Τι είναι το σχέδιο λογαριασμού; Με παραδείγματα προτύπων για την ΕΕ και τη Λιθουανία

Το σχέδιο λογαριασμών είναι ο κατάλογος όλων των λογαριασμών στους οποίους μπορούν να καταχωριστούν εγγραφές στα βιβλία μιας εταιρείας - το λεξιλόγιο του καθολικού (ledger). Κάθε εγγραφή στη διπλογραφική μέθοδο κατονομάζει λογαριασμούς από αυτόν τον κατάλογο και κανέναν άλλον, επομένως το σχέδιο καθορίζει ποιες ερωτήσεις θα μπορούν να απαντήσουν τα βιβλία στο μέλλον. Αν είναι υπερβολικά γενικό, τα «έξοδα διοικητικής λειτουργίας» κρύβουν τα πάντα· αν είναι υπερβολικά λεπτομερές, οι λογιστές περνούν τη μέρα τους επιλέγοντας ανάμεσα σε σχεδόν πανομοιότυπους λογαριασμούς.

Δομή: κωδικοί, τύποι, ιεραρχία

Ένα σχέδιο λογαριασμών αποτελείται από τρία δομικά στοιχεία:

• Κωδικοί. Σε κάθε λογαριασμό αποδίδεται ένας αριθμός του οποίου τα ψηφία κωδικοποιούν τη θέση του: στο λιθουανικό σχέδιο, ο κωδικός 2410 ξεκινά με το 2 (κυκλοφορούν ενεργητικό), βρίσκεται υπό το 24 (απαιτήσεις εντός ενός έτους) και αντιστοιχεί στον λογαριασμό εμπορικών απαιτήσεων. Οι κωδικοί καθιστούν τους λογαριασμούς ταξινομήσιμους, ομαδοποιήσιμους και απαλλαγμένους από ασάφειες σε διαφορετικά συστήματα και γλώσσες.
• Τύποι. Κάθε λογαριασμός είναι λογαριασμός ενεργητικού, παθητικού, καθαρής θέσης (equity), εσόδων ή εξόδων. Ο τύπος καθορίζει το φυσιολογικό του υπόλοιπο (βλ. χρεώσεις και πιστώσεις) και σε ποια κατάσταση εμφανίζεται: τα τρία πρώτα συνθέτουν τον ισολογισμό, ενώ τα δύο τελευταία την κατάσταση αποτελεσμάτων (P&L).
• Ιεραρχία. Οι λογαριασμοί σχηματίζουν μια δενδρική δομή. Οι συνοπτικοί λογαριασμοί (2 κυκλοφορούν ενεργητικό, 24 απαιτήσεις) υπάρχουν για λόγους ομαδοποίησης και αναφοράς· μόνο οι λογαριασμοί-φύλλα (leaf accounts) δέχονται καταχωρίσεις (postable). Η καταχώριση σε έναν συνοπτικό λογαριασμό αποτελεί κλασικό σφάλμα ποιότητας δεδομένων - ένα καλό σύστημα την απορρίπτει κατηγορηματικά.

Ένα σχέδιο, πολλές χώρες

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο, πανευρωπαϊκό σχέδιο λογαριασμών. Η Ευρωπαϊκή Οδηγία για τη Λογιστική (2013/34/ΕΕ) ορίζει τις μορφές των οικονομικών καταστάσεων - τι πρέπει να εμφανίζουν ο ισολογισμός και η κατάσταση αποτελεσμάτων -, αλλά κάθε κράτος-μέλος αποφασίζει πώς τα σχέδια λογαριασμών οδηγούν σε αυτές:

• Γαλλία: Επιβάλλει ένα εθνικό σχέδιο (το Plan Comptable Général) - οι αριθμοί των λογαριασμών καθορίζονται νομοθετικά.
• Γερμανία: Δεν διαθέτει νομικά κατοχυρωμένο σχέδιο, αλλά σχεδόν όλοι χρησιμοποιούν ένα από τα τυπικά πλαίσια (SKR03 ή SKR04) που έγιναν δημοφιλή μέσω του οικοσυστήματος της DATEV.
• Ρουμανία: Επιβάλλει το Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): οι κωδικοί των συνθετικών και αναλυτικών λογαριασμών καθορίζονται νομοθετικά, και το αρχείο SAF-T της ANAF (D406) δέχεται αποκλειστικά αυτούς τους κωδικούς.
• Λιθουανία: Δημοσιεύει ένα προτεινόμενο τυπικό σχέδιο εναρμονισμένο με τα Λιθουανικά Επιχειρηματικά Λογιστικά Πρότυπα (VAS). Δεν είναι υποχρεωτικό ανά λογαριασμό, αλλά η πρακτική έχει συγκεντρώθεί γύρω από αυτό: λογιστές, ελεγκτές και η VMI (Φορολογική Αρχή Λιθουανίας) κατανοούν άπταιστα αυτούς τους κωδικούς.
• Αλλού το πρότυπο επαναλαμβάνεται: μια εθνική σύμβαση, άλλοτε δεσμευτική και άλλοτε de facto.

