Importera från Stripe

Den här guiden handlar om filimport av Stripe-betalningar via en importmall: vad som ska exporteras, hur mallen ställs in och vad importen skapar. API-detaljerna finns under Bank- och betalningsimporter.

1. Exportera betalningsfilen från Stripe

Öppna Payments → Export i Stripe-instrumentpanelen, välj datumintervall, behåll All columns och inkludera de metadatakolumner som du använder (Stripe exporterar varje metadanyckel som en kolumn med namnet <key> (metadata), till exempel orderNo (metadata)). Ladda ner CSV-filen. Både exporter från live-läget och testläget fungerar.

Rader som inte har flyttat några pengar hoppas över vid importen: betalningsförsök som misslyckats, avbrutits eller fortfarande kräver en betalningsmetod, samt transaktioner som aldrig har dragits (captured).

2. Skapa ett bankkonto för Stripe

Varje import hamnar på ett bankkonto. Gå till Bank, klicka på New bank account, välj Type: Stripe (ett Stripe-konto har inget IBAN), ge det till exempel namnet "Stripe", välj den valuta som du fakturerar i och tillhörande bokföringskonto. Stripet-saldot fungerar som ett bankkonto: betalningar kommer in, avgifter går ut och utbetalningar flyttar saldot till din riktiga bank.

3. Skapa importmallen

Gå till Bank → Import templates, klicka på New import template, välj typen Stripe och ge den ett namn.

Fält. Varje kolumn i Stripe-exporten motsvarar en rad. Rutan Required in file anger att kolumnen måste finnas med i den uppladdade filen. Om en obligatorisk kolumn saknas avvisas filen och namnen på de saknade kolumnerna visas. De 19 kolumnerna som börjar med Card … är avmarkerade som standard eftersom Stripe utelämnar dem för vissa konton.

Bokföringskonto. De rader som hanterar pengar (Amount, Fee, Amount Refunded) kan kopplas till ett bokföringskonto, antingen ett befintligt eller ett nytt som skapas utifrån samma rad. Varje transaktion som genereras från ett tilldelat fält bokförs vid importtillfället: inkommande pengar debiterar Stripe-bankot och krediterar det tilldelade kontot, utgående pengar gör det motsatta, och banktransaktionen markeras som matchad mot den verifikationen. Standarduppsättningen är:

Fält	Konto	Effekt
Fee	ett kostnadskonto för PSP-avgifter (6800 i standardkontoplanen)	Varje Stripe-avgift bokförs som en kostnad
Amount	lämna som "Not posted"	Betalningar förblir öppna för fakturamatchning (se steg 5)
Amount Refunded	lämna som "Not posted"	Återbetalningar hanteras via kreditfakturor (se steg 5)

Skapa saknade kunder. Markera detta på raden Customer Email. För varje e-postadress i filen som inte är kopplad till någon motpart sedan tidigare skapas en kund: namn hämtas från Customer Description (eller e-postadressen om fältet är tomt) och adress från kolumnerna Card Address … om de finns tillgängliga. Befintliga motparter känns igen på e-postadress (skiftlägesokänsligt), så ingenting skapas dubbelt.

Skapa motparten Stripe. Markera detta på raden Fee. Importen skapar en leverantör med namnet Stripe en gång (en befintlig motpart med det namnet återanvänds) och registrerar varje avgiftspost i bokföringen med Stripe som motpart, vilket gör att avgiftsbokföringen visar vem som har fått betalt.

Metadatafält. Lägg till en rad per metadanyckel som importen ska läsa, till exempel orderNo. Två inställningar kan aktiveras för dessa rader:

• Create or link invoices – markerar den nyckel som identifierar en order (steg 5). Endast en rad kan ha denna inställning. En momssats för skapade fakturor visas bredvid, samt ett valfritt fält för Catalog item: när detta väljs refererar varje fakturarad som importen skapar till den produkten eller tjänsten, vilket gör att intäkten bokförs på artikelns konto. Radtexten kommer dock fortfarande från betalningen.
• Company flag – markerar en nyckel vars värde indikerar att köparen är ett företag (true, 1, yes, company, business eller b2b). Kunder som skapas från sådana betalningar blir motparter av typen företag, medan övriga blir privatpersoner.

