Що таке кредитове ното? Коли та як його виписувати, з прикладами
Що робить кредитове ното, чому ви ніколи не видаляєте та не редагуєте виставлений рахунок-фактуру, вплив на головну книгу та ПДВ, а також практичні приклади для повернень, знижок і помилок.
Кредитове ното (credit note) - це документ, який зменшує суму заборгованості клієнта за вже виставленим рахунком-фактурою. Це механізм виправлення в процесі виставлення рахунків і причина, чому коректно ведена головна книга (general ledger) ніколи не редагує та не видаляє виставлений рахунок.
У цьому принципі полягає вся суть. Виставлений рахунок було надіслано клієнту, занумеровано відповідно до законодавчо обов'язкової послідовності, проведено в головній книзі та відображено в декларації з ПДВ. Зміна такого рахунка заднім числом означатиме, що ваша копія та копія клієнта розходяться, у нумерації з'являється пропуск, а подана декларація більше не збігається з обліковими записами. Кредитове ното виправляє суму, залишаючи історію незмінною, за тим самим принципом доступних лише для додавання даних (append-only), що й сторнуючий бухгалтерський запис.
Коли виписувати кредитове ното
- Повернення товару. Клієнт повертає частину замовлення або замовлення повністю.
- Знижка після продажу. Знижка за обсяг, зменшення ціни в порядку доброї волі після скарги або узгоджене коригування ціни.
- Помилка в рахунку. Неправильна кількість, неправильна ціна, невірна ставка ПДВ - будь-що завищене в первинному документі.
- Скасування постачання. Послугу так і не було надано, але рахунок уже виставили.
- Не той клієнт. Рахунок надіслали не тій юридичній особі: сторнуйте його повністю та виставте рахунок правильному контрагенту.
Критерій простий: якщо сума, яку клієнт правомірно заборгував, менша за суму у виставленому рахунку, вам потрібне кредитове ното.
Як це впливає на головну книгу
Кредитове ното є дзеркальним відображенням рахунка-фактури, який воно виправляє. Проведення кредитового ното на 200 євро плюс 21% ПДВ до рахунка на 1000 євро:
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 5001 Дохід від надання послуг | 200 | |
| 4492 ПДВ до сплати | 42 | |
| 2410 Торгова дебіторська заборгованість | 242 |
Дохід зменшується, сума ПДВ до сплати державі зменшується, а борг клієнта зменшується на брутто-суму. Порівняйте це з первинним записом про продаж у дебіторській заборгованості - ті самі три рахунки, але протилежні сторони.
Зверніть увагу, що зменшення ПДВ відбувається саме тут, за допомогою документа, а не шляхом коригування вже поданої декларації. Саме тому кредитове ното важливе для податкового обліку, а не лише для відносин із клієнтом.
Практичні приклади
Повернення товару. Клієнт повертає 3 з 10 одиниць товарів, виставлених у рахунку по 100 євро кожна. Кредитове ното на 300 євро без ПДВ, 63 євро ПДВ, 363 євро з ПДВ. Якщо товар фізично повертається на склад, рух запасу оформлюється окремо: собівартість цих 3 одиниць повертається на склад і виводиться з собівартості реалізації, що відновлює валовий прибуток до належного рівня.
Неправильна ціна. У рахунку зазначено 120 євро за одиницю для 50 одиниць, тоді як узгоджена ціна становила 100 євро. Зробіть кредитове ното лише на різницю: 20 × 50 = 1000 євро без ПДВ плюс ПДВ. Не сторнуйте весь рахунок із виставленням нового, якщо помилка полягає не лише в сумі: часткове кредитове ното залишає чистіший слід для аутиту, ніж сценарій "скасувати й перевиставити".
Повне скасування. Постачання не відбулося. Сторнуйте рахунок повністю із посиланням на нього, і дебіторська заборгованість повернеться до нуля.
Пізно виявлена помилка на користь клієнта. Облік однаковий незалежно від того, коли її виявили: кредитове ното датується днем його виставлення та потрапляє до декларації з ПДВ за відповідний період.
Для чого кредитове ното не призначене
- Рахунок із заниженою сумою. У такому разі потрібен другий рахунок на різницю, а не кредитове ното, оскільки ви збільшуєте суму вимоги, а не зменшуєте її.
- Клієнт, який просто не хоче платити. Це сумнівний борг, і для нього передбачено інший механізм з іншими умовами щодо ПДВ. Виписування кредитового ното для закриття неоплаченого рахунка є поширеною та дороговартісною помилкою: воно скасовує реально зароблений дохід і повертає ПДВ, на повернення якого ви можете не мати права в такий спосіб. Борг був реальним; те, що клієнт не заплатив, не змушує продаж зникнути.