Η πρακτική συνέπεια είναι ότι τα σχέδια λογαριασμών αποτελούν ζήτημα τοπικής προσαρμογής (localization). Το λογισμικό που ενσωματώνει σκληροκωδικοποιημένο (hard-coded) το σχέδιο μιας χώρας εξάγει το λάθος λεξιλόγιο παντού αλλού.

Το λιθουανικό τυπικό σχέδιο σε περίληψη

Έξι κλάσεις, ένα ψηφίο η καθεμία:

Κλάση	Περιεχόμενα	Τύπος
1	Ilgalaikis turtas - πάγιο ενεργητικό (non-current assets)	Ενεργητικό (Asset)
2	Trumpalaikis turtas - κυκλοφορούν ενεργητικό (current assets)	Ενεργητικό (Asset)
3	Nuosavas kapitalas - καθαρή θέση (equity)	Καθαρή θέση (Equity)
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - υποχρεώσεις (liabilities)	Παθητικό (Liability)
5	Pajamos - έσοδα (income)	Έσοδα (Income)
6	Sąnaudos - έξοδα (expenses)	Έξοδα (Expense)

Ορισμένοι ενεργοί λογαριασμοί από τη μέση του δέντρου:

Κωδικός	Όνομα	Τι καταχωρίζεται εδώ
1220	Mašinos ir įranga	Εξοπλισμός σε κόστος κτήσης
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Συσσωρευμένες αποσβέσεις (αντιλογιστικός λογαριασμός)
2410	Pirkėjų skolos	Τιμολόγια πελατών - εμπορικές απαιτήσεις
2441	Gautinas PVM	ΦΠΑ εισροών επί αγορών
2710	Sąskaitos bankuose	Τραπεζικοί λογαριασμοί
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Κέρδη ή ζημίες τρέχουσας χρήσης
4430	Skolos tiekėjams	Τιμολόγια προμηθευτών - εμπορικές υποχρεώσεις
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Πληρωτέες καθαρές αποδοχές
4492	Mokėtinas PVM	ΦΠΑ εκροών οφειλόμενος στη VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Έσοδα από παροχή υπηρεσιών
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Έξοδα μισθοδοσίας

Διαβάζετε έναν κωδικό και γνωρίζετε τη γραμμή της κατάστασης που τροφοδοτεί: οτιδήποτε βρίσκεται κάτω από το 1 και το 2 αποτελεί γραμμή ενεργητικού, ενώ το 5 μείον το 6 δίνει το προ φόρων κέρδος της περιόδου προτού μεταφερθεί στον λογαριασμό 3420. Αυτή είναι η ιδιότητα την οποία βελτιστοποιεί ένα καλό σχέδιο λογαριασμών - η αντιστοίχιση από το καθολικό στις νόμιμες οικονομικές καταστάσεις καθίσταται μηχανική.

Σχεδιασμός και επέκταση ενός σχεδίου

Βασικοί κανόνες που ισχύουν σε όλες τις χώρες:

