Što je odobrenje? Kada ga izdati, uz primjere

Odobrenje (credit note) je dokument kojim se smanjuje iznos koji kupac duguje po već izdanom računu. Ono predstavlja mehanizam ispravljanja u izdavanju računa - i razlog zašto uredno vođena glavna knjiga nikada ne uređuje niti briše izdani račun.

Ta je točka ujedno i njegova svrha. Izdanje računa znači da je račun poslan kupcu, označen brojem u zakonski propisanom slijedu, proknjižen u glavnu knjigu i prijavljen u poreznoj prijavi PDV-a. Naknadno mijenjanje značilo bi da se vaša kopija i kopija kupca ne podudaraju, da u numeriranju postoji rupa te da predana porezna prijava više ne odgovara poslovnim knjigama. Odobrenje ispravlja iznos dok povijest ostaje netaknuta - primjenjuje se ista logika samo-dodavanja (append-only) kao i kod stornirajuće temeljnice.

Kada izdati odobrenje

• Povrat robe. Kupac vraća dio ili cijelu narudžbu.
• Popust nakon prodaje. Količinski rabat, smanjenje cijena radi očuvanja poslovnih odnosa (goodwill) nakon prigovora ili dogovorena korekcija cijene.
• Pogreška u naplati. Kriva količina, kriva cijena, kriva stopa PDV-a - bilo što što je na izvornom računu iskazano u prevelikom iznosu.
• Otkazana isporuka. Usluga nikada nije isporučena, ali je račun već bio izdan.
• Krivi kupac. Račun je poslan krivom subjektu: u cijelosti ga odobrite i izdajte račun onome kome treba.

Test je jednostavan: ako je iznos koji kupac opravdano duguje manji od onoga što piše na izdanom računu, potrebno vam je odobrenje.

Utjecaj na glavnu knjigu

Odobrenje je zrcalna slika računa koji ispravlja. Odobravanje iznosa od 200 € uvećanog za 21% PDV-a s računa na 1.000 €:

Konto	Duguje	Potražuje
5001 Prihodi od usluga	200
4492 Obveze za PDV	42
2410 Kupci		242

Prihodi se smanjuju, PDV koji se duguje državi se smanjuje, a dug kupca se smanjuje za bruto iznos. Usporedite to s izvornim knjiženjem prodaje na potraživanjima od kupaca - ista tri konta, suprotne strane.

Imajte na umu da se smanjenje PDV-a događa ovdje, putem dokumenta, a ne naknadnim prilagođavanjem već predane porezne prijave. Zbog toga je odobrenje važno za poreze, a ne samo za poslovni odnos s kupcem.

Praktični primjeri

Povrat robe. Kupac vraća 3 od 10 artikala fakturiranih po cijeni od 100 € po komadu. Odobrenje glasi na 300 € neto, 63 € PDV-a, ukupno 363 € bruto. Ako se roba fizički vraća na skladište, kretanje zaliha je odvojeno - trošak tih 3 artikla vraća se u zalihe i iznosi iz troškova prodaje, čime se bruto dobit vraća na razinu na kojoj treba biti.

Kriva cijena. Obračunato je 120 € po jedinici za 50 jedinica, a dogovorena cijena bila je 100 €. Odobrite samo razliku: 20 × 50 = 1.000 € neto plus PDV. Nemojte odobravati cijeli račun i ponovno izdavati novi osim ako račun nije u krivome u još nečemu osim u iznosu - djelomično odobrenje ostavlja čišći revizijski trag nego storniranje i ponovno izdavanje.

Potpuno storniranje. Isporuka se nikada nije dogodila. Odobrite račun u cijelosti uz pozivanje na njega, čime se potraživanje vraća na nula.

Kasno otkrivena pogreška u korist kupca. Postupa se isto bez obzira na to kada je otkrivena - odobrenje nosi datum izdavanja i ulazi u prijavu PDV-a za to razdoblje.

Za što odobrenje nije namijenjeno

• Račun koji je bio premalen. Za to je potreban drugi račun za razliku, a ne odobrenje - time povećavate potraživanje, a ne smanjujete ga.
• Kupac koji jednostavno ne želi platiti. To je nenaplativi potpis / otpis potraživanja i riječ je o drugačijem mehanizmu s drugačijim uvjetima za PDV. Izdavanje odobrenja radi zatvaranja neplaćenog računa uobičajena je i skupa pogreška: njome se poništava prihod koji je stvarno zarađen i vraća se PDV koji možda nemate pravo vratiti na taj način. Dug je bio stvaran; činjenica da kupac nije platio ne znači da prodaja nestaje.

