Importation depuis Stripe

Ce guide détaille l'importation de fichiers de paiements Stripe par le biais d'un modèle d'importation: les données à exporter, la configuration du modèle et les éléments générés par l'importation. Les détails relatifs à l'API se trouvent dans la section Importations bancaires et de paiements.

1. Exporter le fichier des paiements depuis Stripe

Dans le tableau de bord Stripe, accédez à Paiements → Exporter, sélectionnez la plage de dates, conservez l'option Toutes les colonnes et incluez les colonnes de métadonnées que vous utilisez (Stripe exporte chaque clé de métadonnées sous la forme d'une colonne nommée <key> (metadata), par exemple orderNo (metadata)). Téléchargez le fichier CSV. Les exportations en mode production (live) et en mode test fonctionnent toutes les deux.

Les lignes n'ayant généré aucun mouvement financier sont ignorées lors de l'importation: les tentatives de paiement ayant échoué, annulées ou nécessitant encore un moyen de paiement, ainsi que les débits qui n'ont jamais été capturés.

2. Créer un compte bancaire pour Stripe

Chaque importation est rattachée à un compte bancaire. Sous l'onglet Banque, cliquez sur Nouveau compte bancaire, sélectionnez Type : Stripe (un compte Stripe ne possède pas d'IBAN), nommez-le par exemple "Stripe", puis choisissez la devise dans laquelle vous facturez ainsi que son compte comptable. Le solde Stripe se comporte comme un compte bancaire: les encaissements entrent, les frais sortent et les versements (payouts) transfèrent le solde vers votre compte bancaire réel.

3. Créer le modèle d'importation

Sous l'onglet Banque → Modèles d'importation, cliquez sur Nouveau modèle d'importation, sélectionnez le type Stripe et attribuez-lui un nom.

Champs. Chaque colonne de l'export Stripe correspond à une ligne. La case Obligatoire dans le fichier indique que la colonne doit impérativement figurer dans le fichier téléchargé; si une colonne obligatoire est manquante, le fichier est rejeté et les noms des éléments manquants sont affichés. Les 19 colonnes commençant par Card … sont décochées par défaut, car Stripe les omet pour certains comptes.

Compte comptable. Les lignes impliquant des mouvements financiers (Amount, Fee, Amount Refunded) peuvent être affectées à un compte comptable, qu'il s'agisse d'un compte existant ou d'un nouveau compte créé directement à partir de cette ligne. Chaque mouvement généré par un champ affecté est comptabilisé au moment de l'importation: un encaissement au débit du compte bancaire Stripe et au crédit du compte affecté, un décaissement fait l'inverse, et la transaction bancaire est marquée comme lettrée avec cette écriture de journal. La configuration habituelle est la suivante :

Champ	Compte	Effet
Fee	un compte de charges pour frais de prestataire de services de paiement (6800 dans le plan comptable standard)	Chaque frais Stripe est comptabilisé en tant que charge
Amount	laisser "Non comptabilisé"	Les charges restent ouvertes pour le lettrage des factures (voir l'étape 5)
Amount Refunded	laisser "Non comptabilisé"	Les remboursements sont traités par le biais d'avoirs (voir l'étape 5)

Créer les clients manquants. Cochez cette option sur la ligne Customer Email. Pour chaque adresse e-mail du fichier qui ne correspond à aucun tiers existant, un client est créé : son nom provient de Customer Description (ou de l'e-mail si ce champ est vide) et son adresse des colonnes Card Address … lorsqu'elles sont renseignées. Les tiers existants sont reconnus par leur e-mail (sans distinction majuscules/minuscules), évitant ainsi tout doublon.

Créer le tiers Stripe. Cochez cette option sur la ligne Fee. L'importation crée une seule fois un tiers fournisseur nommé Stripe (un tiers existant portant ce nom est réutilisé) et enregistre chaque écriture de frais dans le journal en désignant Stripe comme tiers, ce qui permet d'identifier le bénéficiaire du paiement lors de la consultation des frais.

Champs de métadonnées. Ajoutez une ligne par clé de métadonnées que vous souhaitez que l'importation lise, par exemple orderNo. Deux options peuvent être activées sur ces lignes :

• Créer ou lier des factures - identifie la clé qui caractérise une commande (étape 5). Une seule ligne peut porter cette option. Un taux de TVA pour les factures créées apparaît juste à côté, ainsi qu'un champ optionnel Article du catalogue : lorsqu'il est renseigné, chaque ligne de facture générée par l'importation fait référence à ce produit ou service, de sorte que le chiffre d'affaires est imputé au compte de l'article; le texte de la ligne provient toujours de la charge.
• Indicateur de société - désigne une clé dont la valeur indique que l'acheteur est une entreprise (true, 1, yes, company, business ou b2b). Les clients créés à partir de ces charges sont des tiers de type entreprise, tandis que tous les autres sont des particuliers.

