Какво представлява сметкопланът? С примери от шаблони за ЕС и Литва

Сметкопланът е списъкът с всички сметки, по които счетоводните книги на една компания могат да извършват записвания – речникът на главната книга (ledger). Всяка операция при двустранното сметководство посочва сметки от този списък и от никои други, така че сметкопланът определя на какви въпроси счетоводните книги ще могат да отговорят вбъдеще. При твърде обобщен подход „административните разходи“ скриват всичко; при твърде подробен счетоводителите прекарват дните си в избиране между почти еднакви дублиращи се сметки.

Структура: кодове, видове, йерархия

Сметкопланът има три структурни елемента:

• Кодове. На всяка сметка се присвоява номер, чиито цифри кодират нейното място: в литовския сметкоплан 2410 започва с 2 (краткотрайни активи), намира се под 24 (вземания с падеж до една година) и е сметката за вземания от клиенти. Кодовете правят сметките подреждаеми, групируеми и еднозначни в рамките на различни системи и езици.
• Видове. Всяка сметка е актив, пасив, собствен капитал, приход или разход. Видът определя нейното нормално салдо (вижте дебити и кредити) и в коя от отчетните форми попада тя: първите три формират баланса, а последните две – отчета за приходите и разходите.
• Йерархия. Сметките образуват дървовидна структура. Обобщаващите сметки (2 краткотрайни активи, 24 вземания) съществуват за целите на групирането и отчитането; само най-долните сметки (листата на дървото) подлежат на контиране (postable). Извършването на записване по обобщаваща сметка е класическа грешка в качеството на данните – една добра система отхвърля това напълно.

Един сметкоплан, много държави

В мащаите на целия Европейски съюз не съществува единен сметкоплан. Счетоводната директива на ЕС (2013/34/ЕС) предписва структурата на финансовите отчети – какво трябва да показват балансът и отчетът за приходите и разходите, но всяка държава членка определя сама как сметкоплановете постигат това:

• Франция налага задължителен национален сметкоплан (Plan Comptable Général), като номерата на сметките са фиксирани с нормативен акт.
• Германия няма правно установен сметкоплан, но почти всички използват една от стандартните рамки (SKR03 или SKR04), популяризирани от екосистемата на DATEV.
• Румъния задължително прилага Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): кодовете на синтетичните и аналитичните сметки са фиксирани с нормативен акт, а SAF-T файлът (D406) на румънската данъчна администрация (ANAF) приема само тези кодове.
• Литва публикува препоръчителен стандартен сметкоплан, съобразен с литовските бизнес сметководни стандарти (VAS). Той не е задължителен сметка по сметка, но практиката се е обединила около него: счетоводители, одитори и държавната данъчна инспекция (VMI) разчитат тези кодове гладко и без затруднения.
• На други места моделът се повтаря: национална традиция, понякога задължителна, друг път фактическа.

Практическото следствие е следното: сметкоплановете са въпрос на локализация. Софтуер, който залага сметкоплана на една държава в кода си (hard-coding), експортира погрешен речник навсякъде другаде.

Стандартният литовски сметкоплан в общи линии

Шест класа, по една цифра за всеки:

Клас	Съдържание	Вид
1	Ilgalaikis turtas – дълготрайни активи	Актив
2	Trumpalaikis turtas – краткотрайни активи	Актив
3	Nuosavas kapitalas – собствен капитал	Собствен капитал
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai – пасиви и задължения	Пасив
5	Pajamos – приходи	Приход
6	Sąnaudos – разходи	Разход

Няколко действащи сметки от средната част на дървовидната структура:

Код	Име	Какво се отчита тук
1220	Mašinos ir įranga	Машини и оборудване по себестойност
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Натрупана амортизация (корективна)
2410	Pirkėjų skolos	Фактури към клиенти – вземания от продажби
2441	Gautinas PVM	Данъчен кредит по покупки
2710	Sąskaitos bankuose	Парични средства по банкови сметки
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Печалба или загуба за текущата година
4430	Skolos tiekėjams	Фактури от доставчици – задължения към доставчици
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Нетни заплати за изплащане
4492	Mokėtinas PVM	ДДС за възстановяване/внасяне към VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Приходи от продажба на услуги
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Разходи за заплати

Прочитате кода и веднага знаете към кой ред от отчета се насочва той: всичко под 1 и 2 е ред на активите, а 5 минус 6 дава печалбата за периода, преди тя да се прехвърли в сметка 3420. Това е качеството, към което оптимизира един добър сметкоплан – мапингът от главната книга към законоустановените отчети става механичен.

Проектиране и разширяване на сметкоплан

Практически правила, които важат за различните държави:

1. Започнете от националния шаблон, а не от нулата. Шаблонът вече съответства на структурата на законоустановения отчет и на очакванията на вашия счетоводител. Въвеждайте промени само там, където бизнесът ви наистина се различава.
2. Добавяйте сметки за разграничения, за които докладвате, и измерения (dimensions) за всичко останало. Приходите по държави или продуктови линии обикновено принадлежат на аналитични измерения (центрове на разходи, проекти), а не на двадесет почти еднакви сметки за приходи.
3. Оставяйте празни места в номерацията. 5000, 5001, 5200 – така има пространство за вмъкване без преномериране.
4. Никога не преназначавайте съществуваща сметка за друга цел. Сметка, която до март е означавала „абонаменти за софтуер“, а след това „консултантски услуги“, прави всяко сравнение на годишна база скрито погрешно. Добавете нова сметка и спрете да контирате по старата.

