Имportиране от Stripe

Това ръководство описва импортирането на файлове с плащания от Stripe чрез шаблон за импортиране: какви данни да експортирате, как да настроите шаблона и какво се създава в системата след импортирането. Подробностите за API са достъпни в раздела Импортиране на банкови и картови плащания.

1. Експортиране на файла с плащания от Stripe

В таблото за управление (dashboard) на Stripe отворете Payments → Export, изберете периода от време, оставете избрано All columns и включете колоните с метаданни, които използвате (Stripe експортира всеки ключ за метаданни като колона с име <key> (metadata), например orderNo (metadata)). Изтеглете CSV файла. Поддържат се експортирания както от реална среда (live), така и от тестови режим (test-mode).

Редовете, които не отразяват парични движения, се пропускат при импортиране: неуспешни опити за плащане, отменени плащания, такива, които все още изискват метод на плащане, както и транзакции, които никога не са били усвоени (captured).

2. Създаване на банкова сметка за Stripe

Всяко импортиране постъпва в банкова сметка. В раздел Bank натиснете New bank account, изберете Type: Stripe (сметката в Stripe няма IBAN), наименувайте я например "Stripe", изберете валутата, в която приемате плащания, и съответната сметка от сметкоплана. Балансът в Stripe функционира като банкова сметка: постъпленията влизат, таксите излизат, а преводите (payouts) прехвърлят баланса към реалната ви банкова сметка.

3. Създаване на шаблон за импортиране

В раздел Bank → Import templates натиснете New import template, изберете тип Stripe и въведете име.

Полета. Всяка колона от експортирания файл от Stripe съответства на един ред. Полетът Required in file указва, че съответната колона задължително трябва да присъства в качения файл; файл, в който липсва задължителна колона, се отхвърля, като се извеждат имената на липсващите колони. 19-те колони с име Card … са с премахнат отметка по подразбиране, тъй като Stripe ги пропуска за някои сметки.

Счетоводна сметка (Ledger account). Редовете, които носят парична стойност - Amount, Fee, Amount Refunded -, могат да бъдат насочени към счетоводна сметка, независимо дали съществуваща такава, или нова, създадена директно от същия ред. Всяко движение, генерирано от зададено поле, се отчита счетоводно в момента на импортирането: постъпленията дебитират банковата сметка Stripe и кредитират съответната сметка, изходящите суми правят обратното, а банковата транзакция се маркира като съпоставена с този счетоводен запис. Обичайните настройки са:

Поле	Сметка	Ефект
Fee	сметка за разходи за такси на доставчик на платежни услуги (ППУ / PSP) (6800 в стандартния сметкоплан)	Всяка такса от Stripe се отчита като разход
Amount	оставете „Not posted“	Сумите остават отворени за съпоставяне с фактури (вижте стъпка 5)
Amount Refunded	оставете „Not posted“	Възстановяванията се обработват чрез кредитни известия (вижте стъпка 5)

Създаване на липсващи клиенти (Create missing customers). Поставете отметка на реда Customer Email. За всеки имейл във файла, за който все още няма съществуващ контрагент (partner), се създава клиент: името се взема от Customer Description (или имейла, ако полето е празно), а адресът се попълва от колоните Card Address …, когато са налични. Съществуващите контрагенти се разпознават по имейл, без да се прави разлика между главни и малки букви, така че нищо не се дублира.

Създаване на контрагент Stripe (Create partner Stripe). Поставете отметка на реда Fee. Импортирането създава контрагент-доставчик с име Stripe еднократно (ако вече съществува такъв контрагент, той се използва повторно) и записва всяка такса в счетоводния дневник с контрагент Stripe, така че отчетите за таксите показват на кого е платено.

Полета за метаданни (Metadata fields). Добавете по един ред за всеки ключ за метаданни, който искате импортът да прочете, например orderNo. За тези редове могат да се зададат два флаг бутона:

• Създаване или свързване на фактури (Create or link invoices) - обозначава ключа, който идентифицира поръчката (стъпка 5). Само един ред може да има тази настройка. Данъчната ставка за създадените фактури се появява до него, както и опцията за Каталожен артикул (Catalog item): когато е избрана, всеки ред във фактурата, създаден от импорта, препраща към този продукт или услуга, така че приходите се отчитат по сметката на артикула, докато текстът на реда все пак се взема от плащането.
• Фирмен флаг (Company flag) - обозначава ключ, чиято стойност показва, че купувачът е юридическо лице (true, 1, yes, company, business или b2b). Клиентите, създадени от такива плащания, се регистрират като контрагенти от тип фирма, а всички останали - като физически лица.

