什么是红字发票（贷项通知单）？何时开具及示例

红字发票（credit note，即贷项通知单）是一种用于减少客户在已开具发票上所欠金额的文件。它是开票体系中的纠正机制，也是规范运行的总账（general ledger）绝不修改或删除已开具发票的根本原因。

这一原则正是核心所在。一张已开具的发票已经发送给客户、纳入法定的连续编号序列、过账至总账，并在增值税申报表（VAT return）中进行了申报。事后对其进行修改，将意味着你方留存的副本与客户的副本不一致、编号出现断层、且已提交的申报表不再与账簿吻合。红字发票在保持历史记录完整的前提下修正了金额，这与冲销分录遵循的是完全相同的只追加（append-only）逻辑。

何时开具红字发票

• 商品退货。 客户退回部分或全部订单商品。
• 销售后折扣。 批量返利（volume rebate）、投诉后的关怀性降价，或双方协商一致的价格调整。
• 开票错误。 数量错误、单价错误、增值税税率错误，或原始发票中任何金额虚高的情形。
• 取消供货。 服务从未交付，但发票已经开具。
• 客户错误。 发票开给了错误的实体：全额开具红字发票冲销，并为正确的实体重新开票。

判断标准很简单：如果客户合法应付的金额低于已开具发票上显示的金额，你就需要开具红字发票。

对总账的影响

红字发票是它所纠正的发票的镜像。对一张 1,000 € 的发票冲销 200 € 外加 21% 的增值税：

科目	借方	贷方
5001 服务收入 (Service revenue)	200
4492 应交增值税 (VAT payable)	42
2410 应收账款 (Trade receivables)		242

收入减少，应缴国家的增值税减少，客户的债务按价税合计金额减少。将其与应收账款中的原始销售分录进行对比，它们涉及相同的三个科目，方向相反。

请注意，增值税的减少是在此处通过一份单据实现的，而不是通过调整已提交的申报表来实现的。这就是为什么红字发票不仅对维护客户关系至关重要，对税务合规同样关键。

实操示例

商品退货。 客户退回 10 件已开票商品中的 3 件，每件单价 100 €。开具不含税金额 300 €、增值税 63 €、价税合计 363 € 的红字发票。如果商品实际退回库存，则库存变动需单独处理，这 3 件商品的成本将重新记入库存并从主营业务成本中扣除，从而将毛利恢复到应有的水平。

单价错误。 50 件商品按 120 €/件开票，但协商价格为 100 €。仅对差额部分开具红字发票：20 × 50 = 1,000 € 不含税金额加增值税。除非发票除了金额外还有其他错误，否则切勿将整张发票冲红并重新开具，因为部分冲红比“作废并重新开票”能留下更清晰的审计线索。

全额作废。 交易从未发生。全额开具红字发票并关联原发票，应收账款归零。

迟发现的有利于客户的错误。 无论何时发现，处理方式都相同：红字发票以其实际开具日期为准，计入当期的增值税申报表。

红字发票不适用于哪些场景

• 发票金额开得过低。 这种情况需要为差额开具第二张发票，而不是红字发票，因为你是在增加债权而非减少。
• 客户单纯拒绝付款。 这是坏账，属于适用不同增值税条件的不同机制。为清算未结发票而开具红字发票是一个常见且代价高昂的错误：它取消了真实赚取的收入，并退回了你可能无权通过这种方式索回的增值税。债务是真实的，客户未付款并不代表销售凭空消失。

法律层面

根据欧盟增值税规则，修改原始发票的文件本身也被视作一张发票（2006/112/EC 指令，第 219 条）。在实践中，这意味着红字发票必须满足以下条件：

• 拥有自己的连续编号，通常在专用号段中；
• 明确引用原始发票（编号和日期）；
• 展示与发票相同的事项：交易双方、增值税税号、按税率划分的冲减金额以及增值税额；
• 说明更正原因，多个成员国对此有明确要求。

各成员国在更正的具体条件上有所不同，尤其是关于供应商何时可以减少销项税额，以及客户是否必须确认该更正。必填项目清单参见发票必填字段。

Nordlet 如何处理红字发票

红字发票本质上是一张 type: 'credit_note' 的销售发票，通过 POST /v1/sales/invoices/create 创建，其中 creditedInvoiceId 指向原始发票。此关联是必须的：缺少该关联的红字发票将被拒绝，且原发票必须是同一客户已开具且未删除的发票。对于在使用 Nordlet 之前开具的原发票，则改用 creditedInvoiceReference（其编号）和 creditedInvoiceDate（其开票日期）进行指定。无论采用哪种方式，红字发票的 PDF 和电子发票都会标明被纠正的发票，因此从纠正到原始发票的审计线索是结构性的，而不是依赖描述字段中的备注。

开具后，红字发票的表现与完整单据无异：它从自身号段获取编号、生成反向总账分录、减少应收账款和增值税负债，并以正确的正负号出现在增值税申报表和立陶宛 i.SAF 登记簿中。它通过与发票相同的渠道流转，包括 PDF、电子邮件、Peppol（作为带有类型代码 381 的 UBL CreditNote）以及国家电子发票网关。

由于总账采用带有会计期间锁定（period locks）的只追加模式，原始发票永远不会被触及：客户的历史记录将完整展示发票、红字发票以及最终余额。如果原发票位于已锁定的期间内，红字发票将直接落入开放期间中，纠正日期即为其实际发生日期，这才是合规且真实的账务处理。

对于内部交易，已开具的红字发票也会自动镜像到对方公司作为草稿采购红字发票，从而保持集团内部双方的一致性。

FAQ

红字发票与退款（refund）有什么区别？

红字发票是减少客户所欠金额的文件；退款则是将资金实际退还给客户的操作。红字发票可以通过退款结清，也可以通过冲抵下一张发票来结清，这两者是独立的步骤，且红字发票在前。

我可以直接删除或修改一张错误的发票吗？

一旦开具，绝不能这样做。客户持有副本，该编号属于法定的连续编号序列，且金额已经申报。修改它会破坏审计线索，并导致你的账簿与已提交的申报表不符。请开具红字发票。

红字发票会减少增值税吗？

是的，这正是其主要用途之一。它会减少你在红字发票开具当期所欠的销项税额。在某些情况下，国家/地区的法规会增加附加条件，尤其是针对涉及未付款项的更正。

红字发票的金额可以超过原发票吗？

不可以。红字发票用于纠正特定的发票，金额不得超过原发票。如果客户应减免的金额超过了一张发票的价值，请分别对每张发票开具红字发票，或将差额作为单独的商业安排处理。

我应该为未付款的发票开具红字发票吗？

不应该。未付款并不是取消真实发生的销售的理由。应当计提呆账准备金；如果该笔债务最终无法收回，则应走坏账处理流程，该流程对收回增值税有其自身的适用条件。