Importeren vanuit Stripe

Deze handleiding beschrijft het importeren van Stripe-betalingen via een importsjabloon: welke gegevens u moet exporteren, hoe u het sjabloon instelt en wat er door de import wordt aangemaakt. De API-details vindt u in Bank- en betalingsimport.

1. Het betalingsbestand exporteren vanuit Stripe

Open in het Stripe-dashboard Payments → Export, kies het datumbereik, behoud All columns en neem de metadata-kolommen op die u gebruikt (Stripe exporteert elke metadatasleutel als een kolom met de naam <key> (metadata), bijvoorbeeld orderNo (metadata)). Download het CSV-bestand. Zowel exports in de live-omgeving als in de testmodus werken.

Rijen waarbij geen geld is overgemaakt, worden overgeslagen bij de import: mislukte betalingspogingen, geannuleerde pogingen, betalingen die nog een betaalmethode vereisen, en afschrijvingen die nooit zijn geïnd.

2. Een bankrekening aanmaken voor Stripe

Elke import komt binnen op een bankrekening. Klik onder Bank op New bank account, kies Type: Stripe (een Stripe-rekening heeft geen IBAN), geef de rekening bijvoorbeeld de naam "Stripe", kies de valuta waarin u factureert en de bijbehorende grootboekrekening. Het Stripe-saldo gedraagt zich als een bankrekening: betalingen komen binnen, kosten gaan eruit, en uitbetalingen verplaatsen het saldo naar uw echte bank.

3. Het importsjabloon aanmaken

Ga naar Bank → Import templates, klik op New import template, kies het type Stripe en geef het sjabloon een naam.

Velden. Elke kolom uit de Stripe-export vormt een rij. Het vinkvak Required in file geeft aan dat de kolom aanwezig moet zijn in het geüploade bestand; een bestand waarin een verplichte kolom ontbreekt, wordt geweigerd en de ontbrekende namen worden weergegeven. De 19 kolommen die beginnen met Card … zijn standaard niet aangevinkt omdat Stripe deze voor sommige accounts weglaat.

Grootboekrekening. De rijen die geldstromen vertegenwoordigen (Amount, Fee, Amount Refunded) kunnen worden toegewezen aan een grootboekrekening, hetzij een bestaande rekening of een nieuwe die vanuit dezelfde rij wordt aangemaakt. Elke geldstroom uit een toegewezen veld wordt geboekt op het moment van importeren: inkomend geld debiteert de Stripe-bankrekening en crediteert de toegewezen rekening, uitgaand geld doet het omgekeerde, en de banktransactie wordt gemarkeerd als gekoppeld aan die journaalpost. De gebruikelijke instelling is:

Veld	Rekening	Effect
Fee	een kostenrekening voor PSP-kosten (6800 in het standaardrekeningstroomschema)	Elke Stripe-fee wordt geboekt als kosten
Amount	laat "Not posted" staan	Afschrijvingen blijven openstaand voor factuurmatching (zie stap 5)
Amount Refunded	laat "Not posted" staan	Terugbetalingen worden afgehandeld via creditnota's (zie stap 5)

Nieuwe klanten aanmaken. Vink dit aan bij de rij Customer Email. Voor elk e-mailadres in het bestand dat nog niet is gekoppeld aan een relatie, wordt een klant aangemaakt: de naam komt uit Customer Description (of het e-mailadres indien leeg), en het adres uit de kolommen Card Address … indien aanwezig. Bestaande relaties worden herkend op basis van het e-mailadres (hoofdletterongevoelig), zodat er niets dubbel wordt aangemaakt.

Stripe als relatie instellen. Vink dit aan bij de rij Fee. De import maakt een crediteur aan met de naam Stripe (een reeds bestaande relatie met die naam wordt hergebruikt) en registreert elke kostenboeking in het journaal met Stripe als relatie, zodat bij kostenboekingen zichtbaar is aan wie is betaald.

Metadatavelden. Voeg één rij toe per metadatasleutel die u wilt inlezen via de import, bijvoorbeeld orderNo. Er kunnen twee vinkjes worden gezet op deze rijen:

• Create or link invoices - markeert de sleutel die een bestelling identificeert (stap 5). Slechts één rij kan dit kenmerk hebben. Er verschijnt een btw-tarief voor aangemaakte facturen naast, evenals een optionele Catalog item: indien gekozen, verwijst elke factuurregel die de import aanmaakt naar dat product of die dienst, zodat de omzet wordt geboekt op de grootboekrekening van het artikel; de regeltekst blijft afkomstig van de afschrijving.
• Company flag - markeert een sleutel waarvan de waarde aangeeft dat de koper een bedrijf is (true, 1, yes, company, business of b2b). Klanten die uit dergelijke afschrijvingen worden aangemaakt, zijn relaties van het type bedrijf; alle overige zijn particulieren.