Запазете шаблона.

4. Импортиране на файла

В раздел Bank изберете банковата сметка Stripe, шаблона и файла, след което натиснете Import. Бутонът показва индикатор за зареждане (spinner), докато импортирането приключи. Големият файл може да отнеме минути, тъй като фактурите се издават една по една. Резултатът показва колко транзакции са импортирани, колко вече са съществували, колко движения са отчетени счетоводно и колко клиенти, фактури и кредитни известия са създадени. Предупрежденията изброяват поръчките, които не са могли да бъдат обработени, и причините за това.

Повторното импортиране на същия файл е безопасно: транзакциите се разпознават по ID на плащането в Stripe, клиентите - по имейл, а поръчките - по стойността на техните метаданни.

5. Какво прави опцията "Create or link invoices"

Плащанията и възстановяванията се групират по стойността на избрания ключ за метаданни (номер на поръчката).

• Ако за тази стойност вече съществува фактура за продажба - клиентска поръчка, чийто външен референтен номер е тази стойност, или фактура с този номер -, плащанията се съпоставят към нея като получени суми.
• В противен случай за клиента се създава фактура за продажба: по един ред за всяко плащане, с текста и сумата на плащането като крайна цена с включен ДДС при данъчната ставка на шаблона, с дата на първото плащане. Фактурата се издава и отчита незабавно, а плащанията се съпоставят към нея, така че тя да изглежда платена. В системата се записва клиентска поръчка с канал stripe и съответния номер на поръчка, така че следващото импортиране да свърже данните, вместо да ги създава отново.
• Всяко възстановяване на сума в групата се превръща в издадено кредитно известие към съответната фактура за възстановената сума, а транзакцията по възстановяването се съпоставя с него.

Групите без имейл на клиент, с плащания в различни валути или чиято съществуваща фактура е все още в състояние на чернова или вече е платена, се пропускат и се изброяват в предупрежденията. Техните транзакции остават несъпоставени в раздел Bank → Transactions.

Номерата на фактурите се вземат от поредицата за текущата година, дори и за плащания с дати от предходни години, така че историческите импортирания да не се сблъскват със съществуващи номера.

6. Шестте опционални полета в долната част на шаблона

Повечето компании оставят всичките шест полета празни и импортирането работи по абсолютно същия начин. Те съществуват за две специфични ситуации: когато искате картовите резервации да се записват като документи или когато събирате средства, които частично принадлежат на друго лице.

Защо падащите менюта изглеждат празни

Трите падащи менюта за „тип операция“ изброяват типовете операции, които вашата компания е създала в раздел Account → Operation types. Ако не сте създали нито един, падащото меню ще бъде празно. Това не е грешка; просто създайте тип операция първо или оставете полето празно.

Падащото меню Lender metadata field изброява имената на колоните с метаданни, които сте въвели в списъка Metadata fields по-горе в същата форма. Добавете поле за метаданни там първо и то ще се появи тук.

Етикет за частично възстановяване и Етикет за пълно възстановяване

Когато импортът създава кредитно известие за възстановена сума, тези полета определят думата, която се отпечатва в горната част на PDF файла на това кредитно известие.

Ситуация	Използвана дума	По подразбиране
Възстановената сума е по-малка от общата сума по фактурата	Partial refund label	DEPOZITAS
Възстановената сума е равна на общата сума по фактурата	Full refund label	ANULIAVIMAS

Променяйте ги само ако вашата компания изисква различни думи върху такива документи. Те не оказват влияние върху номерацията и счетоводното отчитане.

Тип операция за оторизация

Оторизацията на карта е сума, запазена по картата на клиента, която все още не сте изтеглили. В експортираните данни от Stripe тези редове имат стойност false за полето Captured. Обикновено импортът ги игнорира, тъй като няма реално движение на пари.