Enregistrez le modèle.

4. Importer le fichier

Sous l'onglet Banque, sélectionnez le compte bancaire Stripe, le modèle et le fichier, puis cliquez sur Importer. Le bouton affiche une icône de chargement jusqu'à la fin de l'importation; le traitement d'un fichier volumineux peut prendre quelques minutes, car les factures sont émises une par une. La ligne de résultat indique le nombre de transactions importées, le nombre de transactions déjà existantes, le nombre de mouvements comptabilisés ainsi que le nombre de clients, factures et avoirs créés. Les avertissements listent les commandes qui n'ont pas pu être traitées et en expliquent les raisons.

Il est possible d'importer le même fichier plusieurs fois sans risque : les transactions sont reconnues par leur identifiant de charge Stripe, les clients par leur e-mail et les commandes par la valeur de leurs métadonnées.

5. Rôle de l'option "Créer ou lier des factures"

Les charges et les remboursements sont regroupés par la valeur de la clé de métadonnées sélectionnée (le numéro de commande).

• Si une facture de vente correspondant à cette valeur existe déjà — qu'il s'agisse d'un bon de commande dont la référence externe est cette valeur ou d'une facture dont le numéro est cette valeur —, les charges y sont lettrées en tant que paiements.
• Dans le cas contraire, une facture de vente est créée pour le client : une ligne par charge, avec le libellé de la ligne de charge et le montant de la charge exprimé TTC au taux de TVA du modèle, la date étant celle de la première charge. Elle est immédiatement émise et comptabilisée, et les charges y sont lettrées pour apparaître comme réglées. Un bon de commande dont le canal est stripe est enregistré avec son numéro de commande, de sorte que la prochaine importation effectuera un lien au lieu d'une création.
• Chaque remboursement au sein du groupe donne lieu à l'émission d'un avoir sur cette facture pour le montant remboursé, et la transaction de remboursement est lettrée avec celui-ci.

Les groupes ne comportant pas d'e-mail client, comprenant des charges dans des devises différentes, ou dont la facture existante est toujours à l'état de brouillon ou déjà soldée sont ignorés et répertoriés dans les avertissements. Leurs transactions demeurent non lettrées sous l'onglet Banque → Transactions.

Les numéros de facture proviennent de la série de l'exercice en cours, y compris pour les charges dont la date est antérieure, afin d'éviter que des importations historiques n'entrent en collision avec des numéros existants.

6. Les six champs optionnels situés au bas du modèle

La plupart des entreprises laissent ces six champs vides et l'importation fonctionne exactement de la même manière. Ils ne sont utiles que dans deux situations spécifiques : si vous souhaitez que les autorisations de carte bancaire soient enregistrées sous forme de documents, ou si vous encaissez des fonds qui appartiennent en partie à un tiers.

Pourquoi les listes déroulantes apparaissent-elles vides ?

Les trois listes déroulantes de "types d'opération" répertorient les types d'opération créés par votre entreprise sous l'onglet Comptabilité → Types d'opération. Si vous n'en avez créé aucun, la liste déroulante sera vide. Il ne s'agit pas d'un dysfonctionnement; veillez à créer un type d'opération au préalable ou laissez le champ vide.

La liste déroulante Champ de métadonnées du créancier répertorie les noms de colonnes de métadonnées saisis dans la section Champs de métadonnées plus haut dans le même formulaire. Ajoutez d'abord un champ de métadonnées à cet endroit pour qu'il apparaisse ici.

Libellé de remboursement partiel et Libellé de remboursement total

Lorsque l'importation génère un avoir suite à un remboursement, ces champs définissent le libellé imprimé en haut du fichier PDF de cet avoir.

Situation	Libellé utilisé	Valeur par défaut
Le remboursement est inférieur au total de la facture	Libellé de remboursement partiel	DEPOZITAS
Le remboursement est égal au total de la facture	Libellé de remboursement total	ANULIAVIMAS

Modifiez ces valeurs uniquement si votre entreprise imprime des libellés différents sur ces documents. Ils n'ont aucune incidence sur la numérotation ni sur la comptabilité.

Type d'opération d'autorisation

Une autorisation de carte correspond à un montant réservé sur la carte d'un client et qui n'a pas encore été encaissé. Dans l'export Stripe, ces lignes ont la valeur Captured définie à false. L'importation les ignore généralement dans la mesure où aucun mouvement de fonds n'a eu lieu.

