorretamente, pagamento registado duas vezes) ou, raramente, deles.
• Fraude. Um pagamento que nunca autorizou. Esta é a razão pela qual a conciliação é um controlo e não apenas uma arrumação: é frequentemente o único processo de rotina que a detetaria.

Uma diferença é normal. Uma diferença inexplicada é a descoberta.

O guia passo a passo

Conciliando o mês de junho para o exemplo prático, em euros:

Passo 1 - Definir os pontos de partida. Saldo do razão na conta 2710 a 30 de junho: 6.200 €. Saldo de fecho do extrato bancário a 30 de junho: 6.845 €. Diferença a explicar: 645 €.

Passo 2 - Importar o extrato. Carregue o ficheiro do próprio banco em vez de o transcrever de um PDF: camt.053 (a norma ISO 20022) ou o mais antigo MT940. Ambos são suportados por POST /v1/bank/statements/import, que cria transações bancárias com datas, montantes, nomes de contrapartes, IBAN e descrições de pagamento.

Passo 3 - Corresponder o que coincide. Compare as linhas do extrato com os itens em aberto:

Linha do extrato	Item do razão
+1.210 UAB Alfa, ref. "S-1041"	Fatura de venda S-1041 - liquidação total
−121 Lieferant GmbH	Fatura de compra L-77 - liquidação total
−18 "Account maintenance fee"	Nada no razão - novo gasto

Passo 4 - Registar o que só o banco conhecia. A comissão de 18 € não tem documento de suporte; é contabilizada a partir do próprio extrato:

Conta	Débito	Crédito
6800 Gastos financeiros	18
2710 Banco		18

Passo 5 - Listar as diferenças temporais genuínas. O pagamento a fornecedores de 30 de junho no valor de 663 €, executado pelo banco a 2 de julho: está corretamente no seu razão, estando corretamente ausente do extrato de junho. Não necessita de lançamento - apenas de listagem.

Passo 6 - Provar a conciliação.

Saldo de fecho do extrato bancário          6.845
− pagamentos em trânsito                     −663
+ comissão já deduzida pelo banco, ora registada  +18   (já presente em ambos após o passo 4)
= Saldo conciliado do razão                 6.200 ✓

O saldo do razão fica confirmado. Tudo o que não possa ser explicado nesta etapa é o motivo pelo qual efetuou a conciliação.

Passo 7 - Bloquear o período. Uma vez conciliados o banco, os clientes e os fornecedores, o período contabilístico pode ser encerrado e bloqueado, para que os valores conciliados já não sofram alterações posteriores.

Que parte disto é automática

A maior parte. Fazer corresponder um pagamento a uma fatura é um trabalho de padrões: montante, referência, contraparte, IBAN. A funcionalidade POST /v1/bank/transactions/suggest-matches do Nordlet pontua cada fatura em aberto face a uma linha do extrato, devolvendo candidatos ordenados com as razões subjacentes a cada pontuação:

Sinal	Ponderação
O montante é igual ao saldo remanescente da fatura	+50
O número do documento consta na descrição do pagamento	+40
O IBAN da contraparte corresponde a uma conta bancária de um parceiro	+30
O nome da contraparte corresponde ao nome do parceiro	+20

Um pagamento que cumpra os quatro critérios é inequívoco. A confirmação de uma correspondência através de POST /v1/bank/transactions/match liquida a fatura, gera os lançamentos no razão e atualiza o estado de pagamento da fatura para partial (parcial) ou paid (pago), despoletando um evento sale_invoice.paid ao qual os sistemas a jusante podem reagir.

O que se mantém humano é o que deve manter-se: pagamentos parciais, uma única transferência que abrange cinco faturas, pagamentos sem qualquer referência e tudo o que seja uma situação em que o montante não coincide por uma razão que ninguém registou por escrito. O guia de importações bancárias aborda detalhadamente os formatos de ficheiro e o fluxo de importação.

Boas práticas

• Concilie mensalmente, no mínimo, ou semanalmente se conseguir. As diferenças são fáceis e baratas de explicar enquanto são recentes, mas tornam-se dispendiosas de reconstruir um trimestre mais tarde.
• Nunca force um saldo. Um lançamento de ajustamento (plug entry) criado apenas para fazer os números coincidirem destrói todo o valor do controlo. Se não concilia, há algo errado, e essa divergência é informação útil.
• Concilie todas as contas. Todas as contas bancárias, todas as moedas, todos os cartões. A conta de que ninguém cuida é aquela que tem o problema.
• Investigue itens antigos sem correspondência. Uma linha de extrato sem correspondência durante três meses não está à espera da sua fatura; é um documento em falta, um duplicado ou um erro.
• Separe funções sempre que possível. A pessoa que pode movimentar dinheiro não deve ser a única a conciliar as contas.

FAQ

O que é a conciliação bancária em termos simples?

É a comparação dos registos contabilísticos de uma conta bancária com o extrato do próprio banco, explicando de seguida todas as diferenças - desfasamentos temporais, itens não registados ou erros - até que ambos coincidam.

Em que formatos podem ser importados os extratos bancários?

O Nordlet suporta o formato camt.053 (a norma XML ISO 20022 utilizada em todo o espaço SEPA) e o MT940, o formato SWIFT mais antigo que ainda é disponibilizado por muitos bancos. Ambos são importados através do mesmo ponto de acesso e geram transações bancárias idênticas.

O que é um item de conciliação?

Qualquer elemento que explique legitimamente uma diferença entre os dois saldos num determinado momento - sendo os mais comuns os pagamentos emitidos mas ainda não liquidados, os depósitos ainda não creditados e os encargos bancários ainda não registados no razão.

Com que frequência deve ser feita a conciliação bancária?

A periodicidade mensal é o mínimo obrigatório na contabilidade, uma vez que o período não pode ser encerrado de forma fiável sem ela. A periodicidade semanal ou diária é operacionalmente superior: mantém a situação de contas a receber atualizada e encurta a janela temporal em que um pagamento não autorizado passa despercebido.

E se a conciliação não bater certo?

Nesse caso, pare e encontre a causa - esse é o objetivo principal do exercício. As causas mais comuns são uma transação registada duas vezes, um montante inserido incorretamente, um pagamento lançado na conta errada ou uma linha de extrato que ninguém reconhece. Nunca crie um lançamento de acerto apenas para fazer desaparecer a diferença.