Hvad er en kreditnota? Hvornår den skal udstedes, med eksempler

En kreditnota er et bilag, der reducerer det beløb, en kunde skylder på en allerede udstedt faktura. Det er faktureringens korrektionsmekanisme – og årsagen til, at et korrekt ført regnskab aldrig retter eller sletter en udstedt faktura.

Det princip er selve pointen. En udstedt faktura er blevet sendt til kunden, nummereret i en lovpligtig rækkefølge, bogført i hovedbogen og indberettet på en angivelse. Hvis man ændrede den efterfølgende, ville din og kundens kopi ikke stemme overens, nummerserien ville have et hul, og en indberettet momsangivelse ville ikke længere passe med regnskabet. En kreditnota retter beløbet, mens historikken bevares intakt – den samme append-only-logik (append-only logic) som en modposterende finanspost.

Hvornår du skal udstede en

• Returnerede varer. Kunden sender en del af eller hele ordren retur.
• Efterfølgende rabat. En mængderabat, et kulancefradrag efter en reklamation eller en aftalt prisregulering.
• Faktureringsfejl. Forkert antal, forkert pris, forkert momssats – alt, der er angivet for højt på originalen.
• Annulleret levering. Ydelsen blev aldrig leveret, men fakturaen var allerede udstedt.
• Forkert kunde. Fakturaen blev sendt til den forkerte enhed: Kreditér den fuldt ud, og fakturér den rigtige.

Testen er simpel: Hvis det beløb, kunden reelt skylder, er lavere end det, en udstedt faktura angiver, har du brug for en kreditnota.

Hvad den gør ved regnskabet

En kreditnota er spejlbilledet af den faktura, den korrigerer. Kreditering af 200 € plus 21 % moms af en faktura på 1.000 €:

Konto	Debet	Kredit
5001 Salgsomsætning	200
4492 Momsafgift	42
2410 Debitorer		242

Omsætningen falder, den moms, der skyldes til staten, falder, og kundens gæld falder med bruttobeløbet. Sammenlign det med den oprindelige salgspost under debitorer – de samme tre konti på modsat side.

Bemærk, at momsreduktionen sker her via et bilag og ikke ved at rette i en allerede indsendt angivelse. Det er derfor, kreditnotaen er vigtig for skat og moms og ikke kun for kundeforholdet.

Gennemgåede eksempler

Returnering af varer. En kunde returnerer 3 ud af 10 varer faktureret til 100 € pr. stk. Kreditnota på 300 € netto, 63 € moms, 363 € brutto. Hvis varerne fysisk kommer tilbage på lager, er lagerbevægelsen separat – kostprisen på de 3 varer føres tilbage på lageret og ud af vareforbruget, hvilket genopretter bruttofortjenesten, som den skal være.

Forkert pris. Faktureret til 120 €/stk. for 50 stk., aftalt pris var 100 €. Krediter kun differencen: 20 × 50 = 1.000 € netto plus moms. Krediter ikke hele fakturaen og genudsted den, medmindre fakturaen er forkert på andre punkter end blot beløbet – en delvis kreditnota efterlader et renere acontoregnskab og revisionsspor end en annuller-og-fakturer-igen-metode.

Fuld annullering. Leveringen fandt aldrig sted. Krediter fakturaen fuldt ud med henvisning til den, og tilgodehavendet går i nul.

Fejl til kundens fordel opdaget sent. Samme behandling uanset hvornår den opdages – kreditnotaen dateres, når den udstedes, og indgår i den pågældende periodes momsangivelse.

Hvad en kreditnota ikke skal bruges til

• En faktura, der var for lav. Det kræver en ekstra faktura på differencen og ikke en kreditnota – du forhøjer kravet, du reducerer det ikke.
• En kunde, der simpelthen ikke vil betale. Det er et tab på debitorer og en anden mekanisme med andre momsbetingelser. At udstede en kreditnota for at rydde op i en ubetalt faktura er en almindelig og dyre fejl: Den annullerer omsætning, der reelt er optjent, og den tilbagebetaler moms, som du muligvis ikke er berettiget til at kræve tilbage på den måde. Gælden var reel; kundens manglende betaling får ikke salget til at forsvinde.

