Vad är en kreditnota? När den ska utfärdas, med exempel

En kreditnota är ett dokument som minskar beloppet som en kund är skyldig på en redan utfärdad faktura. Det är faktureringens korrigeringsmekanism - och anledningen till att en korrekt skött huvudbok (general ledger) aldrig redigerar eller raderar en utfärdad faktura.

Den principen är själva poängen. En utfärdad faktura har skickats till en kund, numrerats i en lagstadgad serie, bokförts i huvudboken och rapporterats i en skattedeklaration. Att ändra i efterhand skulle innebära att din kopia och kundens kopia inte stämmer överens, att det uppstår ett hål i numreringen och att en inlämnad deklaration inte längre matchar bokföringen. En kreditnota korrigerar beloppet samtidigt som historiken lämnas intakt - samma "append-only"-logik som en omförande verifikation.

När den ska utfärdas

• Returnerade varor. Kunden skickar tillbaka en del av eller hela beställningen.
• Rabatt i efterhand. En volymrabatt, en prisnedsättning som kompensation efter ett klagomål eller en överenskommen prisjustering.
• Faktureringsfel. Fel kvantitet, fel pris, fel momssats - allt som har överdrivits på originalet.
• Avbruten leverans. Tjänsten levererades aldrig men fakturan hade redan utfärdats.
• Fel kund. Fakturan skickades till fel juridiska person: kreditera den till fullo och fakturera rätt mottagare.

Testet är enkelt: om det belopp som kunden rimligen är skyldig är lägre än vad en utfärdad faktura anger, behöver du en kreditnota.

Vad den gör med huvudboken

En kreditnota är spegelbilden av den faktura den korrigerar. Kreditering av 200 € plus 21 % moms på en faktura på 1 000 €:

Konto	Debet	Kredit
5001 Tjänsteintäkter	200
4492 Utgående moms	42
2410 Kundfordringar		242

Intäkterna sjunker, momsen som ska betalas till staten sjunker och kundens skuld minskar med bruttobeloppet. Jämför med den ursprungliga försäljningsposten i kundreskontran - samma tre konton, omvända sidor.

Observera att momsminskningen sker här, genom ett dokument, och inte genom att justera en inlämnad deklaration. Det är därför kreditnotan är viktig för skatten och inte bara för kundrelationen.

Praktiska exempel

Varureturer. En kund returnerar 3 av 10 artiklar som fakturerats till 100 € styck. Kreditnota på 300 € netto, 63 € moms, 363 € brutto. Om varorna fysiskt kommer tillbaka till lagret är lagerförändringen separat - kostnaden för dessa 3 artiklar kommer tillbaka in i lagret och ut ur kostnad sålda varor, vilket återställer bruttovinsten till vad den borde ha varit.

Fel pris. Fakturerat till 120 €/st för 50 enheter, överenskommet pris var 100 €. Kreditera endast mellanskillnaden: 20 × 50 = 1 000 € netto plus moms. Kreditera inte hela fakturan och gör om faktureringen om inte fakturan är fel på mer än bara beloppet - en delvis kreditering lämnar ett tydligare granskningsspår än en annullering och omfakturering.

Fullständig annullering. Leveransen ägde aldrig rum. Kreditera fakturan i sin helhet med hänvisning till den, och fordran återgår till noll.

Fel till kundens fördel upptäckt sent. Samma behandling oavsett när det upptäcks - kreditnotan dateras när den utfärdas och hamnar i den periodens momsdeklaration.

Vad en kreditnota inte är till för

• En faktura som var för låg. Det kräver en andra faktura för mellanskillnaden, inte en kreditnota - du ökar anspråket, inte minskar det.
• En kund som helt enkelt inte vill betala. Det är osäker kundfordring och det är en annan mekanism med andra momsvillkor. Att utfärda en kreditnota för att rensa en obetald faktura är ett vanligt och dyrt misstag: den annullerar intäkter som faktiskt har tjänats in och lämnar tillbaka moms som du kanske inte har rätt att återkräva på det sättet. Skulden var verklig; kundens underlåtenhet att betala gör inte att försäljningen försvinner.

