Mi az a sztornószámla (credit note)? Mikor kell kiállítani, példákkal

A sztornószámla (credit note) olyan dokumentum, amely csökkenti a vevő által egy már kiállított számla alapján fizetendő összeget. Ez a számlázás helyesbítési mechanizmusa, és egyben az oka annak, hogy egy helyesen működő főkönyv soha nem szerkeszt vagy töröl egy már kiállított számlát.

Ez az elv a lényeg. Egy kiállított számlát elküldtek a vevőnek, sorszámozták a jogszabály által előírt sorrendben, könyvelték a főkönyvben, és szerepeltették az áfabevallásban. Utólagos megváltoztatása azt jelentené, hogy az Ön példánya és a vevő példánya eltér egymástól, a sorszámozásban lyuk keletkezik, a benyújtott bevallás pedig többé nem egyezik a könyvekkel. A sztornószámla úgy korrigálja az összeget, hogy az előzményeket érintetlenül hagyja - ez ugyanaz a kizárólag hozzáírásra (append-only) épülő logika, mint egy sztornírozó vegyes tétel.

Mikor kell kiállítani

• Áru visszaküldése. A vevő visszaküldi a rendelés egy részét vagy egészét.
• Teljesítés utáni árengedmény. Mennyiségi rabát, jóhiszemű árengedmény panasz után, vagy egyeztetett ármódosítás.
• Számlázási hiba. Rossz mennyiség, rossz ár, rossz áfakulcs - bármi, amit az eredetin túlszámláztak.
• Meghiúsult teljesítés. A szolgáltatást soha nem teljesítették, de a számlát már kiállították.
• Rossz vevő. A számla a helytelen partnerhez futott be: teljes összegben sztornírozni kell, és ki kell állítani a helyesnek.

A teszt egyszerű: ha az összeg, amivel a vevő jogszerűen tartozik, alacsonyabb, mint amit egy kiállított számla mutat, sztornószámlára van szükség.

Milyen hatással van a főkönyvre

A sztornószámla annak a számlának a tükörképe, amelyet helyesbít. 200 € plusz 21% áfa sztornírozása egy 1 000 €-s számlából:

Számla	Tartozik	Követel
5001 Szolgáltatási árbevétel	200
4492 Fizetendő áfa	42
2410 Vevőtérítések (Trade receivables)		242

Az árbevétel csökken, az állam felé fizetendő áfa csökken, a vevő tartozása pedig bruttó összegben csökken. Hasonlítsa össze az eredeti értékesítési tétellel a vevők nyilvántartásában - ugyanaz a három számla, fordított oldalakon.

Ne feledje, hogy az áfacsökkenés itt, egy dokumentum révén történik meg, nem pedig egy benyújtott bevallás módosításával. Ezért fontos a sztornószámla az adózás szempontjából, és nem csupán a vevői kapcsolatok miatt.

Kidolgozott példák

Áru visszaküldése. Egy vevő visszaküld 10-ből 3 tételt, darabonként 100 €-s számlázott áron. Sztornószámla 300 € nettó, 63 € áfa, 363 € bruttó összegben. Ha az áru fizikailag visszakerül a készletbe, a készletmozgás külön történik - e 3 tétel bekerülési értéke visszakerül a készletbe és ki az eladott áruk beszerzési értékéből, ami helyreállítja a bruttó árrést a kívánt szintre.

Rossz ár. 50 egység lett számlázva 120 €/egység áron, a megállapodás szerinti ár viszont 100 € volt. Csak a különbözetet kell sztornírozni: 20 × 50 = 1 000 € nettó plusz áfa. Ne sztornírozza a teljes számlát az újbóli kiállításhoz, kivéve, ha a számla nemcsak az összeg tekintetében hibás - egy részleges sztornó tisztább auditálási nyvonalat hagy maga után, mint a sztornózás és újraszámlázás.

Teljes törlés. A teljesítés soha nem történt meg. Sztornírozza a számlát teljes összegben, ráhivatkozva az eredetire, és a követelés nullára csökken.

Későn felfedezett, a vevő javára szóló hiba. Ugyanaz a kezelés függetlenül attól, mikor fedezik fel - a sztornószámla dátuma a kiállítás napja lesz, és az adott időszak áfabevallásába kerül be.

Mire nem való a sztornószámla

• Túl alacsony összegű számla. Ehhez a különbözethez egy második számlára van szükség, nem sztornószámlára - Ön növeli a követelést, nem csökkenti.
• Olyan vevő, aki egyszerűen nem hajlandó fizetni. Ez behajthatatlan követelés, és egy másik mechanizmus, eltérő áfaszabályokkal. Sztornószámlát kiállítani egy kifizetetlen számla rendezésére gyakori és költséges hiba: érvényteleníti a valóban megkeresett árbevételt, és olyan áfát ad vissza, amelynek visszakövetelésére esetleg nem is jogosult. A tartozás valós volt; az a tény, hogy a vevő nem fizet, nem tünteti el az értékesítést.

