Какво представлява банковото сьгласуване? Наръчник стъпка по стъпка
Защо сагласната са счетоводната книга и банковото извлечение се разминават, примерен процес на сьгласуване от извлечението до счетоводната книга и как автоматичното съпоставяне се справя с повечето от тях.
Банковото съгласуване (bank reconciliation) представлява проверка, че банковото салдо във вашата счетоводна книга и собственият запис на банката съвпадат, както и разследване на всяка една разлика между тях. Това е най-близкият аналог в счетоводството до външен одит, който се извършва всеки месец, тъй като банковото извлечение е доказателство, изготвено от страна, която няма интерес вашите счетоводни регистри да излизат.
Самата проверка е проста. Причините двете числа да се различават правят процеса ценен.
Защо въобще има разлики
Счетоводната книга и извлечението отразяват една и съща реалност по различни часовници:
- Времеви разлики (Timing). Отразявате плащане към доставчик на 30 юни; банката го изпълнява на 2 юли. Парите са излезли от вашите регистри, но все още са в банката.
- Позиции, за които не сте знаели. Банкови такси, лихви, валутни разлики, директни дебити, клиент, който е платил без да ви уведоми - банката научава преди вас.
- Грешки. Вашите (въведена е погрешна сума, плащането е отразено два пъти) или, макар и рядко, техните.
- Измама. Плащане, което никога не сте оторизирали. Това е причината съгласуването да бъде контролна процедура, а не просто подреждане: то често е единственият редовен процес, който би я засекъл.
Разликата е нещо нормално. Необяснената разлика е констатацията.
Наръчникът стъпка по стъпка
Съгласуване на месец юни за текущия пример в евро:
Стъпка 1 - Установяване на началните и крайните точки. Салдо в счетоводната книга по сметка 2710 към 30 юни: 6,200 €. Крайно салдо по банково извлечение към 30 юни: 6,845 €. Разлика за изясняване: 645 €.
Стъпка 2 - Импортиране на извлечението. Заредете собствения файл на банката, вместо да го въвеждате на ръка от PDF: camt.053 (стандартът по ISO 20022) или по-стария MT940. И двата формата се поддържат от POST /v1/bank/statements/import, който създава банкови трансакции с дати, суми, имена на контрагенти, IBAN номера и основания за плащане.
Стъпка 3 - Съпоставяне на съвпадащите позиции. Съпоставете редовете от извлечението с отворените позиции:
| Ред от извлечението | Позиция в счетоводната книга |
|---|---|
| +1,210 UAB Alfa, реф. "S-1041" | Фактура за продажба S-1041 - пълно погасяване |
| −121 Lieferant GmbH | Фактура за покупка L-77 - пълно погасяване |
| −18 "Такса поддръжка на сметка" | Нищо в счетоводната книга - нов разход |
Стъпка 4 - Записване на позициите, известни само на банката. Таксата от 18 € няма придружаващ документ; тя се заприходе въз основа на самото извлечение:
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 6800 Финансови разходи | 18 | |
| 2710 Разплащателна сметка в банка | 18 |
Стъпка 5 - Списък с чисто времеви разлики. Плащането към доставчик от 30 юни на стойност 663 €, което банката изпълнява на 2 юли: отразено правилно във вашата счетоводна книга, правилно отсъстващо от извлечението за юни. То не изисква счетоводна статия, а само включване в списъка.
Стъпка 6 - Доказване на съгласуването.
Крайно салдо по банково извлечение 6,845
− плащания в процес на разплащане −663
+ такса, вече удържана от банката, отчетена +18 (вече налице в двете места след стъпка 4)
= Съгласувано салдо по счетоводна книга 6,200 ✓
Салдото по счетоводната книга е потвърдено. Всичко, което не може да бъде обяснено на тази стъпка, е причината да направите съгласуването.
Стъпка 7 - Заключване на периода. След като банката, вземанията и задълженията са съгласувани, счетоводният период може да бъде затворен и заключен, така че съгласуваните числа да не могат да бъдат променяни след това.
