Import fra Stripe

Denne guiden dekker filimport av Stripe-betalinger ved hjelp av en importmal: hva som skal eksporteres, hvordan du setter opp malen, og hva importen oppretter. API-detaljene finner du i Bank- og betalingsimport.

1. Eksporter betalingsfilen fra Stripe

I Stripe-kontrollpanelet åpner du Payments → Export, velger datoperiode, beholder All columns, og tar med metadata-kolonnene du bruker (Stripe eksporterer hver metadatanøkkel som en kolonne med navnet <key> (metadata), for eksempel orderNo (metadata)). Last ned CSV-filen. Både eksport fra live- og testmodus fungerer.

Rader som ikke har beveget noen penger, hoppes over ved import: betalingsforsøk som mislyktes, ble kansellert eller fremdeles krever en betalingsmåte, samt belastninger som aldri ble godkjent (captured).

2. Opprett en bankkonto for Stripe

Hver import havner på en bankkonto. Under Bank trykker du på New bank account, velger Type: Stripe (en Stripe-konto har ingen IBAN), gir den for eksempel navnet "Stripe", velger valutaen du belaster i, og tilhørende hovedbokskonto. Stripe-saldoen oppfører seg som en bankkonto: betalinger kommer inn, gebyrer går ut, og utbetalinger flytter saldoen til din reelle bank.

3. Opprett importmalen

Under Bank → Import templates trykker du på New import template, velger type Stripe og gir den et navn.

Felt (Fields). Hver kolonne i Stripe-eksporten er en rad. Feltet Required in file angir at kolonnen må finnes i den opplastede filen; en fil som mangler en obligatorisk kolonne, avvises, og de manglende navnene vises. De 19 Card …-kolonnene er som standard ikke avkrysset fordi Stripe utelater dem for enkelte kontoer.

Hovedbokskonto (Ledger account). Radene som flytter på penger – Amount, Fee, Amount Refunded – kan tilordnes en hovedbokskonto, enten en eksisterende eller en ny som opprettes fra samme rad. Hver bevegelse som genereres fra et tilordnet felt, bokføres ved importtidspunktet: penger inn debiterer Stripe-bankkontoen og krediterer den tilordnede kontoen, penger ut gjør det motsatte, og banktransaksjonen markeres som avstemt mot det aktuelle bilaget. Standardoppsettet er:

Felt	Konto	Effekt
Fee	en utgiftskonto for PSP-gebyr (6800 i standardkontoplanen)	Hvert Stripe-gebyr bokføres som en kostnad
Amount	la stå som "Not posted"	Belastninger forblir åpne for fakturaavstemming (se trinn 5)
Amount Refunded	la stå som "Not posted"	Refusjoner håndteres gjennom kreditnotaer (se trinn 5)

Opprett manglende kunder (Create missing customers). Kryss av for dette på raden Customer Email. For hver e-postadresse i filen som ikke er knyttet til en part fra før, opprettes en kunde: navn hentes fra Customer Description (e-postadressen hvis den er tom), og adresse hentes fra Card Address …-kolonnene hvis de finnes. Eksisterende parter gjenkjennes på e-postadresse uavhengig av store og små bokstaver, slik at ingenting opprettes dobbelt.

Opprett part Stripe (Create partner Stripe). Kryss av for dette på raden Fee. Importen oppretter en leverandørpart med navnet Stripe én gang (en eksisterende part med det navnet gjenbrukes) og registrerer hver gebyrføring i journalen med Stripe som part, slik at gebyrbokføringene viser hvem som ble betalt.

Metadatafelt (Metadata fields). Legg til én rad per metadatanøkkel du vil at importen skal lese, for eksempel orderNo. To flagg kan settes på disse radene:

• Opprett eller knytt til fakturaer (Create or link invoices) – markerer nøkkelen som identifiserer en ordre (trinn 5). Bare én rad kan ha dette flagget. En mva-sats for opprettede fakturaer vises ved siden av, og et valgfritt Katalogelement (Catalog item): når dette velges, refererer hver fakturalinje som importen oppretter, til det produktet eller tjenesten, slik at omsetningen bokføres på varens konto; linjeteksten kommer fremdeles fra belastningen.
• Selskapsflagg (Company flag) – markerer en nøkkel hvis verdi angir at kjøperen er et foretak (true, 1, yes, company, business eller b2b). Kunder som opprettes fra slike belastninger, blir parter av typen bedrift; alle andre blir personer.