Сметкопланът като API обект

В Nordlet сметкопланът представлява данни, а не конфигурационни файлове. На новата компания се задава сметкопланът за съответната държава: компания, регистрирана в Румъния, получава румънския общ сметкоплан (OMFP 1802/2014) с румънски наименования и аналитичните сметки, които ANAF очаква (4111 клиенти, 401 доставчици, 4426/4427 ДДС, 5121 банка, 5311 каса, 421/431/436/444 заплати), компания, регистрирана в Естония, получава стандартния сметкоплан на e-arveldaja – счетоводния софтуер на Центъра за регистри и информационни системи, с естономовни наименования (1210 клиенти, 2310 доставчици, 1510/2511 ДДС, 1020 банка, 1010 каса, 2610/2520/2530/2550 заплати), а всяка друга компания получава стандартния литовски сметкоплан – кодове, имена, видове, йерархия и индикатори за възможност за контиране, готов за извършване на записвания. Стандартните сметки за автоматично контиране следват същия сметкоплан: румънска продажба се контира като Дт 4111 / Кт 704 или 707 / Кт 4427, а естонска – като Дт 1210 / Кт 3100 или 3200 / Кт 2511. Сметкопланът остава този, с който компанията е била създадена; чрез POST /v1/ledger/accounts/apply-template той може да се приложи наново. Компания, регистрирана в Румъния или Естония, която е била настроена с литовския сметкоплан, може да премине към сметкоплана на своята държава с помощта на POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (бутонът за превключване под Главна книга → Сметкоплан), при условие че все още няма направени записвания, никоя сметка не е създадена ръчно и няма настройки, които сочат към сметка, липсваща в новия сметкоплан; в противен случай заявката се отхвърля с посочване на причината. Методите POST /v1/ledger/accounts/create и /accounts/update служат за неговото разширяване. Всяка сметка носи своя вид и флаг isPostable, като API на главната книга налага спазването и на двете: записвания, посочващи необособена за контиране обобщаваща сметка или непознат код, се отхвърлят. Същата проверка обхваща и автоматичните контирации, както и настройките към тях – правила за отчитане, сметката от главната книга на банкова сметка, сметките на артикулите и видовете операции отказват обобщаваща сметка при съхранение, връщайки грешка 422. Отчетите – оборотна ведомост, финансови отчети – се групират по класовете от сметкоплана, използван от компанията (в румънския сметкоплан: 1 капитал, 2 дълготрайни активи с тяхната амортизация и обезценка 28x/29x, 3 материални запаси, 4 трети страни, 5 парични средства, 6 разходи по икономически елементи, 7 приходи; в естонския сметкоплан: 1 активи, 21-28 пасиви, 29 собствен капитал, 31-36 оборот, 4 стоки, материали и услуги, 5 други оперативни разходи, 6 разходи за персонал, 7 амортизация и други оперативни разходи, 8 финансови позиции и 8900 данък върху печалбата), така че законоустановеният мапинг остава механичен. Вижте ръководството първи стъпки за това къде приложението на шаблона се вгражда в настройката на компанията.

FAQ

Какво представлява сметкопланът с прости думи?

Пълният списък със сметки, по които счетоводните книги на компанията могат да правят записвания – всяка с код, име и вид. Той определя речника на главната книга: ако едно разграничение не е заложено в сметкоплана (или в аналитично измерение), счетоводните книги не могат да го изразят.

Има ли единен стандартен сметкоплан за ЕС?

Не. Европейският съюз хармонизира структурата на финансовите отчети, а не номерацията на сметките. Франция налага задължителен национален сметкоплан, Германия работи с фактически стандарти (SKR03/04), а Литва публикува препоръчителен сметкоплан, съобразен с литовските стандарти VAS, който практиката третира като стандартен.

каква е разликата между контируеми и обобщаващи сметки?

Обобщаващите сметки съществуват за групиране и междинни суми – клас 2, група 24 – и по тях никога не се правят директни записвания. Контируемите сметки са крайните елементи (листата) на дървото, където всъщност попадат дебитите и кредитите. Налагането на това правило в софтуера предпазва от разминаване между отчетите и извършените контирации.

Колко сметки трябва да има една малка компания?

По-малко, отколкото предполагате – работещият набор от сметки за малка компания за услуги често е между 30 и 60. Добавете сметка, когато се нуждаете от разграничение във финансовите отчети или данъчните декларации; използвайте центрове на разходи или проекти за управленски разбивки.

Мога ли да променям сметкоплана си по-късно?

Можете свободно да добавяте нови сметки и да спрете използването на старите. Грешката, която трябва да се избягва, е преименуването или преназначаването на сметка в средата на отчетния период – сравненията за предходни периоди запазват салдото на сметката, но губят нейния смисъл. Добавяйте нови сметки, а старите оставяйте в архива (deprecate).