Wat is een creditnota? Wanneer u er een moet uitreiken, met voorbeelden

Een creditnota is een document waarmee het bedrag wordt verlaagd dat een klant verschuldigd is op een reeds uitgereikte factuur. Het is het correctiemechanisme van de facturering, en de reden waarom een correct gevoerd grootboek een uitgegeven factuur nooit bewerkt of verwijdert.

Dat principe is precies waar het om draait. Een uitgegeven factuur is naar een klant verzonden, genummerd in een wettelijk verplichte reeks, geboekt in het grootboek, en gerapporteerd in een btw-aangifte. Deze achteraf wijzigen zou betekenen dat uw kopie en die van de klant niet meer overeenkomen, dat er een gat in de nummering ontstaat en dat een ingediende aangifte niet langer aansluit bij de boeking. Een creditnota corrigeert het bedrag terwijl de historie intact blijft, precies dezelfde logica van uitsluitend toevoegen (append-only) als een journaalpost die een boeking omkeert.

Wanneer u een creditnota uitreikt

• Geretourneerde goederen. De klant stuurt een deel van de bestelling of de hele bestelling terug.
• Korting achteraf. Een volumekorting, een coulancekorting na een klacht, of een overeengekomen prijsaanpassing.
• Factureringsfout. Een verkeerde hoeveelheid, een verkeerde prijs of een verkeerd btw-tarief: alles wat op de originele factuur te hoog is opgegeven.
• Geannuleerde levering. De dienst is nooit geleverd, maar de factuur was al uitgereikt.
• Verkeerde klant. De factuur is naar de verkeerde entiteit gestuurd: crediteer deze volledig en factureer aan de juiste partij.

De toets is eenvoudig: als het bedrag dat de klant naar recht verschuldigd is lager is dan wat er op een uitgegeven factuur staat, heeft u een creditnota nodig.

Wat dit doet met het grootboek

Een creditnota is het spiegelbeeld van de factuur die hiermee wordt gecorrigeerd. Het crediteren van 200 € vermeerderd met 21% btw over een factuur van 1.000 €:

Rekening	Debet	Credit
5001 Omzet diensten	200
4492 Te betalen btw	42
2410 Debiteuren		242

De omzet daalt, de aan de fiscus verschuldigde btw daalt en de schuld van de klant daalt met het brutobedrag. Vergelijk dit met de oorspronkelijke verkoopboeking in debiteuren: dezelfde drie rekeningen, maar aan de andere kant.

Merk op dat de btw-vermindering hier plaatsvindt, via een document, en niet door het aanpassen van een reeds ingediende aangifte. Daarom is de creditnota zo belangrijk voor de belastingdienst en niet alleen voor de klantrelatie.

Praktijkvoorbeelden

Retourzending van goederen. Een klant retourneert 3 van de 10 gefactureerde artikelen van elk 100 €. Een creditnota van 300 € netto, 63 € btw, 363 € bruto. Als de goederen fysiek terugkeren in de voorraad, staat de voorraadmutatie hier los van: de kostprijs van die 3 artikelen komt weer in de voorraad terecht en gaat van de kostprijs van de omzet af, waardoor de brutomarge weer wordt hersteld zoals deze hoort te zijn.

Verkeerde prijs. Gefactureerd tegen 120 €/stuk voor 50 stuks, terwijl de afgesproken prijs 100 € was. Crediteer alleen het verschil: 20 × 50 = 1.000 € netto plus btw. Crediteer niet de hele factuur en stuur geen nieuwe tenzij de factuur op meer punten onjuist is dan alleen het bedrag; een gedeeltelijke creditering laat een helderder auditspoor achter dan annuleren en opnieuw factureren.

Volledige annulering. De levering heeft nooit plaatsgevonden. Crediteer de factuur volledig onder vermelding van het factuurnummer, en de vordering daalt tot nul.

Laat ontdekte fout in het voordeel van de klant. De behandeling is identiek, ongeacht wanneer de fout wordt ontdekt: de creditnota krijgt de datum van uitgifte en komt terecht in de btw-aangifte van diezelfde periode.

Waar een creditnota niet voor is

• Een factuur die te laag was. Dat vereist een tweede factuur voor het verschil, en geen creditnota, aangezien u de vordering vergroot in plaats van verkleint.
• Een klant die simpelweg niet betaalt. Dat is een dubieuze debiteur en dat vereist een ander mechanisme met eigen btw-voorwaarden. Het uitreiken van een creditnota om een onbetaalde factuur weg te boeken is een veelvoorkomende en dure fout: hiermee annuleert u omzet die wel degelijk is verdiend en geeft u btw terug waar u wellicht geen recht op heeft om op die manier terug te vorderen. De vordering was echt; het uitblijven van betaling door de klant zorgt er niet voor dat de verkoop opeens verdwijnt.

