O que é uma Declaração de IVA? O que vai em cada campo

Uma declaração de IVA é a declaração periódica do IVA que cobrou, do IVA que lhe foi cobrado e da diferença que deve ou que tem a recuperar. Todos os Estados-membros da União Europeia exigem uma e cada um utiliza um formulário diferente com campos numerados de forma distinta, mas a estrutura subjacente é a mesma em todo o lado.

Compreender essa estrutura significa que consegue ler qualquer uma delas.

A estrutura universal

Independentemente do nome que o formulário tenha - FR0600 na Lituânia, UStVA na Alemanha, JPK_V7M na Polónia, Modelo 303 em Espanha -, este divide-se em quatro partes:

1. Lado das entregas (IVA liquidado). As suas vendas, divididas pela forma como foram tributadas:

• Transações tributáveis a cada taxa, reportadas separadamente como o montante líquido e o montante de IVA
• Transações isentas com direito à dedução: exportações, transações intracomunitárias
• Transações isentas sem direito à dedução
• Transações em que o cliente é responsável pelo apuramento do imposto (inversão do sujeito passivo (reverse charge))
• Transações fora do âmbito do IVA nacional

2. Lado das aquisições e autoliquidação. Compras em que é você que deve o imposto liquidado: aquisições intracomunitárias de bens, serviços recebidos do estrangeiro ao abrigo da inversão do sujeito passivo (reverse charge) e compras nacionais com inversão do sujeito passivo. Cada uma surge como um montante líquido mais o IVA autoliquidado.

3. Lado das deduções (IVA dedutível). IVA dedutível: em compras nacionais, em aquisições intracomunitárias, em importações e em compras com inversão do sujeito passivo (reverse charge) - frequentemente em campos separados, pois a autoridade tributária pretende ver a origem da recuperação.

4. O resultado. O total do IVA liquidado menos o total do IVA dedutível, resultando num montante a pagar ou num reembolso.

Porque é que o valor líquido e o imposto são separados

Quase todas as declarações solicitam a matéria coletável e o IVA em campos diferentes, sendo o motivo o controlo. Dado um montante líquido e uma taxa, a autoridade tributária consegue calcular o imposto esperado e compará-lo com o que declarou. Uma divergência constitui um alerta.

É também por esta razão que a abordagem de "apenas reportar os totais" falha: 100.000 € a 21% e 100.000 € a 9% geram valores de IVA diferentes, pelo que a divisão por taxa não é meramente decorativa, mas sim a base aritmética com a qual a declaração é validada.

Alguns campos são apenas líquidos, outros são apenas de imposto. O formulário UStVA da Alemanha aceita transações tributáveis a 19% e 7% apenas como bases de incidência, sendo o ELSTER responsável por calcular o imposto, ao passo que os campos de IVA dedutível correspondem a montantes de imposto. Ler um formulário corretamente começa por saber qual é qual.

Periodicidade e prazos

Mensal ou trimestral, determinada pelo volume de negócios ou por atribuição da autoridade tributária, acumulando com declarações anuais em alguns países. A Alemanha obriga as empresas à entrega mensal caso ultrapassem um limiar de IVA do ano anterior e pode dispensar totalmente a entrega abaixo de um limite inferior. A Lituânia exige a entrega mensal para a maioria dos sujeitos passivos registados. A Polónia exige a entrega mensal combinando a declaração e os registos de faturas num único ficheiro JPK_V7M.

Os prazos são nacionais e intransigentes. Do ponto de vista operacional, o que importa é que a declaração deve ser gerada a partir de um período fechado - razão pela qual existe o fecho de períodos. Gerar a declaração a partir de um período aberto significa que os valores podem sofrer alterações após tê-los declarado.