Sla het sjabloon op.

4. Het bestand importeren

Selecteer onder Bank de Stripe-bankrekening, het sjabloon en het bestand, en klik op Import. De knop toont een laadicoon totdat de import is voltooid; een groot bestand kan enkele minuten duren omdat facturen stuk voor stuk worden aangemaakt. Het resultaatrapport vermeldt hoeveel transacties zijn geïmporteerd, hoeveel er al bestonden, hoeveel geldstromen zijn geboekt, en hoeveel klanten, facturen en creditnota's zijn aangemaakt. Waarschuwingen tonen de bestellingen die niet verwerkt konden worden en waarom.

Het is veilig om hetzelfde bestand opnieuw te importeren: transacties worden herkend aan de hand van het Stripe-transactie-ID (charge id), klanten op e-mailadres, en bestellingen aan de hand van hun metadatavaarde.

5. Wat "Create or link invoices" doet

Afschrijvingen en terugbetalingen worden gegroepeerd op de waarde van de gekozen metadatasleutel (het bestelnummer).

• Als er al een verkoopfactuur voor die waarde bestaat - een verkooporder waarvan de externe referentie gelijk is aan die waarde, of een factuur waarvan het nummer gelijk is aan die waarde - worden de afschrijvingen hieraan gekoppeld als betalingen.
• Anders wordt er een verkoopfactuur aangemaakt voor de klant: één regel per afschrijving, met de regeltekst van de afschrijving en het afschrijvingsbedrag als een inclusief-btw-prijs tegen het btw-tarief van het sjabloon, gedateerd op de datum van de eerste afschrijving. Deze wordt direct uitgegeven en geboekt, en de afschrijvingen worden eraan gekoppeld, zodat de factuur op betaald staat. Er wordt een verkooporder met kanaal stripe geregistreerd met het bestelnummer, zodat een volgende import koppelt in plaats van opnieuw aanmaakt.
• Elke terugbetaling binnen de groep wordt een uitgegeven creditnota tegen die factuur voor het terugbetaalde bedrag, en de terugbetalingstransactie wordt daaraan gekoppeld.

Groepen zonder e-mailadres van de klant, met afschrijvingen in verschillende valuta, of waarvan de bestaande factuur nog een concept is of al is betaald, worden overgeslagen en vermeld in de waarschuwingen. Hun transacties blijven ongematcht achter onder Bank → Transactions.

Factuurnummers zijn afkomstig uit de reeks van het lopende jaar, zelfs voor afschrijvingen met een datum in eerdere jaren, zodat historische imports niet botsen met bestaande nummers.

6. De zes optionele velden onderaan het sjabloon

De meeste bedrijven laten alle zes de velden leeg en de import werkt exact hetzelfde. Ze zijn er voor twee specifieke situaties: u wilt reserveringen op betaalkaarten als documenten geregistreerd hebben, of u int geld dat gedeeltelijk toebehoort aan iemand anders.

Waarom de keuzelijsten leeg lijken

De drie keuzelijsten voor "operation type" tonen de bewerkingstypen die uw bedrijf heeft aangemaakt onder Account → Operation types. Als u er geen heeft aangemaakt, is de keuzelijst leeg. Dat is geen fout; maak eerst een bewerkingstype aan of laat het veld leeg.

De keuzelijst voor het veld Lender metadata field toont de namen van de metadatakolommen die u hogerop in ditzelfde formulier bij Metadata fields heeft ingevoerd. Voeg daar eerst een metadataveld toe, waarna het hier verschijnt.

Label voor gedeeltelijke en volledige terugbetaling (Partial refund label en Full refund label)

Wanneer de import een creditnota aanmaakt voor een terugbetaling, bepalen deze velden welk woord er bovenaan de PDF van die creditnota wordt afgedrukt.

Situatie	Gebruikt woord	Standaardwaarde
De terugbetaling is kleiner dan het factuurtotaal	Partial refund label	DEPOZITAS
De terugbetaling is gelijk aan het factuurtotaal	Full refund label	ANULIAVIMAS

Wijzig deze alleen als uw bedrijf andere termen op dergelijke documenten afdrukt. Ze hebben geen invloed op de nummering en de boekhouding.

Autorisatie-bewerkingstype (Authorization operation type)

Een kaartautorisatie is geld dat op de kaart van een klant is gereserveerd en dat u nog niet heeft opgenomen. In de Stripe-export hebben deze rijen Captured ingesteld op false. De import negeert deze rijen doorgaans, omdat er geen geld is verplaatst.

Wanneer u dit veld invult, wordt elke dergelijke rij een uitgegeven verkoopdocument, waarbij dit bewerkingstype en de bijbehorende documentreeks worden gebruikt. Laat u het veld leeg, dan worden deze rijen overgeslagen en toont het importresultaat de waarschuwing "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Als uw bedrijf niet verplicht is om reserveringen als documenten te tonen, kunt u dit veld leeg laten.

