Bankkoppelingen

Deze handleiding behandelt de live verbinding met een bank (PSD2 open banking): hoe u verbinding maakt, hoe u de bankrekeningen koppelt aan uw grootboek, hoe u ervoor zorgt dat elke synchronisatie relaties aanmaakt, facturen matchelt en kosten boekt via een importsjabloon, en wat de synchronisatie oplevert. De API-details vindt u in Bank- en betalingsimporten. Voor afschriftbestanden in plaats van een live verbinding raadpleegt u Bankafschriften importeren (camt.053).

1. Verbinding maken met de bank

Ga naar Bank → Verbindingen, kies het land en klik op Banken weergeven. Selecteer uw bank en het type rekeninghouder (zakelijk of particulier) en klik op Verbinden. U wordt doorgestuurd naar de eigen toestemmingspagina van de bank, waar u inlogt en de toegang goedkeurt. Vervolgens stuurt de bank u terug naar Nordlet. De verbinding verschijnt in de lijst met de vervaldatum van de toestemming. Toestemmingen zijn door de bank in tijd beperkt (vaak 90 of 180 dagen); wanneer een toestemming verloopt, maakt u opnieuw verbinding.

De lijst met banken is afkomstig van de open banking-provider die voor de Nordlet-instantie is geconfigureerd. Als er voor een land geen banken worden weergegeven, ondersteunt de provider dat land nog niet.

2. De bankrekeningen koppelen

Onder de verbinding wordt elke rekening die de bank beschikbaar stelt weergegeven met het bijbehorende IBAN en de valuta. Kies per rekening een bestaande bankrekening uit het grootboek of selecteer Nieuwe bankrekening aanmaken, stel optioneel de begindatum voor de synchronisatie in en klik op Koppelen. Alleen gekoppelde rekeningen worden gesynchroniseerd. Zonder begindatum haalt de eerste synchronisatie de laatste 90 dagen op.

3. Het importsjabloon aanmaken

Ga naar Bank → Importsjablonen, klik op Nieuw importsjabloon, kies het type Bankkoppeling en geef het sjabloon een naam. De rijen vertegenwoordigen de attributen die de bankfeed per transactie retourneert. Het vak Vereist in bestand wordt behouden voor de volledigheid; een live feed wordt hier niet op gevalideerd.

Grootboekrekening. De gewone bedragrij transaction_amount.amount en de regelrijen kunnen worden toegewezen aan een grootboekrekening. Elke gesynchroniseerde transactie die voortkomt uit een toegewezen rij, wordt direct geboekt en gemarkeerd als gematcht met de boeking in het dagboek. De regelrijen selecteren transacties op basis van de banktransactiecode of de richting:

Rij	Selecteert	Typische rekening
Bankkosten (code CHRG)	transacties waarvan de codefamilie CHRG is	bankkosten (6800 in het standaardschema)
Rente (code INTR)	codefamilie INTR	rentebaten of rentelasten
Belastingen (code TAXE)	codefamilie TAXE	belastingbetalingen
Overige uitgaande betalingen	elke andere afschrijving	laat "Niet geboekt" staan zodat betalingen worden gematcht met inkopen
Overige inkomende betalingen	elke andere bijschrijving	laat "Niet geboekt" staan zodat ontvangsten worden gematcht met verkopen
transaction_amount.amount	elke transactie die niet door een regel is geselecteerd	meestal "Niet geboekt"

Een transactie wordt geboekt op de rekening van de eerste rij waaraan deze voldoet: eerst op codefamilie, dan op richting en tenslotte op de gewone bedragrij. De code is afkomstig van de bank_transaction_code van de bank; banken die geen code meesturen, laten de coderijen zonder matches.

Ontbrekende klanten / leveranciers aanmaken. Vink Ontbrekende klanten aanmaken aan bij de rij debtor.name om voor elke onbekende betaler van binnenkomend geld een klant aan te maken, en vink Ontbrekende leveranciers aanmaken aan bij de rij creditor.name voor elke onbekende ontvanger van uitgaand geld. Relaties worden herkend op basis van het IBAN (debtor_account.iban / creditor_account.iban, opgeslagen bij de bankrekeningen van de relatie), en vervolgens op basis van de exact overeenkomende naam. Bij een relatie die op basis van de naam wordt gevonden, wordt het IBAN toegevoegd. Een nieuwe relatie is een bedrijf als de naam een rechtsvorm bevat (BV, NV, VOF, GmbH, Ltd, ...) en anders een persoon.

Relatie aanmaken voor de bank. Vink dit aan bij de regelrij voor bankkosten. Bij de synchronisatie wordt een leverancier aangemaakt die is vernoemd naar de verbonden bank en elke kostenpost wordt met deze relatie in het dagboek geregistreerd.