Ако попълните това поле, всеки такъв ред се превръща в издаден документ за продажба, използвайки този тип операция и поредицата документи, към която сочат настройките му. Ако го оставите празно, тези редове се пропускат, а резултатът от импорта показва предупреждение „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type“.

Ако предварително не знаете, че вашият бизнес изисква отчитане на резервациите като документи, оставете полето празно.

Тип операция за изплащане, Тип операция за комисиона и Поле за метаданни на кредитор

Пропуснете тази част напълно, освен ако вашият бизнес не събира пари, които принадлежат на някой друг - например пазарна платформа (marketplace), която изплаща средства на продавачи, или платформа, която изплаща средства на кредитори. Обикновеният магазин никога не попълва тези полета.

Stripe представя тази информация чрез два файла. Експортът на плащания (payments) показва какво е платил всеки клиент. Отделният експорт на преводи (transfers) показва каква част от тези средства сте превели на другата страна. Импортът се нуждае и от двата файла, за да изчисли какво е останало за вас.

В раздел Bank формата за импортиране показва поле за файл Stripe transfers export, когато съществува поне един шаблон за Stripe; изберете файла с преводи там до файла с плащания. Чрез API това съответства на полето transfersCsv в bank/statements/import.

Когато и двата файла са налице:

Поле	Какво прави
Payout operation type	За всеки превод към другата страна се създава един счетоводен запис за преведената сума. Сметките за дебит и кредит се определят от този тип операция. Ако е оставено празно, записът използва правилата за отчитане на задължения към продавачи и доставчици.
Commission operation type	Частта, която задържате за себе си, изчислена като сумата на плащането минус таксата на Stripe минус преведената сума навън, и се записва само когато е по-голяма от нула. Сметките се вземат от този тип операция, а в противен случай - от правилата за отчитане на задължения към продавачи и приходи от комисиони.
Lender metadata field	Името на колоната с метаданни в Stripe, която съдържа информация за това към кого са отишли парите. Създава се контрагент с тази стойност (или се използва повторно, ако съществува), който се задава и на двата горни записа. Ако е оставено празно или редът няма стойност, се извежда предупреждение „lender not identified“ и записът се създава без контрагент.

Ако и двете полета за тип операция са празни, не се записват никакви записи за преводи или комисиони, независимо от останалите настройки.

7. Преводи към вашата банкова сметка (Payouts)

Експортът на плащания не съдържа редове за изплащания (payouts), така че парите, които Stripe изпраща към реалната ви банкова сметка, се отчитат счетоводно въз основа на отчета за изплащанията. В таблото за управление на Stripe отворете Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, изтеглете файла и го импортирайте в раздел Bank → Settlements във вашата реална банкова сметка, след което отчетете всяко изплащане.

За всеки ред от изплащане, чието плащане, такса или възстановяване импортът вече е отчел в банковата сметка Stripe, отчитането прехвърля нето сумата на реда от банковата сметка Stripe към реалната банкова сметка. Таксите и плащанията по фактури не се отчитат втори път. Редовете, изплатени от Stripe, които този импорт никога не е виждал, се отчитат съгласно описанието в Импортиране на банкови и картови плащания.

Всяко изплащане показва стойност в полето Difference to imported payments: сумата, преведена от изплащането, минус сумата, която банковата сметка Stripe съдържа за същите плащания и възстановявания. Нулева стойност означава, че изплащането изчиства сметката в Stripe. Ред с разлика или с движение по сметката Stripe, което все още е неочетено, се отчита в секцията Lines to check. Експортът на плащания съдържа само общата възстановена сума за всяко плащане, така че всички редове за възстановяване към едно плащане се сравняват заедно спрямо тази обща сума.

Ако едно изплащане е било отчетено преди импортирането на файла с плащания, импортът пропуска плащанията, таксите и възстановяванията от това изплащане и ги посочва в предупрежденията.

8. Къде да проверите резултатите след това

• Bank → Transactions - всяко импортирано движение; съпоставените движения сочат към фактурата или счетоводния запис.
• Invoices - създадените фактури и кредитни известия, с номера на поръчката в забележките.
• Partners - създадените клиенти.
• Ledger → Journal - счетоводните записвания за такси, плащания и фактури.

Таксуване

Файлове с размер до 10 MB и до 50 000 движения. Всеки 10 импортирани движения се брои като една заявка към API.