Юридичний аспект
Згідно з правилами ЄС щодо ПДВ, документ, який вносить зміни до первинного рахунка-фактури, сам по собі вважається рахунком (Директива 2006/112/EC, стаття 219). На практиці це означає, що кредитове ното повинно:
- мати власний порядковий номер, зазвичай у межах окремої серії;
- містити чітке посилання на оригінальний рахунок-фактуру (номер і дату);
- містити ті самі реквізити, що й рахунок: сторони, номери платників ПДВ, суму кредитування за кожною ставкою ПДВ та суму ПДВ;
- зазначати причину виправлення, чого прямо вимагають кілька держав-членів.
Держави-члени можуть відрізнятися в детальних умовах, зокрема щодо того, коли постачальник може зменшити податковий зобов'язання з ПДВ і чи повинен клієнт підтверджувати виправлення. Перелік обов'язкових реквізитів наведено в розділі обов'язкові поля рахунка-фактури.
Як із цим працює Nordlet
Кредитове ното є рахунком на продаж із параметром type: 'credit_note', створеним через POST /v1/sales/invoices/create із зазначенням creditedInvoiceId, що вказує на оригінальний документ. Цей зв'язок є обов'язковим: кредитове ното без нього буде відхилено, а оригінальний документ має бути виставленим, а не видаленим рахунком того ж клієнта. Якщо оригінальний рахунок було виставлено до того, як ви почали користуватися Nordlet, замість цього використовуються поля creditedInvoiceReference (його номер) та creditedInvoiceDate (дата виставлення). У будь-якому разі PDF-файл та електронний рахунок у форматі кредитового ното містять посилання на виправлений рахунок, тому шлях аудиту від виправлення до оригіналу є структурною особливістю системи, а не просто приміткою в полі опису.
Після виставлення кредитове ното повноцінно функціонує як документ: вому присвоюється номер із власної серії, створюються сторнуючі проводки в головній книзі, зменшуються дебіторська заборгованість і зобов'язання з ПДВ, а також воно відображається в декларації з ПДВ та литовських реєстрах i.SAF із правильним знаком. Воно проходить тими самими каналами, що й звичайний рахунок - PDF, електронна пошта, Peppol (як UBL-документ CreditNote із кодом типу 381) та національні шлюзи електронного виставлення рахунків.
Оскільки головна книга побудована за принципом доступних лише для додавання даних (append-only) із використанням блокування періодів, оригінальний рахунок ніколи не змінюється: історія клієнта показує рахунок, кредитове ното та кінцевий баланс, що утворився. Якщо оригінальний документ належить до заблокованого періоду, кредитове ното просто потрапляє у відкритий період, тобто виправлення датується моментом його здійснення, що відповідає принципам чесного обліку.
Для внутрішньогрупової торгівлі виставлене кредитове ното також автоматично відбивається в компанії-контрагенті як чорнетка вхідного кредитового ното, забезпечуючи узгодженість обліку в обох сторін групи.
FAQ
У чому різниця між кредитовим ното та поверненням коштів (refund)?
Кредитове ното - це документ, який зменшує суму заборгованості клієнта; повернення коштів - це фактичний переказ грошей назад клієнту. Кредитове ното може бути погашене шляхом повернення коштів або зараховане в рахунок оплати наступного рахунка. Це два окремі етапи, причому кредитове ното завжди йде першим.
Чи можу я просто видалити або відредагувати неправильний рахунок?
Ні, після того як його було виставлено. Клієнт має копію документа, номер належить до обов'язкової за законом послідовності, а суми вже були задекларовані. Редагування порушує слід аудиту та призводить до невідповідності вашої бухгалтерії поданим деклараціям. Випишіть кредитове ното.
Чи зменшує кредитове ното суму ПДВ?
Так, у цьому полягає значна частина його призначення. Воно зменшує суму податкових зобов'язань із ПДВ, яку ви винні бюджету, у періоді виставлення кредитового ното. Національні правила в деяких випадках додають додаткові умови, зокрема щодо коригувань, пов'язаних із неоплатою.
Чи можна виписати кредитове ното на суму, що перевищує оригінальний рахунок?
Ні. Кредитове ното виправляє конкретний рахунок і не може перевищувати його суму. Якщо клієнту належить сума, що перевищує вартість одного рахунка, сторнуйте кожен рахунок окремо або оформіть залишок як окрему комерційну угоду.
Чи варто використовувати кредитове ното для неоплаченого рахунка?
Ні. Неоплата не є підставою для скасування продажу, який реально відбувся. Використовуйте резерв під сумнівні борги, а якщо борг стає безнадійним, застосовуйте процедуру списання безнадійних боргів, яка має власні умови для повернення ПДВ.