Det juridiske

Ifølge EU's momsregler betragtes et bilag, der ændrer en oprindelig faktura, i sig selv som en faktura (Momssystemdirektivet, artikel 219). I praksis betyder det, at en kreditnota skal:

• have sit eget fortløbende nummer, som regel i en dedikeret serie;
• henvise entydigt til den oprindelige faktura – nummer og dato;
• indeholde de samme oplysninger som en faktura: parter, momsnumre, det krediterede beløb pr. momssats samt momsbeløbet;
• angive årsagen til korrektionen, hvilket flere medlemsstater udtrykkeligt kræver.

Medlemsstaterne er uenige om de finere detaljer – især hvornår leverandøren kan reducere salgsmomsen, og om kunden skal bekræfte korrektionen. Listen over obligatoriske oplysninger findes under lovpligtige fakturakrav.

Hvordan Nordlet håndterer det

En kreditnota er en salgsfaktura med type: 'credit_note', oprettet via POST /v1/sales/invoices/create hvor creditedInvoiceId peger på den oprindelige faktura. Den reference er obligatorisk: En kreditnota uden den afvises, og originalen skal være en udsteder- og ikke en slettet faktura for den samme kunde. En original, der er udstedt, før du brugte Nordlet, angives i stedet med creditedInvoiceReference (dens nummer) og creditedInvoiceDate (dens udstedelsesdato). Uanset hvad nævner kreditnotapeda- og e-fakturaen den korrigerede faktura, så revisionssporet fra rettelse til original er strukturelt snarere end blot en note i et beskrivelsesfelt.

Ved udstedelse opfører en kreditnota sig som et fuldgyldigt bilag: Den tager et nummer fra sin egen serie, bogfører modposter, reducerer tilgodehavendet og momsforpligtelsen og fremgår af momsangivelsen samt de litauiske i.SAF-registre med det korrekte fortegn. Den flyder gennem de samme kanaler som en faktura – PDF, e-mail, Peppol (som en UBL CreditNote med typekode 381) og de nationale e-faktureringsgateways.

Da hovedbogen er append-only med låste regnskabsperioder, bliver den oprindelige faktura aldrig berørt: Kundens historik viser fakturaen, kreditnotaen og den resulterende saldo. Hvis originalen ligger i en låst periode, lander kreditnotaen blot i den åbne – korrektioner dateres, når de finder sted, hvilket er den korrekte fremgangsmåde.

Ved intercompany-handel spejles en udstedt kreditnota desuden automatisk ind i modpartsselskabet som et udkast til en købskreditnota, hvilket sikrer, at begge sider af koncernen forbliver afstemte.

FAQ

Hvad er forskellen på en kreditnota og en tilbagebetaling?

En kreditnota er et bilag, der reducerer det, kunden skylder; en tilbagebetaling er den faktiske pengestrøm tilbage til dem. En kreditnota kan udlignes ved en tilbagebetaling eller modregnes i den næste faktura – de to ting er separate trin, og kreditnotaen kommer først.

Kan jeg bare slette eller rette en forkert faktura i stedet?

Ikke når den først er udstedt. Kunden har en kopi, nummeret tilhører en lovpligtig rækkefølge, og beløbene er blevet indberettet. Redigering bryder revisionssporet og gør, at dit regnskab ikke stemmer overens med indberettede angivelser. Udsted en kreditnota.

Reducerer en kreditnota momsen?

Ja – det er en væsentlig del af dens formål. Den reducerer den udgående moms, du skylder, i den periode, hvor kreditnotaen udstedes. Nationale regler tilføjer i visse tilfælde betingelser, især omkring korrektioner vedrørende manglende betaling.

Kan en kreditnota udstedes for et større beløb end den oprindelige faktura?

Nej. En kreditnota korrigerer en specifik faktura og kan ikke overstige den. Hvis en kunde har et tilgodehavende, der overstiger én fakturas værdi, skal du kreditere hver faktura for sig eller håndtere restbeløbet som en separat handelsaftale.

Skal jeg bruge en kreditnota til en ubetalt faktura?

Nej. Manglende betaling er ikke ensbetydende med at annullere et salg, der reelt har fundet sted. Brug en hensættelse til tab på debitorer, og følg tabsproceduren, hvis gæld endeligt viser sig uerholdelig – denne har sine egne betingelser for at genvinde momsen.