Kas ir kredītreķins? Kad to izrakstīt un piemēri

Kredītreķins ir dokuments, kas samazina summu, kuru klients ir parādā par jau izrakstītu rēķinu. Tas ir rēķinu izrakstīšanas labošanas mehānisms un iemesls, kāpēc pareizi uzturēta virsgrāmata nekad nemaina un nedzēš jau izrakstītu rēķinu.

Šis princips ir pats galvenais. Izrakstīts rēķins ir nosūtīts klientam, numurēts likumā noteiktā secībā, iegrāmatots virsgrāmatā un iekļauts PVN deklarācijā. Tā mainīšana pēc fakta nozīmētu, ka jūsu un klienta eksemplāri nesakrīt, numerācijā ir robs un iesniegtā deklarācija vairs neatbilst grāmatvedības datiem. Kredītreķins koriģē summu, saglabājot vēsturi neskartu - tā pati datu papildināšanas (append-only) loģika, kas atgriezeniskajam grāmatojumam.

Kad izrakstīt kredītreķinu

• Preču atgriešana. Klients atgriež daļu vai visus pasūtītos produktus.
• Atlaide pēc pārdošanas. Apjoma atlaide, labas gribas atlaišana pēc sūdzības vai saskaņota cenas korekcija.
• Kļūda rēķinā. Nepareizs daudzums, nepareiza cena, nepareizā PVN likme - jebkas, kas sākotnējā rēķinā uzrādīts par augstu.
• Atcelts darījums. Pakalpojums netika sniegts, bet rēķins jau bija izrakstīts.
• Nepareizs klients. Rēķins nosūtīts nepareizai juridiskajai personai: pilnībā to korelējiet ar kredītreķinu un izrakstiet jaunu rēķinu īstajam saņēmējam.

Pārbaude ir vienkārša: ja summa, ko klients pamatoti ir parādā, ir mazāka par izrakstītajā rēķinā norādīto, ir nepieciešams kredītreķins.

Ietekme uz virsgrāmatu

Kredītreķins ir tā rēķina spoguļattēls, kuru tas labo. Ja 1 000 € rēķinam piemēro kredītreķinu 200 € apmērā plus 21% PVN:

Konts	Debets	Kredīts
5001 Pakalpojumu ieņēmumi	200
4492 Maksājamais PVN	42
2410 Pircēju parādi		242

Ieņēmumi samazinās, valstij maksājamais PVN samazinās un klienta parāds samazinās par bruto summu. Salīdziniet to ar sākotnējo pārdošanas ierakstu debitoru parādos - tie paši trīs konti, pretējās pusēs.

Ņemiet vērā, ka PVN samazināšana notiek šeit, izmantojot dokumentu, nevis koriģējot jau iesniegtu deklarāciju. Tāpēc kredītreķins ir svarīgs nodokļu jomā, ne tikai attiecību uzturēšanai ar klientu.

Praktiski piemēri

Preču atgriešana. Klients atgriež 3 no 10 precēm, kas rēķinā norādītas pa 100 € katra. Kredītreķins par 300 € neto, 63 € PVN, 363 € bruto. Ja preces fiziski atgriežas noliktavā, krājumu kustība ir atsevišķa - šo 3 preču pašizmaksa atgriežas krājumos un tiek izslēgta no pārdotās produkcijas pašizmaksas, atjaunojot bruto peļņu tādā līmenī, kādam tai jābūt.

Nepareiza cena. Rēķins izrakstīts par 120 €/vienībā 50 vienībām, bet saskaņotā cena bija 100 €. Kredītreķinu veido tikai starpībai: 20 × 50 = 1 000 € neto plus PVN. Neizrakstiet kredītreķinu par visu rēķinu un neveiciet atkārtotu izrakstīšanu, ja vien kļūda nav lielāka par summu - daļējs kredītreķins atstāj tīrāku revīzijas seku (audit trail) virkni nekā rēķina atcelšana un jauna izrakstīšana.

Pilnīga atcelšana. Darījums nenotika. Izrakstiet pilnu kredītreķinu, norādot saistību ar sākotnējo rēķinu, un debitoru parāds atgriežas uz nulli.

Novēloti atklāta kļūda par labu klientam. Attieksme ir vienāda neatkarīgi no atklāšanas brīža - kredītreķins tiek datēts tā izrakstīšanas dienā un tiek iekļauts attiecīgā perioda PVN deklarācijā.

Kam kredītreķins nav paredzēts

• Rēķinam, kura summa bija pārāk zema. Šādā gadījumā starpībai ir nepieciešams otrs rēķins, nevis kredītreķins - jūs palielināt prasību, nevis to samazināt.
• Klientam, kurš vienkārši nevēlas maksāt. Tas ir šaubīgs debitoru parāds un cits mehānisms ar atšķirīgiem PVN nosacījumiem. Kredītreķina izrakstīšana, lai dzēstu neapmaksātu rēķinu, ir izplatīta un dārga kļūda: tā anulē patiesi nopelnītus ieņēmumus un atdod atpakaļ PVN, kuru tādā veidā, iespējams, nav tiesību atgūt. Parāds bija reāls, un klienta nespēja samaksāt nepadara pārdošanu par nebijušu.