Lagre malen.

4. Importer filen

Under Bank velger du Stripe-bankkontoen, malen og filen, og trykker deretter på Import. Knappen viser en lastesirkel til importen er ferdig; en stor fil kan ta flere minutter fordi fakturaer utstedes én etter én. Resultatlinjen rapporterer hvor mange transaksjoner som ble importert, hvor mange som fantes fra før, hvor mange bevegelser som ble bokført, og hvor mange kunder, fakturaer og kreditnotaer som ble opprettet. Advarsler lister opp ordrene som ikke kunne behandles, og årsaken til det.

Å importere den samme filen på nytt er trygt: transaksjoner gjenkjennes på Stripe-transaksjons-ID-en (charge id), kunder på e-postadresse, og ordrer på metadaverdien deres.

5. Hva "Opprett eller knytt til fakturaer" (Create or link invoices) gjør

Belastninger og refusjoner grupperes etter verdien til det valgte metadatafeltet (ordrenummeret).

• Hvis det allerede finnes en salgsfaktura for den verdien – en salgsordre der ekstern referanse er den verdien, eller en faktura med det nummeret – avstemmes belastningene mot den som innbetalinger.
• Ellers opprettes det en salgsfaktura for kunden: én linje per belastning, med belastningens linjetekst og beløp inkludert mva basert på malens mva-sats, med dato fra den første belastningen. Den utstedes og bokføres umiddelbart, og belastningene avstemmes mot den, slik at den vises som betalt. En salgsordre med salgskanal stripe registreres med ordrenummeret, slik at neste import knytter til i stedet for å opprette.
• Hver refusjon i gruppen blir til en utstedt kreditnotá mot den fakturaen for det refunderte beløpet, og refusjonstransaksjonen avstemmes mot den.

Grupper uten kundeepost, med belastninger i forskjellige valutaer, eller der den eksisterende fakturaen fremdeles er et utkast eller allerede er betalt, hoppes over og listes opp i advarslene. Transaksjonene deres forblir uavstemte under Bank → Transactions.

Fakturanumre hentes fra inneværende års serie selv for belastninger datert i tidligere år, slik at historiske importlister ikke kolliderer med eksisterende numre.

6. De seks valgfrie feltene nederst i malen

De fleste selskaper lar alle de seks feltene stå tomme, og importen fungerer nøyaktig på samme måte. De finnes for to spesifikke situasjoner: du ønsker at kortreserveringer skal registreres som bilag, eller du krever inn penger som delvis tilhører noen andre.

Hvorfor nedtrekksmenyene ser tomme ut

De tre nedtrekksmenyene for "operasjonstype" viser operasjonstypene selskapet ditt har opprettet under Account → Operation types. Hvis du ikke har opprettet noen, vil nedtrekksmenyen være tom. Det er ingen feil; opprett en operasjonstype først, eller la feltet stå tomt.

Nedtrekksmenyen for Lender metadata field viser navnene på metadatakolonnene du skrev inn i listen Metadata fields lenger opp i det samme skjemaet. Legg til et metadatafelt der først, så dukker det opp her.

Tekst for delvis refusjon og Tekst for full refusjon (Partial refund label og Full refund label)

Når importen oppretter en kreditnota for en refusjon, angir disse ordene som skrives ut øverst på PDF-en til den kreditnotaen.

Situasjon	Brukt ord	Standard
Refusjonen er mindre enn fakturatotalen	Tekst for delvis refusjon	DEPOZITAS
Refusjonen er lik fakturatotalen	Tekst for full refusjon	ANULIAVIMAS

Endre disse bare hvis bedriften din skriver ut andre ord på slike dokumenter. De påvirker ikke nummereringen og har ingen innvirkning på regnskapet.

Godkjenningsoperasjonstype (Authorization operation type)

En kortgodkjenning (autorisasjon) er penger som er reservert på kundens kort uten at du har trukket dem ennå. I Stripe-eksporten har disse radene Captured satt til false. Importen ignorerer dem vanligvis fordi ingen penger har skiftet eier.