1. Ξεκινήστε από το εθνικό πρότυπο και όχι από το μηδέν. Το πρότυπο ταιριάζει ήδη με τη μορφή των νόμιμων οικονομικών καταστάσεων και τις προσδοκίες του λογιστή σας. Εφεύρετε κάτι νέο μόνο όπου η επιχείρησή σας διαφέρει ουσιαστικά.
2. Προσθέστε λογαριασμούς για διακρίσεις που αναφέρετε στις αναφορές και διαστάσεις για τα υπόλοιπα. Τα έσοδα ανά χώρα ή γραμμή προϊόντων ανήκουν συνήθως σε αναλυτικές διαστάσεις (κέντρα κόστους, έργα) και όχι σε είκοσι πανομοιότυπους λογαριασμούς εσόδων.
3. Αφήστε κενά στην αρίθμηση. 5000, 5001, 5200 - αφήστε περιθώριο για προσθήκες χωρίς να χρειάζεται ανααρίθμηση.
4. Μην επαναχρησιμοποιείτε ποτέ έναν λογαριασμό. Ένας λογαριασμός που σήμαινε «συνδρομές λογισμικού» έως τον Μάρτιο και «συμβουλευτικές υπηρεσίες» στη συνέχεια καθιστά κάθε ετήσια σύγκριση λανθασμένη χωρίς προειδοποίηση. Προσθέστε νέο λογαριασμό και σταματήστε να καταχωρίζετε στον παλιό.

Το σχέδιο λογαριασμών ως αντικείμενο API

Στο Nordlet, το σχέδιο λογαριασμών είναι δεδομένα και όχι αρχεία διαμόρφωσης. Μια νέα εταιρεία προετοιμάζεται με το σχέδιο της χώρας της: μια εταιρεία εγγεγραμμένη στη Ρουμανία λαμβάνει το γενικό ρουμανικό σχέδιο (OMFP 1802/2014) με ρουμανικά ονόματα και τους αναλυτικούς λογαριασμούς που αναμένει η ANAF (4111 πελάτες, 401 προμηθευτές, 4426/4427 ΦΠΑ, 5121 τράπεζα, 5311 ταμείο, 421/431/436/444 μισθοδοσία), μια εταιρεία εγγεγραμμένη στην Εσθονία λαμβάνει το προεπιλεγμένο σχέδιο του e-arveldaja, του λογιστικού λογισμικού του Κέντρου Μητρώων και Πληροφοριακών Συστημάτων, με εσθονικά ονόματα (1210 πελάτες, 2310 προμηθευτές, 1510/2511 ΦΠΑ, 1020 τράπεζα, 1010 ταμείο, 2610/2520/2530/2550 μισθοδοσία), και κάθε άλλη εταιρεία το τυπικό λιθουανικό σχέδιο - κωδικοί, ονόματα, τύποι, ιεραρχία και σημαίες δυνατότητας καταχώρισης (postability flags) - έτοιμο για καταχωρίσεις. Οι προεπιλεγμένοι λογαριασμοί καταχώρισης ακολουθούν το ίδιο σχέδιο: μια ρουμανική πώληση καταχωρίζεται ως X 4111 / Π 704 ή 707 / Π 4427, ενώ μια εσθονική ως X 1210 / Π 3100 ή 3200 / Π 2511. Το σχέδιο παραμένει αυτό με το οποίο δημιουργήθηκε η εταιρεία· η εντολή POST /v1/ledger/accounts/apply-template το εφαρμόζει εκ νέου. Μια εταιρεία εγγεγραμμένη στη Ρουμανία ή την Εσθονία που ρυθμίστηκε με το λιθουανικό σχέδιο μπορεί να μεταβεί στο σχέδιο της χώρας της με την εντολή POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (το κουμπί εναλλαγής στην ενότητα Καθολικό → Σχέδιο λογαριασμών) εφόσον δεν έχει γίνει ακόμη καμία καταχώριση, δεν έχει δημιουργηθεί κανένας λογαριασμός χειροκίνητα και καμία ρύθμιση δεν αναφέρεται σε λογαριασμό που λείπει από το νέο σχέδιο· διαφορετικά, το αίτημα απορρίπτεται με την αντίστοιχη αιτιολόγηση. Οι εντολές POST /v1/ledger/accounts/create και /accounts/update το επεκτείνουν. Κάθε λογαριασμός φέρει τον τύπο του και τη σημαία isPostable, και το API του καθολικού επιβάλλει και τα δύο: εγγραφές που κατονομάζουν έναν μη καταχωρίσιμο συνοπτικό λογαριασμό ή έναν άγνωστο κωδικό απορρίπτονται. Ο ίδιος έλεγχος καλύπτει τις αυτόματες καταχωρίσεις και τις ρυθμίσεις που τις τροφοδοτούν - οι κανόνες καταχώρισης, ο λογαριασμός καθολικού ενός τραπεζικού λογαριασμού, οι λογαριασμοί ειδών και οι τύποι πράξεων απορρίπτουν έναν συνοπτικό λογαριασμό κατά την αποθήκευση, επιστρέφοντας σφάλμα 422. Οι αναφορές - ισοζύγιο, οικονομικές καταστάσεις - ομαδοποιούνται κατά τις κλάσεις του σχεδίου που χρησιμοποιεί η εταιρεία (στο ρουμανικό σχέδιο: 1 κεφάλαιο, 2 πάγια στοιχεία με τις αποσβέσεις τους 28x/29x και τις απομειώσεις, 3 αποθέματα, 4 τρίτοι, 5 ταμειακά διαθέσιμα, 6 έξοδα κατ' είδη, 7 έσοδα· στο εσθονικό σχέδιο: 1 στοιχεία ενεργητικού, 21-28 υποχρεώσεις, 29 καθαρή θέση, 31-36 κύκλος εργασιών, 4 αγαθά, υλικά και υπηρεσίες, 5 λοιπά λειτουργικά έξοδα, 6 έξοδα προσωπικού, 7 αποσβέσεις και λοιπά λειτουργικά έξοδα, 8 χρηματοοικονομικά στοιχεία και 8900 φόρος εισοδήματος), οπότε η νόμιμη αντιστοίχιση παραμένει μηχανική. Ανατρέξτε στον οδηγό ξεκινήματος για το πού εντάσσεται η εφαρμογή του προτύπου στη ρύθμιση της εταιρείας.