Колко от това е автоматично
По-голямата част. Съпоставянето на плащане с фактура представлява разпознаване на шаблони: сума, основание, контрагент, IBAN. Функцията POST /v1/bank/transactions/suggest-matches на Nordlet оценява всяка отворена фактура спрямо даден ред от извлечението и връща класирани кандидати заедно с причините зад всяка оценка:
| Сигнал | Тежест |
|---|---|
| Сумата е равна на остатъчното салдо по фактурата | +50 |
| Номерът на документа фигурира в основанието за плащане | +40 |
| IBAN номерът на контрагента съвпада с банкова сметка на партньор | +30 |
| Името на контрагента съвпада с името на партньора | +20 |
Плащане, което отговаря на всички изисквания, е недвусмислено. Потвърждаването на съвпадение с POST /v1/bank/transactions/match погасява фактурата, създава счетоводните записи и актуализира платежния статус на фактурата на partial (частично платена) или paid (платена), като задейства събитие sale_invoice.paid, на което низходящите (downstream) системи могат да реагират.
Човешката намеса остава там, където е необходима: частични плащания, едно преводно нареждане, покриващо пет фактури, плащания без абсолютно никакво основание, както и случаите, когато сумата не съвпада поради причина, която никой не е описал писмено. Ръководството за банкови импорти разглежда в детайли файловите формати и процеса на импортиране.
Добри практики при извършване
- Съгласувайте поне веднъж месечно, а при възможност - седмично. Разликите се обясняват лесно и евтино, докато са пресни, и стават скъпи за възстановяване три месеца по-късно.
- Никога не насилвайте салдото. Изкуственото изравняване на числата с цел постигане на нулева разлика унищожава цялата стойност на контролната процедура. Ако не излиза, значи има проблем, а това е полезна информация.
- Съгласувайте всяка сметка. Всяка банкова сметка, всяка валута, всяка карта. Сметката, която никой не наблюдава, е тази с проблем.
- Разследвайте стари несъгласувани позиции. Ред от извлечение, който остава несъгласуван в продължение на три месеца, не чака своята фактура; той представлява липсващ документ, дублиране или грешка.
- Разделяйте отговорностите, когато е възможно. Лицето, което има право да превежда пари, не трябва да бъде единственият човек, който прави съгласуването.
FAQ
Какво представлява банковото съгласуване с прости думи?
Сравняване на вашите счетоводни записи за дадена банкова сметка със собственото извлечение на банката, последвано от изясняване на всяка разлика - времеви разлики, неотчетени позиции или грешки - докато двете страни не започнат да съвпадат.
В какви формати могат да бъдат импортирани банковите извлечения?
Nordlet поддържа camt.053 (XML стандарта по ISO 20022, използван в цялата SEPA зона) и MT940 - по-стария SWIFT формат, който все още се предлага от много банки. И двата се импортират през един и същ софтуерен интерфейс (endpoint) и генерират идентични банкови трансакции.
Какво е коригираща (съгласуваща) позиция?
Всяко обстоятелство, което законосъобразно обяснява разликата между двете салда към даден момент - най-често издадени, но все още неразчистени плащания, неодебетирани постъпления и все още незаписани в счетоводната книга банкови такси.
Колко често трябва да се прави банково съгласуване?
Месечно е счетоводният минимум, тъй като периодът не може да бъде затворен надеждно без него. Седмично или дневно е по-добре от оперативна гледна точка: поддържа актуална картината на вземанията и скъсява прозореца, в който неоторизирано плащане остава незабелязано.
Какво се случва, ако съгласуването не излезе?
Спрете и намерете причината - в това се състои същността на упражнението. Чести причини са трансакция, пусната два пъти, погрешно въведена сума, плащане, отчетено по грешна сметка, или ред от извлечение, който никой не разпознава. Никога не пускайте изравнителна счетоводна статия само за да накарате разликата да изчезне.