Spara mallen.

4. Importera filen

Gå till Bank, välj Stripe-bankot, mallen och filen, och klicka sedan på Import. Knappen visar en laddningssymbol tills importen är klar. En stor fil kan ta några minuter eftersom fakturor utfärdas en i taget. Resultatsammanfattningen visar hur många transaktioner som importerades, hur många som redan fanns, hur många posteringar som bokfördes och hur många kunder, fakturor och kreditfakturor som skapades. Varningar listar de ordrar som inte kunde bearbetas och varför.

Det är säkert att importera samma fil igen: transaktioner känns igen på Stripe-transaktionssidan (charge ID), kunder på e-postadress och ordrar på sitt metadatavärde.

5. Vad "Create or link invoices" gör

Betalningar och återbetalningar grupperas efter värdet på det valda metadatafältet (ordernumret).

• Om det redan finns en utgående faktura för det värdet – antingen en säljorder vars externa referens matchar värdet eller en faktura vars nummer är samma – matchas betalningarna mot den som inbetalningar.
• Annars skapas en utgående faktura för kunden: en rad per betalning, med betalningens radtext och belopp inklusive moms enligt mallens momssats, med datum från den första betalningen. Fakturan utfärdas och bokförs omedelbart, och betalningarna matchas mot den så att den markeras som betald. En säljorder med kanalen stripe registreras med ordernumret så att nästa import länkar i stället för att skapa nytt.
• Varje återbetalning i gruppen blir en utfärdad kreditfaktura mot den fakturan för det återbetalda beloppet, och återbetalningstransaktionen matchas mot den.

Grupper som saknar kundens e-postadress, har betalningar i olika valutor eller vars befintliga faktura fortfarande är ett utkast eller redan är betald hoppas över och listas bland varningarna. Deras transaktioner förblir omatchade under Bank → Transactions.

Fakturanumren hämtas från det aktuella årets nummerserie även för betalningar som är daterade tidigare år, vilket gör att historiska importer inte krockar med befintliga nummer.

6. De sex valfria fälten längst ner i mallen

De flesta företag lämnar alla sex fälten tomma och importen fungerar exakt likadant. De finns till för två specifika situationer: när du vill att kortreservationer ska registreras som dokument eller när du tar emot pengar som delvis tillhör någon annan.

Varför urvalslistorna ser tomma ut

De tre urvalslistorna för "operation type" (operationstyper) visar de operationstyper som ditt företag har skapat under Account → Operation types. Om du inte har skapat några är listan tom. Det är inget fel; skapa en operationstyp först eller lämna fältet tomt.

Urvalslistan för Lender metadata field visar namnen på de metadatakolumner som du angav i listan Metadatafält högre upp i samma formulär. Lägg till ett metadatafält där först så visas det här.

Etikett för delvis återbetalning och fullständig återbetalning

När importen skapar en kreditfaktura för en återbetalning avgör dessa fält vilken text som skrivs ut överst på kreditfakturans PDF.

Situation	Använt ord	Standard
Återbetalningen är mindre än fakturans totalbelopp	Partial refund label	DEPOZITAS
Återbetalningen är lika med fakturans totalbelopp	Full refund label	ANULIAVIMAS

Ändra endast dessa om ditt företag använder andra termer på sådana dokument. De påverkar varken numrering eller bokföring.

Operationstyp för auktorisation

En kortauktorisation är pengar som har reserverats på en kunds kort men som du ännu inte har dragit. I Stripe-exporten har dessa rader Captured satt till false. Importen ignorerar normalt dessa eftersom inga pengar har flyttats.

Om du fyller i det här fältet omvandlas varje sådan rad till ett utfärdat säljokument där den angivna operationstypen och dess tillhörande dokument serie används. Om du lämnar fältet tomt hoppas raderna över och importresultatet visar varningen "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Om du inte vet med säkerhet att din verksamhet måste visa reservationer som dokument kan du lämna fältet tomt.