Onde é que as declarações falham

• Faturas de compra em falta. O IVA dedutível que não seja registado antes do prazo resulta num diferimento da recuperação para um período posterior ou na sua perda.
• Classificação de IVA incorreta. Uma linha à taxa nacional que devesse ser intracomunitária é colocada no campo errado, tornando ambos os campos incorretos, mesmo que o total possa parecer correto.
• Notas de crédito no período errado. Uma nota de crédito reduz o IVA no período em que é emitida, e não no período da fatura original.
• Inversão do sujeito passivo (reverse charge) omitida por se anularem mutuamente. Ambos os lados devem ser reportados, mesmo quando o efeito líquido é zero.
• Regularização de créditos de cobrança duvidosa efetuada como nota de crédito. Na Lituânia, esta regularização ajusta apenas o campo do IVA liquidado, deixando a matéria coletável intacta - uma nota de crédito reduziria ambos. Consulte dívidas incobráveis (bad debt).

Como é que o Nordlet gera declarações

As declarações são calculadas a partir do razão (ledger) em vez de inseridas manualmente. O endpoint POST /v1/declarations/eu/vat-return/compute { countryCode, year, month } aciona o pacote específico do país registado para essa jurisdição e devolve os campos numerados com as respetivas etiquetas, juntamente com os avisos e a fonte contra a qual o mapeamento foi validado.

Estão disponíveis três pacotes atualmente:

• Lituânia - FR0600. Baseado nos classificadores de IVA i.SAF, pelo que o classificador de cada linha de fatura determina os respetivos campos.
• Alemanha - UStVA. As Kennzahlen oficiais, com bases em euros inteiros e montantes de imposto com cêntimos, de acordo com as instruções do formulário do BMF.
• Polónia - JPK_V7M. A componente de declaração, juntamente com um ficheiro XML válido segundo o esquema XSD que inclui os registos de faturas, através de /v1/declarations/pl/jpk-v7m/generate.

Cada pacote lista avisos relativos ao que não conseguiu mapear e notas sobre o que deliberadamente deixa ao seu encargo - campos de IVA na importação e serviços B2B intracomunitários na Alemanha, marcadores GTU na Polónia e desagregação de ativos fixos. A regra de conceção dita que uma linha que o sistema não consiga classificar seja sinalizada e nunca adivinhada, pois um campo incorreto na declaração de IVA é pior do que um campo em falta.

Os pacotes de país estão restritos a empresas registadas no respetivo país e a página de suporte por país regista exatamente o que cada um abrange.

Âmbito transparente: nenhuma declaração é submetida automaticamente. Os valores e, no caso da Polónia, o ficheiro são gerados; a submissão no ELSTER, no portal do Ministério das Finanças ou na VMI continua a ser um passo manual. As declarações de outros países ainda não se encontram implementadas.

FAQ

O que é uma declaração de IVA?

Uma declaração periódica do IVA que cobrou nas vendas e que lhe foi cobrado nas compras, apurando a diferença a pagar à autoridade tributária ou a reembolsar. É entregue mensalmente ou trimestralmente, consoante as regras nacionais e a dimensão da empresa.

Porque é que as declarações solicitam o montante líquido e o IVA separadamente?

Para que a autoridade tributária possa validar a aritmética: o montante líquido multiplicado pela taxa deve ser igual ao IVA declarado. Trata-se de um mecanismo de controlo, razão pela qual as transações devem ser divididas por taxa e não agregadas.

O que acontece se entregar uma declaração de IVA fora do prazo ou com erros?

Aplicam-se coimas, coimas acessórias e juros, definidos a nível nacional. Os erros são habitualmente corrigidos através de uma declaração de substituição ou ajustando um período posterior, dependendo do país e da dimensão do erro - sendo que ambas as opções são consideravelmente mais económicas do que uma correção detetada em primeiro lugar pela autoridade tributária.

As transações com inversão do sujeito passivo (reverse charge) entram na declaração de IVA?

Sim, em ambos os lados - o IVA liquidado por autoliquidação e o correspondente IVA dedutível, em campos separados. Habitualmente anulam-se mutuamente em termos líquidos, mas continuam a ter de ser declarados.

As declarações de IVA podem ser geradas automaticamente a partir dos dados contabilísticos?

Os valores podem - e devem - ser gerados dessa forma, uma vez que resultam da soma de transações classificadas. O Nordlet calcula os campos para a Lituânia, Alemanha e Polónia diretamente a partir do razão (ledger). A submissão efetiva da declaração continua a exigir a utilização do portal nacional ou de um canal acreditado.