Банкови връзки

Това ръководство описва активната връзка с банка (PSD2 открито банково дело): как да се свържете, как да свържете банковите сметки към вашата счетоводна книга, как да накарате всяко синхронизиране да създава контрагенти, да съпоставя фактури и да отчита такси чрез шаблон за импортиране, както и какво връща синхронизирането. Данните за API са налични в Банкови и платежни импорти. За файлове с извлечения вместо активна връзка вижте Импортиране на банкови извлечения (camt.053).

1. Свързване на банката

В раздел Банка → Връзки (Bank → Connections) изберете държавата и натиснете Покажи банките (Show banks). Изберете вашата банка и типа на титуляря на сметката (фирма или физическо лице), след което натиснете Свързване (Connect). Ще бъдете пренасочени към страницата за съгласие на самата банка, където трябва да влезете в профила си и да одопите достъпа; след това банката ще ви върне обратно в Nordlet. Връзката се появява в списъка с датата на изтичане на съгласието. Съгласията са с ограничена от банката валидност (обикновено 90 или 180 дни); когато едно съгласие изтече, свържете се отново.

Списъкът с банки идва от доставчика на открито банково дело, конфигуриран за инстанцията на Nordlet. Ако за дадена държава не се показват банки, доставчикът все още не я поддържа.

2. Свързване на банковите сметки

Под връзката всяка сметка, предоставена от банката, е изброена със своя IBAN и валута. За всяка от тях изберете съществуваща банкова сметка от счетоводната книга или Създай нова банкова сметка (Create a new bank account), по избор задайте дата, от която да започне синхронизирането, и натиснете Свържи (Link). Синхронизират се само свързаните сметки. Без зададена начална дата първото синхронизиране извлича последните 90 дни.

3. Създаване на шаблона за импортиране

В раздел Банка → Шаблони за импортиране (Bank → Import templates) натиснете Нов шаблон за импортиране (New import template), изберете тип Банкова връзка (Bank connection) и му задайте име. Редовете представляват атрибутите, които банковият поток връща за всяка транзакция. Полетът Задължително във файла (Required in file) се запазва за пълнота; активният поток не се валидира спрямо него.

Счетоводна сметка. Обикновеният ред за сума transaction_amount.amount и редовете с правила могат да бъдат асоциирани със счетоводна сметка. Всяка синхронизирана транзакция, получена от асоцииран ред, се отчита веднага и се маркира като съпоставена счетоводна операция. Редовете с правила улавят транзакциите по банков код на транзакцията или посока:

Ред	Улавя	Типична сметка
Банкови такси (код CHRG)	транзакции, чието семейство кодове е CHRG	разходи за банкови такси (6800 в стандартния сметкоплан)
Лихви (код INTR)	семейство кодове INTR	приходи или разходи от лихви
Данъци (код TAXE)	семейство кодове TAXE	данъчни плащания
Други изходящи плащания	всяка друга сума в дебит	оставете „Не е отчетено“ (Not posted), за да се съпоставят плащанията с фактури за покупка
Други входящи плащания	всяка друга сума в кредит	оставете „Не е отчетено“ (Not posted), за да се съпоставят постъпленията с фактури за продажба
transaction_amount.amount	всяка транзакция, която не е уловена от правило	обикновено „Не е отчетено“ (Not posted)

Транзакцията се отчита по сметката на първия ред, който отговаря на условията: първо се проверява семейството от кодове, след това посоката и накрая обикновеният ред за сума. Кодът идва от полето bank_transaction_code на банката; банките, които не изпращат такъв, оставят редовете с кодове без съвпадения.

Създаване на липсващи клиенти / доставчици. Сложете отметка на Създаване на липсващи клиенти (Create missing customers) на реда debtor.name, за да се създава клиент за всеки непознат платец на входящи суми, и на Създаване на липсващи доставчици (Create missing suppliers) на реда creditor.name за всеки непознат получател на изходящи суми. Контрагентите се разпознават по IBAN (debtor_account.iban / creditor_account.iban, съхранен в банковите сметки на контрагента), а след това по точно име; на открит по име контрагент му се добавя IBAN. Новият контрагент е юридическо лице, когато името му съдържа правно организационна форма (UAB, MB, SIA, GmbH, Ltd, …), и физическо лице в противен случай.

