Cadard Ceannaigh (Purchase Order)? PO vs Sonrasc agus an Comhoiriúnú Trí-Bhealach

Is é an ceardard ceannaigh (purchase order) an doiciméad a eisíonn tú chuig soláthraí ag rá cad atá ar mian leat a cheannach, cén praghas, cén chainníocht, agus cathain ba chóir é a sheachadadh. Doiciméad an cheannaitheora é; is doiciméad an díoltóra é an sonrasc. Má thuigtear an difear sin, mínítear formhór an mhéid a leanann.

Is é an aidhm atá leis ná cinneadh ceannaigh a dhéanamh soiléir sula dtarlaíonn gealltanas airgid, seachas é a aimsiú nuair a thagann sonrasc.

PO vs sonrasc

	Ordú ceannaigh	Sonrasc
Eisithe ag	Ceannaitheoir	Díoltóir
Deir sé	"Aontaímid é seo a cheannach"	"Tá fiach orainn as seo"
Tréimhse	Roimh an seachadadh	Ag an seachadadh nó ina dhiaidh
Éifeacht chuntasaíochta	Gan aon cheann	Aithnítear an caiteachas agus an méid atá le híoc
Ceangaltas	Gealltanas ceannaigh	Éileamh dlíthiúil ar íocaíocht

Is é an "gan aon cheann" sin an pointe nach dtugann an chuid is mó de na míniúcháin faoi deara. Cruthaíonn ordú ceannaigh gealltanas, ní dliteanas. Níor fuarthas aon ní, níor thabhaíodh aon chaiteachas, agus ní fheictear aon ní sa mórleabhar (general ledger) - mar, faoi chuntasaíocht an accrual, eascraíonn an caiteachas nuair a fhaightear na hearraí nó na seirbhísí, ní nuair a ordófar iad.

Tá tábhacht fós le gealltanais don bhainistíocht: is airgead a imíonn 40,000 € d'orduithe oscailte, agus ní mór do shealbhóirí buiséid é a fheiceáil. Ach baineann sé le tuairisciú gealltanas, ní leis an gclár chothromaíochta (balance sheet).

Slabhra na doiciméad

Ginimid trí doiciméad in ord nuair a dhéantar ceannach rialaithe:

1. Ordú ceannaigh - an rud a d'aontaíomar a cheannach. Eisithe agus formheasaithe sula dtarlaíonn aon ní.
2. Admháil earraí (goods receipt) - an méid a tháinig i láthair i ndáiríre, taifeadta tráth an seachadadh ag an duine a fuair é.
3. Sonrasc soláthraí - an méid atá á ghearradh orainn.

Freagraíonn gach ceann acu ceist éagsúil, agus tagann an luach as iad a chur i gcomparáid le chéile.

An comhoiriúnú trí-bhealach (three-way match)

Nuair a chuirtear na trí dhoiciméad le chéile, éiríonn ceithre botún costasacha sofheicthe sula ndéantar an íocaíocht:

• Sonrascadh gan ordú riamh - ceannach neamhúdaraithe, nó sonrasc duine eile.
• Sonrascadh ach gan iad a fháil riamh - íocaíocht as earraí nár tháinig.
• Sonrascadh ar mhéid níos mó ná mar a fuarthas - ró-mhuirear cainníochta, nó seachadadh páirteach curtha ar an mbille go hiomlán.
• Sonrascadh ar an phraghas mhearbhaill - praghas liosta seachas an praghas a comhaontaíodh, nó méadú ciúin.

Má aontaíonn na trí dhoiciméad laistigh den lamháltas, is féidir an sonrasc a fhaomhadh le haghaidh íocaíochta go huathoibríoch. Mura n-aontaíonn siad, is é an neamhréir féin an t-item athbhreithnithe - rud atá i bhfad níos úsáideáidí ná iarraidh ar dhuine gach sonrasc a scrúdú le súil agus a bheith súil le maith.

Cuireann Nordlet an comhoiriúnú i bhfeidhm. Glacann POST /v1/purchases/invoices/match le sonrasc atá nasctha le hordú ceannaigh agus le priceTolerancePercent, ansin déanann sé comparáid líne ar líne, ag tabhairt breithiúnais ar gach líne:

Breithiúnas	Ciall
matched	Aontaíonn an t-ordú, an admháil agus an sonrasc laistigh den lamháltas
not_on_order	Níl aon líne oiriúnach ag baint leis an líne sonrasc
not_received	Sonrascaithe, ach níor fuarthas aon ní in aghaidh na líne sin
over_invoiced	Sáraíonn an chainníocht sonrascaithe an méid a fuarthas
price_mismatch	Tá an praghas aonaid difriúil ón ordú níos mó ná an lamháltas

Is é matched breithiúnas iomlán an bhaits amháin má aontaíonn gach líne. Tugann gach ród cainníochtaí ordaithe, faighte agus sonrascaithe mar aon leis an dá phraghas aonaid agus an céatadán éagsúlachta, ionas go gcainníochtaítear an neamhréir seachas í a chur in iúl go simplí. Déantar comparáid idir línte de réir item nuair a thagraíonn an t-ordú agus an sonrasc do item catalóige araon, agus de réir cur síos murach sin.