Den juridiska sidan

Enligt EU:s momsdregler behandlas ett dokument som ändrar en ursprunglig faktura i sig som en faktura (direktiv 2006/112/EG, artikel 219). Rent praktiskt innebär det att en kreditnota måste:

• ha ett eget löpande nummer, vanligtvis i en särskild serie;
• hänvisa till den ursprungliga fakturan på ett otvetydigt sätt - nummer och datum;
• visa samma uppgifter som en faktura: parter, momsregistreringsnummer, det krediterade beloppet per momssats och momsbeloppet;
• ange orsaken till korrigeringen, vilket flera medlemsstater uttryckligen kräver.

Medlemsstaterna skiljer sig åt när det gäller de finare villkoren - särskilt när det gäller när leverantören får minska utgående moms och om kunden måste bekräfta korrigeringen. Listan över obligatoriska uppgifter finns i obligatoriska fakturafält.

Hur Nordlet hanterar det

En kreditnota är en säljaktura med type: 'credit_note', skapad genom POST /v1/sales/invoices/create där creditedInvoiceId pekar på originalet. Den länken är obligatorisk: en kreditnota utan den avvisas, och originalet måste vara en utfärdad, inte raderad faktura för samma kund. Ett original som utfärdades innan du använde Nordlet anges med creditedInvoiceReference (dess nummer) och creditedInvoiceDate (dess utfärdandedatum) istället. Oavsett vilket namnger kreditnotans PDF och e-faktura den korrigerade fakturan, så att spårbarheten från korrigering till original är strukturell snarare än en anteckning i ett beskrivningsfält.

Vid utfärdandet beter sig en kreditnota som ett fullständigt dokument: den tar ett nummer från sin egen serie, bokför omförande verifikationer, minskar fordran och momsskulden och visas i momsdeklarationen och de litauiska i.SAF-registren med rätt tecken. Den flödar genom samma kanaler som en faktura - PDF, e-post, Peppol (som en UBL CreditNote med typkod 381) och de nationella e-faktureringsportalerna.

Eftersom huvudboken är skrivskyddad med periodlås rör man aldrig den ursprungliga fakturan: en kunds historik visar fakturan, kreditnotan och det resulterande saldot. Om originalet ligger i en låst period hamnar kreditnotan helt enkelt i den öppna - korrigeringen dateras när den inträffade, vilket är den korrekta hanteringen.

Vid koncernintern handel speglas en utfärdad kreditnota dessutom automatiskt i motpartens bolag som en preliminär inköpskreditnota, vilket håller båda sidor i en koncern konsekventa.

FAQ

Vad är skillnaden mellan en kreditnota och en återbetalning?

En kreditnota är ett dokument som minskar det kunden är skyldig; en återbetalning är den faktiska penningförflyttningen tillbaka till dem. En kreditnota kan regleras genom en återbetalning eller genom att kvitta den mot nästa faktura - de två stegen är skilda åt, och kreditnotan kommer först.

Kan jag bara radera eller redigera en felaktig faktura istället?

Inte när den väl har utfärdats. Kunden har en kopia, numret tillhör en lagstadgad serie och beloppen har rapporterats. Att redigera den bryter spårbarheten och gör att din bokföring inte stämmer överens med inlämnade deklarationer. Utfärda en kreditnota.

Minskar en kreditnota momsen?

Ja - det är en stor del av dess syfte. Den minskar den utgående moms du är skyldig, under den period då kreditnotan utfärdas. Nationella regler lägger i vissa fall till villkor, särskilt när det gäller korrigeringar som rör utebliven betalning.

Kan en kreditnota utfärdas för ett högre belopp än ursprungsfakturan?

Nej. En kreditnota korrigerar en specifik faktura och kan inte överstiga den. Om en kund är berättigad till mer än värdet på en faktura, kreditera varje faktura separat eller hantera saldot som en separat affärsuppgörelse.

Ska jag använda en kreditnota för en obetald faktura?

Nej. Utebliven betalning är inte ett skäl att annullera en försäljning som faktiskt har ägt rum. Använd en avsättning för osäkra fordringar och, om skulden blir oinbetalbar, förfarandet för konstaterad the bad debt - som har egna villkor för att återfå momsen.