Uitbetalingsbewerkingstype, provisiebewerkingstype en geldverstrekkers-metadataveld (Payout operation type, Commission operation type en Lender metadata field)

Sla dit gedeelte volledig over, tenzij uw bedrijf geld int dat aan iemand anders toebehoort - zoals een marktplaats die verkopers uitbetaalt, of een platform dat geldverstrekkers uitbetaalt. Een gewone winkel hoeft deze velden nooit in te vullen.

Stripe levert deze informatie in twee bestanden. De payments-export vermeldt wat elke klant heeft betaald. Een aparte transfers-export vermeldt hoeveel daarvan u heeft doorbetaald aan de andere partij. De import heeft beide bestanden nodig om te berekenen wat u zelf heeft gehouden.

Op Bank toont het importformulier een bestandsvak voor Stripe transfers export zodra er ten minste één Stripe-sjabloon bestaat; selecteer daar het overschrijvingsbestand naast het betalingsbestand. Via de API betreft dit het veld transfersCsv van bank/statements/import.

Wanneer beide bestanden aanwezig zijn:

Veld	Wat het doet
Payout operation type	Voor elke overboeking naar de andere partij wordt één grootboekpost geboekt voor het overgedragen bedrag. De debet- en creditrekeningen zijn afkomstig van dit bewerkingstype. Indien leeggelaten, worden in plaats daarvan de boekingsregels voor verkopersschulden en crediteurenschulden gebruikt.
Commission operation type	Het deel dat u zelf houdt, berekend als het afschrijvingsbedrag minus de Stripe-fee minus het overgedragen bedrag, en alleen geboekt wanneer dit bedrag groter is dan nul. De rekeningen zijn afkomstig van dit bewerkingstype, of anders van de boekingsregels voor verkopersschulden en provisie-omzet.
Lender metadata field	De naam van de Stripe-metadatasleutel die aangeeft naar wie het geld is gegaan. Er wordt een relatie met die waarde aangemaakt (of de bestaande relatie wordt hergebruikt als deze al bestaat) en ingesteld op beide bovenstaande boekingen. Indien leeggelaten, of bij een rij zonder deze waarde, verschijnt de waarschuwing "lender not identified" en wordt de boeking zonder relatie aangemaakt.

Als beide velden voor het bewerkingstype leeg zijn, worden er helemaal geen overschrijvings- of provisieboekingen geschreven, ongeacht de overige instellingen.

7. Uitbetalingen naar uw bank

De betalingsexport bevat geen uitbetalingsrijen, dus het geld dat Stripe naar uw echte bank overmaakt, wordt geboekt op basis van het uitbetalingsrapport. Open in het Stripe-dashboard Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, download dit rapport en importeer het onder Bank → Settlements op uw echte bankrekening, waarna u elke uitbetaling boekt.

Voor elke uitbetalingsregel waarvan de afschrijving, fee of terugbetaling al door deze import op de Stripe-bankrekening is geplaatst, verplaatst het boeken het nettobedrag van de regel van de Stripe-bankrekening naar de echte bankrekening. Kosten en factuurbetalingen worden niet dubbel geboekt. Regels die door Stripe zijn uitbetaald maar door deze import nooit zijn gezien, worden geboekt zoals beschreven in Bank- en betalingsimport.

Elke uitbetaling toont het veld Difference to imported payments: het door de uitbetaling overgemaakte bedrag minus wat de Stripe-bankrekening vasthoudt voor dezelfde afschrijvingen en terugbetalingen. Een waarde van nul betekent dat de uitbetaling de Stripe-rekening volledig vereffent. Een regel met een verschil, of met een beweging op de Stripe-rekening die nog niet is geboekt, wordt meegeteld onder Lines to check. De betalingsexport bevat alleen het totaal aan terugbetalingen per afschrijving, dus alle terugbetalingsregels van één afschrijving worden gezamenlijk vergeleken met dat totaal.

Als een uitbetaling is geboekt voordat het betalingsbestand werd geïmporteerd, slaat de import de afschrijvingen, kosten en terugbetalingen van die uitbetaling over en worden deze vermeld in de waarschuwingen.

8. Waar u achteraf kunt kijken

• Bank → Transactions - elke geïmporteerde geldstroom; gematchte transacties koppelen aan de factuur of journaalpost.
• Invoices - aangemaakte facturen en creditnota's, met het bestelnummer in de notities.
• Partners - aangemaakte klanten.
• Ledger → Journal - de boekingen voor kosten, betalingen en facturen.

Facturering

Bestanden tot 10 MB en 50.000 geldstromen. Elke 10 geïmporteerde geldstromen tellen als één API-verzoek.