FAQ

Τι είναι ένα σχέδιο λογαριασμών με απλά λόγια;

Ο πλήρης κατάλογος των λογαριασμών στους οποίους μπορεί να καταχωρίζει εγγραφές το λογιστήριο μιας εταιρείας - καθένας με έναν κωδικό, ένα όνομα και έναν τύπο. Ορίζει το λεξιλόγιο του καθολικού: εάν μια διάκριση δεν υπάρχει στο σχέδιο (ή σε μια αναλυτική διάσταση), τα βιβλία δεν μπορούν να την εκφράσουν.

Υπάρχει ένα τυπικό σχέδιο λογαριασμών για ολόκληρη την ΕΕ;

Όχι. Η ΕΕ εναρμονίζει τις μορφές των οικονομικών καταστάσεων και όχι την αρίθμηση των λογαριασμών. Η Γαλλία επιβάλλει ένα εθνικό σχέδιο, η Γερμανία λειτουργεί με de facto πρότυπα (SKR03/04), ενώ η Λιθουανία δημοσιεύει ένα προτεινόμενο σχέδιο εναρμονισμένο με τα VAS, το οποίο η πρακτική αντιμετωπίζει ως τυπικό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ καταχωρίσιμων και συνοπτικών λογαριασμών;

Οι συνοπτικοί λογαριασμοί υπάρχουν για την ομαδοποίηση και την εξαγωγή υποσυνόλων - κλάση 2, ομάδα 24 - και οι εγγραφές δεν καταχωρίζονται ποτέ απευθείας σε αυτούς. Οι καταχωρίσιμοι λογαριασμοί είναι τα φύλλα του δέντρου όπου προσγειώνονται οι πραγματικές χρεώσεις και πιστώσεις. Η επιβολή αυτού του κανόνα στο λογισμικό αποτρέπει την απόκλιση μεταξύ αναφορών και καταχωρίσεων.

Πόσους λογαριασμούς πρέπει να διαθέτει μια μικρή εταιρεία;

Λιγότερους από όσους νομίζετε - το ενεργό σύνολο λογαριασμών μιας μικρής εταιρείας παροχής υπηρεσιών είναι συχνά 30–60 λογαριασμοί. Προσθέστε έναν λογαριασμό όταν χρειάζεστε τη διάκριση στις οικονομικές καταστάσεις ή στις φορολογικές δηλώσεις· χρησιμοποιήστε κέντρα κόστους ή έργα για αναλύσεις διαχείρισης.

Μπορώ να αλλάξω το σχέδιο λογαριασμών μου αργότερα;

Μπορείτε να προσθέτετε ελεύθερα νέους λογαριασμούς και να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τους παλιούς. Η μετονομασία ή η επαναχρησιμοποίηση ενός λογαριασμού στη μέση μιας περιόδου είναι το λάθος που πρέπει να αποφύγετε - οι συγκρίσεις προηγούμενων περιόδων διατηρούν το υπόλοιπο του λογαριασμού αλλά χάνουν το νόημά του. Προσθέστε νέους, θέστε τους παλιούς σε αχρησία.