Какво представлява кредитното известие? Кога да го издадете, с примери

Кредитното известие е документ, който намалява сумата, дължима от клиент по вече издадена фактура. То представлява корекционният механизъм във фактурирането и е причината едно изрядно водено счетоводство никога да не редактира или изтрива издадена фактура.

Този принцип е същността на целия процес. Издадената фактура вече е изпратена на клиента, номерирана е в изискуема от закона поредица, заведена е в главната счетоводна книга и е отразена в справка-декларация по ДДС. Промяната ѝ впоследствие би означавала, че вашето копие и копието на клиента се разминават, в номерацията се получава пропуск, а подадената декларация вече не съответства на счетоводните регистри. Кредитното известие коригира сумата, като същевременно запазва историята непокътната - същата логика за добавяне само на нови записи (append-only), както при сторниращата счетоводна статия.

Кога да издадете кредитно известие

• Върнати стоки. Клиентът връща част или цялата поръчка.
• Отстъпка след продажбата. Отстъпка за количество, намаление с цел запазване на добрите отношения след рекламация или договорена корекция на цената.
• Грешка във фактурирането. Грешно количество, грешна цена, грешна ставка на ДДС - всичко, което е било преувеличено в оригинала.
• Анулирана доставка. Услугата никога не е била доставена, но фактурата вече е била издадена.
• Грешен клиент. Фактурата е изпратена на грешно юридическо лице: сторнирайте я изцяло и фактурирайте правилния контрагент.

Тестът е прост: ако сумата, която клиентът законно дължи, е по-ниска от написаната в издадената фактура, вие се нуждаете от кредитно известие.

Как се отразява в счетоводството

Кредитното известие е огледалният образ на фактурата, която коригира. Кредитиране на 200 € плюс 21% ДДС от фактура за 1 000 €:

Сметка	Дебит	Кредит
5001 Приходи от услуги	200
4492 ДДС за начисляване	42
2410 Вземания от клиенти		242

Приходите намаляват, дължимият към държавата ДДС намалява, а задължението на клиента намалява с брутната сума. Сравнете го с първоначалния запис на продажбата в разчетите с клиенти - същите три сметки, в обратните колони.

Имайте предвид, че намалението на ДДС става тук, чрез документ, а не чрез корекция на вече подадена декларация. Ето защо кредитното известие е от значение за данъчните цели, а не само за взаимоотношенията с клиента.

Практически примери

Връщане на стоки. Клиент връща 3 от 10 артикула, фактурирани по 100 € всеки. Кредитно известие за 300 € нето, 63 € ДДС, 363 € бруто. Ако стоките физически се върнат в склада, движението на запасите е отделно - себестойността на тези 3 артикула се връща обратно в стоково-материалните запаси и излиза от себестойността на продадените стоки, което възстановява брутната печалба до нивото, на което трябва да бъде.

Грешна цена. Фактурирано по 120 € на бройка за 50 броя, при положение че договорената цена е била 100 €. Кредитирайте само разликата: 20 × 50 = 1 000 € нето плюс ДДС. Не кредитирайте цялата фактура с последващо преиздаване, освен ако фактурата не е грешна в повече аспекти от самата сума - частичното кредитно известие оставя по-ясна одитна следа в сравнение с анулирането и новото фактуриране.

Пълно анулиране. Доставката никога не се е състояла. Кредитирайте фактурата изцяло, като посочите основание за това, и вземането се връща до нула.

Късно открито предимство за клиента. Третира се по един и същ начин, независимо кога е открито - кредитното известие носи датата на издаването си и попада в справката-декларация по ДДС за съответния период.

За какво не се използва кредитното известие

• За фактура с твърде ниска стойност. За това е необходима втора фактура за разликата, а не кредитно известие - вие увеличавате вземането, а не го намалявате.
• За клиент, който просто няма да плати. Това е несъбираемо вземане и се управлява по различен механизъм с различни условия за ДДС. Издаването на кредитно известие за заличаване на неплатена фактура е често срещана и скъпоструваща грешка: то анулира приходи, които реално са били заслужили своя характер, и връща обратно ДДС, което може би нямате право да възстановите по този начин. Вземането е било реално; неспособността на клиента да плати не кара продажбата да изчезне.

