Mis on kleebis- ehk kreeditarve? Millal ja kuidas seda kasutada koos näidetega

Kreeditarve on dokument, mis vähendab varem väljastatud arvel kliendi poolt maksmisele kuuluvat summat. See on arvelduse parandusmehhanism - ja põhjus, miks korrektselt juhitavas pearaamatus ei muudeta ega kustutata väljastatud arveid kunagi tagantjärele.

See põhimõte ongi kogu asja tuum. Väljastatud arve on kliendile saadetud, seadusega nõutud järjestuses numbriga varustatud, pearaamatusse kantud ja käibemaksudeklaratsioonis kajastatud. Selle tagantjärele muutmine tähendaks, et teie ja kliendi eksemplar ei lähe kokku, numeratsiooni tekib auk ja esitatud deklaratsioon ei vasta enam raamatupidamise andmetele. Kreeditarve korrigeerib summat, jättes ajaloo puutumata – sama juurdelisamisepõhine (append-only) loogika nagu tagasipööramisel tehtaval pearakendusel ehk kandel.

Millal kreeditarve väljastada

• Kaup tagastatakse. Klient tagastab tellimuse osaliselt või täielikult.
• Müügijärgne allahindlus. Koguseallahindlus, kliendisuhte hoidmiseks tehtud hinnaalandus pärast kaebust või kokkulepitud hinna korrigeerimine.
• Arveldusviga. Vale kogus, vale hind, vale käibemaksumäär – kõik algsel arvel üle arvestatud summad.
• Tühistatud tehing. Teenust ei osutatud kunagi, kuid arve oli juba väljastatud.
• Vale klient. Arve saadeti valele juriidilisele isikule: kreeditarvega tühistatakse algne arve täies mahus ja esitatakse uus arve õigele kliendile.

Kontroll on lihtne: kui summa, mida klient õigustatult maksma peab, on väiksem kui väljastatud arvel kirjas, on vaja kreeditarvet.

Kuidas see pearaamatut mõjutab

Kreeditarve on selle arve peegeldus, mida see parandab. Kui 1 000 € suurusest arvest (millele lisandub 21% käibemaks) kreeditarveldada 200 € koos käibemaksuga:

Konto	Deebet	Kreedit
5001 Teenuste müügitulu	200
4492 Käibemaks kohustusena	42
2410 Nõuded ostjate vastu		242

Tulu väheneb, riigile tasumisele kuuluv käibemaks väheneb ja kliendi võlgnevus väheneb brutisumma võrra. Võrrelge seda algse müügikandega nõuetes ostjate vastu - samad kolm kontot, vastasküljed.

Pange tähele, et käibemaksu vähenemine toimub siin, dokumendi kaudu, mitte esitatud deklaratsiooni tagantjärele korrigeerimise teel. Seepärast ongi kreeditarve oluline nii maksude kui ka kliendisuhete seisukohalt.

Praktilised näited

Kauba tagastamine. Klient tagastab 10-st arvele märgitud kaubaühikust 3, kusjuures ühe ühik maksis 100 €. Kreeditarve tehakse 300 € netosummas, millele lisandub 63 € käibemaksu, kokku 363 € brutis. Kui kaup tagastatakse füüsiliselt lattu, on laoliikumine eraldatud protsess – nende 3 ühiku soetusmaksumus kantakse tagasi lattu ja välja müüdud toodete omahinnast, mis taastab brutokasumi õige taseme.

Vale hind. Arve esitati hinnaga 120 € ühiku kohta 50 ühiku eest, kuid kokkulepitud hind oli 100 €. Kreeditarveldage ainult vahe: 20 × 50 = 1 000 € netosummale lisandub käibemaks. Ärge kreeditarveldage kogu arvet ja esitage uuesti, välja arvatud juhul, kui arve on vale ka muus osas peale summa - osaline kreeditarve jätab puhtama auditeerimisjälje kui arve tühistamine ja uue väljastamine.

Täielik tühistamine. Tehingut ei toimunudki. Kreeditarveldage arve täies mahus, viidates algsele arvele, ja nõue langeb nulli.

Kliendi kasuks ekslikult tehtud viga, mis avastatakse hilja. Käsitlemine on sama olenemata sellest, millal viga avastatakse – kreeditarve kuupäevaks märgitakse selle väljastamise kuupäev ja see kajastub vastava perioodi käibemaksudeklaratsioonis.

Mille jaoks kreeditarve ei ole mõeldud

• Arve, mis oli liiga väikese summakorraldusega. Sellisel juhul on vahe katmiseks vaja teist arvet, mitte kreeditarvet – te suurendate nõuet, mitte ei vähenda seda.
• Klient, kes lihtsalt keeldub maksmast. See on lootusetu nõue ja selleks on teine mehhanism teistsuguste käibemaksutingimustega. Maksmata arve tühistamine kreeditarvega on sage ja kulukas viga: see tühistab tegelikult teenitud tulu ja annab tagasi käibemaksu, mida te ei pruugi sellisel viisil tagasi nõuda saada. Võlg oli reaalne; kliendi maksejõuetus ei pane müüki olematuks muutuma.