Pravni aspekt

Prema propisima EU-a o PDV-u, dokument koji mijenja izvorni račun i sam se tretira kao račun (Direktiva 2006/112/EZ, članak 219). U praksi to znači da odobrenje mora sadržavati:

• vlastiti slijedni broj, obično unutar namjenske serije;
• jasnu i nedvosmislenu vezu na izvorni račun - broj i datum;
• iste podatke kao i račun: stranke, porezne brojeve, odobreni iznos po stopi PDV-a i iznos PDV-a;
• razlog ispravka, što nekoliko država članica izričito zahtijeva.

Države članice razlikuju se u pogledu detaljnijih uvjeta - posebno u vezi s time kada dobavljač može smanjiti izlazni PDV i mora li kupac potvrditi ispravak. Popis obveznih podataka nalazi se u odjeljku obvezni elementi računa.

Kako Nordlet obrađuje odobrenja

Odobrenje je prodajni račun s oznakom type: 'credit_note', kreiran putem krajnje točke POST /v1/sales/invoices/create pri čemu parametar creditedInvoiceId upućuje na izvorni račun. Ta je veza obvezna: odobrenje bez nje bit će odbijeno, a izvorni račun mora biti izdani, a ne obrisani račun istog kupca. Izvorni račun izdan prije nego što ste počeli koristiti Nordlet imenuje se pomoću parametara creditedInvoiceReference (njegov broj) i creditedInvoiceDate (njegov datum izdavanja). Bilo kako bilo, PDF odobrenja i e-račun imenovanjem ispravljenog računa osiguravaju da je revizijski trag od ispravka do izvornika strukturne prirode, a ne samo zabilješka u polju opisa.

Prilikom izdavanja, odobrenje se ponaša poput cjelovitog dokumenta: dobiva broj iz vlastite serije, knjiži stornirajuće stavke u glavnu knjigu, smanjuje potraživanje i obvezu za PDV te se pojavljuje u prijavi PDV-a i litavskim i.SAF registrima s ispravnim predznakom. Prolazi kroz iste kanale kao i račun - PDF, e-poštu, Peppol (kao UBL CreditNote s kodom vrste 381) i nacionalne posrednike za e-račune.

Budući da glavna knjiga funkcionira po principu samo-dodavanja uz zaključavanje razdoblja, izvorni se račun nikada ne dira: povijest kupca prikazuje račun, odobrenje i rezultirajući saldo. Ako se izvorni račun nalazi u zaključanom razdoblju, odobrenje jednostavno dospijeva u otvoreno razdoblje - ispravak nosi datum kada se dogodio, što predstavlja pošten i ispravan pristup.

Za međudruštvenu trgovinu, izdano se odobrenje također automatski zrcali u partnerskom društvu kao nacrt ulaznog odobrenja, čime se osigurava usklađenost obje strane unutar grupe.

FAQ

Koja je razlika između odobrenja i povrata novca?

Odobrenje je dokument kojim se smanjuje ono što kupac duguje, dok je povrat novca stvarni prijenos sredstava natrag kupcu. Odobrenje se može podmiriti povratom novca ili prebijanjem (kompenzacijom) s idućim računom - to su dva odvojena koraka, pri čemu odobrenje dolazi na prvi.

Mogu li jednostavno obrisati ili urediti neispravan račun?

Ne, jednom kada je izdan. Kupac posjeduje svoju kopiju, broj pripada zakonski propisanom slijedu, a iznosi su već prijavljeni. Uređivanje narušava revizijski trag i dovodi vaše poslovne knjige u nesklad s predanim poreznim prijavama. Izdajte odobrenje.

Smanjuje li odobrenje PDV?

Da, to mu je uvelike i svrha. Ono smanjuje izlazni PDV koji dugujete u razdoblju u kojem je odobrenje izdano. Nacionalni propisi u određenim slučajevima dodaju dodatne uvjete, posebno oko ispravaka koji se odnose na neplaćanje.

Može li se odobrenje izdati na iznos veći od izvornog računa?

Ne. Odobrenje ispravlja određeni račun i ne može premašiti njegov iznos. Ako se kupcu duguje više od vrijednosti jednog računa, odobrite svaki račun zasebno ili tu razliku riješite kroz zasebni komercijalni dogovor.

Trebam li koristiti odobrenje za neplaćeni račun?

Ne. Neplaćanje nije razlog za poništavanje prodaje koja se doista dogodila. Upotrijebite ispravak vrijednosti (rezerviranje) za sumnjiva potraživanja, a ako potraživanje postane nenaplativo, pokrenite postupak otpisa potraživanja, koji ima vlastite uvjete za povrat PDV-a.