Създаване на контрагент за банката. Сложете отметка на това поле върху реда с правилото за банкови такси. Синхронизирането създава доставчик, кръстен на свързаната банка, и записва всяка такса в счетоводния дневник с този контрагент.

Свързване на фактури по това поле. Сложете отметка на това поле върху реда remittance_information или reference_number. Всяка нова транзакция, чийто текст за основание или референтен номер съдържа номера на отворена издадена фактура за продажба (входящи средства) или регистрирана фактура за покупка (изходящи средства), се съпоставя с нея и плащането се отчита. Когато платецът е познат контрагент, по съхранен IBAN или по точно име или код на контрагента, фактурата трябва да принадлежи на този контрагент. Плащане от непознат платец се съпоставя само когато то е равно на остатъчното салдо и номерът на фактурата включва нейния сериен префикс. Плащане, по-голямо от остатъчното салдо, никога не се съпоставя. Транзакциите, които не издържат тези проверки, остават несъпоставени, за да ги съпоставите ръчно. Опцията Създаване на авансови фактури за несъпоставени входящи плащания (Create advance invoices for unmatched incoming payments) превръща несъпоставеното постъпление от познат контрагент в издадена авансова фактура за съответната сума, с дата на плащането, при дадената данъчна ставка по ДДС или избрания артикул от номенклатурата; за това е необходимо да е активирано Създаване на липсващи клиенти, за да бъде контрагентът познат.

Запазете шаблона.

4. Прилагане на шаблона и избор на график

Обратно в раздел Банка → Връзки (Bank → Connections), всяка свързана сметка има падащо меню за избор на шаблон и падащо меню за избор на график. Изберете шаблона, изберете Ръчно синхронизиране (Sync manually), Дневно синхронизиране (Sync daily), Седмично синхронизиране (Sync weekly) или Месечно синхронизиране (Sync monthly) и натиснете Приложи (Apply). Свързана сметка без шаблон все пак се синхронизира, но само записва транзакциите; нищо не се отчита, съпоставя или създава.

При дневен, седмичен или месечен график API синхронизира сметката самостоятелно: веднъж на час той проверява за сметки, чието последно синхронизиране е по-старо от техния период (24 часа, 7 дни или 30 дни) и ги синхронизира точно както би направило Синхронизирай сега (Sync now), изпълнявайки шаблона след това. Синхронизирането по график се отчита към потреблението точно като ръчното (всеки 10 извлечени транзакции се равняват на една заявка). Ако банката отхвърли синхронизирането, например защото съгласието е изтекло, връзката се маркира с грешката и се пропуска, докато не се свържете отново.

5. Синхронизиране

Натиснете Синхронизирай сега (Sync now) на връзката. Nordlet извлича нови счетоводно отразени транзакции за всяка свързана сметка; чакащите транзакции се пропускат, докато банката не ги отрази. Системата ги извлича (от последното синхронизиране насам, с едноседмично припокриване, за да не се пропуснат закъснели отражения), записва ги веднъж – транзакциите се разпознават по референтния номер на запис на банката – и след това изпълнява шаблона на сметката. Резултатът показва колко транзакции са били импортирани и колко вече са съществували; чрез API синхронизирането връща също броя на отчетените движения, създадените контрагенти, свързаните и създадените фактури, съпоставените плащания и предупреждения за плащания, които не са могли да бъдат съпоставени.

Синхронизирането може да се задейства от API (bank/feeds/sync) по график; всеки 10 извлечени транзакции се броят за една API заявка.

6. Къде да проверите след това

• Банка → Транзакции (Bank → Transactions) – всяка синхронизирана транзакция, с разделите по сметки; съпоставените водят към съответната фактура или счетоводна операция.
• Фактури (Invoices) – авансови фактури, създадени за несъпоставени постъпления.
• Контрагенти (Partners) – създадени клиенти и доставчици, всеки с IBAN в банковите сметки.
• Счетоводна книга → Журнал (Ledger → Journal) – счетоводните записвания за такси (с банката като контрагент), лихви, данъци и плащания.

Когато връзката спре да работи

Неуспешното синхронизиране маркира връзката със съобщението за грешка от банката. Изтеклото съгласие е най-честата причина: натиснете Свързване (Connect) отново за същата банка и одобрятe достъпа; свързаните сметки и техните шаблони се запазват. Прекъсване на връзката (Disconnect) премахва връзката и нейните връзки със сметки, но не и вече записаните транзакции.