Õiguslik pool

EL-i käibemaksueregulatsiooni kohaselt käsitletakse algset arvet muudatust tegevat dokumenti ennast arvena (direktiiv 2006/112/EÜ, artikkel 219). Praktikas tähendab see, et kreeditarvel peavad olema järgmised andmed:

• sellel peab olema oma unikaalne järjestikune number, tavaliselt spetsiaalses seerias;
• see peab ühemõtteliselt viitama algsele arvele – number ja kuupäev;
• sellel peavad olema samad rekvisiidid mis arvel: osapooled, käibemaksukohustuslase numbrid, kreeditarveldatud summa maksumäärade lõikes ja käibemaksusumma;
• sellel peab olema ära toodud paranduse põhjus, mida mitmed liikmesriigid otseselt nõuavad.

Liikmesriigiti on erisusi täpsemates tingimustes – eelkõige selles, millal tarnija võib väljastatud käibemaksu vähendada ja kas klient peab parandust kinnitama. Kohustuslike andmete loetelu leiate teemast arve kohustuslikud väljad.

Kuidas Nordlet seda käsitleb

Kreeditarve on müügiarve väärtusega type: 'credit_note', mis luuakse päringu POST /v1/sales/invoices/create kaudu, kus parameeter creditedInvoiceId osutab algsele arvele. See seos on kohustuslik: ilma selleta kreeditarvet vastu ei võeta ning algne arve peab olema sama kliendi väljastatud (mitte kustutatud) arve. Algne arve, mis on väljastatud enne Nordleti kasutuselevõttu, nimetatakse parameetritega creditedInvoiceReference (selle number) ja creditedInvoiceDate (selle väljastamise kuupäev). Mõlemal juhul viitavad kreeditarve PDF ja e-arve parandatud arvele, mistõttu on auditeerimisjäljel parandusest algdokumendini struktuurne tähendus, mitte lihtsalt märkus kirjeldusväljal.

Väljastamisel toimib kreeditarve nagu täielik dokument: see saab numbri oma seeriast, teeb vastupidised pearamatukanded, vähendab nõuet ja käibemaksukohustust ning kajastub käibemaksudeklaratsioonis ja Leedu i.SAF registrites õige märgiga. See liigub samade kanalite kaudu nagu tavaline arve – PDF, e-post, Peppol (UBL-formaadis CreditNote tüübikoodiga 381) ja riiklikud e-arvete lüüsid.

Kuna pearaamat on perioodilukkudega juurdelisamisepõhine, ei puudutata algset arvet kunagi: kliendi ajalugu kuvab arvet, kreeditarvet ja nendest tulenevat saldot. Kui algne arve asub lukustatud perioodil, laekub kreeditarve lihtsalt avatud perioodile – parandus dateeritakse selle toimumise kuupäevaga, mis on korrektne ja aus käsitlusviis.

Kontsernisiseste tehingute puhul peegeldub väljastatud kreeditarve automaatselt ka vastaspoole ettevõttes ostukreeditarve mustandina, hoides kontserni mõlemat poolt sünkroonis.

FAQ

Mis vahe on kreeditarvel ja tagasimaksel?

Kreeditarve on dokument, mis vähendab kliendi võlgnevust; tagasimakse on raha tegelik liikumine kliendile tagasi. Kreeditarve võidakse tasaarveldada tagasimaksega või järgmise arvega - need on kaks eri sammu ja kreeditarve on alati esimesel kohal.

Kas vale arve võib lihtsalt kustutada või seda muuta?

Mitte pärast seda, kui see on väljastatud. Kliendil on eksemplar olemas, number kuulub seadusega nõutud jadale ja summad on deklareeritud. Arve muutmine rikub auditeerimisjälje ja tekitab lahknevuse teie raamatupidamise ja esitatud deklaratsioonide vahel. Väljastage kreeditarve.

Kas kreeditarve vähendab käibemaksu?

Jah – see ongi paljuski selle eesmärk. See vähendab teie maksmisele kuuluvat käibemaksu sellel perioodil, mil kreeditarve väljastatakse. Riiklikud reeglid lisavad mõnel juhul tingimusi, eriti mittemaksmisega seotud paranduste puhul.

Kas kreeditarvet võib väljastada suuremas summas kui algne arve?

Ei. Kreeditarve parandab konkreetset arvet ja ei saa seda summat ületada. Kui kliendile ollakse võlgu rohkem kui ühe arve väärtuses, kreeditarveldage iga arve eraldi või hallake saldot eraldi ärikokkuleppe alusel.

Kas maksmata arve korral peaks kasutama kreeditarvet?

Ei. Maksmata jätmine ei ole põhjus reaalselt toimunud müügitehingu tühistamiseks. Kasutage lootusetute nõuete eraldist ja kui nõue muutub sissenõudmatuks, siis halbadest võlgadest mahakandmise protsessi - millel on oma tingimused käibemaksu tagasisaamiseks.