Si vous renseignez ce champ, chacune de ces lignes devient un document de vente émis, en utilisant ce type d'opération ainsi que la souche de documents associée. Si vous le laissez vide, ces lignes sont ignorées et le résultat de l'importation affiche l'avertissement "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Si vous n'avez pas l'obligation légale ou opérationnelle de comptabiliser les réservations sous forme de documents, laissez ce champ vide.

Type d'opération de versement, Type d'opération de commission et Champ de métadonnées du créancier

Ignorez entièrement cette partie à moins que votre activité ne consiste à collecter des fonds qui reviennent à un tiers — par exemple, une place de marché (marketplace) rémunérant des vendeurs ou une plateforme versant des fonds à des créanciers. Une boutique classique ne remplit jamais ces champs.

Stripe ventile ces données dans deux fichiers distincts. L'export des paiements indique ce que chaque client a versé. Un export de transferts (transfers) distinct précise la part que vous avez reversée à l'autre partie. L'importation nécessite ces deux fichiers pour déterminer le montant conservé.

Sous l'onglet Banque, le formulaire d'importation affiche un champ de fichier Export des transferts Stripe dès qu'au moins un modèle Stripe existe; sélectionnez le fichier de transferts à côté du fichier de paiements. Via l'API, il s'agit du champ transfersCsv de l'endpoint bank/statements/import.

Lorsque les deux fichiers sont présents :

Champ	Action
Type d'opération de versement	Pour chaque transfert destiné à l'autre partie, une écriture au journal est comptabilisée pour le montant transféré. Les comptes de débit et de crédit proviennent de ce type d'opération. S'il est laissé vide, l'écriture applique par défaut les règles de comptabilisation des dettes envers les vendeurs et les fournisseurs.
Type d'opération de commission	La part que vous conservez, calculée comme étant le montant de la charge moins les frais Stripe et moins le montant versé, enregistrée uniquement si ce résultat est strictement positif. Les comptes proviennent de ce type d'opération, ou à défaut des règles de comptabilisation des dettes fournisseurs et des produits de commissions.
Champ de métadonnées du créancier	Le nom de la colonne de métadonnées Stripe qui identifie le bénéficiaire des fonds. Un tiers correspondant à cette valeur est créé (ou réutilisé s'il existe déjà) et affecté aux deux écritures ci-dessus. S'il est laissé vide, ou pour une ligne ne comportant pas cette valeur, l'avertissement "lender not identified" est émis et l'écriture est enregistrée sans tiers.

Si les deux champs de type d'opération sont vides, aucune écriture de transfert ou de commission n'est générée, quels que soient les autres paramètres définis.

7. Versements vers votre compte bancaire

L'export des paiements ne contient aucune ligne de versement (payout); par conséquent, les fonds virés par Stripe sur votre compte bancaire réel sont comptabilisés à partir du rapport de versements. Dans le tableau de bord Stripe, ouvrez Rapports → Versements → Rapprochement des versements, par élément, téléchargez le fichier, puis importez-le sous l'onglet Banque → Règlements sur votre vrai compte bancaire avant de comptabiliser chaque versement.

Pour chaque ligne de versement dont la charge, les frais ou le remboursement ont déjà été imputés par cette importation sur le compte bancaire Stripe, la comptabilisation transfère le montant net de la ligne du compte bancaire Stripe vers le compte bancaire réel. Les frais et les paiements de factures ne sont pas comptabilisés une seconde fois. Les lignes versées par Stripe que cette importation n'a jamais prises en compte sont comptabilisées selon les modalités décrites dans la section Importations bancaires et de paiements.

Chaque versement indique la Différence avec les paiements importés : le montant transféré par le versement moins le solde du compte bancaire Stripe pour les mêmes charges et remboursements. Un montant nul signifie que le versement solde le compte Stripe. Toute ligne présentant un écart, ou comportant un mouvement sur le compte Stripe qui n'est pas encore comptabilisé, est comptabilisée dans Lignes à vérifier. L'export des paiements ne conservant que le total remboursé par charge, toutes les lignes de remboursement d'une même charge sont comparées globalement à ce total.

Si un versement a été comptabilisé avant l'importation du fichier de paiements, l'importation ignore les charges, frais et remboursements associés à ce versement et les mentionne dans les avertissements.

8. Où consulter les données par la suite

• Banque → Transactions - l'ensemble des mouvements importés; les opérations lettrées renvoient vers la facture ou l'écriture de journal correspondante.
• Factures - les factures et avoirs générés, incluant le numéro de commande dans les notes.
• Tiers - les clients créés.
• Comptabilité → Journal - les écritures comptables relatives aux frais, aux paiements et aux factures.

Facturation

Fichiers d'une taille maximale de 10 Mo et comportant jusqu'à 50 000 mouvements. Chaque tranche de 10 mouvements importés équivaut à une requête API.