De juridische kant

Op grond van de EU-btw-regelgeving wordt een document dat een oorspronkelijke factuur wijzigt zelf ook als een factuur beschouwd (Richtlijn 2006/112/EG, artikel 219). Concreet betekent dit dat een creditnota aan de volgende eisen moet voldoen:

• een eigen opeenvolgend nummer hebben, bij voorkeur in een speciale reeks;
• ondubbelzinnig verwijzen naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum);
• dezelfde gegevens bevatten als een factuur: partijen, btw-nummers, het gecrediteerde bedrag per btw-tarief en het btw-bedrag;
• de reden van de correctie vermelden, wat door verschillende lidstaten expliciet wordt verplicht.

Lidstaten verschillen van mening over de fijnere details, met name over het moment waarop de leverancier de verschuldigde btw mag verlagen en of de klant de correctie moet bevestigen. De lijst met verplichte gegevens staat onder verplichte factuurgegevens.

Hoe Nordlet hiermee omgaat

Een creditnota is in de basis een verkoopfactuur met type: 'credit_note', aangemaakt via POST /v1/sales/invoices/create waarbij creditedInvoiceId verwijst naar het origineel. Die koppeling is verplicht: een creditnota zonder deze koppeling wordt geweigerd, en het origineel moet een uitgegeven (en niet verwijderde) factuur van dezelfde klant zijn. Een origineel dat is uitgegeven voordat u Nordlet gebruikte, wordt aangeduid met creditedInvoiceReference (het nummer) en creditedInvoiceDate (de factuurdatum) in plaats daarvan. In beide gevallen vermelden de pdf en de e-factuur van de creditnota de gecorrigeerde factuur, zodat het auditspoor van correctie naar origineel structureel is vastgelegd in plaats van vermeld te zijn als een notitie in een omschrijving.

Bij uitgifte gedraagt een creditnota zich als een volwaardig document: het krijgt een nummer uit een eigen reeks, boekt tegenovergestelde grootboekposten, verlaagt de vordering en de btw-schuld, en verschijnt met het juiste teken in de btw-aangifte en de Litouwse i.SAF-registers. Het verloopt via dezelfde kanalen als een factuur: pdf, e-mail, Peppol (als een UBL CreditNote met typecode 381) en de nationale e-facturatieplatformen.

Omdat het grootboek werkt op basis van uitsluitend toevoegen in combinatie met periode-afsluitingen, wordt de oorspronkelijke factuur nooit aangeraakt: de historie van een klant toont de factuur, de creditnota en het daaruit voortvloeiende saldo. Als het origineel in een afgesloten periode valt, komt de creditnota simpelweg terecht in de openstaande periode; de correctie krijgt de datum van het moment waarop deze plaatsvond, wat de juiste en integere verwerking is.

Bij intercompany-transacties wordt een uitgereikte creditnota bovendien automatisch gespiegeld bij de tegenpartij als een concept-inkoopcreditnota, zodat beide kanten binnen een groep synchroon blijven lopen.

FAQ

Wat is het verschil tussen een creditnota en een terugbetaling?

Een creditnota is een document dat verlaagt wat de klant verschuldigd is; een terugbetaling is de daadwerkelijke geldstroom waarmee het geld wordt teruggestort. Een creditnota kan worden verrekend via een terugbetaling of door deze te verrekenen met de volgende factuur. Dit zijn twee losse stappen, waarbij de creditnota altijd als eerste komt.

Kan ik een onjuiste factuur niet gewoon verwijderen of bewerken?

Niet zodra deze is uitgegeven. De klant heeft een kopie in bezit, het nummer maakt deel uit van een wettelijk verplichte reeks en de bedragen zijn reeds gerapporteerd. Het bewerken hiervan verbreekt het auditspoor en zorgt ervoor dat uw boekhouding niet meer aansluit bij de ingediende aangiften. Reik in plaats daarvan een creditnota uit.

Verlaagt een creditnota de btw?

Ja, dat is een belangrijk doel van het document. Het verlaagt de verschuldigde omzetbelasting in de periode waarin de creditnota wordt uitgereikt. Nationale wetgeving voegt in sommige gevallen extra voorwaarden toe, met name rondom correcties met betrekking tot non-betaling.

Kan een creditnota voor een hoger bedrag worden uitgereikt dan de oorspronkelijke factuur?

Nee. Een creditnota corrigeert een specifieke factuur en kan dat bedrag niet overschrijden. Als een klant recht heeft op meer dan de waarde van één factuur, crediteer dan elke factuur afzonderlijk of handel het saldo af via een aparte commerciële regeling.

Moet ik een creditnota gebruiken voor een onbetaalde factuur?

Nee. Non-betaling is geen reden om een verkoop die daadwerkelijk heeft plaatsgevonden te annuleren. Maak gebruik van een voorziening voor dubieuze deburen en, als de vordering oninbaar blijkt, het debiteurenbeheerproces met bijbehorende regels voor het terugvorderen van de btw.