Operationstyp för utbetalning, operationstyp för provision och metadatafält för långivare

Hoppa över det här avsnittet helt om inte din verksamhet samlar in pengar som tillhör någon annan, till exempel en marknadsplats som betalar ut till säljare eller en plattform som betalar ut till långivare. En vanlig e-handelsbutik fyller aldrig i dessa fält.

Stripe redovisar detta i två filer. Betalningsexporten (payments) visar vad varje kund har betalat. En separat överföringsexport (transfers) visar hur mycket av detta som du har fört vidare till den andra parten. Importen behöver båda filerna för att räkna ut vad du har behållit.

Under Bank visar importformuläret en filruta för Stripe transfers export så snart det finns minst en Stripe-mall. Välj överföringsfilen där bredvid betalningsfilen. Via API:et motsvarar detta fältet transfersCsv i bank/statements/import.

När båda filerna finns med gäller följande:

Fält	Vad det gör
Payout operation type	För varje överföring till den andra parten skapas en bokföringspost för det överförda beloppet. Debet- och kreditkonton hämtas från denna operationstyp. Om fältet lämnas tomt används i stället konteringsreglerna för säljare- och leverantörsskulder.
Commission operation type	Den del som du behåller, beräknad som betalningsbeloppet minus Stripe-avgiften minus det utbetalda beloppet, och bokförs endast när detta belopp är större än noll. Konton hämtas från denna operationstyp, eller i annat fall från konteringsreglerna för säljare- och provisionsintäkter.
Lender metadata field	Namnet på den Stripe-metadatakolumn som anger vem pengarna gick till. En motpart med det värdet skapas (eller återanvänds om den redan finns) och sätts på båda posterna ovan. Om fältet lämnas tomt, eller om en rad saknar värdet, visas varningen "lender not identified" och posten bokförs utan motpart.

Om båda fälten för operationstyp lämnas tomma skapas inga överförings- eller provisionsposter alls, oavsett vilka övriga inställningar som är gjorda.

7. Utbetalningar till din bank

Betalningsexporten innehåller inga utbetalningsrader, så de pengar som Stripe skickar till din riktiga bank bokförs från utbetalningsrapporten i stället. Öppna Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized i Stripe-instrumentpanelen, ladda ner den och importera den under Bank → Settlements till ditt riktiga bankkonto, och bokför sedan varje utbetalning.

För varje utbetalningsrad vars betalning, avgift eller återbetalning redan har lagts in på Stripe-bankot av denna import flyttar bokföringen radens nettobelopp från Stripe-bankot till det riktiga bankot. Avgifter och fakturabetalningar bokförs inte en gång till. Rader som Stripe har betalat ut men som importen aldrig har sett bokförs enligt beskrivningen i Bank- och betalningsimporter.

Varje utbetalning visar Difference to imported payments: det belopp som utbetalningen flyttade minus det som Stripe-bankot håller för samma betalningar och återbetalningar. Noll betyder att utbetalningen stämmer av Stripe-kontot. En rad med en differens, eller med en transaktion på Stripe-kontot som fortfarande är obokförd, räknas med under Lines to check. Betalningsexporten innehåller endast den totala återbetalningen per transaktion, så alla återbetalningsrader för en viss transaktion jämförs gemensamt mot den summan.

Om en utbetalning bokfördes innan betalningsfilen importerades hoppas betalningarna, avgifterna och återbetalningarna för den utbetalningen över och nämns i varningarna.

8. Var du hittar informationen efteråt

• Bank → Transactions – alla importerade transaktioner; matchade transaktioner länkar till fakturan eller verifikationen.
• Invoices – skapade fakturor och kreditfakturor, med ordernumret i anteckningarna.
• Partners – skapade kunder.
• Ledger → Journal – verifikationerna för avgifter, betalningar och fakturor.

Fakturering

Filer upp till 10 MB och 50 000 transaktioner. Var tionde importerad transaktion räknas som en API-förfrågan.