Fyll ut dette feltet, og hver slik rad blir til et utstedt salgsbilag ved hjelp av denne operasjonstypen og bilagsserien som operasjonstypen peker på. La feltet stå tomt, og disse radene hoppes over, mens importresultatet viser advarselen "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Hvis du ikke allerede vet at virksomheten din må vise reserveringer som bilag, kan du la feltet stå tomt.

Utbetalingsoperasjonstype, provisjonsoperasjonstype og långivers metadatafelt (Payout operation type, Commission operation type og Lender metadata field)

Hopp over denne delen med mindre virksomheten din krever inn penger som tilhører noen andre – en markedsplass som betaler ut til selgere, eller en plattform som betaler ut til långivere. En vanlig butikk fyller aldri ut disse.

Stripe forteller denne historien i to filer. Betalingseksporten (payments) viser hva hver enkelt kunde betalte. En egen overføringseksport (transfers) viser hvor mye av dette du sendte videre til den andre parten. Importen trenger begge for å regne ut hva du beholdt.

Under Bank viser importskjemaet et filfelt for Stripe transfers export når minst én Stripe-mal finnes; velg overføringsfilen der ved siden av betalingsfilen. Via API-et er dette feltet transfersCsv i bank/statements/import.

Når begge filene er til stede:

Felt	Hva det gjør
Payout operation type	For hver overføring til den andre parten bokføres én hovedbokføring for det overførte beløpet. Debet- og kreditkontoene hentes fra denne operasjonstypen. Hvis feltet står tomt, brukes bokføringsreglene for leverandørgjeld til selger og leverandør i stedet.
Commission operation type	Den delen du beholder, beregnet som beløpet minus Stripe-gebyret minus det uttransporterte beløpet, og bokføres bare når dette beløpet er større enn null. Kontoer hentes fra denne operasjonstypen, ellers fra bokføringsreglene for selgergjeld og provisjonsinntekt.
Lender metadata field	Navnet på Stripe-metadatakolonnen som angir hvem pengene gikk til. En part med den verdien opprettes, eller gjenbrukes hvis den finnes, og settes på begge posteringene ovenfor. Hvis feltet står tomt, eller for rader som mangler verdien, gis advarselen "lender not identified", og posteringen opprettes uten part.

Hvis begge operasjonstypefeltene står tomme, blir det overhodet ikke skrevet noen overførings- eller provisjonsposteringer, uavhengig av hva som ellers er satt.

7. Utbetalinger til banken din

Betalingseksporten inneholder ingen utbetalingsrader, så pengene Stripe sender til din reelle bank, bokføres fra utbetalingsrapporten i stedet. I Stripe-kontrollpanelet åpner du Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, laster den ned, og importerer den under Bank → Settlements til din reelle bankkonto, og bokfører deretter hver utbetaling.

For hver utbetalingslinje der denne importen allerede har plassert belastning, gebyr eller refusjon på Stripe-bankkontoen, flytter bokføringen linjens nettobeløp fra Stripe-bankkontoen til den reelle bankkontoen. Gebyrer og fakturabetalinger bokføres ikke en gang til. Linjer som Stripe har betalt ut, og som denne importen aldri så, bokføres som beskrevet i Bank- og betalingsimport.

Hver utbetaling viser Difference to imported payments: det utbetalingen flyttet minus det Stripe-bankkontoen inneholder for de samme belastningene og refusjonene. Null betyr at utbetalingen gjør opp Stripe-kontoen. En linje med differanse, eller med en bevegelse på Stripe-kontoen som fremdeles er ubokført, telles med under Lines to check. Betalingseksporten inneholder bare totalt refundert beløp per belastning, så alle refusjonslinjer for én belastning sammenlignes samlet mot denne totalen.

Hvis en utbetaling ble bokført før betalingsfilen ble importert, hopper importen over belastningene, gebyrene og refusjonene for den utbetalingen og lister den opp i advarslene.

8. Hvor du skal sjekke etterpå

• Bank → Transactions – alle importerte bevegelser; avstemte bevegelser knyttes til fakturaen eller bilaget.
• Invoices – opprettede fakturaer og kreditnotaer, med ordrenummeret i merknadene.
• Partners – opprettede kunder.
• Ledger → Journal – bokføringen for gebyrer, betalinger og fakturaer.

Fakturering

Filer på opptil 10 MB og 50 000 bevegelser. Hver tiende importerte bevegelse teller som én API-forespørsel.