Juridiskā puse

Saskaņā ar ES PVN noteikumiem dokuments, kas groza oriģinālo rēķinu, pats par to tiek pielīdzināts rēķinam (Direktīva 2006/112/EK, 219. pants). Praktiski tas nozīmē, ka kredītreķinam ir:

• jābūt savam secīgam numuram, parasti īpašā sērijā;
• nepārprotami jāatsaucas uz oriģinālo rēķinu, norādot tā numuru un datumu;
• jāsatur tā pati informācija kas rēķinam: puses, PVN numuri, kreditētā summa pa PVN likmēm un PVN summa;
• jānorāda korekcijas iemesls, ko vairākas dalībvalstis pieprasa obligāti.

Dalībvalstu starpā pastāv atšķirības sīkākos nosacījumos, jo īpaši attiecībā uz to, kad piegādātājs drīkst samazināt izejošo PVN un vai klientam ir jāapstiprina korekcija. Obligāto datu saraksts ir atrodams sadaļā rēķinam obligātie lauki.

Kā to apstrādā Nordlet

Kredītreķins ir pārdošanas rēķins ar tipu type: 'credit_note', kas izveidots, izmantojot POST /v1/sales/invoices/create, kur creditedInvoiceId norāda uz oriģinālo rēķinu. Šī saite ir obligāta: kredītreķins bez tās tiks noraidīts, un oriģinālajam rēķinam ir jābūt izrakstītam, nevis dzēstam tā paša klienta rēķinam. Oriģinālais rēķins, kas izrakstīts pirms Nordlet lietošanas, tiek identificēts ar creditedInvoiceReference (tā numurs) un creditedInvoiceDate (tā izrakstīšanas datums). Jebkurā gadījumā kredītreķina PDF un e-rēķins satur norādi uz koriģēto rēķinu, tāpēc revīzijas seku izsekojamība no korekcijas līdz oriģinālam ir strukturāla, nevis tikai piezīme apraksta laukā.

Izrakstīšanas brīdī kredītreķins darbojas kā pilnvērtīgs dokuments: tas saņem numuru no savas sērijas, izveido pretējus grāmatojumus virsgrāmatā, samazina debitoru parādu un PVN saistības, kā arī parādās PVN deklarācijā un Latvijas i.SAF reģistros ar pareizu zīmi. Tas plūst pa tiem pašiem kanāliem kā parasts rēķins - PDF, e-pasts, Peppol (kā UBL CreditNote ar tipa kodu 381) un valsts e-rēķinu vārtejas.

Tā kā virsgrāmata darbojas tikai ar ierakstu papildināšanu un grāmatvedības periodu slēgšanu, sākotnējais rēķins netiek aizskarts: klienta vēsturē ir redzams rēķins, kredītreķins un no tiem izrietošā bilance. Ja sākotnējais rēķins atrodas slēgtā periodā, kredītreķins vienkārši nonāk atvērtajā periodā - korekcija tiek datēta tās veikšanas brīdī, kas ir godprātīga pieeja.

Starpuzņēmumu tirdzniecībā izrakstīts kredītreķins automātiski atspoguļojas arī sadarbības partnera uzņēmumā kā pirkuma kredītreķina melnraksts, saglabājot abu grupas pušu datu saskaņotību.

FAQ

Kāda ir atšķirība starp kredītreķinu un naudas atmaksu?

Kredītreķins ir dokuments, kas samazina klienta parādu, savukārt naudas atmaksa ir faktiskā naudas līdzekļu kustība atpakaļ klientam. Kredītreķinu var dzēst ar naudas atmaksu vai novirzot to pret nākamo rēķinu - šie ir divi dažādi soļi, un kredītreķins vienmēr ir pirmais.

Vai es varu vienkārši izdzēst vailabot nepareizu rēķinu?

Nē, kad tas ir izrakstīts. Klientam ir savs eksemplārs, numurs pieder likumā noteiktai virknītei, un summas jau ir deklarētas. Tā labošana izjauc revīzijas seku izsekojamību un rada neatbilstību starp grāmatvedību un iesniegtajām deklarācijām. Izrakstiet kredītreķinu.

Vai kredītreķins samazina PVN?

Jā, tā ir liela daļa no tā uzdevuma. Tas samazina maksājamo izejošo PVN tajā periodā, kurā kredītreķins tiek izrakstīts. Valsts normatīvie akti dažos gadījumos nosaka papildu nosacījumus, jo īpaši attiecībā uz korekcijām, kas saistītas ar nemaksāšanu.

Vai kredītreķinu var izrakstīt par lielāku summu nekā oriģinālais rēķins?

Nē. Kredītreķins koriģē konkrētu rēķinu un nevar to pārsniegt. Ja klients ir parādā vairāk par viena rēķina vērtību, katru rēķinu koriģējiet ar atsevišķu kredītreķinu vai risiniet atlikumu kā atsevišķu komerciālu vienošanos.

Vai man vajadzētu izmantot kredītreķinu neapmaksātam rēķinam?

Nē. Nemaksāšana nav iemesls, lai atceltu reāli notikušu pārdošanu. Izmantojiet uzkrājumus šaubīgiem debitoru parādiem un, ja parāds kļūst neatgūstams, debitoru norakstīšanas procedūru, kurai ir savi nosacījumi PVN atgūšanai.