Jogi hátterek

Az uniós áfaszabályok értelmében az eredeti számlát módosító dokumentum maga is számlának minősül (2006/112/EK irányelv, 219. cikk). A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a sztornószámlának:

• saját sorszámmal kell rendelkeznie, amely általában egy erre a célra fenntartott sorozatból származik;
• félreérthetetlenül hivatkoznia kell az eredeti számlára - számmal és dátummal;
• fel kell tüntetnie a számla adatait: felek, adószámok, áfakulcsonként sztornírozott összeg és az áfa összege;
• tartalmaznia kell a helyesbítés okát, amit több tagállam kifejezetten megkövetel.

A tagállamok eltérnek a részletesebb feltételeket illetően - különösen abban, hogy a szállító mikor csökkentheti a fizetendő áfát, és hogy a vevőnek el kell-e fogadnia a helyesbítést. A kötelező adatok listája a számla kötelező elemei cikkben található.

Hogyan kezeli ezt a Nordlet

A sztornószámla egy type: 'credit_note' típusú eladási számla, amelyet a POST /v1/sales/invoices/create végponton keresztül hoznak létre úgy, hogy a creditedInvoiceId az eredetire mutat. Ez a hivatkozás kötelező: anélkül a sztornószámlát a rendszer elutasítja, és az eredetinek ugyanazon vevő kiállított, nem pedig törölt számlájának kell lennie. Egy olyan eredeti számla esetén, amelyet a Nordlet használata előtt állítottak ki, a creditedInvoiceReference (a számlaszám) és a creditedInvoiceDate (a kiállítás dátuma) mezőket kell használni. Akárhogy is, a sztornószámla PDF és az e-számla megnevezi a helyesbített számlát, így a helyesbítéstől az eredeti számláig vezető auditálási nyomvonal strukturális jellegű, nem pedig egy megjegyzés a leírás mezőben.

A kiállításkor a sztornószámla teljes értékű dokumentumként viselkedik: saját sorozatából kap sorszámot, könyveli a sztornírozó főkönyvi tételeket, csökkenti a követelést és az áfatartozást, valamint megfelelő előjellel jelenik meg az áfabevallásban és a litván i.SAF nyilvántartásokban. Ugyanazokon a csatornákon halad keresztül, mint egy számla - PDF, e-mail, Peppol (UBL CreditNote formátumban, 381-es kóddal) és a nemzeti e-számlázási átjárók.

Mivel a főkönyv időszaki zárásokkal kiegészülő, kizárólag hozzáírásra (append-only) épülő rendszer, az eredeti számlához soha nem nyúlnak: a vevő előzményei mutatják a számlát, a sztornószámlát és az abból adódó egyenleget. Ha az eredeti számla lezárt időszakban van, a sztornószámla egyszerűen a nyitott időszakba kerül - a helyesbítés dátuma az, amikor megtörtént, ami a becsületes eljárás.

Vállalatcsoporton belüli ügyletek esetén a kiállított sztornószámla automatikusan átkerül a partnercéhez is, mint tervezet beszerzési sztornószámla, így a csoport mindkét oldala szinkronban marad.

FAQ

Mi a különbség a sztornószámla és a pénzvisszafizetés (refund) között?

A sztornószámla egy olyan dokumentum, amely csökkenti a vevő tartozását; a pénzvisszafizetés a pénz tényleges visszajuttatása a részükre. A sztornószámla rendezhető pénzvisszafizetéssel, vagy beszámítható a következő számlába - a kettő különálló lépés, és a sztornószámla az első.

Egyszerűen törölhetem vagy szerkeszthetem a helytelen számlát?

Nem, miután kiállították. A vevő rendelkezik egy példánnyal, a szám egy jogszabály által előírt sorozathoz tartozik, az összegeket pedig már jelentették. A szerkesztés megtöri az auditálási nyomvonalat, és a könyveit eltéríti a benyújtott bevallásoktól. Állítson ki sztornószámlát.

Csökkenti a sztornószámla az áfát?

Igen - nagyrészt ez a célja. Csökkenti a fizetendő áfát abban az időszakban, amikor a sztornószámlát kiállítják. A nemzeti szabályok bizonyos esetekben további feltételeket szabnak, különösen a nem fizetéssel kapcsolatos helyesbítések tekintetében.

Ki lehet állítani sztornószámlát az eredeti számlánál nagyobb összegben?

Nem. A sztornószámla egy adott számlát helyesbít, és azt nem haladhatja meg. Ha a vevőnek egynél több számla értékével tartoznak, külön-külön sztornírozza az egyes számlákat, vagy kezelje az egyenleget külön kereskedelmi megállapodásként.

Használhatok sztornószámlát egy kifizetetlen számlára?

Nem. A nem fizetés nem ok a valósan megtörtént értékesítés érvénytelenítésére. Használjon kétes követelésekre képzett céltartalékot, és ha a követelés behajthatatlanná válik, alkalmazza a behajthatatlan követelésekre vonatkozó eljárást - amelynek saját feltételei vannak az áfa visszatérítésére.