Tá an lamháltas sin d'aon ghnó: níor cheart go gcuirfeadh éagsúlacht phraghais 0.3% ó shlánú nó ó thiontú airgeadra bac ar rith íocaíochta, ach ba cheart go gcuirfeadh méadú 15% bac air.

Saolré an ordaithe

Gluaisfidh ordú trí stáit shainráite seachas bratach shingil "oscailte/dúnta": draft → submitted → approved, ansin partially_received → received de réir mar a thagann earraí, ag críochnú ag closed, agus cancelled ar fáil ar fud an phróisis.

Is é an gráinneacht sin a fhágann gur féidir an comhoiriúnú a dhéanamh. Taifeadtar admhálacha in aghaidh línte ordaithe le POST /v1/purchases/receipts/create, rud a chruinníonn cainníocht faighte in aghaidh na líne - an uimhir lárnach sa chomhoiriúnú trí-bhealach, agus an ceann atá ar iarraidh go hiomlán i gcuideachtaí a théann go díreach ó ordú go sonrasc.

Tá iarmhairt fardail ag baint le fáil earraí freisin: i gcás earraí stoic, is é an admháil a thugann cainníocht agus costas isteach san fhardal, áit a bhfanann an costas go dtí go ndíoltar na hearraí.

Cathain is fiú ordú ceannaigh (PO) a úsáid

Cuireann orduithe ceannaigh próiseas leis, agus tá costas ag baint le próiseas. Bíonn siad fiúntach nuair a:

• Is féidir le duine seachas an té a íoc caiteachas a thabhaw. Is é an PO an faomhadh, gafa sula mbíonn an gealltanas ann.
• Tagann earraí ar leithligh ó shonrasc. Gan taifead admhála, freagraítear an cheist "an dtainig sé?" le cuimhne.
• Déantar idirbheartaíocht ar phraghsanna. Is é an PO an fhianaise ar an méid a comhaontaíodh, agus an tagairt a sheiceáiltear an sonrasc ina choinne.
• Ní mór do shealbhóirí buiséid infheictheacht chun tosaigh a bheith acu. Is é an píblíne de chaiteachas geallta iad na horduithe oscailte.

Is overhead iad do chuideachta dhá dhuine a cheannaíonn síntiúis bogearraí, agus iad fíor-riachtanach do chuideachta a cheannaíonn fardal ó fhichid soláthraí. Níl ceann de na freagraí mícheart; is é an botún ná an próiseas a rith gan úsáid a bhaint as an gcomhoiriúnú a bhfuil sé ann a chumasú riamh.

FAQ

An conradh atá ceangailte go dlíthiúil é ordú ceannaigh?

De ghnáth, éiríonn sé ceangailte nuair a ghlacann an soláthraí leis, ag cruthú conartha ar a théarmaí - agus sin an fáth a gcaithfidh an PO an praghas, an chainníocht, dáta an seachadta agus na téarmaí íocaíochta a bheith aige. Braitheann an chóireáil i gcruinneas ar dhlí conartha náisiúnta agus ar aon chomhaontú creatlach atá ann cheana.

An cruthaíonn ordú ceannaigh iontráil chuntasaíochta?

Ní cruthaíonn. Is gealltanas é, ní idirbheart: níor fuarthas aon ní agus níl aon oibleagáid ann íoc fós. Tagann an chéad iontráil sa mórleabhar nuair a fhaightear earraí nó nuair a cláraítear sonrasc an tsoláthraí.

Cad é an difear idir an comhoiriúnú dhá-bhealach agus trí-bhealach?

Déanann an comhoiriúnú dhá-bhealach comparáid idir an t-ordú ceannaigh agus an sonrasc - praghas agus cainníocht ordaithe. Cuireann an trí-bhealach leis an admháil earraí, ionas go ndéanann tú fíorú freisin gur tháinig an rud a bhfuil tú ag íoc as i ndáiríre. Is minic a úsáidtear comhoiriúnú dhá-bhealach do sheirbhísí toisc nach bhfuil aon ní fisiciúil le fáil.

Cad a tharlaíonn mura n-aontaíonn an sonrasc leis an ordú?

Tugann an comhoiriúnú an chúis shonrach in aghaidh na líne - nach bhfuil ar ordú, nach bhfuarthas, ró-shonrascaithe nó neamhréir praghais - leis na cainníochtaí agus an éagsúlacht. Is é sin an cheist a chuirtear chuig an soláthraí; fanann an íocaíocht go dtí go réitítear é nó go n-eisítear nóta creidmheasa.

An féidir le hordú ceannaigh amháin roinnt sonrasc a bheith aige?

Is féidir, agus is coitianta é le seachadtaí páirteacha - sin an fáth a n-áirítear stát partially_received i saolré an ordaithe agus go gcruinníonn admhálacha cainníocht faighte in aghaidh na líne. Déantar gach sonrasc a chomhoiriúnú leis an méid a fuarthas go dtí seo, seachas leis an ordú iomlán.