Правната страна

Съгласно правилата на ЕС за ДДС, документът, който изменя оригинална фактура, сам по себе си се третира като фактура (Директива 2006/112/ЕО, член 219). На практика това означава, че кредитното известие задължително трябва да:

• притежава собствен пореден номер, обикновено в отделна серия;
• препраща към оригиналната фактура по недвусмислен начин - номер и дата;
• съдържа същите реквизити като фактура: страни, номера по ДДС, кредитираната сума по ставки на ДДС и сумата на ДДС;
• посочва причината за корекцията, което няколко държави членки изискват изрично.

Държавите членки се различават по отношение на детайлните условия - по-специално за това кога доставчикът може да намали ДДС при продажбите и дали клиентът трябва да потвърди корекцията. Списъкът с задължителните реквизити е достъпен в задължителни реквизити на фактурата.

Как се обработва това в Nordlet

Кредитното известие представлява фактура за продажба с type: 'credit_note', създадена чрез POST /v1/sales/invoices/create с параметър creditedInvoiceId, сочещ към оригинала. Тази връзка е задължителна: кредитно известие без нея се отхвърля, а оригиналът трябва да бъде издадена, а не изтрита фактура на същия клиент. Оригинал, издаден преди да започнете да използвате Nordlet, се обозначава съответно с creditedInvoiceReference (неговия номер) и creditedInvoiceDate (датата му на издаване). И в двата случая PDF файлът на кредитното известие и електронната фактура посочват коригираната фактура, така че одитната следа от корекцията обратно към оригинала е структурна, а не просто бележка в полето за описание.

При издаване кредитното известие се държи като пълноценен документ: получава номер от собствената си серия, генерира сторниращи счетоводни статии, намалява вземането и задължението за ДДС и се появява в справката-декларация по ДДС и литовските i.SAF регистри с правилния знак. То преминава през същите канали като фактурата - PDF, имейл, Peppol (като UBL CreditNote с код на типа 381) и националните шлюзове за електронно фактуриране.

Тъй като главната книга работи на принципа само на добавяне на записи със заключване на периоди, оригиналната фактура никога не се променя: историята на клиента показва фактурата, кредитното известие и резултатното салдо. Ако оригиналът попада в заключен период, кредитното известие просто се записва в открия такъв - корекцията е датирана към момента на извършването ѝ, което е коректният подход.

При сделки между свързани лица в рамките на една група, издаденото кредитно известие се отражава автоматично и в компанията контрагент като чернова на кредитно известие от доставчик, поддържайки съгласуваност от двете страни на групата.

FAQ

каква е разликата между кредитно известие и възстановяване на сума?

Кредитното известие е документ, който намалява това, което клиентът дължи; възстановяването на сума е реалното движение на пари обратно към него. Кредитното известие може да бъде уредено чрез възстановяване на сума или чрез прихващането му срещу следващата фактура - двете са отделни стъпки, като кредитното известие е на първо място.

Мога ли просто да изтрия или редактирам грешна фактура?

Не, след като тя вече е била издадена. Клиентът притежава копие, номерът принадлежи към изискуема от закона поредица и сумите са декларирани. Редактирането ѝ нарушава одитната следа и изкарва вашите счетоводни книги извън синхрон с подадените декларации. Издайте кредитно известие.

Намалява ли кредитното известие ДДС?

Да, това е основната му цел. То намалява дължимия ДДС при продажбите за периода, в който е издадено кредитното известие. Националните правила добавят условия в някои случаи, по-специално около корекции, свързани с неизплащане на суми.

Може ли да бъде издадено кредитно известие за сума, по-голяма от оригиналната фактура?

Не. Кредитното известие коригира конкретна фактура и не може да я надвишава. Ако на клиент се дължи сума, надвишаваща стойността на една фактура, кредитирайте всяка фактура поотделно или уредете салдото чрез отделна търговска уговорка.

Трябва ли да използвам кредитно известие за неоплатена фактура?

Не. Неизплащането не е основание за анулиране на продажба, която реално се е състояла. Използвайте провизия за трудсъбираеми вземания и, ако вземането стане несъбираемо, процедурата за лоши дългове, която има собствени условия за възстановяване на ДДС.