Facturen koppelen via dit veld. Vink dit aan bij de rij remittance_information of reference_number. Elke nieuwe transactie waarvan de omschrijving of het kenmerk het nummer bevat van een openstaande verkoopfactuur (inkomend geld) of een geregistreerde inkoopfactuur (uitgaand geld), wordt daaraan gekoppeld en de betaling wordt geboekt. Wanneer de betaler een bekende relatie is (op basis van een opgeslagen IBAN of de exacte naam of code van de relatie), moet de factuur toebehorende aan die relatie zijn. Een betaling van een onbekende betaler wordt alleen gematcht als deze gelijk is aan het openstaande saldo en het factuurnummer het bijbehorende serievoorvoegsel bevat. Een betaling die hoger is dan het openstaande saldo wordt nooit gematcht. Transacties die niet door deze controles komen, blijven ongematcht zodat u ze handmatig kunt matchen. Met de optie Voorschotfacturen aanmaken voor ongematchte inkomende betalingen wordt een ongematchte ontvangst van een bekende relatie omgezet in een uitgevoerde voorschotfactuur voor het betreffende bedrag, gedateerd op de betaaldatum, tegen het opgegeven btw-tarief of het gekozen artikel uit de catalogus. Hiervoor is vereist dat Ontbrekende klanten aanmaken is ingeschakeld zodat de relatie bekend is.

Sla het sjabloon op.

4. Het sjabloon toepassen en het schema kiezen

Terug bij Bank → Verbindingen heeft elke gekoppelde rekening een selectievak voor een sjabloon en een selectievak voor een schema. Kies het sjabloon, kies Handmatig synchroniseren, Dagelijks synchroniseren, Wekelijks synchroniseren of Maandelijks synchroniseren en klik op Toepassen. Een gekoppelde rekening zonder sjabloon wordt nog steeds gesynchroniseerd, maar registreert enkel de transacties; er wordt niets geboekt, gematcht of aangemaakt.

Bij een dagelijks, wekelijks of maandelijks schema synchroniseert de API de rekening zelfstandig: elk uur wordt gezocht naar rekeningen waarvan de laatste synchronisatie ouder is dan hun periode (respectievelijk 24 uur, 7 dagen of 30 dagen). Deze worden dan op dezelfde manier gesynchroniseerd als bij Nu synchroniseren, waarna het sjabloon wordt uitgevoerd. Een geplande synchronisatie telt mee voor het verbruik net als een handmatige synchronisatie (elke 10 opgehaalde transacties staan gelijk aan één verzoek). Als de bank de synchronisatie afwijst, bijvoorbeeld omdat de toestemming is verlopen, wordt de verbinding gemarkeerd met de foutmelding en overgeslagen totdat u opnieuw verbinding maakt.

5. Synchroniseren

Klik op Nu synchroniseren bij de verbinding. Nordlet haalt nieuwe geboekte transacties op voor elke gekoppelde rekening; openstaande transacties worden overgeslagen totdat de bank ze boekt. De transacties worden opgehaald (sinds de laatste synchronisatie, met een overlap van een week zodat late boekingen niet worden gemist), eenmalig geregistreerd (transacties worden herkend aan de transactiereferentie van de bank) en vervolgens wordt het sjabloon van de rekening uitgevoerd. De resultaatregel vermeldt hoeveel transacties er zijn geïmporteerd en hoeveel er al bestonden. Via de API retourneert de synchronisatie ook het aantal geboekte Mutaties, aangemaakte relaties, gekoppelde en aangemaakte facturen, gematchte betalingen en waarschuwingen voor betalingen die niet konden worden gematcht.

Synchronisaties kunnen volgens een schema worden geactiveerd vanuit de API (bank/feeds/sync); elke 10 opgehaalde transacties tellen als één API-verzoek.

6. Waar u achteraf kunt kijken

• Bank → Transacties - elke gesynchroniseerde transactie, verdeeld over tabbladen per rekening; gematchte transacties bevatten een link naar de factuur of de boeking in het dagboek.
• Facturen - voorschotfacturen die zijn aangemaakt voor ongematchte ontvangsten.
• Relaties - aangemaakte klanten en leveranciers, elk met het IBAN onder de bankrekeningen.
• Grootboek → Dagboek - de boekingen voor kosten (met de bank als relatie), rente, belastingen en betalingen.

Wanneer de verbinding stopt te werken

Een mislukte synchronisatie markeert de verbinding met de foutmelding van de bank. Een verlopen toestemming is de meest voorkomende oorzaak: klik op Verbinden voor dezelfde bank en keur de toegang opnieuw goed. De gekoppelde rekeningen en hun sjablonen blijven behouden. Met Verbinding verbreken verwijdert u de koppeling en de bijbehorende rekeningkoppelingen, maar niet de reeds geregistreerde transacties.